Necesitas un software para gestionar las vacaciones de tus empleados

Se acerca el verano y con él las tan ansiadas vacaciones de tus trabajadores. Lo más recomendable para el departamento de Recursos Humanos es trabajar con un software de vacaciones para establecer los días de fiesta que tienen tus empleados.

A continuación, te damos las claves para escoger el método que más se adapte a tu empresa y puedas adelantarte a la gestión de las vacaciones de tus empleados.

¡Vamos allá!

Vacaciones 2020, ¿qué debemos tener en cuenta?

Con la llegada del COVID-19 a nuestras vidas, ya tenemos asumido que este año las vacaciones van a ser muy diferentes. Sin embargo, hay que recordar que el Artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores estipula un mínimo de 30 días naturales por año trabajado, en los que se incluyen domingos y festivos. Sacando las festividades y los fines de semana, tenemos para disfrutar 22 días de fiesta al año.

Si tomamos de referencia que el confinamiento inició en marzo, es posible que pocos trabajadores hayan gozado de numerosos días de fiesta este año y debido a las restricciones de movilidad, lo más seguro es que se acumulen a finales del calendario 2020. De igual manera, el verano está a la vuelta de la esquina y es recomendable coger vacaciones, aunque sea para estar unos días en casa descansando.

Cómo cuadrar las vacaciones de la plantilla con éxito

En alguna ocasión hemos comentado que en algunas empresas existe un sistema de prioridad o criterio con el que algunos trabajadores pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Además, también pueden ayudar a las empresas a tomar una decisión ante un conflicto. Estos criterios pueden ser:

  • Empleados con hijos: con el objetivo de fomentar la conciliación familiar, es posible que haya empresas que decidan favorecer a esos empleados con hijos en edad escolar, para sincronizar sus vacaciones con las del periodo escolar.
  • Antigüedad en la empresa: para premiar la fidelidad de un empleado también se le puede dar como beneficio el poder escoger sus días de fiesta antes que al resto.
  • Sistema rotativo: este sería el sistema más justo, ya que se toma a todos los empleados por igual. En este, se podría dar la oportunidad de escoger sus días con antelación a una persona de cada departamento y cada año ir cambiando.

Sin embargo, este es simplemente un consejo para la gestión de las vacaciones que se puede aplicar o no. Igualmente, los empleados deben conocer este funcionamiento para poder adaptarse y evitar malos entendidos.

¿Cómo pueden gestionar las vacaciones las empresas durante el COVID-19?

Es momento de que tus trabajadores empiecen a planificar sus vacaciones, pero hay que recalcar que sólo ellos pueden decidir cuándo realizarlas y en ningún caso el empresario. Como hemos visto durante estos meses, las empresas tampoco han podido obligar a sus trabajadores a coger vacaciones durante el Coronavirus. Esta medida sólo se ha establecido como alternativa para no aplicar un ERTE.

👉 La mejor solución para tener el control total de los días de fiesta, ahora más que nunca con el teletrabajo, es mediante un software de vacaciones. Este permitirá a los encargados de Recursos Humanos tener una visión total de las ausencias de la compañía y saber cuántos días le quedan por disfrutar a cada empleado.

¿Qué es un software para la gestión de vacaciones de los empleados?

En muchas empresas, las vacaciones anuales se establecen a principios de año, pero esto puede generar dos problemas:

  • Imposibilidad de realizar modificaciones, ya que siempre pueden surgir nuevos eventos o viajes.
  • Frustración de los empleados que puede llevar a ocasionar absentismo laboral.

Y, además, se suelen hacer en una plantilla de Excel, que en un inicio pueden resultar útiles, pero a largo plazo es mejor automatizarlas. ¿Cómo? Con un software para el control de las vacaciones de tus empleados.

Contar con un software de RRHH, como el de Factorial, que controle las ausencias y vacaciones, es lo mejor para ahorrar tiempo, que se traduce en dinero para la empresa. Con este, dispondremos de una plataforma accesible para toda la plantilla, que podrá ser consultada 24/7 desde cualquier dispositivo.

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Beneficios de tener un programa de control de vacaciones

Si te decantas por el software de Factorial estos son todos los beneficios que podrás encontrar:

