El control horario y fichaje de los empleados dentro de una empresa es una de las prácticas más comunes alrededor del mundo en el departamento de Recursos Humanos. Por eso queremos ayudarte a comprender los detalles de la normativa y, además, te traemos las claves para crear una plantilla de control horario para los trabajadores en Excel y, por si no acaba de encajarte, también te traemos una plantilla para el control horario de los trabajadores en PDF que te podrás descargar. ¿Qué contenidos encontrarás en este artículo?
Tabla de contenidos
Cómo hacer control horario de trabajadores (manual y con plantilla en PDF o Excel de horas trabajadas)
El control horario y fichaje en una empresa es la acción de contabilizar las horas que han trabajado los empleados, y cómo estas han sido repartidas a lo largo de su jornada. En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida, así como las horas extraordinarias y las que no se han realizado durante su jornada.
En el pasado, cuando un trabajador fichaba al entrar y salir del puesto, este lo apuntaba manualmente con papel y bolígrafo. ¿Pero cómo se hace el control horario ahora?
Hay muchas maneras de llevar el control horario dentro de una empresa. Por ejemplo, aplicaciones, programas o incluso a través de acceso biométrico o reconocimiento facial. Desde utilizar una plantilla de Excel de horas trabajadas hasta sistemas avanzados que tienen como objetivo que tu menor preocupación sea el cómo llevar el control de asistencia y fichaje.
Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automáticos, que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida.
Hablamos de sistemas como software de gestión de horarios laborales y programas para el control horario de los trabajadores, aplicaciones para ordenadores e incluso móviles (que permiten el registro de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina), detección de huellas dactilares, códigos personales e intransferibles, el reconocimiento facial y los sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas de PVC, llaveros o pulseras.
Descarga una plantilla para el control horario de trabajadores en PDF
Si el Excel no es lo tuyo, puedes descargarte nuestra plantilla de registro jornada laboral en PDF gratis, adaptada a la Ley de 2019 y los cambios del 2021 y 2022. Así tendrás todas las partes cubiertas y solo sería ingresar las horas y hacer todos los cálculos de las horas a mano.
En Factorial te brindamos una plantilla de registro de jornada en PDF a la que podrás acceder llenando el formulario con todos tus datos y la recibirás en tu correo electrónico. ¡Lista para descargar e imprimir!
¿Qué esperas para comenzarla a utilizarla en tu empresa?
La ley del control horario, la razón de la obligatoriedad del fichaje
La ley del control horario, implantada en España en el año 2019, surgió con el objetivo de regular las horas extraordinarias y proteger al trabajador de superar su jornada laboral sin obtener la parte de salario extra que le correspondería.
Con esto, las empresas están obligadas a llevar un cómputo de las horas ordinarias y las complementarias de sus trabajadores, y este deberá de ser mensual. Además, estos registros deberán conservarse dentro de la empresa durante 4 años y estar disponibles en caso de tener una Inspección de Trabajo.
¿Qué pasa si no se cumple con esta normativa? Los primeros meses de aplicación de esta nueva ley se consideraron una especie de prueba; si las empresas no cumplían todos los requisitos, se les decía lo que tenían que arreglar.
Ahora que se sabe más sobre cómo implementar la normativa en cualquier sector y contexto laboral, las sanciones han empezado a aplicarse.
Hablamos de multas de entre 60 y 625€ si el incumplimiento es debido a una cuestión formal del registro, y de hasta 6.250€ si no se ha hecho dicho registro.
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Para que ya no tengas ninguna duda y sepas todo acerca de cómo realizar la gestión de tiempo en empresas, hemos preparado una breve guía para que descubras todas las aristas e implicaciones del control horario. Desde las exigencias de la ley hasta sus beneficios e implementación en forma remota, te lo contamos todo en este libro electrónico.
