Acabas de emitir una factura a uno de tus clientes más importantes. Como siempre, después de años de colaboración, todo parece estar en orden. Unos días después recibes un email de su responsable de Compras informándote de que han cambiado su dirección fiscal y se les olvidó decírtelo. Amablemente, te piden que modifiques la factura incorporando la nueva dirección y se la vuelvas a enviar.
Si alguna vez te has visto en una situación similar y tu primer impulso ha sido abrir el archivo de la factura, cambiar la dirección y enviársela de nuevo, tómate un respiro y hazte una pregunta. ¿Puedo modificar una factura ya emitida y reenviarla como si nada hubiera pasado? La respuesta es no.
Desde el 1 de enero de 2013, la normativa es muy clara al respecto: no está permitido anular una factura emitida generando otra que la sustituya para la misma operación. Entonces, ¿cómo podemos solucionar este problema sin infringir la normativa? La respuesta está en la factura rectificativa.
¿Quieres saber qué es, cuándo debes utilizarla y cómo hacerlo correctamente? Ya sea para corregir un error, actualizar información o realizar ajustes en los importes, la factura rectificativa es imprescindible para mantener la contabilidad en orden y cumplir con la legislación vigente. ¡Vamos con ella!
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es una factura rectificativa?
- Qué datos debe contener una factura rectificativa
- ¿Cuándo se debe hacer una factura rectificativa?
- ¿Qué tipos de facturas rectificativas existen?
- ¿Cómo hacer una factura rectificativa?
- En busca de la eficiencia y la transparencia
- Ahorra tiempo creando facturas rectificativas con Factorial 🚀
¿Qué es una factura rectificativa?
Una factura rectificativa es un documento que se emite para corregir errores en una factura original ya emitida o para añadir información importante que faltaba en la misma. La rectificativa no sustituye a la factura original, sino que la complementa y la modifica, aclarando la información que es errónea y proporcionando los datos correctos y actualizados.
¿Por qué es necesario hacerla? Uno de los objetivos de las facturas rectificativas es el de aumentar la transparencia y trazabilidad en la contabilidad de las empresas. No hacerlo sería como “borrar la historia” y actuar como si nada hubiera pasado. Y esto es algo contra lo que se está luchando cada vez más en los últimos años.
Independientemente de que la modificación a realizar sea grande o pequeña, la factura rectificativa habrá que emitirla para dar fe de que el error se ha subsanado. Al mismo tiempo, habrá que tener un registro de los cambios realizados con nuestros clientes y proveedores.
Qué datos debe contener una factura rectificativa
Una factura rectificativa es casi como una hermana gemela de la factura original, pero con algunos datos extra que la hacen especial. En cuanto a la información contenida en ella debe responder, como mínimo, a los requisitos legales que marca la normativa:
- El número y serie de la factura
- La fecha en que se emite y la fecha de la operación.
- El NIF, nombre y apellidos o razón social del emisor
- Una descripción de lo que se ha vendido o el servicio que has prestado
- El tipo de IVA que aplica
- El importe total (que al fin y al cabo, es lo que más le interesa a todo el mundo).
Además de todos estos requisitos, la factura rectificativa también debe:
- Mencionar de forma clara y expresa que es una factura rectificativa.
- Tener su propio sistema de numeración, diferente al de las facturas originales. Esto se puede hacer añadiendo delante del número de factura una letra como “R”.
- Identificar a qué factura está corrigiendo.
- Explicar por qué se está emitiendo y qué es exactamente lo que está corrigiendo.
¿Cuándo se debe hacer una factura rectificativa?
El Artículo 15 del Real Decreto 1619/2012 que regula las obligaciones de facturación en España establece que deberá expedirse una factura rectificativa cuando las facturas emitidas no cumplan con los requisitos establecidos en los artículos 6 y 7 del mismo. Además, si por alguna razón cambia la base imponible del IVA (devoluciones, descuentos de última hora, cambios de precios…) también es necesario hacer una rectificativa, al igual que si hay un error en el cálculo del IVA.
