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Convence a tu CEO de la necesidad de un software para Recursos Humanos

Estamos en el siglo veintiuno y sigues manejando la misma cantidad de papeles que en el año 2005. Y continúas trabajando con hojas de cálculo para registrar horarios, enviando los mismos documentos a los trabajadores una y otra vez, e incluso vas detrás de ellos para que los firmen. ¿Ha llegado el momento en el que necesitas un software para Recursos Humanos?

Desde el departamento de Recursos Humanos sois conscientes de que las actividades anteriormente mencionadas se pueden automatizar mediante un software que os permitirá ahorrar tiempo en ellas y así poderlo dedicar a tareas de mayor valor en pos del crecimiento de la compañía.

Como personal de Recursos Humanos lo tenéis claro, pero en ocasiones la barrera está en el CEO de la empresa. Por desgracia, no todos son partidarios de incorporar un software de Recursos Humanos. Ahora bien, ¿es posible convencerles de que este tipo de software beneficiará a toda la empresa?

Sin duda; es posible, y de aquí en adelante te explicamos cómo dirigirte a tu CEO para que se convenza de que el uso de un software de Recursos Humanos repercutirá positivamente en el crecimiento de la empresa.

Reúnete con el CEO de tu compañía para convencerle de la necesidad de un software de Recursos Humanos

Cuando hables con tu CEO y además quieras que considere lo que le dices, debes tener en cuenta que lo que más le importa es conseguir más facturación y más crecimiento de la compañía; es decir, que la «empresa vaya bien» en este sentido.

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Por tanto, prepara a conciencia una reunión con él o ella y preséntale la información siguiendo los tres puntos siguientes:

  • No le cuentes solo los problemas del departamento de Recursos Humanos. Dile cómo esos problemas están limitando el crecimiento de la empresa y que un software de adecuado es la solución.
  • Explica los beneficios que trae el software no solo para el departamento de Recursos Humanos sino también para toda la empresa.
  • Una solución de Recursos Humanos repercutirá en un ahorro de costes y recursos y eso hay que mostrárselo.

En definitiva, hay que hablar de soluciones a problemas, beneficios, costes y números. No improvises y lleva todo preparado y cuantificado.

Te aconsejamos comenzar la reunión hablando de los problemas que tiene que hacer frente tu departamento y la gestión del talento de tu empresa y cómo un software de Recursos Humanos puede ser la solución a estos.

Ponte en el lugar del CEO de tu empresa

Tu CEO ya sabe que un software para Recursos Humanos te sería muy útil para agilizar tus tareas, pero querrá saber cómo eso puede beneficiar a la empresa y, al final, a los resultados de esta.

¿Qué es lo que más le preocupa a tu CEO o quienquiera que sea el que toma la decisión de aprobar o no el destinar parte del presupuesto en una herramienta de este tipo?

Sus prioridades

¿Por qué va a querer tu CEO implementar un software que tiene un precio…si hasta ahora ha podido hacerlo todo sin él?

El Retorno de la Inversión va a ser una de sus mayores preocupaciones cuando le presentes esta idea; no va a querer gastar dinero en una solución que no saldrá rentable o no supondrá una gran diferencia para la empresa. Recuerda remarcar que este software no sería “una ayuda” o un “buen añadido para el departamento de RRHH”, sino que puede hacer que la empresa crezca y, aunque de entrada pueda parecerle irreal, ahorrar gastos.

¿Qué te puede preguntar?

Antes de reunirte con tu CEO, prepárate las posibles preguntas que creas que te va a hacer y las objeciones que te va a poner.

  • Personal que vas a necesitar para implementar la herramienta. Alguien de IT, el responsable de RRHH, los managers que van a gestionar a personas y equipos…
  • Recursos que vas a necesitar para implementar la herramienta. Esto es, las horas que va a suponerte contratarla y aprender a utilizarla, es por esto que es muy importante elegir una solución intuitiva.
  • Costes totales de la herramienta. Desglosa todos los costes sin dejarte nada pero no te quedes ahí; expón también todo lo que podría ahorrar la empresa a largo plazo.

¿Cómo va a ayudar esta herramienta a solucionar los problemas del negocio? Aquí puedes exponer punto por punto todo lo que vamos a explicar a continuación. ¡Y recuerda añadir números y porcentajes para cuantificarlo todo!

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Problemas que puede solucionar un software de RRHH

Tus problemas no son los mismos que los del CEO de tu empresa, así que no intentes venderle el software de RRHH diciéndole que así ahorrarías tiempo.