Plantilla excel horas trabajadas para el control horario de los trabajadores
Las hojas o plantillas para el control horario son documentos, generalmente con algún tipo de lista o cuadrante, en el que se registra la entrada y la salida de los empleados, teniendo en cuenta también los descansos. Llevar un control horario de tus trabajadores en Excel puede ser fácil de implementar pero se debe tener especial cuidado al momento del registro de la jornada laboral y del almacenamiento de los datos.
El control de una plantilla en Excel de horas trabajadas son la versión renovada de las famosas tarjetas para fichar, que el trabajador tenía que agujerear utilizando una máquina a la hora en la que llegaba al puesto de trabajo y a la hora a la que se iba. Ahora, es mucho más fácil tener un registro de la jornada laboral de los trabajadores a través de una plantilla en excel.
Plantillas para el control horario de los trabajadores, adaptadas a la pandemia del Covid
Algunas empresas que utilizaban las plantillas impresas hasta ahora (es decir, que los trabajadores añadían manualmente sus datos y horas de entrada y salida) se han visto en un aprieto con la llegada de la pandemia del Covid-19 y el teletrabajo, impuesto o recomendado para la seguridad de su plantilla.
¿Qué hacer en este caso? Si la empresa no está del todo digitalizada y no cuenta con un software para el control horario, deberá utilizar una versión de la plantilla que esté en la nube y pueda compartirse con todos los trabajadores a través de internet. Esto es, utilizando programas como Google Sheets o Google Docs.
Cómo crear una plantilla de control horario o registro de jornada laboral en Excel de horas trabajadas (2022)
El ejemplo que mostramos aquí solo utiliza dos fórmulas básicas de Excel, lo que significa que esta plantilla de hoja de tiempo se puede copiar, cambiar y personalizar con facilidad, según las necesidades de tu organización. En este apartado te explicaremos cómo crear un modelo de registro de jornada laboral adaptada a las modificaciones del 2022.
En primer lugar, necesitas averiguar qué tipo de información realmente necesitas tener en tus hojas de horas de trabajo de Excel. Normalmente, necesitarás un campo para el nombre del empleado, el período de tiempo que cubre la hoja de fichaje (semana, mes), pero también el nombre del departamento y el administrador.
Además de, claro está, la hora de entrada y la hora de salida del trabajador en el puesto de trabajo. Dentro de tus hojas de hora de trabajo también puedes agregar campos para los números de seguridad social, identificación del empleado (de ser necesario), pero mientras más simple la crees mejor.
El empleado tendrá que rellenar los campos para las horas de entrada y de salida de la mañana y las de la tarde, esto para hacer hincapié en la pausa del almuerzo y descontarlo del total. Al ingresar las horas en la hoja de asistencia dos veces al día (o cuatro, si contamos las de salida), el empleado no tendrá que recordar todas las horas del día al final de la jornada.
Al finalizar el día, sin embargo, hay que sumar las horas de trabajo registradas. No te preocupes, en el siguiente paso te mostramos cómo calcular las horas automáticamente.
Para empezar, dentro de la hoja de registro de jornada laboral deberás reservar una celda, justo al lado de las horas de entrada y salida, para que el empleado pueda especificar la cantidad total de horas que ha trabajado en cada período. Luego, utilizaremos dos fórmulas básicas: una para sumar el total de horas de un solo día y otra para sumar todas las horas de trabajo de la semana.
Para sumar las horas de un solo día, ingresa una fórmula simple = SUMA (B7 + D7) en la celda «Total de horas» al final del primer día laborable. Una vez que un empleado haya añadido sus horas en las celdas «total de horas por la mañana» y «total de horas por la tarde», se agregarán automáticamente en el campo «total».
Para usar la misma fórmula para los otros días, simplemente haz clic con el botón derecho y copia la celda que contiene la fórmula y elige «pegar fórmula» para las celdas de la hora total restante: Excel cambiará automáticamente la fórmula de las otras filas, por lo que no es necesario hacerlo a mano. Qué bien, ¿no?
