Tutorial completo para el nuevo programa online Factorial Nóminas

En Factorial hemos estado muy ocupados los últimos meses preparando las novedades de 2018 y la primera es Factorial Nóminas.
Como ya hemos contado anteriormente, ahora puedes crear nóminas fácil y rápidamente con nuestro nuevo programa online y hoy presentamos el tutorial definitivo para que puedas aprovechar al máximo el software y ahorrar hasta 10 días de trabajo al mes creando y gestionando los contratos y nóminas de tus empleados.

Factorial Nóminas – Tutorial paso a paso para hacer una nómina

factorial programa nominas

Factorial Nóminas es un programa online para la creación y gestión de contratos y nóminas con el que podrás automatizar e internalizar todos los procesos. El software, además, también permite simplificar la gestión de los avisos a las administraciones públicas, como el SEPE y la Seguridad Social, facilitar la gestión de beneficios y salarios en especie y optimizar hasta un 70% todas tus tareas.
Al tratarse de un programa online no necesitas descargar ni instalar nada, por lo que puedes acceder a Factorial Nóminas desde cualquier lugar y en cualquier momento, solo necesitas un dispositivo con conexión a Internet.

Este es un tutorial completo, por lo que empezaremos desde 0, si ya dispones de una cuenta en Factorial HR y has invitado a tus empleados puedes ir directamente al paso 4 e incluso al 5.

1.-Registrarse en FactorialHR
2.-Activar Factorial Nóminas
3.-Información de la Empresa y oficinas
4.-Crear e invitar empleados
5.-Creación de Contratos
6.-Creación de Nóminas

Regístrate en el programa online

El primer paso, claro está, es registrarse en la web.
Para eso puedes acceder a factorialhr.es, rellena el formulario con tu nombre, apellido y correo electrónico, acepta los términos y condiciones y haz click en «Empieza a usar Factorial».

 

Recibirás un correo electrónico de confirmación en la dirección que hayas escrito.

Al confirmar tu dirección de correo electrónico aparecerá una ventana nueva en la que introducir la contraseña para tu perfil de Factorial.

¡Ha llegado el momento de crear tu empresa!

Rellena los campos básicos de empresa y retribución flexible y dale a activar cuenta.

 

¡Felicidades. Ya tienes tu cuenta creada!

Ahora solo tienes que personalizarla con la información de tu empresa.

Ya puedes acceder a:
Nuevos empleados
Configurar festivos
Completar el perfil de empresa y configurar oficinas
Configurar las políticas de vacaciones
Invitar empleados

Activar Factorial Nóminas en tu empresa

En estos momentos tu cuenta está dentro del plan gratuito de FactorialHR. Para cambiar tu empresa al plan de Factorial Nóminas deberás acceder a Empresa > Planes para consultar  las cuotas mensuales o anuales. Ponte en contacto con nuestro equipo de ventas para que te active Factorial Nóminas.

Una vez activado el plan que prefieras, Nóminas o Legal, la sección de Nóminas aparecerá en tu barra lateral izquierda bajo Informes.

Información de la empresa y sus oficinas

Al registrarte en Factorial se te concederá el rol de administrador por defecto. Este es el rol con más poder dentro de Factorial, por lo que se recomienda que quien se registre sea siempre alguien cualificado para manejar información sensible como son los contratos de los empleados y sus nóminas, directivos y sobre todo los responsables de recursos humanos de la empresa.

Si quieres más información sobre los roles en el programa te recomiendo que leas nuestro artículo Qué tipos de usuarios existen en Factorial.

Una vez hecha esta pequeña aclaración, sigamos.

Perfil de la empresa

Ahora que has activado tu cuenta de Factorial Nóminas debes rellenar los datos de la empresa para que se sincronicen con el programa y estén disponibles cada vez que las necesites de manera automática.

Accede a Factorial > Empresas y rellena los diferentes campos.

