Gestionar las ausencias y vacaciones de los empleados de una empresa utilizando una plantilla de Excel es una de las prácticas más comunes en el departamento de Recursos Humanos.
Y es por eso te explicaremos como realizar un cuadrante de vacaciones desde cero y también tendrás la posibilidad de descargar una plantilla ya elaborada por nosotros. Recuerda que luego tú decides si está es una opción más o menos efectiva que un software de gestión de ausencias.
Tabla de contenidos
Las vacaciones según el Estatuto de los Trabajadores
Cuando se diseña una política de vacaciones es importante saber qué dice acerca de este tema el Estatuto de los Trabajadores, ya que este regula toda relación entre empresa y trabajador. Entre las secciones más consultadas del Estatuto de los trabajadores, están las referentes al descanso y las vacaciones. Sobre esta última, que se encuentra en el artículo 38, se establece que las vacaciones no pueden ser intercambiadas por compensación económica y tienen que estar establecidas en el contrato o pactadas previamente por el Convenio Colectivo. En todo caso, es un derecho obligatorio.
Derecho de los trabajadores a elegir las vacaciones
Elegir los días en los que se van a disfrutar estas vacaciones también es un derecho de los trabajadores, si es que se ha pactado así previamente, por Convenio Colectivo o por contrato individual.
Vacaciones impuestas por la empresa
Como ya hemos dicho, que las vacaciones vengan impuestas por la empresa o no, depende de cada política de vacaciones y cada empresa. Durante el Estado de Alarma, se especificó que esta norma no podía cambiarse si es que se había llevado de un modo durante muchos años. Es decir, que si la empresa siempre había dejado a los trabajadores elegir sus días de vacaciones, no podía obligarlos a coger unos concretos durante ese período.
Sistemas de gestión y control de vacaciones de personal para empresas
Para un responsable de Recursos Humanos, esta es una de las tareas más complicadas del año. De su habilidad para organizar el calendario de toda la empresa dependerá que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones sin que la productividad de la organización se vea resentida.
A medida que el equipo humano crece, esta tarea se vuelve más y más complicada, y las negociaciones con cada empleado pueden afectar a todo un departamento. Además del Excel, existen otros sistemas de gestión de ausencias que pueden ayudarte a simplificar y automatizar este proceso, como por ejemplo, el software de gestión de vacaciones de Factorial.
¿Qué es un software para el control de ausencias y vacaciones de los empleados?
Con un software de control de ausencias y vacaciones los empleados las empresas podrán notificar los días de vacaciones a través de este sin necesidad de intercambiar engorrosas cadenas de correos electrónicos. Como responsable de Recursos Humanos, podrás aceptar o denegar fácilmente todas estas peticiones y ver en tiempo real si se solapan con las vacaciones de algún otro empleado.
Y, que no se nos olvide, uno de los principales beneficios de contar con una solución como esta es que es el propio trabajador quien se puede gestionar sus vacaciones; el manager o responsable de Recursos Humanos solo tiene que definir una política de vacaciones, revisar, aprobar y/o denegar. Por esto mismo es importante elegir un software o programa que sea sencillo e intuitivo para los empleados. Si decides probar suerte y estrenarte con Factorial, podrás también acceder al programa directamente desde tu navegador sin necesidad de descargar ningún programa o plugin. ¡Lo mejor para adaptar este proceso al teletrabajo!
Este tipo de software, normalmente puede incluir otras funcionalidades que optimizar otros procesos del departamento de Recursos Humanos como el Control Horario, el Reclutamiento, la Gestión Documental. ¡Incluso podrías ofrecer el registro de jornada con código QR y Reconocimiento Facial! Todo esto te permitirá ahorrar mucho más tiempo y esfuerzos, y te permitirá centrarte en la gestión del talento y mejorar su satisfacción, su motivación, la retención del talento, etc.
