Las 10 Mejores Apps de control horario para tu empresa

¿Te acuerdas de los días en los que en tu empresa se fichaba con papel y boli? Vivimos en un momento donde el recurso más preciado es el tiempo. Y para optimizarlo llegan las apps que facilitan estas gestiones. Así, te olvidas de ir a marcar tus horas a una hoja colgada en una pared o tener que guardar documentos desde hace 50 semanas. 

Sin embargo, muchas empresas todavía no las utilizan: o bien por desconocimiento o porque prefieren seguir utilizando métodos que les han funcionado tradicionalmente. Pero ha llegado un punto en el que monitorizar aspectos operativos del día a día en las empresas como el control horario ha dejado de ser una mera cuestión de organización, sino una normativa obligatoria.

En este blog te contaremos cuáles son las apps de control horario que pueden adaptarse mejor a tu empresa y cómo pueden ayudarte a ganar tiempo y dinero 👇🏻⏰

¿Qué es una aplicación de control horario?

En la actualidad, en España el control de la asistencia laboral está generalmente asociado con el registro horario. Según la última ley asociada al fichaje digital, las compañías deben implementar una aplicación o software de control horario fácil de acceder y de utilizar. Por ejemplo, a través de dispositivos móviles u ordenadores. De este modo, al poner a disposición del trabajador la opción que más se ajuste con su puesto de trabajo, se garantizará el cumplimiento de la ley por parte de la empresa. 

Por suerte, en el mercado hay una variedad extensa de aplicaciones de control horario. Estas apps se han vuelto una herramienta indispensable en el mundo empresarial, no sólo porque facilitan la gestión de ausencias por parte del empleador, sino también porque simplifican el control horario para todas las personas que trabajan, ya sea desde casa o desde su puesto de trabajo habitual. 

Pero… ¿de qué hablamos cuando nos referimos al “control horario”? Se trata del registro diario y semanal de la jornada de trabajo de los empleados en una empresa.

¿Es obligatorio contar con una app de control horario en el trabajo?

A partir de unos meses, sí. La nueva ley de Fichaje Digital Obligatorio y de reducción de la jornada laboral a 38,5 horas aplicará a todas las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes. En el caso de que no se realice de forma adecuada, las sanciones pueden incluir multas de hasta 10.000 euros, lo que hace que el uso de estas aplicaciones sea no solo recomendable, sino esencial para evitar problemas legales.

En España las multas pueden oscilar entre 626 y 6,250 euros por cada infracción. Siempre el coste de la multa dependerá de la gravedad de la infracción, la reincidencia y otros factores.

Si te interesa conocer más sobre la nueva Ley de Control Horario, 👉🏼 Aquí tienes todo lo que necesitas saber

App de control horario: Beneficios y prejuicios

¿Vale la pena una app de control horario? Estos son sus puntos a favor y en contra:

• Estar al día con la normativa: 

La app de control horario facilita el registro de las horas trabajadas de todos tus empleados, poniendo en sus manos la responsabilidad. Para la empresa, tener registro de las horas trabajadas significa poder responder de manera efectiva ante cualquier inspección laboral. 

• Automatización de procesos: 

Si el fichaje se digitaliza, se reduce el gasto de horas en tareas manuales. La app de control horario permite a los empleadores monitorizar la productividad en tiempo real. 

• Organización y planificación eficiente:

Con una app de control horario es más sencillo gestionar ausencias, horas de pausa o planificación de turnos. 

• Transparencia y seguridad 

Una app de control horario permite para las dos partes por igual ver el registro de horas detallado. Por otro lado, si comparamos estas herramientas digitales con el antiguo fichaje, el acceso a la información estará más controlado por ambas partes.

• Integración con otras herramientas: 

La mayoría de las apps de control horario permiten una fácil integración con otros sistemas de nóminas y Recursos Humanos, evitando que los datos se dupliquen.  

¿Cuáles son las mejores apps de control horario para empresas?

A la hora de elegir una app de control horario, es crucial considerar las características que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa. A continuación, se destacan algunas de las mejores opciones disponibles en el mercado:

• Factorial

Factorial es una app de Recursos Humanos “all in one», ya que ofrece una solución integral a la gestión de recursos de cada empresa. Se destaca por su facilidad de uso ya que es una app muy intuitiva.