  • En Empresa encontrarás:
    • Información básica:
      • Nombre de la empresa.
      • Razón social.
      • Número de pagas que recibirá el empleado al año.
      • El área en la que opera la empresa.
      • El convenio bajo el que lo hace.
      • El idioma predeterminado de la empresa.
    • Detalles de identificación: CIF
    • Representante de la empresa: datos personales que, seguramente, coincidirán con los tuyos.
    • Número de cuenta: IBAN
    • Logo de la empresa: Sube el logo de tu empresa y costumiza la apariencia del programa.
  •  En Ausencias podrás:
    • Crear la política de vacaciones para tu empresa (Aprende cómo aquí)
    • Tipos de ausencia; bajas, vacaciones, trabajo en remoto, etc.
  • En Oficinas podrás crear diferentes ubicaciones en las que agrupar a los empleados que corresponda y editar la información de cada una, como veremos a continuación.
    Las diferentes oficinas son especialmente importantes a la hora de la creación de nóminas y contratos debido a las singularidades de cada una de las Comunidades Autónomas y Provincias en cuanto a convenios colectivos y planes de retribución flexible, por ejemplo, que repercuten cada mes en el cálculo de la nómina.
  • En Permisos podrás convertir en administrador a otros empleados. Recuerda que estás tratando con información sensible, así que sé cuidadoso de a quién haces administrador.
  • Campos Personalizados En él puedes crear campos personalizados que quieras incluir en los perfiles de los empleados. Por ejemplo, alergias alimenticias, etc.
  • En Planes es, como hemos visto, dónde puedes cambiar de Factorial HR a Factorial Nómina según tus intereses, consultar las tarifas de precios y activar el plan que necesite tu empresa.

Perfil de la oficina

Dentro de Empresa > Oficinas haz click en la ruedecita que encontrarás arriba a la derecha del nombre de tu empresa y aprieta en editar oficina.

Se abrirá una ventana con la información que falte, rellénala y dale a editar oficina para guardar todos los datos.


Crear e invitar empleados para usar el programa de nóminas

Una vez tenemos la oficina en orden ¡ya podemos traer visitas!

Invita a tus empleados para que se unan a Factorial y puedan disfrutar de sus ventajas como el calendario de ausencias sincronizado con la nómina o el gestor de documentos en el que guardar sus contratos, nóminas, bajas, etc.

Dirígete a la sección de empleados situada en el menú de la izquierda de la pantalla y entrarás en el listado de empleados de la empresa. Como ves, ahora está vacío pero ¡vamos a llenarlo de gente!

Aprieta en el botón de «+» que encontrarás en la parte superior derecha de la página e introduce los datos básicos del empleado que vas a crear. Por defecto, el empleado recibirá una invitación a unirse a Factorial.

Si quieres invitar a todos los empleados o varios a la vez, puedes importarlos haciendo click en el botón de los tres puntos suspensivos «…» Escoge «importar empleados» para descargarte una plantilla de excel en la que tendrás que rellenar nombre, apellidos e email de cada empleado. Para subir la plantilla arrástrala de nuevo a Factorial y listo.

Si en tu lista de empleados ves un icono como este  junto a los trabajadores, significa que no les has invitado a Factorial. Haz click en ese icono y te aparecerá un botón con el que invitarlo automáticamente.

Como hemos comentado al principio, en Factorial existen varios roles con distintas capacidades dentro del programa. Los empleados solo pueden acceder a su perfil personal para rellenarlo o actualizarlo, consultar su documentación y el calendario. En este aparecen todas las personas del equipo y aquellos que estén fuera de la oficina (solo verán que están fuera, no por que razón). En ningún caso puede el trabajador ver los datos personales de otros empleados, acceder a su salario o compensaciones.

En la sección de Empleados podrás crear Equipos y el Organigrama de tu empresa.

Perfil del empleado

Cuando los empleados acepten tus invitaciones deberán rellenar sus datos personales.

  • Mi Perfil > Personal:
    • Nombre y apellidos, fecha de nacimiento, género legal, nacionalidad, teléfono, IBAN, DNI, número de la S.S., Dirección postal y contacto de emergencia.