Cómo gestionar las vacaciones de tu equipo en 5 minutos usando Factorial
Problemas que te encuentras en la gestión de las vacaciones
Pongamos el caso de una oficina como ejemplo. Estamos a principios de año y, por temas de organización, es hora de comenzar a pedir las vacaciones de verano. Pero, ¿cuáles suelen ser los factores más conflictivos de este proceso?
- Encargarse de que las vacaciones no se solapen entre ellas.
- Vigilar de que haya suficiente mano de obra disponible para atender a los clientes.
- Tener a mano todos los trabajadores actuales, con cada uno de sus tipos de contrato.
- Los días generados, disponibles y usados de cada trabajador.
Cómo mejorar la solicitud de permisos y ausencias en Factorial
Para poner un poco de orden, también ha adjuntado una lista donde especifica los turnos que deberán seguir los diferentes equipos a la hora de pedir sus vacaciones. De esta manera, el equipo A podrá pedirlas la semana que viene, el B la siguiente y el equipo C podrá hacerlo la tercera de este mes.
También ha señalado que no podrán coincidir más de tres personas en el mismo período de tiempo. Con esta información, la gestión de vacaciones se vuelve sencilla ya que:
- Cada trabajador podrá solicitar sus vacaciones de manera autónoma.
- Con Factorial puedes crear diferentes tipos de vacaciones según sus contratos y asignarlos a cada trabajador.
- Los empleados podrán ver a la vez los días generados, las ausencias utilizadas y los días libres disponibles en el momento con el calendario global
- Factorial avisará a cada trabajador cuando el período que tienen seleccionado se solape con el de más de personas, evitando que coincidan más de tres personas al mismo tiempo.
Beneficios de agilizar la gestión de vacaciones
Así el manager se ahorra el sobreesfuerzo de revisar cada solicitud y comprobar que no coincidan más de tres. Ya sea desde la aplicación móvil o desde el ordenador, únicamente tendrá que mirar las solicitudes de sus equipos, y aprobarlas en minutos.
Sin depender de hojas de papel o bases de datos con solicitudes y ausencias aceptadas. Con Factorial se convierte un trámite delicado en un proceso mucho más completo, y mucho más sencillo.
✅ ¿Quieres agilizar la gestión de vacaciones de tus equipos? Prueba Factorial durante 14 días
Cómo controlar las ausencias de los empleados con una plantilla de excel
Las plantillas de vacaciones Excel como sistema de control de ausencias siguen siendo el método más utilizado por los departamentos de Recursos Humanos. Si bien es cierto necesitarás de un conocimiento medio o alto de Excel para desarrollar un cuadrante de vacaciones que sea funcional para tu empresa y te permita contabilizar los días que estará fuera cada empleado de manera eficiente.
Eso sí, si utilizas Excel como sistema de gestión de ausencias necesitarás complementarlo con tu correo electrónico para comunicarte manualmente con cada empleado. Una de las tareas más complicadas para el responsable de RR.HH. es hablar con cada empleado y trasladar la petición a su archivo de Excel, evitar que esa ausencia se solape con otras ausencias y llevar el cálculo total de días restantes de vacaciones que el empleado todavía puede solicitar.
¡Además de evitar otros muchos errores comunes que cometemos con la gestión de las vacaciones de los trabajadores! En función del tamaño de la empresa puede que necesites armarte de paciencia y revisar algunos tutoriales para poner al día tus habilidades de Excel. ¿Aún así quieres hacerlo? Nosotros te ayudaremos y te proporcionaremos una plantilla modelo para que puedas adaptarla a las características de tu empresa.
Consigue una Plantilla Excel de gestión de vacaciones
Si lo tuyo no es el Excel y no quieres perder tiempo creando una hoja de cálculo desde cero en Factorial hemos elaborado una plantilla de gestión de vacaciones en excel para que puedas tener un control de las vacaciones y ausencias de tus empleados. Este cuadrante de vacaciones te permitirá tener una visualización general de todas las ausencias dentro de tu empresa y se adapta a tus necesidades.