Otra cosa muy diferente es decirle que con un departamento de Recursos Humanos ineficiente, toda la empresa puede sufrir las consecuencias. Aún así, si le presentas tus argumentos sin ejemplos prácticos ni números que te den la razón, todo queda demasiado en el aire y puede no ver del todo la necesidad de contar con una herramienta, si hasta ahora nunca ha sido parte de la empresa.

Cuando le presentes a tu CEO un software para Recursos Humanos, no te limites a enumerar las funcionalidades que este puede ofrecerte; es mejor que le hagas una comparativa de los problemas que sufre la empresa y las soluciones que esta herramienta te ofrece para solventarlos. Te hemos hecho una lista más concreta, con ejemplos de presupuestos y porcentajes.

Rotación de personal

Tener a los empleados descontentos y desmotivados lleva a que la empresa tenga una alta rotación de personal. ¿Por qué es un problema, más allá de ser un “pequeño inconveniente” para el departamento de RRHH? Para empezar, daña a la imagen de la empresa, y para terminar, supone muchos más gastos de continuos procesos de selección, reclutamiento y onboarding. Los costes que surgirán en la empresa con la salida y entrada de empleados vienen de:

  • Coste de selección, contratación y reclutamiento. Ejemplo con salario medio: 1700€ sin agencia o 2530€ con agencia.
  • Coste de onboarding e integración empleados. Ejemplo con salario medio: 1830€.
  • Coste de formación. Ejemplo con puesto medio: 5600€.
  • Coste de oportunidad.
  • Coste salarial y de Seguridad Social. Ejemplo con salario medio: 2528€.
  • Coste de fin de contrato y vacaciones. Ejemplo con salario medio: 1300€ de finiquito + 850€ de indemnización.
  • Coste de Prevención de Riesgos Laborales. 
  • Costes administrativos. 

Si hay una alta rotación de personal, estos costes se repetirán más a menudo.

Además, que un puesto de trabajo esté en continuo cambio de empleado hace que no se pueda profundizar en las tareas, comporta tener que formar al nuevo talento y dejar ese puesto sin responsable en caso de no encontrar candidatos a tiempo.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Mejorando la satisfacción del empleado, y es que una solución de Recursos Humanos simplifica los procesos y da acceso online a la información, de tal forma que los trabajadores pueden acceder fácilmente y resolver algunos asuntos ellos mismos. Así, estos ven a la empresa más transparente, lo cual les lleva a sentir que pueden confiar en ella y por tanto también estarán más motivados a impulsarla en el futuro.

Otra cuestión es la de reducir el trabajo administrativo gracias a las automatizaciones del software, pudiendo así centrarte en trabajar mejor los planes de carrera, el employer branding y otras políticas y estrategias que mejoran la retención del talento, a las que ahora no puedes dedicar tiempo.

Baja productividad

Uno de los problemas de la baja productividad, a parte del gasto que supone para la empresa…es no poder detectarla. ¿Cómo evalúas el rendimiento de tus trabajadores? ¿Puedes detectar a tiempo las bajadas de productividad en tus empleados? ¿Qué herramientas utilizas para llevar a cabo las evaluaciones del desempeño?

Las bajadas de productividad tienen efectos directos en los resultados y los beneficios de la empresa; al fin y al cabo, el talento es quien mueve la maquinaria que hace que el negocio sigua avanzando.

Imagina que un trabajador que produce 5 unidades diarias y otro que trabaja a pleno rendimiento produce 10. Estaremos de acuerdo en que el primer trabajador sale el doble de caro que el segundo, y si su sueldo es de 1000 euros al mes, con el trabajador menos productivo la empresa pierde 500 euros mensuales. Ahora, imagina que baja la productividad del 30% de tu plantilla y no tienes manera de saberlo.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Con un software que incluya una herramienta para hacer Evaluaciones del Desempeño y Evaluaciones 360, podrás detectar problemas y solucionarlos a tiempo.

Además, varios estudios muestran que cuando las empresas definen claramente sus objetivos y llevan un seguimiento de ellos usando un software, los trabajadores disfrutan 3 veces más que en las compañías que no lo hacen.

El software permite analizar datos y obtener indicadores de RRHH, estructura salarial y crecimiento del personal. Muestra a tu jefe cuánto puede favorecer esto, pues sin software no se hacen estos análisis en profundidad.

Mala gestión de las vacaciones, los turnos de trabajo y el control horario

Tener muchas hojas de Excel es ineficiente y puede llevar a errores. Además, estas horas se pueden perder y, en muchas ocasiones, no son suficientes para asegurar que los empleados tengan acceso continuo a sus calendarios de ausencias, ni que las ausencias no se solapen y un departamento quede completamente vacío durante cinco días de agosto.

