¿Cómo hacer que tus trabajadores apliquen el control horario?

Hace casi un año llegó un chico nuevo a la oficina: el control horario. Irrumpió en las tareas cotidianas del empleado y de la empresa. Y lo hizo en forma de normativa, que como responsable de recursos humanos estás obligado a conocer y manejar a la perfección.

Seguro que ya contabas con que al implementar cualquier sistema de tiempo y asistencia, uno de los mayores retos sería lograr que los empleados ficharan correctamente. Y seguro que, en este tiempo también has experimentado el (des) control horario en más de una ocasión.

Por lo general, no es que no quieran hacerlo. Es solo que tienden a olvidarse de registrar las entradas y salidas absorbidos por otras responsabilidades. Pero, ¿cómo puedes resolverlo? En este artículo tienes las claves para que el fichaje  no se convierta en tu peor pesadilla.

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¿Quieres conocerlas?

Control horario para empresas ¿Qué pasa si no se cumple?

Como hemos mencionado en otras publicaciones, el objetivo de la ley del control horario es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras.

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El registro horario debe incluir la hora de inicio y de finalización de cada jornada, ya sea esta flexible o no, o el empleado trabaje desde la oficina o en remoto. Y todas las empresas y trabajadores deben cumplir con esta normativa, a menos que estén exentas de la misma.

Si las empresas no cumplen, serán multadas. Por eso es tan importante que el fichaje sea llevado a cabo, que el empleado cumpla con su parte y así no incurrir en una infracción (ya sea leve, grave o muy grave).

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8 consejos para que tus trabajadores implementen el control horario

Si bien a veces puede ser difícil lograr que todo tu equipo esté a bordo con un cronometraje constante, la buena noticia es que hay algo que puedes hacer para ayudarles a recordar que deben fichar.

Sigue leyendo y encontrarás varias formas con las que puedes ayudarles a implementar el control horario. ¡Toma nota!

1. Ofrece incentivos

A veces, tus empleados solo necesitan un poco de incentivo. Ofrecer una recompensa a los miembros del personal que recuerdan constantemente registrar al entrar y salir puede alentar y motivar a tu equipo a hacer un mayor esfuerzo.

2. Anima a tus empleados a configurar recordatorios

Podrías sugerir a tus empleados que configuren recordatorios. Esto podría ser una alarma en su teléfono o incluso una lista en su calendario que aparecerá en la pantalla del ordenador y les recordará cuándo se supone que deben iniciar sesión.

La mayoría de tus empleados tendrá sus teléfonos encima, o lo más probable es que revisen sus correos electrónicos a primera hora. Así, esta puede ser una excelente manera de asegurarte de que tengan un recordatorio y cumplan con el control horario.

3. Crea un sistema de amigos

Alentar a los empleados a cuidarse mutuamente puede ayudar a garantizar que todos lleguen y se vayan a tiempo.

Considera la posibilidad de que todos formen un equipo, para recordarse mutuamente que deben registrarse. Pueden incluso crear un grupo en WhatsApp, una herramienta de acción inmediata y llena de emoticonos efectivos, o un mensaje automático en alguna herramienta de comunicación interna como Slack.

4. Enfatiza los beneficios

Explicar los beneficios de la entrada y salida a tus empleados es importante a la hora de concienciar sobre el control horario.

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¿Cuáles son algunos de estos beneficios?

  • Conocimiento de quién está en la oficina. Cuando cuentas con un registro de entrada y de salida, te será muy fácil saber si un empleado está en su puesto de trabajo y disponible para alguna tarea.
  • Conocimiento de las horas en las que el trabajador es más productivo. Así podrán organizarse para realizar las tareas más importantes en ese período de tiempo.
  • Transparencia y confianza. El control horario ayuda a los empleados a tener consciencia del tiempo trabajado en todo momento. Ellos mismos podrán tener el registro de las horas extras, las cuales se valorarán con el correspondiente pago salarial.

5. Averigua dónde está el problema

Es posible que tus empleados simplemente se olviden, pero puede haber otra razón.

Tal vez un empleado tiene una reunión tardía en ciertos días y no quiere volver a la oficina después de que termine. Tal vez los ordenadores no siempre están encendidos por la mañana y los primeros empleados no pueden llevar a cabo el fichaje.

Resolver cualquier problema relacionado con el proceso de registro muestra que te importa tu equipo y que quieres facilitarle el cumplimiento de la política de la empresa y del control horario.

6. Crea una política para tu manual del empleado

Si bien es difícil solucionar de inmediato cualquier problema que tengas con “los fichajes perdidos”, implementar las políticas correctas y comunicarlas de manera efectiva es un gran comienzo.

Al redactar una política para tu manual del empleado, asegúrate de incluir lo siguiente:

  • Dónde, cuándo y cómo los trabajadores deben registrar la entrada/salida
  • El protocolo para informar y corregir las faltas
  • Cómo responderás a los errores repetidos

7. Considera la acción disciplinaria

Asegúrate de contar con un proceso disciplinario para los trabajadores que constantemente olvidan registrar la entrada y salida.

Si bien se te exige que pagues a tus trabajadores por el tiempo que han trabajado, hay otras acciones que puedes llevar a cabo para ayudarles a recordar que deben registrar su ingreso en el futuro. Por ejemplo, considera tener una advertencia verbal, seguida de una advertencia por escrito, luego la suspensión y, en casos extremos, la terminación eventual.

8. Elige un software para el control horario adecuado

Cuando los errores continúan repitiéndose sin importar las advertencias, y estás bastante seguro de que tus empleados no están tratando de engañarte, es hora de considerar si el principal problema radica en tu software de control horario.

Seamos realistas: cuando estás frustrado, tus empleados lo están e incluso tu departamento de Recursos Humanos; probablemente sea porque necesites cambiar a una herramienta diferente. Para evitar esto desde el principio, haz una investigación adecuada antes de decidir qué software se adapta mejor a tus necesidades.

Ahora que ya tienes claras varias opciones para dar un pequeño empujón a tu equipo a la hora de fichar, te toca estudiar a fondo los motivos que llevan a los empleados a no hacerlo, elegir un software de control horario adecuado y motivarles siguiendo alguna de las estrategias anteriores. 

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