Cómo adaptar el reclutamiento y selección de personal en tiempos de crisis

La crisis del coronavirus ha afectado de manera notable a las empresas que hoy se ven en un proceso de reactivación gradual donde la selección de personal plantea una reestructuración hacia lo digital.

Aunque los datos no parezcan a primera vista alentadores, las organizaciones están reactivando la contratación de nuevos empleados con todo lo que implica este nuevo contexto de incertidumbre. Evidentemente habrá sectores con mayores necesidades de contratación frente a otros, pero lo importante es que los procesos no se han pausado en su totalidad.

Lo que sí hay que destacar, es la acelerada digitalización del ciclo de reclutamiento y selección, haciendo uso de herramientas digitales para maximizar los tiempos y la eficiencia. Aquí, un sistema de reclutamiento online cobra vital importancia tanto para los departamentos de Recursos Humanos como para los candidatos.

En este contexto donde muchas empresas han cancelado las entrevistas personales, reducido los viajes y movimientos de sus empleados actuales, cambiado las reuniones físicas y adoptado el teletrabajo como nueva modalidad, los procesos de reclutamiento y selección deberán ser flexibles y contemplar ciertas modificaciones.

En este artículo te proponemos un recorrido por las distintas etapas que pasa una empresa de cara a la incorporación de nuevos empleados, revisitando cada una de ellas para adaptarlas a los tiempos que corren.

¿Cómo afrontar el proceso de selección de personal en tiempos de crisis?

Con el progresivo regreso a la actividad y con la nueva normalidad como realidad, muchas empresas están retomando las contrataciones, teniendo siempre presente los cambios que trae consigo el paradigma del coronavirus, un regreso parcial o escalonado a las oficinas y extremas medidas de prevención e higiene.

Aún así. es probable que las empresas no recuperen sus niveles de actividad tan rápidamente y prioricen la reincorporación de los trabajadores que se han visto afectados por alguno de los ERTE de fuerza mayor. De aquí la importancia de pensar muy bien los puestos a cubrir, la redistribución de las funciones y reestructuración de las necesidades internas de cara a una estrategia de reactivación y/o ampliación de plantilla.

En estos tiempos es necesario contar con una estrategia clara sobre quién se contratará, cómo será la modalidad de trabajo y cómo se gestionará el proceso desde la creación de la oferta hasta el onboarding del nuevo miembro del equipo.

Las herramientas digitales y la tecnologías serán las nuevas aliadas de la selección y contratación de personal, presente en cada etapa del ciclo del candidato como parte de la digitalización de la empresa. Softwares que permitan gestionar las candidaturas, ATS (Applicant Tracking System), plataformas para videoconferencias e intercambio de archivos, son algunos de los que lideran la lista del cambio tecnológico en Recursos Humanos.

Por otra parte, resulta interesante señalar una tendencia en auge durante las entrevistas: las preguntas que ponen la pandemia y el coronavirus en el centro para indagar (siempre de forma humana) cómo el candidato ha transitado estos meses, su capacidad de resiliencia, adaptabilidad y aprendizaje en tiempos de crisis. Pero cuidado, deberemos evitar en todo momento realizar cualquier pregunta tendiente a saber si ha contraído el virus, incluso si es un dato que el mismo candidato comparte, la empresa no estará legitimada para procesar esa información.

selección-de-personal-coronavirus

Selección de personal: herramientas para tiempos de pos pandemia

Gestionar procesos de selección de forma digital supone un gran cambio y nuevos desafíos para las empresas y los candidatos. Quizás tu empresa ya haya experimentado con una modalidad totalmente digital o se encuentre buscando la forma de mudar sus procesos.

Hablar de reclutamiento digital es hablar de al menos dos herramientas tecnológicas que deberían estar presentes en todo Departamento de Personas, un software de Recursos Humanos y una plataforma para realizar entrevistas de forma telemática.

Necesidad de un Software de Recursos Humanos

Sí. Podemos afirmar que contar con este tipo de programa facilitará enormemente todos los pasos necesarios para contratar a un nuevo miembro de tu equipo.

Desde la necesidad de un ATS (del inglés “sistema de seguimiento de candidatos”) hasta un gestor documental que te permita que todo el papeleo tradicional (currículums incluídos) se realice de forma digital, deberás plantearte utilizar un software que lo integre todo. Esto te ayudará a optimizar todos tus procesos mejorando los tiempos de contratación, maximizando la eficiencia y potenciando tu imagen de marca empleadora.

Un software de Recursos Humanos como Factorial, incluye un potente ATS para gestionar tus candidatos, desde la creación de la oferta en tu propio portal de empleo personalizado hasta la recepción y gestión de las candidaturas. De igual forma, cuando decides contratar a alguien, tanto el intercambio de documentación como el onboarding puedes realizarlo desde el mismo lugar, así el ciclo entero de tus trabajadores se queda en Factorial, junto con sus documentos e información personal.

