En el mundo de los negocios, la facturación es una parte esencial de la operación diaria. Entre los distintos tipos de facturas que existen, la factura simplificada se destaca por su facilidad y practicidad, especialmente en transacciones comerciales de menor envergadura. Este artículo te contaremos qué es una factura simplificada, cuándo debe utilizarse y cómo emitirla correctamente.
Tabla de contenidos
¿Qué es una factura simplificada?
La factura simplificada es un comprobante de pago que se utiliza para acreditar una transacción comercial. Una factura simplificada es un documento mercantil que se utiliza para acreditar una transacción comercial. A diferencia de la factura ordinaria, la factura simplificada contiene menos información, lo que la hace más sencilla y rápida de emitir.
La factura simplificada sustituye al antiguo ticket y tiene su origen en el Real Decreto 1619/2012, en vigor desde el 1 de enero de 2013. Este tipo de factura se utiliza principalmente en transacciones que no superan ciertos montos y donde no se requiere detallar exhaustivamente los bienes o servicios prestados.
Requisitos de una factura simplificada
Aunque la factura simplificada es más sencilla que la factura ordinaria, aún debe cumplir con ciertos requisitos legales para ser válida. A continuación, te contamos los requisitos y cuando utilizar la factura simplificada:
- Cuando el importe no excede los 400 euros (IVA incluido).
- Cuando se realiza una factura rectificativa.
- Cuando existen operaciones con importe inferior a 3.000 euros en el caso de los siguientes servicios:
- Ventas al por menor.
- Ventas o servicios a domicilio.
- Servicios en ambulancia.
- Transporte de personas y equipajes.
- Servicios de hostelería, restauración, bares, cafeterías, establecimientos similares.
- Servicios en salas de baile y de ocio nocturno.
- Servicios telefónicos como cabinas o tarjetas de uso público.
- Peluquerías, centros de belleza, tintorerías y lavanderías.
- Uso de instalaciones deportivas.
- Servicio de revelado de fotografías, de estudios fotográficos o alquiler de películas.
- Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
- Autopistas de peaje.
- Aquellas que autorice el departamento de gestión tributaria de la agencia estatal de administración tributaria.
¿Cuáles son los datos que debe incluir la factura simplificada?
Aunque la factura simplificada es más sencilla que la factura ordinaria, aún debe cumplir con ciertos requisitos legales para ser válida.
Información del Emisor
- Nombre o Razón Social: Identificación del negocio o profesional que emite la factura.
- Número de Identificación Fiscal (NIF): Número asignado por la autoridad tributaria al emisor.
Detalles de la Transacción
- Fecha de expedición: La fecha en que se emite la factura.
- Fecha en la que se ha realizado las operaciones: Si ha habido un pago anticipado, también reflejaremos su fecha.
- Identificación del Producto o Servicio: Una descripción breve pero suficiente para identificar lo que se está vendiendo o el servicio que se presta.
- Cantidad: En caso de venta de productos, la cantidad de cada artículo.
- Importe Total: El total a pagar por el cliente, incluyendo impuestos.
- Desglose del IVA: El tipo impositivo aplicado (IVA).
Otros Requisitos
- Número de Factura: Un número único y secuencial que identifique la factura.
- En caso de factura rectificativa: Se debe hacer referencia expresa de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
Como vemos, la factura simplificada debe incluir los datos fiscales del emisor, pero no es necesario que incluya los del receptor o cliente. Por otro lado, si la factura simplificada está destinada a un autónomo o empresario que necesita deducirse el impuesto, se debe incluir el NIF y domicilio del destinatario.
Ejemplo de factura simplificada
Este es un ejemplo de factura simplificada para que te puedas guiar a la hora de generar tus propias facturas simplificadas:
Cómo Emitir una Factura Simplificada
Emitir una factura simplificada es un proceso sencillo y muy similar a la emisión de cualquier otra factura. A continuación, te explicamos cómo hacer una factura simplificada paso a paso:
Reunir la información necesaria
Antes de emitir la factura, asegúrate de tener toda la información necesaria. Esto incluye los datos del emisor, la descripción del producto o servicio, y el importe total de la transacción.
Utilizar un software de facturación
Hoy en día, existen múltiples programas y aplicaciones que facilitan la creación de facturas simplificadas. Estos software no solo automatizan el proceso, sino que también garantizan que la factura cumpla con los requisitos legales.
Completar los datos de la factura
Introduce los datos requeridos en el software de facturación. Asegúrate de incluir:
- Nombre o razón social del emisor.
- NIF del emisor.
- Fecha de emisión.
- Descripción del producto o servicio.
- Cantidad (si aplica).
- Importe total.
- Desglose del IVA.
- Número de factura.
Revisar y emitir
Revisa toda la información antes de emitir la factura. Una vez verificada, emite la factura y entrega una copia al cliente. La mayoría de los software de facturación permiten enviar la factura por correo electrónico o imprimirla directamente.
Registrar la factura
Aunque las facturas simplificadas son menos detalladas, es crucial mantener un registro de todas las facturas emitidas para fines contables y fiscales. Asegúrate de almacenar una copia de cada factura simplificada emitida.
Ventajas de la Factura Simplificada
La utilización de facturas simplificadas ofrece diversas ventajas tanto para el emisor como para el receptor. A continuación, se destacan algunas de las principales ventajas:
Agilidad en la emisión
La principal ventaja de la factura simplificada es la rapidez y facilidad con que puede ser emitida. Esto es especialmente útil en negocios con alto volumen de pequeñas transacciones, donde el tiempo es un factor crucial.
Reducción de la carga administrativa
Al contener menos información, la factura simplificada reduce la carga administrativa asociada a la facturación. Esto permite a las pequeñas empresas y autónomos centrarse en otras áreas de su negocio.
Cumplimiento legal
Aunque son más sencillas, las facturas simplificadas cumplen con los requisitos legales necesarios para acreditar una transacción comercial, siempre y cuando se emitan correctamente.
Facilidad de uso
La simplicidad en el diseño y contenido de las facturas simplificadas las hace más fáciles de usar tanto para el emisor como para el receptor. Esto mejora la claridad y evita malentendidos.
Casos en que no se puede usar una factura simplificada
Existen ciertos casos en que no se puede usar la factura simplificada, independientemente del importe de la operación:
- Cuando se trate de entregas intracomunitarias de bienes.
- En las ventas a distancia.
- En operaciones realizadas fuera del territorio de aplicación de los tipos impositivos aplicados.
- En operaciones con inversión del sujeto pasivo.