Para poder utilizar la plantilla de vacaciones totalmente gratis, solo debes llenar tus datos aquí y la recibirás en tu correo electrónico. ¡Lista para imprimir y rellenar! Gracias a esta plantilla de excel podrás gestionar y cuadrar las ausencias y vacaciones de tus empleados de manera rápida y sin complicaciones.
Cómo crear una plantilla para el control de las vacaciones de empleados en Excel
Por otro lado, si lo que deseas es elaborar tu propia plantilla excel de vacaciones te indicamos como la puedes realizar paso a paso y de la mejor manera. Además, podrás establecer tus propios criterios de acuerdo a la dimensión de tu empresa y su estructura en cuanto a calendario y días festivos.
En primer lugar, necesitarás instalar en tu ordenador el programa de Microsoft Excel o comenzar a utilizar Google Sheets desde la suite de Google. Recuerda que Microsoft es un programa de pago y, a no ser que tu empresa te provea de la licencia correspondiente, sólo podrás usarlo por un tiempo limitado.
Como ya dijimos otra opción es utilizar la herramienta de spreadsheets de Google. A continuación, te explicamos las instrucciones que debes seguir para elaborar un cuadrante de vacaciones una vez obtenido el programa correspondiente:
- Crea un nuevo archivo de Excel y pon un nombre que te sea fácil de recordar. Bastará con Control de ausencias [NombreDeLaEmpresa] 2022.
- Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
- Cuando lo tengas, combina las celdas de la primera fila. Aquí pondremos el año en curso (2022).
- En la segunda fila, haz divisiones de 28, 29, 30 y 31 días para cada mes. Enero, Febrero, Marzo… así hasta llegar a diciembre.
- En la tercera fila puedes crear una fórmula que cuente el número anterior + 1 para que automáticamente aparezca el día en número.
- Vuelve ahora a la parte izquierda de la pantalla, a la sección que habíamos inmovilizado al principio y añade toda la información siguiente: Equipo, Nombre del empleado, Total de días de vacaciones disponibles y días restantes.
Esta primera versión de la plantilla de Excel para gestionar vacaciones puede ayudarte a realizar el recuento para cada empleado. Si tienes mayor dominio de la herramienta, siempre podrás añadir funciones y fórmulas para perfeccionarla.
Consejos para una mejor gestión de las vacaciones de tus empleados este verano
Dejando de lado el método que elijas para gestionar las ausencias de tus trabajadores, hay ciertas prácticas que querrás seguir para que todo vaya como la seda.Y es que da igual si estás gestionando las vacaciones de unos empleados que se encuentran en una oficina, las vacaciones de empleados del hogar, ¡incluso las vacaciones de empleados públicos! Toda plantilla tiene que cuadrar sus ausencias y estas deben encajar como un engranaje perfecto. ¿Quieres leer nuestros consejos?
Diseña una política de vacaciones sin agujeros
La política de vacaciones es la base de este proceso, y por eso te recomendamos que esté bien redactada, pensada y incluya todas las consideraciones importantes e imprescindibles. Para ello, tienes que conocer la ley y los convenios colectivos que afectan a tus trabajadores. Aunque esto te pueda parecer muy obvio, es una fuente de problemas muy común.
También deberás comunicar claramente cuántos días de vacaciones corresponden a cada empleado, la diferencia entre días naturales y laborables, si hay alguna fecha en la que la empresa cierre y las vacaciones sean obligatorias, etc.
