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Reloj checador: todo lo que necesitas saber. Para qué sirve, tipos y beneficios

En todas las organizaciones, independientemente de su tamaño e industria, se hace imperativo contar con un sistema que de a los mánagers la posibilidad de poder gestionar de manera óptima el uso del tiempo.

Uno de estos instrumentos es, sin dudas, el reloj checador. Este tipo de herramientas en el pasado solían presentarse en formato físico y funcionar con tarjetas perforables. Pero con el paso del tiempo hoy podemos reducirlas a simplemente un software de recursos humanos o una app para el control horario.

Reloj checador, qué es y para que sirve

El reloj checador es, nada más ni nada menos, que una herramienta que sirve para controlar ingresos, salidas, descansos, vacaciones, ausencias y todo tipo de tareas relacionadas con la gestión de tiempo de empleados desde el área de recursos humanos.

El fichaje de los trabajadores que se hace de manera diaria, es posible con la ayuda de un reloj checador que contribuye a deshacernos de tareas manuales para automatizar este aspecto y digitalizar los procesos de rrhh.

Al mismo y tiempo y, fundamentalmente, un reloj checador contribuye a cumplir con las leyes de recursos humanos y evitar posibles inconvenientes frente a una potencial inspección de trabajo. La precisión que ofrecen este tipo de instrumentos es vital para tener todos nuestros registros al día sin margen de error y además, para simplificar la gestión de las incidencias en nómina. En pocaas palabras, algunas de las funciones del reloj son:

Contribuir en el control horario

Es una de las leyes más importantes para la gestión humana en España. El control horario, exige tener un control preciso de este aspecto es de vital importancia ya que su incumplimiento implica el pago de altas multas en términos de sanciones. Gracias al reloj checador será posible tener un registro claro y fiable de las horas complementarias, nocturnas, extraordinarias y, en general, un mayor acerca del uso del tiempo durante la jornada laboral.

Facilitar el fichaje de empleados

En recursos humanos cada minuto es valioso y, de hecho, esto se replica para todas las áreas y departamentos de una empresa. Mientras más podamos hacer para maximizar el uso de nuestro presupuesto, mejores resultados tendremos. Con un reloj checador es fácil registras ingresos y salidas de empleados, así como cuánto tiempo invierten en proyectos y momentos de descanso. Según la plataforma que utilices, esto puede tardarse tanto como un solo click o deslizar un dedo sobre la pantalla del Smartphone.

Mejorar la gestión de vacaciones y ausencias

Muchas veces el motivo por el cual los y las trabajadoras se ausentan de sus puestos, puede no tener una justificación real o de tenerla, puede tener que ver con bajas médicas ocasionadas por el estrés laboral. El reloj checador ayuda, justamente, a poder detectar cualquier tipo de cambio o anomalía en este sentido y poder detectar si hubiera mal clima laboral o cualquier tipo de problema que afecte el bienestar de tus empleados.

Optimizar la gestión de tiempo

Conocer cuánto tiempo invierten o demoran los trabajadores en cumplir con sus tareas y alcanzar los objetivos planteados, es de vital importancia para poder corregir procesos que no sean eficientes o reforzar aquellos que sí lo son. Un reloj checador que facilite el control de proyectos es ideal para lograr aumentar la productividad.

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Tipos de reloj checador

Desde los inicios de esta tecnología, los cambios que ha sufrido son numerosos. Como sucede con casi todo aquello que nos rodea hoy en día, la manera en la que entendemos los relojes checadores ha sido modificada por completo siendo hoy una opción no solo necesaria, sino que no requiere de grandes inversiones.

En un principio, durante la segunda mitad del siglo XIX, los relojes checadores eran enormes dispositivos mecánicos que se valían de tarjetas de cartón perforables por una palanca, cada vez que un trabajador ingresaba a su puesto.

Con el tiempo los relojes se digitalizaron, se comenzaron a conectar a redes de intranet y en nuestros días, existen diversas opciones asociadas a las tecnologías 4.0 que ya se encuentran en pleno uso.

Huella digital

Del mismo modo que utilizamos nuestros dedos para desbloquear el móvil, el reloj checador de huella digital lo que hace es contar con un sistema de lectura que logra asociar a cada trabajador con su base de datos previamente cargada con las huellas de estos mismos.

Reconocimiento facial

Similar al caso anterior, el reloj checador reconocerá los rasgos más visibles del rostro humano (la nariz, la distancia entre los ojos, el largo del rostro etc.). De esta manera provee una manera todavía más eficiente de registrar ingresos y salidas. Al mismo tiempo, este tipo de tecnologías se puede utilizar desde una app específica para tal fin.

Biométricos

Ni la cara ni la huella digital. Los relojes checadores biométricos son grandes aparatos que lo que hacen es leer una parte del cuerpo entera. Por lo general, la lectura se hace sobra la palma entera de la mano de los trabajadores.

Beneficios del reloj checador para empresas

Aunque parezca difícil creerlo y a pesar del boom del teletrabajo y la implementación reciente del trabajo híbrido, si bien todo pareciera apuntar a la migración 100% digital de las tareas de gestión humana todavía existen empresas que no se valen de este tipo de herramientas.

