Cómo elegir el mejor software para el control de gastos de tu empresa

Los managers y profesionales de Recursos Humanos tienen mucho sobre sus espaldas, así que les interesa automatizar tareas importantes pero tediosas. ¿Continúas llevando a cabo el control de los gastos de tu empresa con una hoja de Excel? ¿En un libro de finanzas? ¿Carvando los números en piedras? Estos sistemas son demasiado antiguos y no te están haciendo ningún favor; la gestión de gastos ineficiente tiene un impacto muy negativo en la productividad, la moral de tus trabajadores y, por último, tu presupuesto. ¡Es tiempo de mejorar y actualizarse!

Los softwares o programas para el control de gastos de la empresa hace que el seguimiento de estos por parte de empresa y trabajador sea mucho más sencillo. Así, podrán emplear el tiempo y esfuerzo ahorrado en lo que sea más necesario, ayudando al crecimiento y éxito del negocio.

Y es que a día de hoy, los viajes de negocios son más importantes y comunes que nunca. De hecho, la Global Business Travel Association afirma que estos van a suponer 1,7 trillones de dólares en 2022. Para tener un control de lo que suponen estos viajes en términos de presupuesto, muchas empresas están invirtiendo en programas de control de gastos.

Un software para la gestión de los gastos de la empresa ayuda a controlar todo tipo de gastos, desde el taxi hacia el aeropuerto hasta la comida con los clientes.

En el artículo de hoy hablaremos de por qué la gestión de los gastos es tan importante, de los beneficios que un software para el control de los gastos puede tener y por tu empresa y de cómo elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.

¿Por qué es importante el control de ingresos y gastos en una empresa?

Dicen que tienes que gastar dinero para poder generarlo. Cuando un negocio va creciendo tiene todo tipo de gastos; puede que los empleados tengan que comer con clientes, que la empresa mande a representantes a otros países para expandir el negocio, que los trabajadores atiendan a workshops para mejorar sus habilidades, etc. Este tipo de actividades son continuas, pero gestionar y hacer el seguimiento de los gastos que suponen puede ser más complicado de lo que parece.

Si un trabajador va a una exposición internacional de productos y necesita quedarse en un hotel, pagar comidas, transporte y demás. Una gestión eficiente de los gastos hará que tener todo esto bajo control sea muy fácil.

¿Qué se incluye dentro de la gestión de gastos de una empresa? A continuación os detallamos todo lo que un manager de Recursos Humanos tiene que hacer para llevar un buen control de los gastos de la empresa y los empleados, y cómo cambiarían las reglas del juego si se emplea un programa para automatizar estos procesos.

Políticas de gastos y de viaje

Los managers tienen que crear políticas de viaje y gastos o presupuestos, y si tienen un programa que lo automatiza lo pueden hacer ahí directamente.

Con un software de control de gastos podrán crear etiquetas personalizables que los empleados utilizarán para sus gastos, como “comida” o “transporte”. Esto hará que los managers o administradores lo tengan mucho más fácil y sea más claro en qué se está empleando el dinero del negocio. Otro tipo de etiquetas podrían utilizarse para el seguimiento de los gastos por proyecto, lo que significa que los managers pueden mejorar el presupuesto de estos.

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Seguimiento y centralización de los gastos

Más que recolectar los recibos físicos y gestionarlos, los empleados podrían introducir sus tickets en un programa que los procesara directamente. ¡Imagínate que pueden incluso completarlo con información como el teléfono del restaurante! Esto significa que los gastos serán mucho más claros, y te podrás olvidar de facturas ilegibles o incorrectas. Con un software, todo sería mucho más accesible tanto para los empleados como para sus superiores.

Además, digitalizar y centralizar también significa que lo que se guarde será más fácil de entender para todos. Y esto no solo protege a la compañía sino que aumenta la transparencia.

Aprobación de los informes de gastos

Tener todos los gastos digitalizados y en un mismo lugar hace que la aprobación o el rechazo de estos sea muchísimo más rápido.

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Los administradores pueden supervisarlos en cualquier momento y lugar. ¡Ya no tendrán que saltar de una plataforma a otra, de digital a papel y de electrónico a manual! Todo a lo que tienen que acceder estará guardado en un mismo software. Recibirán notificaciones cuando haya solicitudes de aprobación, y pueden crear workflows o flujos automáticos de acciones para ir incluso más rápido. Hacer esto de esta manera mejorará la eficiencia y dejará a los managers con tiempo de dedicarse a otras tareas.

¿Tu negocio se beneficiaría de una app de control de gastos para la empresa?

¿Cuándo es el momento de mejorar tu sistema de gestión de gastos? He aquí algunos signos de que necesitas un software para digitalizar, automatizar y centralizar los gastos de tu empresa.

El empleado tiene que rebuscar entre recibos y facturas

¿Estás cansadx de desenterrar tickets continuamente y tener que buscar información para completarlos? ¿Los empleados te traen tickets que han encontrado en el fondo de su maletín después de varios meses desde que se realizó el gasto? Tus trabajadores no deberían perder tiempo de su jornada en rellenar los gastos con la tarjeta en una mano y su calendario en otra. Es momento de automatizar el proceso.

Hay un período de espera demasiado largo para las aprobaciones

¿Los empleados rellenan los informes de gastos y tienen que esperar semanas para saber si estos han sido aprobados? ¿El informe está esperando la aprobación del superior, ya se encuentra en el departamento de cuentas o se aplica al salario de mañana? ¿Te suena eso de que un trabajador pregunte por sus informes de gastos y le digan que pregunte a otra persona y luego a otra y luego a otra?

Todos estáis malgastando tiempo valioso en esto. Y, cuando finalmente los informes de gastos son rechazados, el empleado ni siquiera sabe lo que fue mal, por falta de transparencia, así que no podrá evitarlo la próxima vez. ¿Resultado? Menos productividad y satisfacción del empleado.