Pero tenemos buenas noticias, no se limita como app de control horario, sino que ofrece múltiples funcionalidades, incluyendo gestión de nóminas, vacaciones, documentación, talento, etc.

Factorial puede ayudarte en la automatización de procesos repetitivos, ​​lo que reduce significativamente la carga administrativa y el riesgo de errores. Pero si solo estás interesado en control horario, puede ofrecerte múltiples funcionalidades, entre ellas:

• Control de horario: Facilita el registro de ingreso y finalización de la jornada laboral.
  
• Gestión de turnos: Con el gestor de ausencias podrás registrar las bajas en el control de presencia, para evitar registrar fichajes incorrectos.
  
• Ausencias: Da autonomía a los equipos para que puedan solicitar ausencias a sus managers.

Su punto fuerte es que la interfaz es intuitiva y los empleados pueden adaptarse a su uso rápidamente. No está enfocada para un tamaño de empresa específico ya que tiene muchas opciones de personalización y ofrece todo tipo de servicios de gestión empresarial.

• Hubstaff

Es una app que se enfoca en dar servicio a equipos que trabajan de manera remota. Con funcionalidades de seguimiento de tiempo y productividad. Además, permite realizar geolocalización, lo que facilita el seguimiento y control de los empleados. Si tu empresa está intentando asegurar la eficiencia a través del monitoreo, esta puede ser una app que se adapte a esas necesidades. 

Permite la integración de diferentes herramientas para la gestión de proyectos, como Trello o Asana. Sin embargo, su enfoque en el seguimiento de la productividad de los empleados puede resultar un poco invasivo. Otra de las críticas que recibe esta app es que puede resultar innecesaria por su complejidad.

• Clockify

Si tu empresa es una startup, puede que esta aplicación te interese. Está enfocada en pequeñas empresas y tiene un plan gratuito básico que te permitirá registrar el horario de todos tus empleados sin una inversión inicial. 

Esta app de control horario es fácil de usar y tiene funcionalidades como la gestión de proyectores y reportes de horas trabajadas. Su simplicidad y accesibilidad son sus grandes ventajas, aunque si tienes una empresa con perspectivas de crecimiento puede que se te quede corta de funcionalidades debido a que el soporte y la extensión del programa están reservados a planes de pago.

• TSheets by QuickBooks

TSheets se ha integrado en QuickBooks como app de control horario. Es una aplicación completa que permite desde el registro de horas hasta la generación de nóminas. Además, tiene seguimiento por GPS, importante para el trabajo online.

Sin embargo, esta app de control horario puede ser compleja para personas que no vienen utilizando QuickBooks. Debido a que este software se enfoca mayormente en el sector financiero. 

• Kenjo

Kenjo es otra buena opción si te planteas contratar una aplicación de control horario. Se enfoca en optimizar procesos como la gestión de nóminas y asistencias, la gestión del rendimiento y el control de empleados. 

Sin embargo, si la tuya es una multinacional o una empresa grande con necesidades específicas, puede que esta no sea la opción, porque Kejo está diseñada para pequeñas y medianas empresas. Por otro lado, algunos usuarios han considerado que tiene una curva de aprendizaje inicial para poder aprovechar todas sus funciones.  

• Ficha.Work

Ficha.Work es una app de control horario que fue diseñada para ser simple y efectiva. Así es, dos palabras llamativas, sobre todo si lo que estás buscando es simplificar procesos pero con una solución sencilla y que no lleve un curva de aprendizaje demasiado pronunciada. 

Otra buena noticia es el costo. Es una app económica que suele llamar la atención de PyMES y startups. Pero su enfoque minimalista hace que carezca de algunas funcionalidades avanzadas. Por ejemplo: no permite la integración de otras herramientas de gestión de Recursos Humanos.   

• Bixpe Control Horario

Bixpe es otra app de control horario enfocada en empresas que trabajan de manera híbrida o online. Especialmente útil para equipos que tienen horarios irregulares. 