Otro problema es el solapamiento de turnos si estos no están bien controlados, lo que supone tener que pagar el doble porque dos empleados se presentaron para cubrir el mismo puesto.

¿Sabías que cada año las empresas pierden millones debido a los procesos ineficientes relacionados con el control horario y la gestión de las vacaciones? Para los empleados no es lo mismo tardar unos segundos en llevar a cabo estos procesos, que hacerlo en unos minutos. Si la herramienta no es la adecuada, los empleados pueden incluso no utilizarla. Es por esto que resulta crucial proporcionar facilidades para llevar a cabo estos procesos.

Según un estudio reciente de AffinityLive, el 20,6% de los empleados no registran su jornada laboral durante los meetings, y el 35,8% tampoco la registran cuando se dedican a redactar o responder correos electrónicos.

Por este motivo la empresa puede incurrir en multas por mala praxis.

Además, el absentismo es algo que no puedes monitorizar si no cuentas con una herramienta, y suele afectar mucho a la economía de las empresas.

Todo esto hace que las empresas pierdan unas 50 millones de horas, según el estudio de AffinityLive, lo que se traduce en 7.4 mil millones de dólares AL DÍA en Estados Unidos.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Con un software de gestión de los RRHH y el talento lo tendrás todo en el mismo lugar y no perderás tiempo buscando entre miles de hojas. Softwares como este también ayudan a coordinar horarios de trabajo entre departamentos para asegurar la adecuada cobertura del personal, evitar conflictos entre turnos y ofrecer una gestión sin frustraciones.

Errores en los procesos de selección y reclutamiento

¿Sales perdiendo en la adquisición de nuevo talento debido a ineficiencias en el proceso de selección? Puede que incluso algunos de los candidatos a incorporarse a la empresa rechacen el ofrecimiento por haber tardado demasiado en responderles. También puede que conlleve mucho tiempo y recursos (que cuestan dinero a la empresa) seleccionar y reclutar a los candidatos, que una persona de RRHH tenga que revisar cientos de ofertas sin filtrar, posiblemente duplicadas o con candidatos que no cumplen con los requisitos necesarios para el puesto.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

El software de Recursos Humanos contribuye a alcanzar los objetivos de contratación planificados y optimizar la gestión del talento en la compañía.

Además, asegura la eficiencia de este proceso proporcionando filtros que seleccionen solo a aquellos candidatos con ciertas características, experiencia o nivel de estudios, así como detectar ofertas duplicadas reduciendo así el volumen de trabajo.

¿Y quieres saber cómo se traduce esto en números? En un 50% de reducción de tareas relacionadas con la contratación. ¡Te lleva el doble del tiempo gestionarlo todo sin un software de Recursos Humanos!

Imposibilidad de cumplir con los objetivos de los equipos y la empresa

No tener un rumbo claro, o no saber si se está siguiendo y si todos los equipos están alineados, es fatal para el devenir de la empresa. Para evitarlo, se recomienda hacer un seguimiento de los objetivos, desglosados de más genéricos a más específicos, y tener una buena estrategia que convierta estos en KPI accionables.

Cuando esto no es posible, se pierde tiempo en tareas que no son rentables para la empresa, o se pierde de vista el objetivo final. No sirve de nada un equipo de marketing que consigue muchas oportunidades si estas no son de calidad para el equipo de ventas y por eso no pueden convertirse en clientes.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Para empezar, ya hemos hablado de la satisfacción del empleado cuando los procesos relacionados con RRHH se simplifican, y esto a la larga también afecta al hecho de cumplir o no los objetivos corporativos.

Otro aspecto importante a tener en cuenta es que un software para RRHH puede proporcionarte una herramienta de seguimiento de objetivos y KPI, de manera que puedas tener acceso a visualizar quién está haciendo qué, y cómo van con sus objetivos.

Por último, tenemos los informes que proporcionan una visión global de todo lo que sucede en la empresa y te permiten tomar mejores decisiones en cuanto a tus objetivos corporativos. ¿Sabías que un informe puede tardar en ser generado una semana, y contando con un software la recopilación de datos y generación de gráficos tardaría solo lo que te lleva hacer clic con el ratón?