Gestionar las cuentas es difícil y confuso

¡Gestionar los gastos no tiene que ser una agonía! ¿Estás perdiendo mucho tiempo en hacer el seguimiento de tus gastos de empresa? ¿Te tiras de los pelos intentando encontrar justificaciones para los gastos y mejorar las políticas de la compañía? ¿Trabajas demasiado para que todo el mundo esté informado? La frustración es una señal definitiva de que tienes que mejorar tu sistema. 

Qué buscar en un software para el control de los gastos de la empresa

Con la herramienta para el control de gastos adecuada, puedes eliminar todas las dificultades que ahora tienes. Gestiona tus gastos de manera online con un software que digitalice tus recibos, automatice los workflows y cree informes personalizados. Y, de paso, ¡mejora la satisfacción de tus empleados y la seguridad!

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He aquí todo lo que puedes hacer con este tipo de programa, si es que es un buen sistema de control de gastos:

1. Subir y hacer el seguimiento de los gastos

Con un software para los gastos de empresa, los empleados pueden subir los gastos directamente a una única plataforma; pueden utilizar una aplicación móvil para subir una fotografía del recibo en cuanto lo firmen. Esto significa no más papeleos, no más tickets de hace un mes y no más facturas ilegibles. Digitalizar los documentos te ayudará a tener un mejor seguimiento de los gastos.

2. Automatizar aprobaciones de gastos

Los administradores pueden crear secciones personalizadas para que los empleados las seleccionen al subir sus gastos. Categorías como “comida” y “transporte” pueden facilitar el saber dónde va el dinero de la empresa. Los managers también pueden automatizar acciones repetitivas designando supervisores que revisen los gastos. Mientras tanto, los empleados pueden ver el estado de sus solicitudes en cualquier momento y recibir actualizaciones.

La automatización hace que el proceso sea más rápido y que todo el mundo esté incluido.

3. Analizar gastos e informes

No todos los softwares proporcionan un análisis de cómo va tu compañía, pero el mejor sistema de control de gastos te permitirá saber exactamente a qué se ha destinado presupuesto de la empresa y te mostrará posibles oportunidades de mejoras. Los administradores podrán crear informes de Recursos Humanos personalizados por cada empleado y período de tiempo, y esto hará mucho más fácil no excederse del presupuesto llevar a cabo medidas de ahorro.

Si todavía llevas el control de los gastos de tu empresa de manera manual, puede que estés pasando por alto información muy importante para la estrategia de tu empresa.

4. Aumentar la transparencia

Cuando se trata de informes de gastos y solicitudes de aprobación, es comprensible que los empleados quieran estar informados de los cambios en el proceso. Contar con un software significa que las políticas de gastos se aplican directamente. Entonces, los empleados sabrán las razones de un informe de gastos no aprobado y sabrán que están siendo tratados de un modo más justo. También pueden hacer un seguimiento del progreso de sus solicitudes por su cuenta, sin tener que perder el tiempo preguntando a distintas personas.

5. Cumplir con las normativas

Las buenas herramientas de control de gastos de empresa cumplen con las normativas de protección de datos, así como las regulaciones de cada país y comunidad autónoma. Tener este tipo de documentos en formato digital también protegerá a tu negocio, y te ayudará a demostrar que se han gestionado siguiendo las normativas correctas.

¿Cuál es el mejor software para el control de gastos para pymes?

Los pequeños y medianos negocios suelen tener que ajustarse a un presupuesto más estricto. Mientras los gastos de empresas más grandes tienen un mayor margen para errores, las pymes tienen que tomarse mucho más en serio su gestión de gastos, y es por eso que resulta muy importante elegir bien el programa con el que se lleva a cabo.

Si quieres encontrar el sistema de control de gastos que mejor se adapte a tu negocio, asegúrate de que tenga las siguientes características:

1. Interfaz fácil de utilizar

Elige un software que tus empleados quieran utilizar. Que la plataforma en sí sea clara, intuitiva y atractiva, ¡y todos ganaréis! Los empleados podrán subir sus gastos mucho más rápido y los administradores podrán revisarlos más fácilmente. ¡También es recomendable que el software incluya la aplicación para móviles! Hoy en día nadie tiene tiempo de hacerlo todo desde el ordenador, así que contar con una app va a mejorar muchísimo la experiencia.

2. Integraciones

Cuando estés buscando un software para el control de gastos de la empresa, asegúrate de que se pueda integrar con las herramientas que normalmente utilizas. O, mejor, uno que tenga capacidades complementarias como gestor de vacaciones o de incidencias en las nóminas. De este modo, podrás gestionar todo lo relacionado con tu departamento en una misma plataforma.

Con el software todo en uno de Factorial, por ejemplo, el gestor de gastos va junto con otras soluciones para que nada se quede en el tintero.

3. Seguridad

Un software de gestión de gastos para pymes tiene que ser seguro. Tienes que encontrar uno en el que puedas confiar tu compañía antes de comprometerte. Te recomendamos evitar soluciones “gratis”; cuando no pagas, eres tú el producto. Dicho esto, probablemente sí que sea buena idea hacer una prueba gratuita para asegurarte de que es la solución que se ajusta a tus necesidades.

Resumiendo; ¡deja de vivir en el pasado! Pasa la gestión de tus gastos al mundo online y a un software que te permitirá mejorar tus procesos y ser más eficiente. Con la aplicación para la gestión de gastos de Factorial, los empleados podrán subir sus gastos al sistema desde donde quieran, y lo mismo podrán hacer los administradores para aprobarlos. La gestión de los gastos de las empresas nunca ha sido tan fácil, así que es momento de subirse al tren.

 

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