¿Por que tu software de Recursos Humanos tiene que ser fácil de usar para tus trabajadores?

Los responsables de los Recursos Humanos tienen la misión de gestionar el capital humano de las empresas, pero lo cierto es que en un día tienen tareas muy variadas. La carga de trabajo que supone encargarse de las contrataciones, la gestión del tiempo de los empleados, los despidos o las ofertas de empleo, entre otros, en ocasiones llega a desbordar.

Según un estudio realizado por KPMG “dos tercios de los directivos de RRHH han estado inmersos en transformaciones digitales, pero solo el 40% tiene una agenda o un plan de digitalización”. Por ello, si quieres formar parte de las empresas comprometidas con su proyecto y optimizar el tiempo de tus trabajadores, deberías aprovechar las nuevas tecnologías y empezar a usar un software de Recursos Humanos.

¿Cómo debería ser el software de recursos humanos perfecto?

Si te estás planteando utilizar un programa de administración de Recursos Humanos puede ser que tengas muchas dudas. Por ello, aquí te damos algunas pistas acerca de cómo debería ser el software perfecto que te ayude a ahorrar tiempo y a llevar un mejor control de todos los datos e información acerca de tus empleados

Un programa ideal para la gestión de Recursos Humanos es aquel que:

  • #1 – Es fácil de entender y de utilizar sin necesidad de conocimientos previos: el programa debería poder utilizarlo toda la plantilla, desde los responsables de Recursos Humanos como toda la plantilla. Esto debe ser así porque todo el mundo tendrá que interactuar con él.
  • #2 – Es práctico y permite acceder rápidamente a la información: si empezamos a utilizar un software de Recursos Humanos es porque queremos agilizar todas las tareas, por ello el programa tiene que ser claro para no perder mucho tiempo en él.
  • #3 – Es responsive: el dispositivo debe ser fácil de acceder tanto desde el ordenador, para los trabajadores que suelen trabajar con él, como desde tabletas y móviles, para aquellos que normalmente no están en la oficina o se encuentran de viaje.

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¿Por qué deberías apostar por un software práctico para tus empleados?

Los buenos programas de administración de Recursos Humanos son aquellos que hacen la vida más fácil a aquellos que trabajan en este departamento.

Si tu compañía decide invertir en un software de estas características minimizará los problemas y hará que el trabajo en el departamento se vuelva más estratégico. Y otra consideración es que, para que el departamento de RRHH pueda agilizar ciertos aspectos del día a día de la gestión de sus empleados, estos deberán saber utilizar la plataforma.

Un portal del empleado es aquella parte de una interfaz que permite al trabajador ir actualizando sus datos, por ejemplo, fichar, firmar sus documentos, y otras tareas que no tendrán que pasar por el filtro de RRHH hasta que sea necesario.

1. Aumenta la productividad

El objetivo del software es ahorrar tiempo, tanto a los encargados de Recursos Humanos, como a toda la plantilla. Piensa que cuánto más fácil sea de manejar, los trabajadores tendrán más tiempo para centrarse en su trabajo real.

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Por ello, la inversión que hagas no será en vano, ya que ganarás en productividad, que se traduce en dinero.

2. Motiva a tus empleados

Contar con una buena plataforma para la gestión de tus empleados será, de alguna manera, una muestra de que te importa el trabajo de tu plantilla y que prefieres que gasten su tiempo en sus tareas principales.

Los trabajadores más jóvenes, los millennials, están acostumbrados al mundo online y sería muy extraño para ellos utilizar programas desfasados. Por ello, ofrece un software que les aporte los mismos niveles de accesibilidad que las apps a las que están acostumbrados.

3. Mejora la imagen de la compañía

Si optas por utilizar un software de Recursos Humanos moderno y user friendly, no solo estarás mostrando una buena imagen a tus empleados, sino también al mundo. De esta manera, tu compañía se mostrará como una empresa innovadora que desea estar a la vanguardia para atraer y retener talento. Es tu momento para potenciar tu employer branding.

¿Cómo puedes saber si un software de Recursos Humanos es fácil de utilizar?

Si deseas dar con el mejor software de Recursos Humanos para agilizar el trabajo de tus empleados y tener una mejor gestión de la información, aquí te damos algunos consejos para hacer más fácil tu elección.

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Un buen filtro que te puede ayudar a decidirte por un programa u otro es formularte las siguientes cuestiones. De esta manera, podrás descartar aquellos que no se adapten a ti o a tu compañía. Piensa que el tiempo que inviertas en encontrar el mejor software será bienvenido porque después lo tendrás todo bajo control.

Estas serían las preguntas que deberías hacerte:

  • ¿Los usuarios pueden navegar fácilmente en el programa y encontrar la información sin hacer búsquedas complejas?
  • ¿El software muestra en la página de inicio las opciones principales?
  • ¿Los usuarios pueden realizar tareas recurrentes lo más rápido posible?
  • ¿Invertiremos menos tiempo en realizar una función que con el modelo que utilizábamos antes?
  • ¿El programa se carga rápidamente?
  • ¿Las funciones y botones son intuitivos para todos los usuarios?
  • ¿Satisface todas las necesidades que tiene nuestro departamento de Recursos Humanos?
  • ¿Necesitaría otras herramientas o es una plataforma única?
  • ¿Es un software práctico para acceder desde el móvil en caso de no estar en la oficina?

Teniendo en cuenta todo lo mencionado, podrías plantear a tu equipo de Recursos Humanos la necesidad de contar con un software y, entre todos, tomar la mejor decisión. Además, también es recomendable que hagas una investigación acerca de las necesidades del departamento para tener claro qué es lo que estáis buscando.

Los trabajadores también te pueden dar algunos consejos acerca de cómo les gustaría que fuera el programa ideal y qué información les gustaría tener a mano, para actualizar o consultar. Ellos también querrán poder acceder a su información, como, por ejemplo, sus nóminas o poder modificar su domicilio.

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