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Cómo tener reuniones virtuales productivas haciendo teletrabajo

A medida que el Covid-19 continúa extendiéndose por todo el mundo, las empresas deben hacerle frente a través del teletrabajo y de las reuniones virtuales, ¿te suena de algo, verdad?

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El desafío para los gerentes, tanto de Recursos Humanos como el resto, que ayudan al personal a adaptarse a esta nueva realidad será garantizar que la moral y la productividad se vean afectadas lo menos posible. Asimismo, conseguir reuniones virtuales efectivas es una parte clave de ese desafío.

El problema con estas reuniones es que a menudo son difíciles de gestionar y muchas de las llamadas de conferencia, conferencias de audio y reuniones virtuales pueden terminar siendo una pérdida de tiempo frustrante. Pero, tranquilo. Vamos a contarte lo que necesitas saber para tener reuniones virtuales productivas y exitosas.

Consejos para que tus reuniones durante el teletrabajo sean productivas

Las reuniones durante el Estado de Alarma pueden ser una parte “normal” del flujo de trabajo, pero la forma de hacer que sean lo más eficientes puede ser un reto: ¿cuál es la mejor herramienta para las reuniones virtuales? ¿Cómo te aseguras de cubrir todo lo que necesitas cubrir antes de que todos cuelguen o se desconecten? 

1. Elegir la mejor herramienta para las reuniones

Existe una gran cantidad de tecnología y aplicaciones que hacen que el proceso de organizar una reunión durante el covid-19 sea más fácil, más rápido y más colaborativo: la clave es descubrir cuál de estas herramientas es la adecuada para tu equipo. Así, al elegir herramientas de reuniones remotas, pregúntate:

¿Cuál es la funcionalidad clave que necesito para que las reuniones de teletrabajo de equipo sean exitosas? ¿Necesitas poder ver las reacciones de todos al compartir nuevas ideas de productos? Prueba un software de videoconferencia. ¿Necesitas que todos puedan trabajar en un comunicado de prensa en colaboración? Es probable que desees utilizar algo como Google Docs. ¿Necesitas que todos vean una presentación o demostración en tiempo real? Entonces el software para compartir pantalla es imprescindible.

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Nosotros, en Factorial, utilizamos Zoom y cada viernes nos reunimos con todo el equipo (más de 50 personas). ¿Por qué Zoom? Por todas las funcionalidades que trae consigo: la posibilidad de compartir pantalla, contar con una pizarra virtual, tener un fondo virtual donde colocar imágenes, integración con el calendario de Google y la posibilidad de transmitir en directo a través de Facebook Live o YouTube.

2. Sentar las bases para reuniones virtuales exitosas durante el teletrabajo

Si la mayoría de los miembros del equipo no han hablado ni se han reunido antes, es probable que sean reacios a compartir o debatir ideas frente a otros. Por lo tanto, antes de hacer que las reuniones virtuales sean una parte regular del flujo de trabajo de tu equipo, es importante que todos se sientan cómodos comunicándose entre sí.

¿Una buena manera de hacer eso? Crea un lugar comunitario online donde los miembros del equipo puedan conocerse y conectarse fuera de las reuniones estructuradas.

Este puede ser un lugar específico (como un canal Slack) o un conjunto de tradiciones compartidas (como verificaciones diarias de vídeo o una hora feliz virtual semanal). Siempre que conectes a tu equipo y lo familiarices entre sí antes de que ocurran las reuniones, ayudarás a sentar las bases para reuniones productivas y exitosas online.

3. No poner reuniones de equipo en horarios conflictivos

Las reuniones virtuales permiten a todos estar donde necesitan estar en su propio contexto, pero descubrir cómo llevar a todos a donde los necesitas en el contexto de la reunión puede ser difícil, especialmente si estás trabajando con un equipo remoto que se extiende a través de múltiples zonas horarias.

Para que todos estén en la misma página de programación, busca marcos de tiempo que funcionen para la zona horaria de la reunión. Existen muchas herramientas que te ayudan a elegir el marco de tiempo adecuado, como por ejemplo The World Clock Meeting Planner, que te permite añadir las diferentes ubicaciones de los miembros de tu equipo y luego crea una tabla de horarios de reunión sugeridos.

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Si es posible, siempre es mejor programar reuniones con anticipación: cuanto más tiempo de aviso tengan todos, menos probable es que las personas tengan conflictos de programación. Pero en caso de reuniones de último minuto, asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan bloques de tiempo abiertos superpuestos.

4. Establecer una agenda y acordar pautas para reuniones virtuales

Si deseas que tus reuniones de teletrabajo programadas sean eficientes, debes planificar la agenda. Así, para cada reunión virtual, es importante crear una agenda de reunión clara que incluya:

  • Puntos clave de conversación.
  • Estructura de la reunión. Por ejemplo, cuándo y durante cuánto tiempo planeas discutir cada punto de conversación.
  • Miembros del equipo/equipos que asistirán.
  • Lo que cada miembro del equipo es responsable de traer a la reunión.
  • Cualquier documento, archivo o investigación relevante.

Tan importantes como la agenda de la reunión son las pautas de la reunión: las reglas y expectativas de cómo se quiere que el equipo contribuya a la reunión virtual.

5. Mantener a los miembros del equipo en remoto involucrados durante las reuniones virtuales

Todos los puntos que hemos cubierto, desde la programación hasta el establecimiento de una agenda, son importantes para que las reuniones durante el coronavirus funcionen. Pero todo eso es discutible si el equipo no está comprometido cuando llega el momento de la reunión real.

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Así, unas buenas prácticas para mantener a todo el equipo presente en las reuniones virtuales, de principio a fin:

  • Tómate un tiempo para una conversación informal.
  • Haz que todos se presenten.
  • Dales a todos una tarea. Los mejores tareas para mantener a los teletrabajadores comprometidos durante las reuniones son:
    • Interactivas. El trabajo debe requerir que cada persona contribuya en tiempo real e interactúe con la reunión y otros miembros del equipo.
    • Sencillas. Si la tarea es demasiado compleja, tu equipo puede pasar más tiempo tratando de averiguar qué hacer más que participando en la reunión.
    • Frecuentes. Idealmente, el trabajo de cada miembro del equipo es algo que deben hacer a lo largo de la reunión para que se involucren de principio a fin, en lugar de que se les asigne una única tarea.

Hasta aquí cómo hacer reuniones virtuales productivas, ahora solo tienes que ponerlo en práctica.

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Escrito por Carolina Sánchez y editado por Marina Camacho.

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