Poca seguridad de datos y documentos

Cuando tu empresa no está segura si cumple las normativas o directamente no se ajusta a las leyes de protección de datos al requerir o almacenar información de sus trabajadores, puede costarte caro que alguien acceda a documentos o emails de contenido sensible.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Ajustarse a esta ley tan importante no solo es lo que debería hacer la empresa para tener una buena ética y proteger a sus empleados, sino que el incumplimiento puede costarte multas muy cuantiosas. Muchos softwares para RRHH están diseñados y adaptados 100% a las leyes que están sujetas, por ejemplo, a la firma electrónica, además de ofrecer potentes sistemas de encriptación y acceso único por usuario, lo que proporciona la mayor seguridad a cualquier información y documento.

A modo informativo, las empresas que no cumplan con leyes de seguridad de datos como la RGPD, podrían enfrentarse a multas de hasta 20 millones de euros o del 4% de su facturación anual del año previo.

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Descontrol del seguimiento de los gastos de empresa

El mal control de los gastos de la empresa lleva a malversación de los presupuestos y, al final, se convierte en un agujero negro del que salen más gallinas de las que entran. Si no tienes un buen seguimiento de gastos, ni siquiera sabrás por dónde se va el dinero que la empresa gasta, no podrás optimizar estos procesos ni eliminar los gastos innecesarios o que no salen a cuenta.

Según un estudio de Sodexo, el gasto medio de un trabajador es de 4.000 euros anuales, y que el 46% de los managers no saben de dónde salen estos. Además, también concluye que el 52% de los empleados cree que hacer un recuento manual de los gastos es una gran fuente de insatisfacción.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Contar con una herramienta de seguimiento y control de gastos significa aportar transparencia a este aspecto del negocio y total visibilidad del dinero que se emplea en qué, quién lo ha gestionado, y cómo podemos reducirlo.

Además, lo que te conlleva la gestión manual del control de gastos económicamente hablando también se llevará una buena porción del presupuesto de la empresa.

Imposibilidad de trabajar en remoto o gestionar al talento de manera digital

La crisis del Covid-19 ha impulsado el teletrabajo y acelerado la digitalización de las empresas, provocando el nacimiento (o la práctica más regular) de un modelo de trabajo híbrido en el que tanto el trabajo en oficina como el teletrabajo conviven en armonía entre la plantilla.

¿Cómo puedes gestionar tu talento de manera remota? A través de internet o de una herramienta que digitalice toda la gestión del talento humano y documental, que permita firmar de manera electrónica cualquier documento y hacer un control horario fiable…en definitiva, la manera en cómo se hacen las cosas debe cambiar.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Contar con un software para los RRHH te permitirá deslocalizar todos los procesos que tengan que ver con tu plantilla, y eso significa que desaparecerá la necesidad de hacer las cosas de manera presencial y, es más, el propio empleado podría gestionar sus documentos, vacaciones, turnos y demás desde un portal del empleado donde se centralizase todo. Eso sí, para que esta herramienta pueda utilizarse desde cualquier lugar, deberá ser un software alojado en la nube.

Si quieres ampliar en este aspecto, te dejamos algunos artículos de nuestro blog donde se habla de ello.

Pero, además de solucionar una necesidad nueva, la digitalización de la empresa también ahorra costes a la empresa.

Está demostrado que los rangos de mejora de la productividad han aumentado con la digitalización en los últimos meses, y estos son superiores al 25% cuando antes se movían entre el 3 y el 5%. Además, la optimización de los procesos puede incurrir en un 60% de reducción de los costes laborales (todo lo que conlleva no tener a los trabajadores en oficinas físicas, no necesitar espacio de almacenamiento físico para documentos, reducir el margen de error, etc.).

Aumento del trabajo administrativo en un 66%

¿Cuánto tiempo se pierde entregando a los empleados la misma información una y otra vez? ¿Cuánto tiempo tarda el departamento de RRHH en gestionar las vacaciones y preparar documentos para una repentina Inspección de Trabajo que pida información relacionada con el Control Horario? Si tus profesionales de RRHH están hundidos en papeleo y tienen que perseguir constantemente a los empleados para que realicen las tareas administrativas, firmen documentos o hagan el registro de la jornada laboral…tienes un problema.

Según un estudio llevado a cabo en empresas del Reino Unido, los empleados y managers dedican más de 40 días laborales al año a tareas administrativas.

Y es que este problema no solo afecta a los departamentos de RRHH, sino que hace perder el tiempo de toda la empresa.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Con una solución que lo centraliza todo, el departamento de Recursos Humanos puede redactar documentos y dejarlos para que cualquier empleado los consulte. Asimismo, se pueden enviar formularios para que los firmen de inmediato con la firma digital.

