A finales de 2024 las empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros tendrán que implantar las facturas electrónicas en España. El resto de las organizaciones deberán cumplir esta obligación a finales de 2025.
¿Lo sabías? Todo esto ha supuesto que, en 2022, según el Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España elaborado por SERES, el uso de la factura electrónica haya aumentado un 30% en España.
Con el objetivo de simplificar y agilizar los procesos administrativos y cumplir con la ley, muchas empresas están optando por la emisión de facturas electrónicas en lugar de las tradicionales gestión de facturas en papel. Pero ¿qué es exactamente la facturación electrónica? ¿Cuáles son los diferentes tipos que existen? ¿Cómo se regula en España? ¿Qué pasos se pueden seguir para adaptarse al sistema de facturación electrónica? En este artículo vamos a responder a estas preguntas y a analizar el proceso para la emisión de facturas electrónicas.
Tabla de contenidos
¿Qué es la facturación electrónica y qué tipos existen?
La facturación electrónica es un método de emisión y recepción de facturas a través de medios electrónicos, en lugar de utilizar el formato tradicional en papel. Una factura electrónica debe de tener determinadas características que garanticen su autenticidad e integridad.
Existen dos tipos de factura electrónica:
- Estructurada. En este supuesto se utiliza un formato estándar de lenguaje XML que genera la factura de forma automática con la utilización de un software y quien recibe la factura también la gestiona automáticamente.
- No estructurada. Es una imagen digital que puede tener el formato de un pdf o de una factura en papel que se ha escaneado. La gestión de este tipo de facturación digital se tendrá que hacer de forma manual o con un sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Por lo tanto, la facturación electrónica ofrece numerosas ventajas tanto para las empresas como para los clientes, como la reducción de costes y tiempos de procesamiento y la mayor seguridad y trazabilidad de las transacciones comerciales, lo que reduce la morosidad y aporta transparencia. Además, supone un impulso de la responsabilidad social corporativa de las empresas puesto que no se utiliza papel, ni tinta ni se envían las facturas por medios físicos.
¿Quiénes están obligados a utilizar una factura electrónica?
Un gran número de profesionales y empresas ya utilizan la facturación electrónica puesto que ya es obligatoria para las operaciones que se realicen con la administración pública. Sin embargo, para el ámbito privado, tal y como veremos en el siguiente apartado, los plazos para implantar este tipo de facturación son los siguientes:
- Empresas que facturen más de 8.000.000 euros al año. Finales de 2024.
- Empresas que facturen menos de 8.000.000 euros al año. Finales de 2025.
Regulación de la factura electrónica en España
En España, la facturación electrónica está regulada por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Esta ley establece el marco normativo para la emisión y recepción de facturas electrónicas entre empresas y administraciones públicas.
Por otro lado, la Ley 18/2022 de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, o Ley crea y crece, establece la obligación para empresarios y profesionales de utilizar la facturación electrónica en el artículo 12 que modifica la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y regula lo siguiente:
- Todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura.
Proceso para la gestión y emisión de facturas electrónicas para pymes y profesionales
El proceso para la emisión de facturas electrónicas es una tarea que implica seguir una serie de pasos específicos que pueden variar de unas organizaciones a otras, pero, que, en general que son los siguientes:
Investigación y selección de proveedor
En primer lugar, es necesario contar con un software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales y técnicos establecidos, es decir, debe de ser un software certificado. Para ello deberás realizar un análisis exhaustivo de los proveedores de servicios de facturación electrónica que existen en el mercado. Es importante que valores aspectos como:
La reputación del proveedor y su experiencia con empresas similares a la tuya
Es fundamental que analices las empresas que han trabajado con cada proveedor y los comentarios que haya sobre estas colaboraciones para saber qué ventajas aporta cada uno y qué especialización tiene.
La seguridad de los datos de forma que estén protegidos y no haya filtraciones
En este sentido, los softwares de facturación electrónica suelen trabajar con el cifrado de datos de forma que solo quienes están autorizados puedan acceder a ellos, de esta forma es complicado que un tercero pueda tener acceso a información confidencial y manipularla. Además, suelen incorporar procesos de autenticación que se aplican antes de enviar o recibir las facturas electrónicas. De esta manera se reduce el fraude y se aportan garantías tanto al emisor como al receptor de la factura.
La usabilidad de la plataforma
La plataforma debe de ser intuitiva y sencilla de utilizar para que el proceso de adaptación sea rápido y no haya resistencia al cambio. En este punto es importante la formación para evitar esa resistencia. También puedes cotejar si el proveedor te da un periodo de prueba gratuito.
Configuración del sistema
Una vez elegida la plataforma adecuada deberás configurarla para adaptarla a tu empresa para ello tendrás que elaborar una plantilla de factura con todos los elementos de la imagen corporativa de tu empresa (logo, colores, formas etc.).
Formación de tu equipo
A continuación, será necesario formar a tu equipo para que sepan utilizar de manera adecuada la plataforma. Para ello, podrás organizar sesiones online o físicas, elaborar manuales o tutoriales en video.
Introducción de la información
El siguiente paso consiste en incluir los datos en el sistema de cada factura: datos del emisor y del receptor, la descripción detallada de los bienes o servicios prestados, el importe total y los impuestos correspondientes. Todos estos datos supondrán que la elaboración de los modelos de impuestos sea más sencilla.
Pruebas
Antes de comenzar a utilizar el software es esencial que realices pruebas para verificar si todo funciona correctamente. Para ello puedes elaborar facturas ficticias a clientes también ficticios. Si es necesario, realiza correcciones para que el proceso funcione bien.
Envío de facturas
Una vez que la factura ha sido completada, se procede a enviarla al destinatario a través de medios electrónicos seguros, como el correo electrónico o plataformas de intercambio de documentos. Es importante asegurarse de que la factura llegue correctamente al destinatario y de que se haya recibido de manera íntegra. Además, se recomienda archivar las facturas electrónicas en un sistema seguro para su posterior consulta y cumplimiento de las obligaciones fiscales.
En resumen, la facturación electrónica es una herramienta clave para la digitalización de los procesos empresariales. Su uso es cada vez más común en todo el mundo y su regulación ha ido evolucionando para garantizar su validez legal. En España queda mucho por hacer en cuanto a la educación y concienciación sobre los beneficios de la facturación electrónica, especialmente para las pequeñas y medianas empresas para las que el proceso de transición supone un esfuerzo adicional. Es necesario seguir trabajando en la adaptación a la facturación electrónica como una herramienta clave para el crecimiento y la competitividad empresarial.