Tu, como administrador, también puedes hacerlo o editar cualquier cambio que se de (en Empleados > Seleccionar empleado > Personal). Además deberás rellenar y revisar:

  • Empleados > Seleccionar empleado > Perfil:
    • Información sobre el puesto: A quien reporta, el correo electrónico asociado a su cuenta de Factorial y la oficina a la que pertenece.
    • Ausencias: Qué política de vacaciones se le aplica y quién es su supervisor. Por defecto serás tú, el admin).
    • Equipo: Aparecerá cuando los empleados hayan entrado en Factorial y se hayan creado los diferentes equipos (Marketing, ventas, desarrollo, etc.)
    • Campos personalizados: Los que hayas añadido.

A la izquierda del perfil se creará una línea temporal en la que se reflejarán aquellos cambios realizados en tu perfil o tu contrato, los avisos de recibo de nómina, etc.

 

Creación y gestión de contratos con el programa online

Dentro de Empleados, también verás el apartado Contratos. Todos estos datos deben ser rellenados con la mayor rigurosidad ya que son imprescindibles a la hora de calcular el salario neto de cada empleado y la liquidación de la nómina a fin de mes.

La primera vez tendrás que crear el contrato de cada empleado escogiendo la fecha en la que es efectivo el contrato, que puede ser hace 2 meses o hace 2 años y este primer contrato pasará a ser el actual para el empleado. A medida que se vayan realizando modificaciones se creará una línea de tiempo en la que podrás observar los diferentes contratos que ha tenido el empleado con la compañía y en qué se diferencian del anterior.

La información que debes rellenar en el contrato es:

  •  Empleados > Seleccionar empleado > Contrato:
    • Información básica:
      • Fecha de inicio del contrato (actual, si el empleado ha tenido más de un contrato con la empresa aquí ha de constar la fecha de inicio de su contrato actual)
      • Fecha de finalización del mismo, si la tiene.
      • Título/posición que se le otorgue al trabajador.
      • Tipo de contrato.
      • Código de contrato según duración, jornada o tipo de contrato.
      • Fecha de activación, a partir de la cual estos datos tienen efecto. Suele coincidir con la fecha de inicio del contrato.
    • Cargo: Escoge el cargo que desempeña el empleado y el programa rellenará la información necesaria para el posterior cálculo de la nómina.
    • Horario laboral: Puedes escoger qué días trabaja el empleado y cuántas horas al día o a la semana.
    • Salario base: Anual o Mensual (en bruto)
    • Retribución variable: Aquí podrás crear los distintos tipos de compensaciones variables que afecten al empleado.
    • Beneficios: Aquí aparecerán los beneficios que se hayan contratado como retribución flexible para cada empleado. En este artículo encontrarás más información sobre el salario en especies y cómo ofrecerlo en tu empresa.
    • Documentos: Aquí puedes añadir en pdf cualquier documento del empleado para que este pueda consultarlo cuando lo necesite.

En la sección Empleados > Seleccionar empleado > Documentos podrás incluir todos los documentos referentes al contrato del empleado y el mismo contrato en pdf. Estos documentos son visibles por el empleado por defecto en su propio apartado de documentos, pero puedes ocultarlos y que solo sean visibles para el administrador.

Estos documentos se dividen en Identificación, Contratos, Nóminas y Bajas médicas.

En Empleados > Seleccionar empleado > Ausencias podrás consultar y crear las ausencias del empleado seleccionado. Ya sean vacaciones, bajas médicas, etc. Recuerda que es muy importante mantener estos datos actualizados ya que tienen consecuencias en la nómina.

Como hemos comentado, toda la información vista hasta ahora solo será necesario hacerla 1 vez. Cuando todos los campos estén rellenados, lo único que tendrás que hacer serán los cambios correspondientes a cambios de contrato, etc.

Creación y gestión de nóminas con el programa online

¿Listo para crear una nómina?

Una vez activado Factorial Nóminas, accede a Nóminas > Empleados.  Aquí verás todos los empleados a los que a fin de mes debes hacer la nómina.