  • #1 – Autonomía para el trabajador. Los trabajadores pueden seleccionar directamente sus días de vacaciones o ausencias y realizar cualquier modificación.
  • #2 – Actualización automática. Los cambios en el calendario serán notificados a los supervisores mediante un aviso para su revisión. Si este acepta los días de vacaciones, se creará una actualización automática en el calendario de la compañía, para que todos los trabajadores puedan estar al corriente y adaptar el trabajo, si es conveniente.
  • #3 – Calendario adaptado a ti. El calendario de Factorial se adapta a cada ciudad en la que esté ubicada la sede de la compañía. Por lo tanto, ahorrarás tiempo en investigar cuándo caen los festivos cada año.
  • #4 – Olvídate de los cálculos. Un software para controlar las vacaciones de tus empleados será muy útil a la hora de calcular los días proporcionales de vacaciones de cada trabajador, según su tipo de contrato y su fecha de inicio. El mismo sistema detectará los días que le quedan a cada empleado teniendo en cuenta los que ya se ha cogido.
  • #5 – Eliminación del error humano. Ya no podrán surgir los problemas ocasionados por los descuidos de no apuntar los días en la plantilla de Excel.
  • #6 – Gestionar las sustituciones. Podemos adelantarnos y empezar a trabajar en ello para que no afecte a la productividad de la compañía.
  • #7 – Ahorra papel. El futuro de los Recursos Humanos está en optimizar sus recursos de manera digital, así podrás olvidarte de plantillas impresas.
  • #8 – Ahorra tiempo. Ahora no harán falta decenas de mails para pedir días de libre o para cuadrar los días con los demás compañeros.
  • #9 – Gestiona diferentes políticas de vacaciones. Desde la plataforma puedes crear políticas de vacaciones para cada tipo de contrato.
  • #10 – Crea ausencias personalizadas. Para facilitar a tus trabajadores, añade los tipos de ausencias que creas oportunos. Por ejemplo, baja médica, vacaciones, viaje de empresa, trabajo en remoto, etc.
  • #11 – Analiza las ausencias con informes. El mismo software ofrece la posibilidad de crear resúmenes mensuales o anuales que toman los datos de las ausencias y vacaciones que han seleccionado tus empleados.
  • #12 – Conecta el calendario de Factorial con Google Calendar. Ahora desde Google Calendar tendrás una visión de todos tus eventos y, además, de las ausencias y vacaciones de tus trabajadores.

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¿Puedo manejar las vacaciones con un Excel?

Ya has visto todos los beneficios que te puede ofrecer un software que controle las vacaciones de tus empleados. Sin embargo, también puedes optar por gestionar las ausencias mediante una plantilla de Excel.

Este sistema sigue siendo el método más utilizado por los departamentos de Recursos Humanos. Ahora bien, dependerá de las habilidades de cada uno con el Excel, pero con un conocimiento medio – alto podemos crear perfectamente una plantilla funcional.

A continuación, te explicamos sus ventajas e inconvenientes:

Con una plantilla de Excel podrás conseguir:

  • Personalizar la plantilla con los colores o tipografía que queramos.
  • Crear alguna función para que se vayan descontando los días a medida que se vayan marcando las vacaciones.
  • Guardar la plantilla en la nube. Por ejemplo, con Google Drive y ver todos los cambios en tiempo real.
  • Compartir el Excel con toda la plantilla.

Con una plantilla de Excel no podrás conseguir:

  • Evitar las cadenas de mails para aprobar o rechazar las vacaciones.
  • Evitar los errores o descuidos por no apuntar los días.
  • Hacer el cálculo automático de las vacaciones que le corresponden a cada trabajador.
  • Evitar destinar unas horas cada año en crear el Excel, añadir los nombres de la plantilla, revisar los festivos, etc.
  • Tener informes con los que analizar las ausencias y vacaciones de la empresa.

Pasos para crear una plantilla de vacaciones en Excel

Antes de empezar a crear tu plantilla en Excel, es importante que tengas el programa instalado en tu ordenador y que tengas la licencia, sino es posible que te dé problemas. Sin embargo, otra opción que puedes contemplar es hacer una plantilla con un spreadsheet de Google.

Estos son los pasos que seguir:

  1. Nombra el archivo con un nombre fácil de recordar. Por ejemplo: Control de ausencias [NombreDeLaEmpresa] 2020.
  2. Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
  3. Cuando lo tengas listo, combina las celdas de la primera fila. Aquí pondremos el año en curso (2020).
  4. En la segunda fila, haz divisiones de 28/29, 30 y 31 días para cada mes del año: enero, febrero, marzo, etc. Así hasta llegar a diciembre.
  5. En la tercera fila crea una fórmula que cuente el número anterior + 1 para que aparezca el día en número automáticamente.

Si has seguido correctamente los pasos, deberías tener una plantilla así:

excel-plantilla-vacaciones-2020

Ahora vuelve a la izquierda de la pantalla (a la sección que habíamos inmovilizado al inicio) y añade: Equipo, Nombre del trabajador, Total de días de vacaciones disponibles y Días restantes.

plantilla-vacaciones-ausenecias-2020

Esta es una versión muy sencilla para una primera plantilla de Excel. Si se tiene un mayor dominio de la herramienta se pueden añadir más funciones o fórmulas para hacerla más inteligente. Sin embargo, con esta ya podrías llevar el control de las ausencias y vacaciones de tus empleados sin problemas.

¿Cómo escoger el mejor software para el control de ausencias y vacaciones de tus empleados?