Da la posibilidad a los empleados de ser autónomos y fichar desde cualquier lugar, pero para empresas rígidas con necesidades tradicionales, Bixpe podría no ser suficiente. No es una app práctica para integraciones de otros sistemas de gestión. 

• Beebole

Se destaca por su flexibilidad, y su fuerte radica en que permite generar análisis completos que luego permiten a los empleadores tener un mejor control de productividad de sus empleados. 

Pero si tu empresa está en busca de una app simple que permita el fichaje, puede que Beebole no sea la mejor elección, debido a que se focaliza más en en gestión de proyectos y su interfaz, aunque muy completa, puede requerir una curva de aprendizaje. 

• TrackPeople

Track People es otra app de control horario donde los empleados pueden registrar la hora de entrada, pausas y salida con un ‘clic’ y desde cualquier dispositivo. Es una app muy intuitiva y su fortaleza se encuentra en la automatización de procesos, aunque su enfoque integral puede no ser necesario para pequeñas empresas. 

La buena noticia es que Track People es una app 100% subvencionable con las ayudas para PyMES «Kit Digital». 

• SesameHR

Es una app de Recursos Humanos muy completa, aunque no está diseñada solo como app de control horario. Ofrece un robusto conjunto de herramientas, muchas de ellas personalizables a las necesidades específicas de la empresa. 

Funcionalidades de una App de control horario. 

Una app de control horario ¿se limita sólo a la gestión de entrada y salida de empleados? La respuesta es no: una app de control horario tiene infinitas posibilidades y muchas de ellas se pueden adaptar a las necesidades de tu empresa. Vamos a analizar algunas funciones.

Gestionar horarios y turnos de trabajo.

Como hemos comentado a lo largo del blog, esta es la principal funcionalidad que puede presentar una app de Recursos Humanos. Permite gestionar y crear horarios de trabajo y la app se puede adaptar a las necesidades del negocio. 

Asistencia

A través de esta app de control horario, se pueden registrar las ausencias, justificadas y no justificadas. Además, se pueden gestionar alertas para informar a los gestores sobre estas ausencias. 

Geolocalización

Una app de control horario da la posibilidad de fichar desde múltiples ubicaciones. Esto es una herramienta ideal para trabajadores remotos o aquellos que realizan trabajos fuera de la oficina. 

Resúmenes, análisis e informes

Genera análisis e informes detallados sobre horas trabajadas, tareas llevadas a cabo y productividad que permite a los gestores tomar decisiones informadas. Por otro lado, muchas de estas apps de control horario proporcionan análisis para identificar tendencias y optimizar la gestión personal. 

Cumplimiento legal

Teniendo en cuenta la normativa analizada previamente, una app de control horario permite tener un control y registro seguro de que empleados están trabajando y en qué momento.

Plantilla gratuita de control horario 

¿Cómo elegir tu app de control horario?

A la hora de elegir tu app de Recursos Humanos, es importante considerar algunos puntos clave, como puede ser el tamaño de tu empresa. Algunas apps se adaptan mejor a PyMES y otras ofrecen una amplia variedad de opciones porque están enfocadas en grandes empresas.

💡 ¡Importante! Tener en cuenta que la mejor app de control horario será la que se adapte a las necesidades de tu equipo, por eso será fundamental para su elección evaluar las funcionalidades que necesita tu empresa y las que pueden ofrecerte las diferentes apps. 

Otro aspecto a tener en cuenta serán las necesidades específicas. Por ejemplo, si el tipo de trabajo que se realiza en tu empresa es híbrido, prfapobablemente sea necesario que cuentes con la función de geolocalización. 

Por último, si tu empresa necesita integraciones, por ejemplo, herramientas como QuickBooks o sistemas de gestión de proyectos, asegúrate que la app que elijas sea flexible y permita realizar estas adaptaciones. 

Como hemos analizado a lo largo del blog, lo más acertado es utilizar una app móvil  o en todo caso un software de Recursos Humanos que se adapte al contexto actual del teletrabajo. Factorial te ofrece las dos opciones con su software de Recursos Humanos todo en uno.

Tabla comparativa 10 mejores app de control horario