Los casos más comunes que suelen llevar a la emisión de una factura rectificativa son:
- Los errores relacionados con los denominados datos formales como son el nombre del cliente, la fecha, el número de factura…
- Fallos de precios e impuestos. En este grupo, incluiríamos los errores más “gordos” entre los que se incluyen la información de precios o un fallo a la hora de calcular el IVA.
- También es habitual hacer una factura rectificativa cuando hay que anular la factura original.
Ya sea por despiste, por cambios de última hora o por un porcentaje en el IVA mal calculado, las facturas justificativas deberán emitirse para dejar constancia del error cometido y garantizar una contabilidad transparente y trazable.
¿Qué tipos de facturas rectificativas existen?
En función de los errores que hemos visto en el apartado anterior, podemos distinguir diferentes tipos de facturas rectificativas. Por un lado, estarían las que tratan de subsanar fallos formales y que, en cierto modo, serían los más fáciles de corregir: número de factura, fecha, NIF y dirección…
Por otro lado, estarían las facturas rectificativas que afectan directamente a la “caja” de nuestra compañía y de nuestros clientes, socios y proveedores. Aquí encontraríamos las facturas rectificativas por modificación de la base imponible del IVA. Un caso habitual es en el que se disminuye el importe de la factura original porque se ha hecho un descuento o nos han devuelto parte de la mercancía vendida.
Dentro de los tipos de facturas rectificativas también podríamos incluir a las que se emiten para anular la factura original y que nos permitirían recuperar el IVA de facturas impagadas.
Otra distinción nos lleva a las facturas justificativas positivas y las facturas justificativas negativas. Las primeras se hacen cuando alguien nos debe dinero, mientras que las negativas se emiten cuando nosotros tenemos que devolver dinero. Es como el yin y el yang de la facturación.
¿Cómo hacer una factura rectificativa?
Para los primerizos, crear una factura rectificativa e incluirla correctamente en la contabilidad puede parecer una odisea. Por suerte, no es física cuántica y, siguiendo un sencillo proceso, será posible poner orden y justificar esos errores de facturación que, aunque no nos gusten, es más que probable que aparezcan cada trimestre.
El primer paso es identificar el fallo que hay que corregir. Una vez que esté localizado, ya podemos pasar a la acción. ¿Cómo? Haremos una especie de clon de la factura original con los errores corregidos, y añadiremos la información “extra” de la que hemos hablado más arriba: numeración específica, identificación explícita de que se trata de una factura rectificativa que haga mención a la original y detalle del error o errores que corrige. Los siguientes pasos serán los de hacer llegar la factura rectificativa a tu cliente y registrar la factura rectificativa en la contabilidad
En cuanto a los periodos de presentación, la normativa señala que la rectificación de la factura debe realizarse tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia del error cometido siempre que hayan transcurrido cuatro años desde que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA.
En busca de la eficiencia y la transparencia (facturas rectificativas)
La evolución de las relaciones comerciales, el impacto de la tecnología y la necesidad de aumentar la transparencia y la eficiencia en el ámbito empresarial están incentivando que los organismos de control sean cada vez más exigentes a la hora de gestionar la contabilidad con medidas como la factura electrónica.
No emitir una factura rectificativa correctamente puede tener consecuencias negativas que van desde sanciones hasta la posibilidad de perder la deducción del IVA, a lo que se suma una de las consecuencias más nefastas para una empresa: transmitir una imagen poco profesional.
En el mundo empresarial, la reputación lo es todo. Si tus clientes empiezan a verte como alguien que no sabe corregir sus errores, es posible que empiecen a buscar otros proveedores más «dotados».
Afortunadamente, vivimos en la era de la tecnología, y los programas de facturación están ahí para echarnos una mano, minimizar errores y corregirlos rápidamente cuando ocurren.
Así que, si ves complicado emitir una factura rectificativa y registrarla correctamente en tu contabilidad, no lo dudes: aprovéchate de los softwares contables de hoy en día para corregir esos errores y aumentar tu productividad.
