Practicar la retención del IRPF en la nómina del equipo de forma correcta es esencial, no solo para que reciban el salario correctamente y no se generen conflictos, sino también porque si cometes un error: Hacienda podría imponerte una sanción.
En este artículo nos vamos a centrar en qué son las retenciones del IRPF en la nómina, qué es el modelo 145, qué ocurre si se comete un error (tanto en defecto como en exceso) al calcular las retenciones y qué responsabilidades tienen las personas trabajadoras y la empresa.
Tabla de contenidos
¿Qué es la retención del IRPF en la nómina?
Cada empresa retribuye el trabajo realizado a su plantilla, pero el salario bruto se ve reducido por una serie de retenciones como la relativa al IRPF y, el resultado es lo que recibe cada trabajador en su cuenta bancaria.
Las retenciones en la nómina en concepto de IRPF son, por lo tanto, cantidades de dinero que se restan de la retribución del trabajador y se ingresan en Hacienda de forma anticipada a cuenta de la declaración anual del IRPF. De esta forma, si al trabajador se le retuvo más de lo que se debía, se le devolverá la diferencia y, si se le retuvo de menos, tendrá que pagar la cantidad que falta.
Regulación de las retenciones del IRPF
El artículo 99 de la Ley del IRPF establece que en el IRPF los pagos a cuenta pueden consistir en retenciones, ingreso a cuenta o pagos fraccionados y que las entidades y que las personas jurídicas que abonen rentas sujetas al IRPF (rentas de trabajo) estarán obligadas a practicar retención e ingreso a cuenta, en concepto de pago a cuenta del preceptor (empleado).
El mismo artículo establece que cuando la retención no se practique o se haga por un importe inferior al debido, por causa imputable al obligado a ingresar a cuenta (empresario), el preceptor (empleado) deducirá de la cuenta la cantidad que debió de ser retenida.
¿Cuáles son las retenciones en la nómina en 2023?
Las retenciones a aplicar cada año se publican en los Presupuestos Generales del Estado. Para el año 2023 las retenciones son las siguientes:
- De 0 € hasta 12.450 euros: 19%
- De 12.451 euros hasta 20.200 euros: 24%
- De 20.201 euros hasta 35.200 euros: 30%
- De 35.201 euros hasta 60.000 euros: 37%
- De 60.001 euros hasta 300.000 euros: 45%
- Más de 300.000 euros: 47%
Si, por ejemplo, una persona recibe un salario 24.000 euros, el tipo que se aplica no es del 30% sobre los 24.000 euros, sino que se aplicará un 19% hasta los 12.450 euros, un 24% a la cantidad que sobrepase los 12.450 euros hasta los 20.201 euros y un 30% sobre la cantidad que exceda de los 20.201 euros hasta los 24.000.
Otro aspecto que considerar es que la retención mínima es del 2% y solo se aplica a los contratos temporales, contratos en prácticas y contratos de becario, por lo tanto, no se puede aplicar esa retención mínima a los contratos indefinidos ni a los fijos discontinuos, a los que será de aplicación la tabla que hemos visto anteriormente.
¿Cómo calcular las retenciones del IRPF en la nómina?
Para calcular las retenciones del IRPF en la nómina de cada miembro se deben considerar tres aspectos:
- Devengos salariales que recibe el trabajador. Es la cantidad pactada por la empresa por el servicio prestado por el trabajador e incluye: el salario bruto, los complementos salariales (antigüedad, peligrosidad, etc.), las horas extraordinarias, el salario en especie que reciben los empleados (cheques restaurante o cheques guardería, por ejemplo) y otras gratificaciones. Por lo tanto, la retención del IRPF varía según el salario.
- Tramos de retención del IRPF. Son los tramos que hemos detallado en el apartado anterior y que se establecen cada año por los Presupuestos Generales del Estado. Se trata de tramos progresivos por lo que cuanto mayor es la renta percibida, mayor es la retención que aplicar.