Para obtener el total de horas que tu empleado trabajó en una semana, deberás sumar todas las horas totales diarias. Para hacerlo, elige una celda en la que deseas que se muestre el recuento total semanal e inserta otra fórmula SUMA.
Por ejemplo, si los campos de la hora de trabajo diaria total están todos en la columna D, comenzando en la fila número 3 y terminando con la fila número 8, para calcular las horas totales semanales, la fórmula sería = SUMA (D3: D8). Esta fórmula suma todos los valores en la columna D que se encuentran entre las filas 3 y 8.
Una vez que hayas agregado estas fórmulas y hayas formateado la hoja a tu gusto, tendrás una plantilla de jornada laboral de tiempo perfectamente funcional. Al final, simplemente copia el archivo de la hoja de fichaje y pasa las copias a tus empleados para que puedan empezar a registrar su tiempo.
Si utilizas una hoja de Excel de horas trabajadas, como sistema de fichaje necesitarás complementarlo con tu correo electrónico para comunicarte manualmente con cada empleado. En función del tamaño de la empresa puede que necesites armarte de paciencia y revisar algunos tutoriales para poner al día tus habilidades de Excel.
Planilla semanal para el control horario de trabajadores
Si se quiere tener una vista semanal de este fichaje, y no mensual, en el caso de que se esté utilizando Google Sheets, el manager o jefe de equipo podrá utilizar las pestañas del documento (situadas en la barra inferior de este) para separar los meses o, en este caso, las semanas. Sin embargo, no recomendamos este tipo de práctica, ya que hacer el recuento mensual puede ser más complicado al final.
¿Cómo utilizar estas plantillas del control horario para la jornada partida o parcial?
Como ya sabréis, el control horario también es obligatorio para aquellos trabajadores con jornadas parciales. Pero ¿Cómo aplicarlo en estas situaciones?
La única diferencia entre los empleados a jornada parcial y los que trabajan a jornada completa, en términos de control horario, es que la empresa tiene que especificar las horas que este ha hecho a final de mes, junto con la nómina.
En caso de que se hayan hecho horas complementarias, se tendrá que especificar el motivo. En resumen, la particularidad de este tipo de contrato no afecta a la manera de hacer el registro de jornada, así que se puede incluir al trabajador a jornada parcial en la misma plantilla que los demás.
Plantilla de Excel para partes de horas trabajadas
Si la industria donde se encuentra tu empresa ofrece servicios de reparación o mantenimiento y se necesita especificar las horas de trabajo que se invirtieron será necesario que cuentes con una plantilla de parte de trabajo por horas en la que puedas visualizar y hacer los cálculos de todos los datos correspondientes. Para ello el modelo de parte de trabajo para imprimir debe contener: los datos de la empresa, las fechas y horas en las que se realizó el trabajo y los datos de los trabajadores a cargo.
Además, con un modelo de parte de trabajo en Excel, tanto los trabajadores como los managers que necesiten un parte de horas trabajadas, ya sea a diario, semanal, por mes o por año. Podrán desglosar o filtrar las fechas, las horas de entrada y salida, los descansos y a la vez realizar las sumas de horas, ya sean diarias, semanales o anuales.
Mira este vídeo acerca de control horario
Plantilla para el control horario de los trabajadores en Word
¿Se puede hacer el registro de la jornada con un documento de Word? Sí, pero la información será siempre más clara cuando se exponga en algún tipo de cuadrícula compuesta por distintas celdas. No solo para ti como manager, sino para tus empleados.
Es muy importante que tus trabajadores sepan cómo rellenar estos cuadrantes, para que la información sea veraz. Si se lo pones fácil, lo conseguirás con muchos menos problemas.
Plantilla manual en PDF, Word y Excel vs. Software para el control horario de trabajadores y fichaje
Ahora que hemos repasado todos y cada uno de los métodos habidos y por haber para cumplir con el control horario de los trabajadores, comparemos el tipo de solución para saber qué pros y cons tiene cada una. Por un lado, las plantillas de registro de horarios de trabajo son 100% gratuitas y descargables pero tienen algunos inconvenientes cuando se trata del almacenamiento o visualización de los registros de jornada.