Despeja todas las dudas a tus trabajadores
Si quieres hacer esto bien a la primera, deberás incluir a tus trabajadores y ponérselo fácil. Puede que en estos momentos les surjan muchas dudas; y aquí estás tú para resolverlas. ¿Cuántos días de vacaciones me corresponden si llevo menos de un año trabajando? ¿Y qué pasa si tengo un contrato parcial? ¿Se pueden cobrar los días de vacaciones si no los disfrutas? ¿Qué pasa si estoy de baja cuando tengo vacaciones? ¿Cobraré el mismo sueldo? ¿Cómo quedan las vacaciones después y durante el ERTE? Que tus trabajadores tengan muy claro todo lo relacionado con este tema es crucial.
Establece un orden de prioridad
Para evitar conflictos con coincidencias de vacaciones, muchas empresas suelen establecer un orden de prioridad. Pero ¿cuáles son los criterios en los que se basa este orden? Pueden ser la antigüedad en la empresa, por sistemas rotativos o por ser empleado con hijos (por eso de la conciliación familiar). Nosotros y muchos otros expertos en Recursos Humanos recomendamos el sistema rotativo, pues es el más justo ya que da la oportunidad a todo el mundo de elegir primero.
Planifica con antelación (pero sin pasarte)
Sabemos que sabes que la anticipación es la clave de una buena organización y planificación de cualquier cosa. Sin embargo, cuando se trata de las vacaciones, organizarlo con demasiada antelación puede ser contraproducente y crear problemas. Si bien los managers tienen que pedir las vacaciones de sus empleados con un mínimo de dos meses de antelación, hay que tener en cuenta que pueden surgir imprevistos, y estar preparados para enfrentarlos sin que se desmorone todo el sistema.
Automatiza todo lo que puedas
Sí, aquí estamos, otra vez, para decirte que lo mejor que puedes hacer es digitalizar y automatizar la gestión de las vacaciones con un software especializado. No vamos a volver a repetir todo lo que este tipo de programa puede hacer por ti, solo queremos que sepas que ayuda a no tener duplicados, a ahorrar tiempo evitando tareas repetitivas y a evitar el error humano.
Mira este vídeo sobre gestión de vacaciones
Si tienes más dudas sobre cómo administrar los días libres de tus empleados, puedes también chequear esta píldora de recursos humanos que preparamos para ti.
Resolvemos más dudas sobre el control de las vacaciones de los empleados
A pesar de haber explicado los puntos más relevantes sobre la gestión de las vacaciones en las empresas, los últimos meses han hecho que surjan muchas más dudas. Las resolvemos en esta sección:
¿Qué pasa con las vacaciones si se produce un despido?
Sea cual sea la causa del despido, la empresa deberá pagar las vacaciones no disfrutadas al empleado con el que se extinga el contrato. ¿Cuánto se paga? El equivalente a 2,5 días naturales o 1,8 días laborables por mes trabajado al año, compensando las vacaciones no disfrutadas.
Vacaciones de empleados en ERTE
En caso de los trabajadores en ERTE de reducción de jornada, podrán disfrutar de las mismas vacaciones que tenían cuando no estaban en ERTE. Sin embargo, la retribución por vacaciones sí que se verá afectada por la disminución de horas de trabajo. En cuanto a los empleados en ERTE de suspensión de contrato, se deberá restar los días correspondientes a su período de descanso.
Vacaciones de trabajadores a tiempo parcial
Los trabajadores con un contrato a media jornada no tienen la mitad de días de vacaciones; se cuenta por días, y no por horas.
Carta y firma de vacaciones disfrutadas y por disfrutar
Las empresas con un departamento de Recursos Humanos más tradicional piden a sus trabajadores realizar y firmar una carta solicitando las vacaciones. Esta carta debe incluir:
- Los datos del trabajador.
- Los datos de la empresa.
- El período o los períodos de vacaciones que se quieren solicitar (con fecha inicial y final).
- Los días que se disfrutarán de esos períodos.
- La firma del trabajador solicitante.
En cuanto al preaviso, depende de cada empresa y su política de vacaciones. ¿Ahora ya estás preparad@ para gestionar las vacaciones de tu empresa y no morir en el intento?
