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Calendario Excel o gestor online de vacaciones ¿Cuál es mejor?

La gestión de vacaciones es de vital importancia para cualquier negocio, especialmente a medida que se acercan las vacaciones.

Para organizar el negocio de la empresa de manera óptima, el departamento de RR.HH. debe anticipar la gestión cuidadosa de las ausencias.  

Pero, ¿cómo gestiona eficazmente la licencia de los empleados? ¿Qué solución es la más adecuada para las empresas, utilizando una tabla de Excel o una herramienta de gestión de licencias online? Este tipo de problema, en el corazón de las preocupaciones de recursos humanos, requiere una visión general del tema.

¿Cómo gestionar fácilmente la ausencia de empleados?

En primer lugar, para gestionar fácilmente las licencias de los empleados, debe confiar en la anticipación de las salidas. Así, a partir del mes de enero, es necesario hacer balance del saldo de vacaciones de cada empleado de la empresa. 

Para evitar desbordes en el último momento, lo mejor es animar a los empleados con días restantes de vacaciones a que los soliciten a principios de año. Una vez que se complete este paso, será más fácil tener una visibilidad general de la organización.

Entonces, la gestión de la ausencia también debe respetar ciertas reglas, en función de los intereses del servicio y las limitaciones laborales. Por ejemplo, dar prioridad a la posibilidad de que los empleados que tengan hijos en la escuela soliciten días durante los períodos escolares. 

Lo más importante cuando se trata de hacer reglas es asegurarse de que sean justas y aceptadas por la mayoría. Y para que esto suceda, lo más importante es desarrollar políticas de empresas diseñadas en este sentido.

Otro punto a trabajar es el establecimiento de una permanencia, especialmente durante la recesión en verano. Es necesario asegurar una rotación entre los empleados de RRHH, si alguno de ellos se va de vacaciones a su vez. Además, es necesaria una información transparente para todos y la comunicación de la agenda de los interesados.

De esta manera, la información sobre el regreso del empleado de la fecha de vacaciones se puede comunicar por correo electrónico.

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Objetivos de la gestión de vacaciones

Los principales objetivos de la gestión de ausencias laborales con motivo de vacaciones son:

  • Evite errores (acepte la solicitud de un empleado de un día libre cuando su saldo es cero);
  • Simplificar el proceso de solicitud de licencia;
  • Compartir un horario de vacaciones que debe estar disponible para todos;
  • Ofrecer más visibilidad sobre el saldo de la licencia de los empleados;
  • En general, garantizar la fiabilidad de la información que se enviará a los empleados.

Digitalización de recursos humanos: optimizando el rendimiento

La digitalización de RRHH es un punto vital para cualquier empresa. Con la explosión del teletrabajo y las nuevas tendencias en el ámbito laboral, la forma en la que vivimos y entendemos nuestro trayecto profesional ha cambiado. Y recursos humanos es el área que más ha sentido (y siente) este impacto.

Mediante el uso de herramientas dedicadas a las empresas, será posible agilizar todas las etapas del proceso, eliminar tanto las tareas de bajo valor añadido como las entradas, pero también disponer de información en tiempo real y centralizar todos los datos en un único lugar con un sistema de gestión documental.

Por lo tanto, muchas empresas hoy en día confían en la gestión de permisos en Excel o en el uso de software de gestión de permisos y ausencias.

¿Cómo hacer un calendario Excel?

La herramienta de gestión de tiempo libre a la que muchas empresas recurren hoy en día es Excel. Esta herramienta se usa ampliamente porque es bastante fácil de aprender a administrar las ausencias y es accesible para todos. 

En la tabla de Excel podemos enumerar las fechas de las vacaciones, sus aceptaciones así como sus motivos. Incluso si muchos profesionales prefieren utilizar tablas de Excel, este último muestra rápidamente sus límites, especialmente a largo plazo.

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Si todavía sigues utilizando este tipo de plataformas como son las planillas de cálculos en Excel o Google Sheets, preparamos para ti dos plantillas que puedes obtener gratis para la gestión de ausencias en tu empresa.

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Los límites del calendario Excel

Excel parece ser una herramienta obvia para gestionar las bajas del personal, especialmente en las pequeñas y medianas empresas. Pero estas son sus principales limitaciones:

  • Acumula demasiados documentos.
  • Riesgos de errores que están relacionados, en su mayor parte, con múltiples entradas.
  • Esperas demasiado largas debido a los intercambios entre gerentes, empleados y gerentes de recursos humanos para realizar una solicitud.
  • El proceso de validación puede tardar varios días.
  • La falta de un programa de vacaciones actualizado que contenga información confiable.