- Circunstancias personales del equipo. Para calcular las retenciones en la nómina se considera la situación personal de cada trabajador. Por ejemplo, influyen aspectos como: tener hijos, familiares a cargo mayores de 65 años o con una discapacidad. Cuanto mayores sean las cargas familiares de la persona, menor será la retención a aplicar en el IRPF. Cada año la empresa debe solicitar al trabajador los datos actualizados para adaptar las retenciones del IRPF de ese año. Esto se realiza con el modelo 145. Además, el trabajador debe comunicar a la empresa cualquier cambio que se produzca en sus circunstancias, por ejemplo, el nacimiento de un hijo o el matrimonio.
Para realizar el cálculo de las retenciones correctamente, la Agencia Tributaria pone a disposición de los ciudadanos una calculadora en la que se incluyen todos los datos y se obtiene el resultado.
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¿Qué ocurre si la retención en la nómina no está bien practicada?
Cuando no se automatizan tareas o no se utiliza un software para nóminas, se pueden cometer errores en la elaboración de nóminas con las retenciones del IRPF. Los errores pueden consistir en que se retenga más de lo debido o menos de lo que corresponde.
Si se practica una retención más elevada de la que corresponde, el trabajador recibirá un importe inferior de retribución. En este caso, no se puede realizar una compensación, es decir, aplicar una retención inferior en una nómina posterior para compensar.
Lo que se puede hacer es esperar a realizar la declaración de la renta y deducirse la retención del IRPF efectivamente aplicada en la nómina. Otra opción, en este supuesto, consiste en presentar en Hacienda una solicitud de devolución de ingresos indebidos por parte de la empresa o del empleado.
En el caso en que la retención del IRPF en la nómina sea inferior a la que corresponde o no se practique cuando debería haberse aplicado por causa imputable al retenedor (empresario): el empleado, por aplicación del artículo 99 de la Ley del IRPF, deducirá de la cuota la cantidad que debía haberse retenido. Esto supondrá que Hacienda reclame al empresario, la retención que no se practicó o la diferencia entre la que se practicó y la que se debió aplicar.
Sin embargo, si el error se debe a una comunicación de datos del empleado, mediante el modelo 145, de forma incorrecta o falsa, a quien podría sancionar Hacienda es al trabajador.
Efectos de las retenciones en el equipo y en la empresa
Realizar correctamente las retenciones tiene efectos tanto en cada miembro de la plantilla de la empresa como en la empresa. Por ejemplo:
- Si la retención se realiza correctamente la persona podrá realizar una previsión de ingresos y controlar su liquidez, así como su presupuesto personal para hacer frente a los gastos. También, podrá saber si la declaración de la renta tendrá un resultado a pagar o a devolver.
- En el caso de la empresa, realizar una retención en la nómina de forma adecuada genera buen clima laboral, satisfacción laboral, ahorro de tiempo en las gestiones, posibilidad de controlar gastos y, tal y como hemos visto, se podrán evitar sanciones de Hacienda.
Preguntas frecuentes sobre la retención de IRPF en la nómina
A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más habituales en relación con las retenciones de IRPF en la nómina:
¿Se aplica retención del IRPF a la indemnización por despido?
No se tributa por la indemnización por despido siempre que no supere la cuantía definida por el Estatuto de los Trabajadores para cada tipo de despido o se fije el importe por una sentencia judicial. La indemnización, además, no podrá ser superior a 180.000 euros.
¿Se puede aplicar la retención mínima del 2% a contratos indefinidos?
No, la retención mínima no se aplica ni a los contratos indefinidos ni a los fijos discontinuos, a los que será de aplicación la tabla que hemos visto en los apartados anteriores.
¿Es necesario aplicar la retención del IRPF a los bonus?
Si el trabajador recibe bonos o variables a lo largo del año también se les aplicará la retención del IRPF que corresponda.
¿Qué retención se aplica a los trabajadores extranjeros no residentes?
Según la normativa aplicable, los rendimientos del trabajo percibidos por personas físicas no residentes en territorio español en virtud de un contrato de duración determinada para trabajadores extranjeros de temporada, de acuerdo con lo establecido en la normativa laboral, tributan al tipo de gravamen del 2%.
Aplicar las retenciones correctamente es un trabajo complicado si se realiza manualmente, pero si utilizas un software de nóminas, no solo evitarás errores y sanciones, sino que conseguirás que el proceso sea rápido y efectivo.