Videoentrevistas como herramienta de selección de personal a distancia

Ante la necesidad de entrevistar a sus candidatos de forma segura y cumpliendo con todas las medidas impuestas por Sanidad, las empresas han tenido que sustituir los encuentros tradicionales por videoentrevistas. Incluso la potencialidad de los rebrotes ha hecho que esta metodología se imponga entre las menos tecnificadas.

Estas no son sino otra modalidad en donde se permite entrevistar y evaluar a los candidatos a distancia, haciendo uso de la tecnología para mediar la reunión entre dos personas que se encuentran en lugares diferentes.

El intercambio entre entrevistado y entrevistador sigue siendo prácticamente igual que lo sería de forma física. Habrá quienes piensen que la calidad de evaluación que se puede hacer del candidato será menor, pero en realidad la misma comodidad o libertad que experimentan ambas partes, permite que las respuestas sean más fluidas y se termine por compartir incluso más información.

Entre las múltiples ventajas que permiten las plataformas de videollamadas, encontramos la de poder entrevistar a gente que se encuentra a gran distancia, reduciendo los tiempos o incomodidades producto del desplazamiento. Y es que esto también aplica para jefes o superiores que hubiesen tenido que modificar su agenda para trasladarse al lugar de la entrevista.

Igualmente reduciremos los costos operativos y los tiempos de respuesta de candidatos y del propio departamento sobre la decisión tomada en cada caso. Algunas de las plataformas más utilizadas son Zoom, Skype y Google Meet, todas de uso gratuito previo registro.

factorial-gestión-equipos

Fases del proceso de reclutamiento y selección de personal

Todo proceso tendiente a elegir una nueva persona para incorporar al equipo conllevará una serie de etapas o momentos entre los cuales debemos distinguir el reclutamiento y la selección.

El primero hace referencia a la atracción de candidatos y recepción de currículums sobre los que haremos la selección. Cuando dispongamos de un número considerable de aplicantes se pasará a ponderar, promocionar o descartar los perfiles según una serie de criterios previamente establecidos.

Lo importante aquí, será comprender qué se decide en cada etapa y cómo debemos adaptarla al tiempo de crisis que estamos viviendo.

Definición de la necesidad interna 

Todo proceso de selección de personal comenzará con una situación que de origen a la necesidad de buscar un nuevo trabajador y la posterior comunicación de esta al responsable de Recursos Humanos.

Puede ser que estemos ante una desvinculación, un refuerzo por temporada, la apertura de un nuevo proyecto, o la necesidad de cubrir una baja temporal.

Como comentábamos anteriormente, será de vital importancia definir correctamente cuál es esa necesidad interna e integrarla en la estrategia de reapertura que tenga la empresa. ¿Toda la plantilla ha salido ya del ERTE? ¿Conviene redistribuir las tareas? ¿Estamos ante una situación de crecimiento o falta de personal que amerita poner en marcha un proceso de contratación?

Esto resonará de seguro entre las empresas que más se han visto afectadas por la pandemia como ser las de turismo, hostelería y restauración.

Orden de trabajo y diseño del puesto

El análisis y descripción de los puestos de trabajo engloba tareas como la definición de competencias necesarias, el perfil blando y duro del candidato, tareas que realizará, requisitos no negociables y los deseados, entre otras cosas.

A grandes rasgos deberemos responder a las siguientes cuestiones:

  • ¿Quién puede hacerlo?
  • ¿Qué va a hacer?
  • ¿Cómo lo va a hacer?
  • ¿Dónde lo va a hacer?

Con toda esta información se generará la “orden de trabajo”, documento donde quedará definido de forma precisa lo que se tendrá que buscar de cara a cubrir el o los puestos vacantes. Esto es altamente necesario ya que en los tiempos que corren, el margen de error en las contrataciones se debe de reducir al mínimo.

Dejar en claro si se tratará de un trabajo remoto, la duración de la jornada, el salario destinado o las condiciones flexibles propias de la posición, ayudará a una correcta comunicación con los candidatos que estarán muy atentos a estos detalles a la hora de aplicar.

Redacción del anuncio y elección de canales de difusión

Cualquier anuncio que se publique, transmitirá una clara imagen tanto del puesto como de la empresa por lo que debemos pensar en nuestro público objetivo (candidato ideal) para redactarlo de forma atractiva y moverlo por los canales donde usualmente se encontraría esta persona.

Podrá seguir alguna de las siguientes estructuras:

  • Estilo clásico: es bastante correcto e informativo. No se introducen elementos demasiado marketinianos o que puedan generar distracción en la descripción del puesto en sí.
  • Estilo creativo: buscan llamar la atención del lector y empatizar con su forma de hablar y relacionarse. Dependerá mucho del tono de marca que posea la empresa.
  • Estilo motivador o movilizador: de tono más ambicioso o superador, utiliza las preguntas para interpelar al lector y movilizarlo a la acción.