Está claro que no es fácil configurar una nueva herramienta de recursos humanos. Esto implicaría muchos cambios en el mecanismo de trabajo de cada uno. Sin embargo, es necesario pensar en ello para facilitar una mejor gestión de los permisos

Guia Teletrabajo

Simplifica la gestión de las vacaciones con un software online

Varias soluciones pueden presentarse a los departamentos de que quieran dar el paso y separarse de Excel, al optar por la gestión de licencias en línea gratuita, por ejemplo. Sin embargo, es importante elegir el software de recursos humanos adecuado para que no haga el mismo trabajo dos veces, porque causará más problemas de los que resolverá.

El software en línea conveniente y fácil de usar está disponible para los profesionales. Permiten eliminar todas las desventajas que acabamos de mencionar. También ofrecen a las empresas un soporte a medida en su proceso de transformación digital. El software especializado tiene muchas ventajas.

Facilita la solicitud de ausencias

Contrario a lo que sucede con un calendario Excel, un buen software de gestión de licencias permitirá a la empresa facilitar a sus empleados la solicitud de vacaciones. Ya no será necesario enviar una solicitud en papel, bastará con enviar un correo electrónico a su gerente, quien recibirá una alerta a través del software. Luego, gracias a la planificación y la visualización del saldo del grupo, puede decidir rápidamente si acepta o no la solicitud.

  • Independencia reforzada para los trabajadores.
    Con un calendario Excel, el empleado tiene que realizar numerosas solicitudes para conocer su saldo y así saber si puede o no solicitar una excedencia durante un período determinado. El uso de software dedicado resolverá este tipo de problema. Cada usuario tendrá acceso personalizado a la herramienta para que él mismo pueda consultar la información que necesite.
  • Un gran ahorro de tiempo
    Con las herramientas adecuadas, los empleados podrán ahorrar un tiempo precioso en el proceso de gestión de licencias. El software permite a los gerentes monitorear y administrar la licencia de todos los empleados con solo unos pocos clics. Los responsables de recursos humanos también podrán gestionar las ausencias gracias a ellos, y los empleados podrán conocer su saldo de días libres.
  • Una reducción significativa de costes
    Un HRIS (Sistema de Información de Recursos Humanos) permitirá a la empresa anticiparse a su actividad y al mismo tiempo monitorear las necesidades de sus empleados según períodos (no pico o completo). Como resultado, la empresa reducirá significativamente el uso de horas extraordinarias y podrá anticipar su carga de actividad a lo largo del año, al tiempo que tendrá una vista simple y clara de toda la información útil en forma de tablero.

Mejora la productividad con el software de Factorial

El HRMS Factorial permite a los empleados de la empresa gestionar sus solicitudes de baja, sin tener que pasar por el departamento de recursos humanos. Los cálculos de ausencias se realizan de forma automática según las convenciones y políticas implantadas dentro del establecimiento.  

A través de la plataforma Factorial, es posible recibir instantáneamente documentos de respaldo y solicitudes de los empleados, registrarlos y validarlos en unas pocas operaciones.

La productividad de RR.HH. se puede mejorar enormemente gracias a la herramienta de gestión de licencias, y la empresa podrá:

  • Automatizar las solicitudes de permisos y ausencias;
  • Establecer una carta personal para el número de días usados ​​y disponibles;
  • Muestra información sobre vacaciones y ausencias, con actualización en tiempo real.

A diferencia de la gestión a través de un calendario Excel, Factorial tiene una función que actualiza automáticamente los días de vacaciones restantes de los empleados. 

También está disponible un calendario único para que los gerentes puedan ver de un vistazo las ausencias de sus empleados. Una opción práctica para comprobar rápidamente los números presentes en cada equipo en un momento determinado.

En el software, también es posible crear políticas de licencia y luego asignarlas a los empleados. Para hacer esto, el equipo de RR.HH. simplemente tendrá que definir el número de días libres que los empleados pueden transferir de un año al siguiente. 

Puede crear tantas políticas de vacaciones como desee para el buen funcionamiento del negocio. Además, es posible asignar un supervisor a cada empleado y procesar las solicitudes de licencia a través de la plataforma. Esto ayuda a distribuir la responsabilidad de supervisar las licencias en la empresa.

Los tipos de licencia en Factorial son personalizables, las opciones son numerosas y todos son libres de agregar una categoría: mudanza, baja por enfermedad, teletrabajo, vacaciones, etc.

El seguimiento de las ausencias en Factorial también es muy sencillo. Se pueden crear informes personalizados para obtener todos los datos necesarios para monitorear de cerca las ausencias individuales. Otra ventaja de este software es que existe en una versión móvil. Desde la App de Factorial es posible realizar el fichaje con reconocimiento facial, dinamizando todavía más el control horario.

Así, la gestión de permisos se puede realizar en muy poco tiempo con una aplicación dedicada que se sincroniza en tiempo real con la versión para ordenador.

 

Gestionar las vacaciones y el absentismo laboral en nuestra empresa es vital para mantener equilibrio organizativo y además, para hacer un uso consciente de recursos clave como el tiempo y el dinero.

 

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Este artículo también está disponible en: Italiano

Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

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