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Viajes de empresa: cómo administrarlos durante la pandemia del Covid

Con el avance de la campaña de vacunación en el país y en el resto del mundo, el retorno a la “nueva normalidad” anticipa una recuperación de los viajes de negocios durante la segunda mitad del año y de cara al 2022.

Por este motivo, el retorno de los viajes de empresa ya se hace sentir y, en un contexto nuevo y complejo donde múltiples factores y restricciones entran en juego, se presentan nuevos desafíos para quienes deben gestionar este tipo de actividades en organizaciones.

Viajes de empresa, su importancia e impacto

Todos sabemos que de los principales sectores afectados por la crisis del Covid-19, el turismo fue el primero en padecer los efectos más cruentos de la pandemia y será por tanto, el último en recuperarse. Y esto ha afectado principalmente a los viajes y toda la industria del ocio. Dentro de este enorme sector, curiosamente, los viajes de empresa constituyen nada más ni nada menos que un 20% del total.

Por este motivo, el regreso de los viajes de negocios impulsados por la necesidad de las empresas de acercar a su personal a otros destinos, es uno de los factores vitales para la recuperación. De hecho, la particularidad de los viajes de negocios es que, contrariamente a lo que sucede con los viajes de ocio, estos son estrictamente necesarios y muchas veces, constituyen un factor determinante para alcanzar objetivos de empresa.

Al menos así lo refleja un reporte desarrollado por la Guild of European Business Travel Agents (GEBTA) en colaboración con la compañía aérea Iberia. Allí los datos reflejan que un 63,4% de los viajeros ya realizaban traslados estrictamente necesarios inclusive en la era pre-Covid. En el mismo sentido, el 58% de las empresas no prevé disminuir el número de viajes durante 2021, a menos que sea por motivos presupuestarios.

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Precauciones ante un viaje de empresa

En el caso de que tengas la responsabilidad de gestionar viajes corporativos como parte de tus funciones de mánager de recursos humanos, hay algunos datos clave que no puedes dejar de contemplar.

Chequea las normativas vigentes


Como parta de la responsabilidad de las empresas, las diferentes leyes de recursos humanos, establecen que es responsabilidad de las compañías, velar por la salud de sus trabajadores. Esto es vital no solamente para resguardar su bienestar laboral sino para evitar demandas laborales y sanciones en casos de una inspección de trabajo.
Por esta razón es fundamental que corrobores y actualices tu información, solamente teniendo de referencia a fuentes oficiales tales como:

Adicionalmente, puedes también chequear los diferentes mapas interactivos que diversas compañías de viajes tienen en línea, para poder corroborar las medidas de sanidad presentes en los diferentes destinos a los que debas enviar a tus trabajadores y trabajadoras.

Optimiza la comunicación

Una de las claves para poder garantizar un viaje corporativo que sea exitoso y que no ponga en riesgo la salud mental ni física de tus trabajadores, es mantenerte en contacto con ellos en caso de que ocurra cualquier tipo de eventualidad.

Desde la pérdida de equipaje, hasta la reprogramación de vuelos hasta la posibilidad de contraer Covid-19, en el contexto actual viajar puede convertirse en un factor de estrés laboral, y será nuestra función mitigar estos efectos.

Una buena manera de lograr este cometido, es simplemente delegando tus tareas de gestión de RRHH en un software de empresa que incluya la funcionalidad de incorporar la comunicación interna. Gracias a este tipo de plataformas, como la que ofrece Factorial, es sencillo compartir documentos como tickets de vuelos y/o reservas de hotel en un solo click y centralizar toda la documentación en un solo lugar.

Incrementa la autonomía del área de RRHH

Es muy común que, cuando se tienen que planificar este tipo de tareas, el empleado/a que es quien debe viajar, intervenga directamente en el proceso de reserva de tickets aéreos, hoteles, viáticos, etc.

En el contexto actual, cualquier tipo de descuido puede implicar el contagio de la persona o que se convierta en vector, y poner en riesgo a terceros y a la empresa. Por este motivo, es vital que sean los y las mánagers de Recursos Humanos quiénes tengan el máximo poder de decisión durante la gestión de viajes corporativos. Esto implica:

  • Generar un itinerario detallado.
  • Planificar puntos de contacto y comunicación específicos.
  • Crear un presupuesto acorde para el viaje y de gastos en el destino.
  • Gestionar viáticos en el lugar de destino, alojamiento y servicio de asistencia médica.

Cómo gestionar pruebas diagnósticas

Hasta el momento y, al menos en España, no es obligatorio contar con la pauta completa de vacunación ni para trabajar o desarrollar actividades de ocio, esto solamente es necesario en caso de, justamente, tener que viajar.

Desde Recursos Humanos, no es posible obligar, forzar o influir en la plantilla para que efectivamente se vacunen. Pero lo que sí admite la ley, es la realización de pruebas diagnósticas. Esto sucederá siempre y cuando, el contexto en el que se desarrolle una determinada actividad no garantice las medidas sanitarias vigentes. Un viaje de negocios o un evento corporativo, responde a este tipo de eventualidades.

Dicho esto, antes de realizar viajes de empresa, es posible solicitar una prueba diagnóstica, siendo el test de antígenos la más habitual. Lo ideal es que este sea hecho 48-24 hs., antes del viaje.

Es de vital importancia que las empresas sepan que, en caso de obtener resultados positivos, deberán aplicar sobre el empleado/a el protocolo correspondiente, así como notificar al Servicio de Prevención de Riesgo Laboral al respecto. En este artículo podrás chequear más información sobre como gestionar los test de antígenos en empresas.

👉 Descarga un modelo de carta para notificar caso positivo de Covid a la SPRL

👉 Descarga un modelo de carta para notificar caso de contacto estrecho por Covid

Cómo contabilizar los viajes de empresa

Existen en la actualidad, tres modelos de gestión de gastos sobre los cuáles podemos planificar los viajes corporativos de nuestra compañía, siempre teniendo en cuenta nuestro presupuesto y política en términos de gestión de gastos.

El primero, es conocido como modelo fijo o de dieta. Aquí, la empresa establece una cantidad para uno o un conjunto de gastos preestablecidos. De esta manera, la compañía evita llevar a cabo un control exacto de los gastos, para facilitar las tareas relacionadas con la revisión y validación de costes del viaje.

La dieta se convierte, de esta manera, en una asignación en una suma de dinero que tiene un techo y del cual el trabajador deberá hacer uso discrecional a criterio propio. Esta metodología es cómoda, pero puede suponer un elevado aumento en los costes vinculados con el viaje de empresa.

El segundo modelo, es el que se conoce como modelo según gastos. Aquí, los fondos a disposición del empleado quedan bajo su propia esfera. Y para la devolución de aquellos movimientos de dinero en los que hay incurrido, será necesaria la presentación de comprobantes para su reembolso. Según la suma, está exento de cotizar y puede ser reintegrado en plazos de semanas o meses, independientemente de la nómina.

 

Los viajes de empresa con motivos de negocio, lentamente están volviendo a formar parte del día a día en todas las empresas. Para evitar cualquier tipo de inconveniente y optimizar esta experiencia para la empresa y los trabajadores, aprender a gestionarlo es de vital importancia.

 

 

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Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

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