Para saber qué sistema nos puede resultar más útil para llevar el control de las ausencias y las vacaciones podemos hacernos las siguientes cuestiones:

  • ¿Cuántos trabajadores tengo?
  • ¿Necesito tener el control de las vacaciones en la nube o en local?
  • ¿Quiero evitar mails y hacer la selección de las vacaciones más ágil?
  • ¿Cuántas políticas de vacaciones tengo?
  • ¿Necesito soporte del sistema?
  • ¿Quiero recibir informes con las ausencias y vacaciones de mi plantilla?
  • ¿Quiero que toda mi plantilla tenga una visión de las vacaciones?

Tomando en cuenta estas cuestiones podremos determinar qué opción es la que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.

Dudas frecuentes sobre las vacaciones que pueden tener tus trabajadores

Cada año, cuando llegan las vacaciones de verano suelen aparecer dudas relacionadas con la cantidad de días que le corresponde a cada trabajador, cuándo puede coger fiesta o cuánto va a cobrar.

A continuación, tratamos de despejar algunas de las preguntas más frecuentes que se pueden hacer tus empleados:

¿Cuánto duran las vacaciones?

Según la ley, las vacaciones anuales no podrán ser menos de 30 días naturales. Este tiempo puede mejorarse a favor del trabajador según el convenio colectivo al que se acoja.

¿Cuántos días de vacaciones tengo si llevo menos de un año trabajado?

Los días de vacaciones que corresponden a la parte proporcional del tiempo trabajado, siempre que el convenio no indique lo contrario. Normalmente se generan 2,5 días de vacaciones por cada mes trabajado.

¿Cuánto duran las vacaciones para los empleados que trabajan a tiempo parcial?

En este caso se aplican las mismas condiciones que para los empleados a jornada completa. Por ley, cualquier trabajador tiene derecho a 30 días naturales de vacaciones al año, independientemente de si tiene un contrato a media jornada o jornada completa. Se toman en cuenta los días que se trabajan, no las horas.

¿Cuándo se deben coger las vacaciones?

Las vacaciones son un pacto que se establece entre el trabajador y la empresa, por lo que no puede tomarse una decisión sin tomar en cuenta la otra parte. Para coger los días de vacaciones, se deberá consultar con el superior o la persona que se encargue de gestionar las ausencias.

¿Dónde se regulan las vacaciones?

Las vacaciones se regulan en el Estatuto de los Trabajadores y en el Convenio Colectivo al que haga referencia la empresa.

¿Es legal que una empresa obligue a coger vacaciones?

No, no es legal salvo que el Convenio Colectivo diga lo contrario.

¿Se pueden cobrar los días de vacaciones en lugar de disfrutarlos?

No, pero con algunas excepciones. Sí se podrán cobrar los días de fiesta en los casos en los que el contrato finaliza sin haber disfrutado de las vacaciones o si el contrato ha sido gestionado por una ETT con una duración inferior a un año.

¿Cobraré el mismo sueldo, aunque esté de vacaciones?

Sí, las vacaciones se pagan igual que el resto de los días del año. Lo único que no se cobraría serían dietas u otros gastos como el transporte que quedarían excluidos.

¿Quién decide los días que estaré de vacaciones?

Es una decisión que se debe tomar entre el empleado y la empresa.

¿Qué pasa si mis vacaciones coinciden cuando estoy de baja?

En el caso de una baja por maternidad, se tendrá derecho a disfrutar las vacaciones cuando finalice el periodo de baja, incluso si el año natural ha acabado. Si se trata de una situación de incapacidad temporal, se podrán disfrutar una vez se haya dado el alta, siempre y cuando no hayan pasado 10 meses desde el final del año al que corresponden las vacaciones.

¿Qué pasa con las vacaciones si me quedo en el paro?

En este caso, la empresa deberá pagar los días de vacaciones no disfrutadas que le corresponden al trabajador y cotizar por esos días.

Cómo calcular los días de vacaciones proporcionales

Antes de calcular los días de vacaciones que le corresponden a cada empleado, es importante saber si la empresa se rige por días naturales (30 días al año) o laborales (22 días al año).

Es posible calcular de manera manual la cantidad de días con la siguiente fórmula:

formula-vacaciones-empleados

Quizá se vea mejor en un ejemplo:

Tomemos de referencia que en nuestra empresa se pueden disfrutar de 24 días de vacaciones. Si tenemos un trabajador que ha iniciado su contrato el 1 de febrero, lo que debemos hacer es dividir los 24 días entre 12 meses que tiene el año. Esto nos dará un resultado de 2 días por mes que ha generado el empleado. Por lo tanto, si ha empezado a trabajar con nosotros en febrero y trabajará con nosotros 11 meses este año, tendrá un total de 22 días de vacaciones

Si utilizas el software de Recursos Humanos de Factorial, no hará falta calcular cada caso, ya que el programa lo hace automáticamente. Este toma de referencia los datos de inicio de incorporación de cada empleado en la empresa.

 

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Escrito por Marta Rabal y editado por Marina Camacho.

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