Junto al nombre de cada empleado puedes encontrar una circunferencia a medio cerrarse junto a los «…». Significa que al empleado le falta información por rellenar y no se puede generar su nómina. Colocando el cursor sobre la circunferencia te aparecerá el % completado y, haciendo click en los el triangulo de más a la derecha aparecerá un desplegable con el que ver qué información le falta. Si aprietas sobre el signo de exclamación podrás ir directamente a la sección correspondiente para completar la información.

Haciendo click en los «…» puedes visitar el perfil del empleado o puedes excluirlo de la nómina. Haciendo esto el empleado se trasladará al final de la página, a la sección > Empleados excluidos del proceso de nóminas. Puedes volver a trasladarlos en el momento que lo necesites.

factorial control horario
Los empleados que tengan toda la información necesaria rellenada aparecerán en > Empleados listos para generar una nómina. 

El programa creará las nóminas de todos los empleados listos a la vez. Para ello ves a Nóminas > Nóminas y haz click en Preparar nóminas.

Esta acción puede tardar unos segundos, dependiendo de la cantidad de empleados y nóminas que se preparen. Una vez preparadas, aparecerán en Nóminas Pendientes para que el administrador pueda revisarla, editarla y validarla.

También puedes descargarte toda la información de todas las nóminas preparadas en un excel haciendo click en Descargar resumen.

 

Validar y editar Nóminas

Apretando sobre el nombre de cada empleado se abrirá una nueva pestaña con la nómina de ese empleado y todos sus conceptos especificados:

  • Fecha de la nómina
  • Información del empleado
  • Información de la empresa
  • Devengos (con las percepciones salariales y las no salariales) y el total devengado, es decir el salario bruto del trabajador.
  • Deducciones (como la cantidad que se cotiza a la Seguridad Social, IRPF, Salario en especie, etc.) y el total deducido.
  • El salario neto del empleado
  • Las Bases de cotización
  • El prorrateo de las pagas (si se da)
  • Las aportaciones a la Seguridad Social de la empresa.

En la parte de Suplemento variable aparecen los suplementos o compensaciones que ese empleado tiene adjudicados (Empleados > Seleccionar empleado > Contrato > Retribución Variable). Puedes editarlos o desactivarlos si ese mes la cantidad es diferente o el empleado no lo ha de recibir. De igual manera puedes añadir un Suplemento único para la nómina de ese mes.

 

Si tienes beneficios contratados también aparecerán en la nómina, con sus correspondientes deducciones en el IRPF.

Tras cada cambio podrás actualizar la nómina para ver automáticamente todos los cambios.

Cuando todo esté correcto puedes darle a validar y enviar nómina, que aparecerá en Nóminas validadas. En este momento el empleado recibirá un aviso en su correo electrónico de que su nómina ya está disponible y puede consultarla.

Para efectuar el pago de la nómina, haz click en Generar remesa de pago para enviar el documento SEPA al banco.  Marca las nóminas que ya estén pagadas y aparecerán en la sección de Nóminas pagadas.

Como has podido ver, Factorial Nóminas es muy sencillo de usar. El programa online y su base de datos se encargan de mantener actualizados todos los cambios y que estos queden reflejados en la nómina instantáneamente. Esto ahorra tiempo al departamento de recursos humanos, al CEO de la empresa y al asesor, que si dispone de una cuenta propia de administrador puede supervisar cualquier cambio rápidamente, ahorrando tiempo a todos y optimizando las tareas al máximo.

Gestiona las nóminas y contratos con Factorial

¿Te ha quedado alguna duda? ¿Quieres saber más sobre cómo se crea una nómina? ¡Consulta nuestros artículos al respecto o déjanos un comentario! ??

Cómo hacer una nómina desde cero – paso a paso

6 Consejos para elegir el mejor programa de nóminas

Guía definitiva para entender tu nómina

 

 

1 thought on “Tutorial completo para el nuevo programa online Factorial Nóminas”

  1. Hola,
    Me interesa usar Factorial Nóminas en mi empresa. Cuánto puede tardar en estar activo y funcionando en la empresa?

    Graciass
    Marga

    Responder

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