Por este motivo y, si todavía estás contemplando la posibilidad de invertir en optimizar el control horario y fichaje de trabajadores, aquí te mencionamos solamente algunas de las ventajas de utilizar un reloj checador en tu compañía:

  • Mejora el bienestar laboral

El reloj checador no deja margen de error humano, por lo tanto, los pagos serán puntuales y precisos. Además, en los casos como sucede con el reloj checador de Factorial, desde el portal del empleado los trabajadores tienen acceso seguro a ver y corroborar no solo sus datos personales, sino la cantidad de horas trabajadas por día, semana, mes o año.

Esto facilita que los empleados accedan a la información sin tener que pasar por el departamento de recursos humanos o perder tiempo en papeleo. Los empleados se sienten empoderados cuando tienen acceso a su propia información, y ese nivel de empoderamiento puede conducir a una mayor satisfacción y bienestar laboral.

  • Optimiza la gestión de turnos.

Con el software de asistencia y reloj de tiempo, es fácil desarrollar y administrar horarios completos, asignar horas a tareas específicas y realizar un seguimiento fácil de los cambios de turno.

Muchas son las empresas que trabajan o deben permanecer activas 24/7 y, por este motivo, implementa un sistema de turnos rotativo. Con un software que incluya la funcionalidad de reloj checador, este tipo de gestiones facilita la organización de los equipos, así como equilibrar la distribución de la carga laboral según cada departamento.

  • Incrementa la productividad.

De nada sirve que tengamos decenas o cientos de trabajadores activos si estos no resultan lo suficientemente eficientes al momento de poner sus habilidades y competencias en pos de los objetivos propios y de la empresa. Y lo mismo sucede para las propias personas que integran el área de recursos humanos.

Un reloj checador facilita el procesamiento de tareas relacionadas con la gestión de tiempo que, tradicionalmente, pueden demandar tantísimas horas de trabajo y son de tipo sensible. Lo que implica grandes problemas en caso de pérdida de información.

Un software que incluya herramientas de fichaje no solo sirve para automatizar flujos de trabajo sino además, para centralizar, proteger y brindar mayor acceso a datos clave que pueden ser utilizados para el análisis de recursos humanos y mejorar la toma de decisiones en una compañía gracias a las HR Analytics. Algo similar a lo que puedes lograr con un cuadro de mando de recursos humanos.

Cómo elegir un reloj checador en la nube

Lo primero que debemos saber, es que el reloj checador por sí mismo de poco nos servirá para mejora la gestión humana en nuestra empresa. Lo ideal es siempre optar por un software de recursos humanos que incluya esta funcionalidad como parte de su sistema de administración de tiempo.

El motivo de esto es que, de esta manera, gracias a los datos que obtengamos del reloj, podremos contrastar estos y entrecruzarlos con otras informaciones que podamos obtener desde nuestras evaluaciones de desempeño o sistemas de gestión de ausencias incluidos en el software.

Y así, podremos tener una visión completa y acabada del “estado de salud” de la empresa y de cómo se sienten y desarrollan los trabajadores que integran nuestra plantilla. Dicho esto, al momento de elegir un reloj checador en la nube, hay algunos aspectos que no debes pasar por alto:

  • Piensa en tu cultura y políticas

Mucho antes de que los trabajadores comiencen a usar un sistema de control de asistencias, debes considerar qué buscas obtener implementando este tipo de modificaciones y cómo tu plantilla se adaptará a la innovación. Debes tener en cuenta si la estructura de tu compañía, así como los usos y costumbres son aptos para realizar una transición hacia un modelo de control horario digital y, de no ser así, pensar en estrategias que hagan de la implementación una tarea sencilla y placentera para todos los integrantes.

  • Integración y escalabilidad.

Todas las empresas que busquen utilizar un nuevo sistema de reloj checador, debe cerciorarse de que este permita la integración con otras plataformas (basadas en la nube o no) que ya se estén utilizando. Esto con el favor no solo de ahorrar costes sino con la finalidad de mejorar la gestión de tareas y realizarlas en menor tiempo.

En el mismo sentido y pensando en el presupuesto que tengamos, debemos de inclinarnos por una solución que sea adaptable a los cambios que sufra nuestra plantilla. No siempre tendremos la misma cantidad de trabajadores y, si esta se reduce o incrementa, debemos pensar en cómo impactara al pago mensual o anual de este tipo de servicios.

  • Soporte técnico.

Para las empresas que todavía no han dado el paso o, mejor dicho, el salto a la digitalización, el reloj checador puede ser un auténtico desafío. Por eso, mucho antes de comprar un servicio, debemos conocer si la plataforma ofrece orientación al cliente. Esto significa saber si vamos a necesitar ayuda adicional en la instalación de software o hardware, si se nos asignará un asistente que nos guíe durante el proceso y a quién podemos reportarnos en caso de inconvenientes (tanto mánagers como trabajadores).

 

El uso del reloj checador en empresas de todo tipo es una necesidad que, hoy en día, se ha vuelto prácticamente una obligación si queremos optimizar procesos y ahorrar costes en gestión. Afortunadamente las soluciones son múltiples y cada vez son más las compañías que se vuelcan a modernizar sus tareas.

 

 

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Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

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