El certificado de retenciones es un documento muy relevante, sobre todo, durante la campaña de la Declaración de la Renta.
Todas las empresas que hayan practicado algún tipo de retención en las nóminas de sus empleados, tienen la obligatoriedad de emitir este certificado.
Existen otros certificados tributarios, pero el de retenciones del IRPF es el más común. Conocer todos sus detalles puede evitar a las empresas tanto problemas fiscales, como personales con los trabajadores u otras entidades.
Tabla de contenidos
¿Qué es el certificado de retenciones?
El certificado de ingresos y retenciones es un documento que plasma la cantidad de dinero que ya se ha pagado a la Agencia Tributaria, a través de las retenciones del IRPF practicadas con regularidad en las nóminas o facturas emitidas por un negocio.
Las empresas deben entregar este documento obligatoriamente a todos los trabajadores que han efectuado algún servicio, ya sea por cuenta propia o ajena. Este escrito también influye a profesionales y arrendatarios de locales e inmuebles. El certificado debe reflejar las retribuciones o pagos entregados durante el año anterior, así como las deducciones y retenciones aplicadas en nóminas o facturas.
Fundamentalmente, justicia que la compañía ha declarado legalmente la cantidad de retención por los servicios prestados. Asimismo, solo recoge los impuestos que se han retenido tras efectuar el pago. Por ende, si existen facturas impagas o se debe alguna mensualidad a los empleados, no aparecerán en el certificado hasta completar el pago.
Términos de regulación
La obligatoriedad, forma de emisión y entrega de los certificados de retenciones, están recogidas y reguladas por el Reglamento del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas). Específicamente, queda reflejadas en el artículo 108.3 del Real Decreto 439/2007:
El retenedor u obligado a ingresar a cuenta deberá expedir en favor del contribuyente certificación acreditativa de las retenciones practicadas o de los ingresos a cuenta efectuados, así como de los restantes datos referentes al contribuyente que deben incluirse en la declaración anual.
¿Para qué sirve el certificado de retenciones?
El certificado de retenciones se emplea para justificar las retenciones o pagos del IRPF realizados durante el ejercicio anterior. Es muy importante para los trabajadores, ya que sin él no pueden efectuar correctamente la Declaración de la Renta.
Por otra parte, para las compañías supone la representación de todas las retenciones ejecutadas a los empleados y colaboradores que hayan presentado una factura. En este sentido, recopila una cifra exacta del IRPF retenido y cotizado a Hacienda durante el último año.
El certificado de retenciones una obligatoriedad para las empresas
Tal y como indica el artículo 108.3 del Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, el certificado de retenciones e ingresos es una obligatoriedad del retenedor, es decir, de la empresa que efectúa el pago de la nómina mensual o factura.
Las empresas tienen que emitir el certificado de ingresos y retenciones a: todos los empleados contratados en el último año; todos los colaboradores con una relación mercantil retribuida mediante facturas, aplicando IVA y la retención de IRPF; y por último, pagos de inmuebles u otros intereses sujetos a IRPF.
Además, se debe presentar antes del inicio de la campaña de la renta. No obstante, si el empleado o colaborador no recibe el certificado de retenciones e ingresos, puede solicitarlo por sí mismo a la compañía que practicó las retenciones. Si se propician contextos anómalos, tales como que ya no se trabaja para la empresa o las relaciones no son buenas, se puede acudir directamente a Hacienda para adquirir el certificado. El trámite se puede llevar a cabo de forma presencial o telemática.
Contenido del certificado de retenciones
En el mes de enero de cada año, la Agencia Tributaria remite a las empresas un resumen de las retenciones practicadas durante el año anterior. Dicho documento refleja las retenciones practicadas o los ingresos a cuenta formalizados. Este resumen también muestra diferentes modelos:
- Modelo 190. Resumen anual del modelo 111. Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y ganancias patrimoniales e imputaciones de renta.
- Modelo 180. Resumen anual de modelo 115. Retenciones e ingresos a cuenta sobre determinadas rentas o rendimientos del arredramiento o subarrendamientos de inmuebles.
- Modelo 188. Rentas o rendimiento del capital mobiliario procedente de operaciones de capitalización de contratos de seguros de vida o invalidez.
- Modelo 193 /193-S. Retenciones y rentas a cuenta del IRPF sobre los rendimientos del capital mobiliario y establecimientos permanentes.
- Modelo 194. Rendimientos del capital mobiliario y rentas derivadas de la transmisión, amortización, reembolso, canje o conversión de cualquier clase de activos representativos de la captación y utilización de capitales ajenos.
- Modelo 196. Resumen anual de retenciones y rentas a cuenta sobre rendimientos del capital mobiliario y por la contraprestación derivada de cuentas a toda clase de instituciones financieras.
Sanciones por no emitir el certificado de retenciones
La obligatoriedad de la empresa retenedora no finaliza con la emisión del certificado, también debe remitirlo a los colaboradores o empleados antes del inicio de la campaña de presentación de la Declaración de la Renta.
Si la empresa no ha enviado todos los certificados el día marcado por el calendario de la declaración de la renta, será sometida a una leve infracción administrativa de 150 euros por cada certificado que no haya sido enviado, así lo refleja el Real Decreto 2063/2004.
Como revela el artículo 19 del Reglamento General del régimen sancionador tributario:
Se entenderá cometida la infracción cuando los obligados tributarios que deban retener o ingresar a cuenta no pongan a disposición de los perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, antes de los plazos de presentación de las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes de devolución del tributo al que se refiera dicha retención o ingreso a cuenta, el certificado que deben expedir en favor de dichos perceptores, en los términos previstos en la normativa reguladora del tributo.
Obligación de las personas físicas
Los empleados también tienen la obligación de comunicar a la empresa los cambios en sus datos fiscales. Cuando se inicia una relación laboral, el trabajador debe rellenar el modelo 145, por lo general, las empresas lo facilitan. Si no es así, siempre se tiene que solicitar.
El modelo 145 es una declaración en la que se comunican los datos familiares y personales a la compañía para, seguidamente, poder calcular la retención del IRPF en la nómina. Es fundamental completar correctamente este modelo, ya que la empresa calcula las retenciones basándose en los datos plasmados en el documento.
Si los datos rellenados no son reales y el empleado está obligado a presentar la renta, será él quién podrá recibir una multa del 35% sobre las cantidades que no se le hayan retenido, puesto que la empresa ha aplicado erróneamente el IRPF.
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