Política de salario en especie: todo lo que necesitas saber

El salario en especie es una alternativa al pago de dinero como remuneración por el trabajo que se realiza en una empresa. Entre sus ventajas destaca la posibilidad de acceder a exenciones que faciliten pagar menos impuestos. Pero también hay ciertos límites a tener en cuenta. Como, por ejemplo, que no puede superar el 30% del salario bruto anual.

¿Qué otras limitaciones tenemos? ¿Cómo tributa el salario en especie? ¿Qué servicios y en qué cantidades están exentos? ¿Cómo se muestra el salario en especie en la nómina? ¿Qué relación guarda con las cotizaciones e impuestos y cómo afectan al empleado? Analizamos estas cuestiones con ejemplos de nómina y cálculos de casos reales.

¿Qué es en realidad el salario en especie?

El salario en especie es la retribución que recibe un empleado por su trabajo y que no se realiza con dinero. Un empleado puede tener un sueldo anual bruto de 30.000 euros, que recibirá de forma mensual en doce o catorce pagas a lo largo del año. 

Pero también puede percibir esas cantidades y, además, tener acceso a seguro médico privado o cheques guardería. Estas otras aportaciones que no implican un pago dinerario al empleado son las que consideramos salario en especie. 

Es importante tenerlas en cuenta dado que algunas de ellas tienen exenciones fiscales, como veremos a continuación. 

Tipos de bienes y servicios que pueden formar parte del salario en especie

La primera condición para que sea considerado salario en especie es que reporte un beneficio a nivel personal. Lo vemos con un ejemplo. 

Imaginemos que la empresa entrega portátiles a sus trabajadores. Pero solo permite hacer uso de ellos en horario laboral y con una finalidad profesional. En este caso, no se consideraría salario en especie, porque no aporta un beneficio de carácter personal.  

Para entender mejor el concepto a continuación detallamos algunos tipos de bienes y servicios que sí son considerados como tal:

• Cheques restaurante. 
• Seguros de salud privados. 
• Formación. 
• Transporte. 
• Descuentos o gratuidad en material escolar. 

El salario en especie en la nómina

El salario en especie debe venir claramente reseñado en la nómina junto al valor monetario del bien o servicio en cuestión. El asalariado no recibe dinero en metálico por estos elementos. Sin embargo, sí tienen un valor que es abonado por la empresa y que será el que deba incluirse en la nómina. 

Es importante porque, a efectos de cotización, el salario en especie también computa. Lo vemos claramente con un ejemplo de nómina que incluye este tipo de conceptos.

Ejemplo de nómina con salario en especie

En primer lugar, las nóminas reflejan lo que se conoce como ‘Devengos’. Es decir, las cantidades que la empresa tiene que pagar como contraprestación por el trabajo realizado. 

En este apartado deben incluirse tanto el pago de las cantidades en dinero (sueldo) como las retribuciones en especie.

Sobre este total (base de cotización) se aplicarán las deducciones correspondientes, entre las que se encuentran las cotizaciones a la Seguridad Social obligatorias:

• Contingencias comunes. 
• Desempleo.
• Formación. 

Como puede verse en el ejemplo anterior la base de cotización es la suma de todas esas retribuciones (sueldo base + retribuciones en especie). 

Sobre ellas se aplican una serie de porcentajes que determinan cuánto se paga a la Seguridad Social por tener un trabajador. Aportaciones que son claves para cobrar prestaciones más altas cuando el empleado lo necesite.

Sin retribuciones en especie sus cotizaciones a la Seguridad Social serían menores. Lo que repercutiría negativamente en su prestación por desempleo o baja por enfermedad común, por poner algunos ejemplos. Puesto que cobraría menos al haber aportado menos a la Seguridad Social. 

¿Cómo tributa el salario en especie en España?

En principio, el salario en especie tributa en el IRPF al ser considerado un ingreso. Aunque, al mismo tiempo, la Agencia Tributaria establece algunas exenciones. En consecuencia, muchos pagos en especie son una opción interesante para el empleado, pues abonará menos impuestos.

Antes de profundizar y ver ejemplos vamos a explicar el funcionamiento del IRPF, pues será de utilidad para ver cómo tributa el salario en especie. 

Funcionamiento del IRPF

En España existe el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF), que grava los ingresos que obtiene un empleado por su trabajo. 

Según sea la cantidad que ganemos, tendremos que pagar un porcentaje u otro sobre nuestros ingresos. Estas son las tablas de IRPF en 2023.

Estas tablas implican que un empleado tiene que pagar un 19% a Hacienda sobre sus primeros 12.450 euros de ingresos a lo largo de un año.

Siguiendo con el ejemplo anterior, y dejando de lado posibles exenciones para facilitar su entendimiento, los ingresos percibidos cada mes eran de 1.700€. Esto hace un total de 20.400€ al año. En consecuencia, y sin tener en cuenta posibles beneficios fiscales, este profesional tendrá que pagar a Hacienda:

• 2.365,5€, que vienen del 19% a aplicar a los primeros 12.450€ ganados en el año en curso.
• 1.860€, que vienen del 24% de la cantidad que va desde 12.450 a 20.200 (7.750€).
• 60€ más, que vienen del 30% de la cantidad que, en su caso, está por encima de los 20.200€ y que, por tanto, corresponde al siguiente tramo (200€).
• Total: 4.285,5€, que tendrá que pagar a Hacienda por los ingresos obtenidos. 