A continuación, te explicamos la diferencia entre utilizar plantillas de registro de horario frente a un software de control horario de trabajadores.
Plantillas de horarios de trabajo para imprimir con cuadrante para rellenar
Las plantillas en Excel de horas trabajadas, PDF o Word son gratuitas, es cierto, pero conllevan más tiempo de gestión, pues se tienen que ordenar, clasificar, hacer el recuento de las horas, pedir las firmas a los trabajadores in situ. Y difícilmente se pueden adaptar a las necesidades de la nueva tendencia del teletrabajo y el trabajo híbrido.
La pregunta que debes hacerte es la siguiente: ¿te sale a cuenta perder este tiempo? Si tu empresa tiene pocos trabajadores y la gestión de los Recursos Humanos todavía no necesita escalar puede que con un modelo de registro de jornada laboral adaptada al 2022, en Excel, PDF o Word te funcione.
Sin embargo, para cumplir con la Ley de Control Horario vigente se debe utilizar un modelo de registro de jornada laboral del 2022 que a pesar que la nueva ley no obligue a llevar el control de horas trabajadas con un método u otro, establece que estos registros deben ser fiables y que lo ideal sería que solo los empleados pudieran acceder a su registro de horas trabajadas.
Programa o aplicación para fichar y hacer un control horario de trabajadores (con período de prueba gratis)
Los software para el control horario como Factorial facilitan la administración del registro de la jornada y son mucho más precisos. Factorial es muy simple de usar y fácil de configurar. Con opciones para realizar el seguimiento en tiempo real y completar horas de trabajo más tarde, es básicamente una versión mucho más precisa y versátil de una hoja de fichaje.
Además de eso, Factorial tiene una potente función de informes que clasifica automáticamente los datos de la hoja de fichaje en informes personalizables que son fáciles de compartir, y todo esto se almacena de forma segura en la nube.
El Control Horario en el teletrabajo
Con la llegada de la pandemia del Covid-19, el teletrabajo se hizo necesario y en muchos casos obligatorio para muchísimas empresas. Se establecieron nuevas normativas para regular a los trabajadores en este período histórico sin precedentes, para adaptarse a las circunstancias, y también se modificaron algunas leyes de manera provisional.
Sin embargo, el Control Horario es algo que no cambió, sigue siendo obligatorio, las Inspecciones de Trabajo siguen sancionando a las empresas que incumplan la ley y las empresas y, por lo tanto, deben encontrar un sistema que se adapte a su manera de trabajar ahora mismo.
Para que tus teletrabajadores puedan fichar la única opción que tienes es la de digitalizar tu empresa, y eso significa decir adiós a las hojas de registro de jornada laboral impresas. Es posible utilizar una plantilla que se comparta por internet con los trabajadores y estos vayan editándola, pero es muchísimo más fácil contar con un software que haga el recuento automáticamente.
¡Tus trabajadores solo tendrían que hacer clic al reloj de entrada y salida, y el total lo sumaría el propio programa, además de hacer el balance de horas!
El Control Horario y la seguridad en la oficina
Aunque tus empleados no teletrabajen y sigan yendo a la oficina, puede que tengas que adaptar tus sistemas para el registro de la jornada igualmente.
Para la seguridad de todos, es mejor que cada uno tenga su propio dispositivo en el que fichar, ya sea este un lector de QR, un software o una aplicación para el teléfono móvil. O, si quieres ir un paso más allá y utilizar la última tecnología, que cada vez es más accesible para todo tipo de empresas, puedes implementar una aplicación que posibilite el reconocimiento facial para el fichaje de tus trabajadores.
¡Evita hojas de papel que puedan ir de mano en mano y lectores de huella dactilar!
Empieza hoy mismo a utilizar el software de control horario, fichaje y presencia de Factorial