Más allá del estilo que se elija, se recomienda dejar en claro todo lo relativo a la forma de trabajo y flexibilidad horaria frente al período de desescalada así como los protocolos que sigue la empresa para garantizar la seguridad de sus trabajadores.

Al tratarse de una contratación a distancia, se debería incluir un link al portal de empresa donde el candidato podrá encontrar más información, tanto como adjuntar un vídeo o fotografías que permitan ver al equipo en acción.

videoentrevistas-selección-de-personal

Primera criba y phone-screening

Una vez recibamos las candidaturas, se procederá a la criba curricular, que consistirá en promocionar o descartar a los candidatos siguiendo los criterios establecidos en la orden de trabajo. Podremos valernos de los filtros incorporados en nuestro Software de Selección así como de las respuestas a las preguntas que podamos haber hecho completar al candidato al momento de inscribirse.

Cuando tengamos una lista de potenciales candidatos, se realizará la primera llamada de aproximación y filtro para corroborar la información más importante de su CV, adecuación con nuestras necesidades y motivación del candidato. Hay empresas que deciden saltar este paso e ir directamente a la primera entrevista personal.

Las entrevistas en el proceso de selección de personal

Una entrevista es un intercambio de información, donde la empresa intenta recabar el máximo de información sobre el candidato entrevistado pero a la vez debe proporcionar los datos suficientes para que éste pueda valorar la oportunidad laboral.

Se suele analizar la personalidad, motivación, capacidades y adecuación al puesto y cultura empresarial. En este sentido existen distintas técnicas (entrevista por competencias, top grading, mixta) y formatos (estructurada o dirigida, semi-estructurada, o libre).

Sea la que sea que elijamos tendremos que tener en cuenta que estaremos ante una persona que ha pasado por un confinamiento, con toda la emocionalidad y particularidad que ese momento pueda encerrar. Muy probablemente tengamos que preguntar qué sucedió con el puesto anterior y evaluar cómo ha afectado esta crisis a su última experiencia profesional.

Debemos empatizar y no precipitarnos a conclusiones ya que nos encontramos ante un escenario totalmente nuevo para las dos partes.

Importante aprovechar el encuentro para medir la capacidad de adaptación y las competencias tecnológicas que de más en más se han vuelto centrales en el nuevo operar de las empresas frente a la crisis.

Con esto en mente, deberemos elegir cómo realizar esta entrevista haciendo uso de las herramientas tecnológicas previamente mencionadas, ya que seguramente nos encontremos frente a una videoentrevista o entrevista a distancia.

Este es el momento para considerar tanto las entrevistas por video como las evaluaciones en diferido que permite grabar las respuestas y analizarlas luego. También se puede hacer uso de los tests de personalidad o casos prácticos digitales, que consistirán en entregar una tarea que deberá ser resuelta y entregada telemáticamente por el candidato en un tiempo determinado para su posterior evaluación.

También podremos virtualizar las dinámicas de grupo, por ejemplo a través de reuniones en Zoom donde podremos plantear juegos de roles o evaluar el comportamiento de los aplicantes en relación a las otras personas. La logística de estos assessment centers remotos puede administrarse de la misma forma que se harían presencialmente, a través de sistemas en línea que mejoran los tiempos, asistencias y recursos invertidos.

onboarding-digital

Carta Oferta y Onboarding digital

Una vez que hayamos evaluado, comparado y decidido con qué candidato avanzar hacia una contratación, deberemos enviarle la carta oferta. Nuevamente vuelve a ser importante un software de gestión documental como Factorial que permite el intercambio y firma de documentación de forma totalmente digital.

Sea que estemos contratando un freelancer, trabajadores que viven en otros países o simplemente empleados que realizarán teletrabajo, gran parte de esta comunicación la realizaremos en un entorno online.

Por ello, es muy importante también contar con un plan de acogida remoto, igualmente llamado onboarding digital, para los momentos en los que acogemos a un nuevo empleado en nuestra empresa de forma remota.

Cuando hablamos de digitalizar el plan de onboarding nos referimos a tener controlados todos los pasos para recibir al nuevo empleado desde una misma plataforma online. Entre sus ventajas encontramos:

  • Ahorro en tiempo de tareas administrativas
  • Disminución el riesgo de descuidos
  • Integración a ritmo del trabajador
  • Actualización automática de los contenidos
  • Seguimiento fácil del avance de nuevos empleados
  • Información compartida con quien queramos
  • Disponibilidad de documentos para los trabajadores

¿Quieres conseguir el candidato ideal en estos tiempos? Ya has visto los pasos necesarios del proceso de selección para hacerlo exitosamente. Y una vez que lo hagas, céntrate en cuidar y retener el talento de tu empresa.

¿Necesitas digitalizar tu proceso de selección para hacerlo de manera más eficiente? Factorial quiere ayudarte y por eso te ofrece un período de prueba gratuito. 

✅Regístrate gratis en nuestro software de RRHH y mejora tus procesos de selección de personal

 

Escrito y editado por Francisco Donegani

Leave a Comment