El IRPF y las retenciones en nómina

¿Cómo se paga y gestiona todo esto? Hacienda retiene cada mes de la propia nómina una cantidad media en función de los ingresos estimados a lo largo del año. Y posteriormente la ajusta en la famosa Declaración anual de la Renta.

Imaginemos que al empleado del ejemplo se le está realizando una retención mensual en su nómina del 22% por IRPF. 

Si multiplicamos la retención realizada por 12 obtenemos que este empleado ha ido abonando paulatinamente a la Agencia Tributaria un total de 4.488€ a lo largo del año. Dado que, como hemos calculado, los impuestos que le corresponde abonar son de 4.285,5€, Hacienda tendría que devolver en la Declaración los 202,5€ que le ha ido reteniendo de más. Es lo que se conoce con la frase “la Declaración me ha salido a devolver”.

Exenciones del salario en especie en el IRPF

Cada año la Agencia Tributaria establece una serie de elementos y cantidades que estarían exentos. Dicho de otro modo, hay parte del salario en especie que no es considerado ingreso y no hay que tributar por ello. 

En el Manual 2022 de la Declaración de la Renta publicado por la Agencia Tributaria tenemos cuáles son las rentas en especie que estarían exentas y bajo qué reglas:

• La entrega de acciones de la empresa con valor inferior a los 12.000€ está exenta.
• Los seguros de enfermedad cuando la prima anual del mismo no supere el valor de los 500€ (1.500€ en caso de empleado con discapacidad). A partir de esa cantidad sí habrá que pagar IRPF pues será considerado ingreso.
• La entrega de productos rebajados en comedores de empresa, si está por debajo de los 9€ al día.
• El salario en especie destinado a formación para el desarrollo de las actividades del empleado en la empresa estará exento en cualquier cantidad.
• Del mismo modo que los servicios de educación preescolar, infantil, primaria, secundaria obligatoria, bachillerato y formación profesional para los hijos de los trabajadores.
• Las cantidades destinadas al transporte público para que los trabajadores vayan de casa al trabajo y viceversa, hasta los 1.500 € al año.

Ejemplo de nómina y cálculo de IRPF con exenciones

El cálculo del salario en especie en relación con el IRPF debe, por tanto, tener en cuenta estas exenciones y límites. 

Veamos otro ejemplo para comprenderlo mejor. Un empleado percibe 1.400 €/mes de sueldo base en doce pagas. Y, como retribuciones en especie, tiene:

• Un seguro de enfermedad de prima anual de 700€ 
• 50 € / mes para un curso de reciclaje en su puesto de trabajo
• 100€ para la escuela infantil de su hija. 

Su nómina sería como sigue.

Dadas las exenciones que aplican en el IRPF, este empleado no tendrá que declarar unos ingresos de 1.608,33€ mensuales porque:

1. La formación está exenta en cualquier caso, por lo que habría que descontarlo a la hora de tributar por IRPF (1608,33 – 50 = 1.558,33)
2. Del seguro de enfermedad sólo habría que contabilizar como ingreso la cantidad que supere los 500€ de prima. Al ser 700€ habría que tener en cuenta únicamente 200€, que hay que dividir entre 12 meses para obtener el rendimiento mensual que sí debemos tener en cuenta: 16,66 (1.558,33 – 16,66 = 1.541,67)
3. El cheque guardería está exento en su totalidad (1.541,67 – 100 = 1.441,67€)

Esta última cifra serían los ingresos que realmente habría que tener en cuenta a la hora de pagar el IRPF.. 

Un ejemplo que sirve, además, para visualizar una de las principales ventajas del salario en especie: su beneficio fiscal. 

Si este empleado no tuviera el cheque guardería y ganara 1.500€ en lugar de 1.400€ estaría, en realidad, perdiendo dinero. Porque, posteriomente, sí tendría que tributar por esos 100€ mensuales como un ingreso. Mientras que si se abonan mediante cheques guardería están exentos.

Gestiona el salario en especie en la nómina de tus empleados 

Ahora que ya tienes claro que se considera salario en especie, te explicamos cómo puedes mejorar la gestión de tus nóminas a partir de contar con una plataforma que facilite su cálculo y todos los trámites administrativos que lo implican.Gracias a un software de recursos humanos puedes:

• Mantener actualizados los datos relacionados al salario, contratos, beneficios sociales, retribución flexible de tus empleados.
• Registro de los complementos salariales abonados y los suplementos. Además de añadir automáticamente a la nómina los beneficios de retribución flexible (tickets restaurante, seguro de salud, transporte, guardería, etc)
• Importación masiva de las variables correspondientes a cada empleado según los objetivos alcanzados.
• Generación del recibo SEPA para pagar a los empleados de manera más sencilla con solo cargar un archivo de resumen de nómina en formato XLS.

Con Factorial centraliza la información de todos los empleados y mantenla actualizada en tiempo real. A la vez que mejora la comunicación con tu Gestor de nóminas para evitar cualquier incidencia que pueda afectar tus procesos. Agenda una demo gratis y te enseñamos como administrar las nóminas de tu equipo.