Todo esto, junto con un portal del empleado que permite que el propio trabajador solucione cuestiones por las que, sin este, recurriría al departamento de RRHH (acceso a sus documentos, fichaje, solicitud de vacaciones o bajas médicas…) hace que el trabajo administrativo se reduzca en un 66%.

Ineficiencia en los procesos de RRHH

Una investigación llevada a cabo por McKinsey & Company mostró que mientras la mayoría de los equipos de RRHH pasan el 60% de su tiempo en tareas rutinarias y poco productivas, y los equipos que funcionan mejor solo pasan el 40% de su tiempo en esas actividades.

La automatización da al área de Recursos Humanos el tiempo para apoyar más a los supervisores y empleados.

¿Cómo un software para los Recursos Humanos puede solucionar este problema?

Además de liberar a los profesionales de RRHH y darles tiempo para gestionar mejor el talento humano, una herramienta de software permite elaborar informes con solo un clic con toda la información que recopila.

La información que proporcionan los datos permite idear mejores flujos de trabajo, estructuras de equipo y mejores procesos de selección e incorporación de nuevos empleados. Y si esto no es suficiente, que sepas que los softwares para Recursos Humanos eliminan el error humano automatizando funciones y normas así como sistematizando la planificación, los horarios, los procesos de pago y los procesos de contratación.

Si después de esto sigue poniendo objeciones…

La objeción número uno del alto mando o el que toma las decisiones sobre el presupuesto suele ser el dinero. Necesitarás estos ases en la manga para ganar la partida.

Proponle que prueba gratis el software

Si tu CEO es todavía reacio, es el momento perfecto para proponerle que pruebe el software gratis. Algunos softwares ofrecen pruebas gratuitas, lo cual es la oportunidad perfecta para comprobar lo mucho que beneficiará al equipo de Recursos Humanos y a la empresa.

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Calcula el ahorro que supone un software de Recursos Humanos y el ROI

Es cierto que la adquisición e implementación de software cuesta dinero, pero a largo plazo la empresa ahorrará.

Este ahorro se calculará teniendo en cuenta el retorno de inversión por el ahorro en la optimización de la contratación de empleados, en el área de administración y en ganancias de oportunidad.

Todo esto hay que argumentarlo también con cantidades. Calcula el dinero que le supone a la compañía la marcha de los trabajadores y el ahorro que supone que se queden, con respecto a lo que sucede si no hay ninguna solución de software implementada.

Si bien es cierto que nosotros en este artículo te damos un cálculo estimado de lo que ahorraría la empresa en tiempo y dinero, siempre es mejor que no hables de supuestos e hipótesis y le hagas un cálculo que se ajuste a la realidad económica de tu empresa. ¿Sabes el sueldo de tus trabajadores? Aprovecha para que las horas que se ahorran con un software se puedan cuantificar en euros.

Remarca que es una herramienta centralizada

Lo bueno de contar con un software para Recursos Humanos, es que en muchos casos se trata de una herramienta «todo en uno», o que reemplaza a, digamos, 5 herramientas que atacan específicamente a una necesidad concreta de la empresa, el departamento de RRHH o los empleados.

¡Lo has adivinado! Eso significa que solo estarás pagando por una solución, y también que si tienes que hablar con alguien de Soporte Técnico, no tendrás que estar llamando a mil centralitas.

Otro beneficio de utilizar un solo software para todo es que tanto los empleados como los managers tendrán que aprender a manejar una sola herramienta, en la que estará todo centralizado y organizado. Además, como todos los datos estarán en un mismo sitio, siempre podrás generar informes de lo que quieras para tomar mejores decisiones para el negocio.

Infografía para exponer tus razonamientos

Hemos preparado una infografía resumiendo todos los números y razones con las que puedes convencer a tu CEO de que la empresa se beneficiaría de la implantación de un Software para Recursos Humanos.

El futuro de las soluciones de Recursos Humanos

Esto debería ser suficiente para que el CEO se convenciese de todo lo que va a ganar y aun así no es fácil que lo termine de comprender. En caso de que no sea así, no perdáis la esperanza.

Si estáis convencidos de la utilidad del software de Recursos Humanos y además estáis dispuestos a darle más información, pronto le contagiaréis vuestro entusiasmo y acabará entendiendo su valor.

 

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Este artículo también está disponible en: Italiano, Brasil

Marina Camacho es Content Manager del mercado español en Factorial. Lleva más de ocho años generando contenido dedicando tres de ellos específicamente al sector de los Recursos Humanos. Ha trabajado para distintas empresas, canales, plataformas y mercados.

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