Plantilla para control horario y fichaje gratis 2020 (PDF y Excel)

El control horario y fichaje de los empleados dentro de una empresa es una de las prácticas más comunes alrededor del mundo en el departamento de recursos humanos. Por eso queremos ayudarte a comprender los detalles de la nueva normativa; te traemos las claves para crear una plantilla de control horario para los trabajadores en Excel y, por si no acaba de encajarte, también te traemos una plantilla para el control horario de los trabajadores en PDF que te podrás descargar. 

¿Qué contenidos encontrarás en este artículo?

Cómo hacer control horario y presencia (con o sin plantilla en PDF o Excel)

El control horario y fichaje en una empresa es la acción de contabilizar las horas que han trabajado los empleados, y cómo estas han sido repartidas a lo largo de su jornada. En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida, así como las horas extraordinarias y las que no se han realizado durante su jornada. En el pasado, cuando un trabajador fichaba al entrar y salir del puesto, este lo apuntaba manualmente con papel y bolígrafo. ¿Pero cómo se hace el control horario ahora?

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Hay muchas maneras de llevar el control horario dentro de una empresa. Desde utilizar una plantilla de Excel hasta sistemas avanzados que tienen como objetivo que tu menor preopcupación sea el cómo del control horario y fichaje. Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automáticos, que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida. Hablamos de sistemas como softwares de gestión de horarios laborales y programas para el control horario de los trabajadores, aplicaciones para ordenadores e incluso móviles (que permiten el registro de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina), detección de huellas dactilares, códigos personales e intransferibles, la biometría o los sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas de PVC, llaveros o pulseras.

La ley del control horario; la razón de la obligatoriedad del fichaje

La ley del control horario, implantada hace ya más de un año ahora mismo, surgió con el objetivo de regular las horas extraordinarias y proteger al trabajador de superar su jornada laboral sin obtener la parte de salario extra que le correspondería. 

Con esto, las empresas están obligadas a llevar un cómputo de las horas ordinarias y las complementarias de sus trabajadores, y este deberá de ser mensual. Además, estos registros deberán conservarse dentro de la empresa durante 4 años y estar disponibles en caso de tener una Inspección de Trabajo.

¿Qué pasa si no se cumple con esta normativa? Los primeros meses de aplicación de esta nueva ley se consideraron una especie de prueba; si las empresas no cumplían todos los requisitos, se les decía lo que tenían que arreglar. Ahora que se sabe más sobre cómo implementar la normativa en cualquier sector y contexto laboral, las sanciones han empezado a aplicarse. Hablamos de multas de entre 60 y 625€ si el incumplimiento es debido a una cuestión formal del registro, y de hasta 6.250€ si no se ha hecho dicho registro. 

El paso a paso para crear una plantilla de control horario y fichaje de trabajadores en Excel (2020)

El ejemplo que mostramos aquí solo utiliza dos fórmulas básicas de Excel, lo que significa que esta plantilla de hoja de tiempo se puede copiar, cambiar y personalizar con facilidad, según las necesidades de tu organización.

En primer lugar, necesitas averiguar qué tipo de información realmente necesitas tener en tus hojas de fichaje. Normalmente, necesitarás un campo para el nombre del empleado, el período de tiempo que cubre la hoja de fichaje (semana, mes), pero también el nombre del departamento y el administrador. Además de, claro está, la hora de entrara y la hora de salida del trabajador en el puesto de trabajo. Por supuesto, también puedes agregar campos para los números de seguridad social, identificación del empleado (de ser necesario), pero mientras más simple mejor.

El empleado tendrá que rellenar los campos para las horas de entrada y de salida de la mañana y las de la tarde, esto para hacer hincapié en la pausa del almuerzo y descontarlo del total. Al ingresar las horas en la hoja de asistencia dos veces al día (o cuatro, si contamos las de salida), el empleado no tendrá que recordar todas las horas del día al final de la jornada. Al finalizar el día, sin embargo, hay que sumar las horas. No te preocupes, en el siguiente paso te mostramos cómo calcular las horas automáticamente.

Para empezar, deberás reservar una celda, justo al lado de las horas de entrada y salida, para que el empleado pueda especificar la cantidad total de horas que ha trabajado en cada período. Luego, utilizaremos dos fórmulas básicas: una para sumar el total de horas de un solo día y otra para sumar todas las horas de trabajo de la semana. Para sumar las horas de un solo día, ingresa una fórmula simple = SUMA (B7 + D7) en la celda «Total de horas» al final del primer día laborable. Una vez que un empleado haya añadido sus horas en las celdas «total de horas por la mañana» y «total de horas por la tarde», se agregarán automáticamente en el campo «total».

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Para usar la misma fórmula para los otros días, simplemente haz clic con el botón derecho y copia la celda que contiene la fórmula y elije «pegar fórmula» para las celdas de la hora total restante: Excel cambiará automáticamente la fórmula de las otras filas, por lo que no es necesario hacerlo a mano. Qué bien, ¿no?

Para obtener el total de horas que tu empleado trabajó en una semana, deberás sumar todas las horas totales diarias. Para hacerlo, elije una celda en la que deseas que se muestre el recuento total semanal e inserta otra fórmula SUMA.

Por ejemplo, si los campos de la hora de trabajo diaria total están todos en la columna D, comenzando en la fila número 3 y terminando con la fila número 8, para calcular las horas totales semanales, la fórmula sería = SUMA (D3: D8). Esta fórmula suma todos los valores en la columna D que se encuentran entre las filas 3 y 8.

Una vez que hayas agregado estas fórmulas y hayas formateado la hoja a tu gusto, tendrás una plantilla de tiempo perfectamente funcional. Al final, simplemente copia el archivo de la hoja de fichaje y pasa las copias a tus empleados para que puedan empezar a registrar su tiempo.

Si utilizas Excel como sistema de fichaje necesitarás complementarlo con tu correo electrónico para comunicarte manualmente con cada empleado. En función del tamaño de la empresa puede que necesites armarte de paciencia y revisar algunos tutoriales para poner al día tus habilidades de excel.

Descarga la plantilla de control horario laboral o fichaje de trabajadores en PDF (2020)

Si el Excel no es lo tuyo, puedes descargarte nuestra plantilla básica gratis. Así tendrás todas las partes cubiertas y solo sería ingresar las horas y hacer todos los cálculos a mano.

¿Cómo utilizar estas plantillas del control horario para la jornada partida o parcial?

Como ya sabréis, el control horario también es obligatorio para aquellos trabajadores con jornadas parciales. Pero…¿cómo aplicarlo en estas situaciones? 

La única diferencia entre los empleados a jornada parcial y los que trabajan a jornada completa, en términos de control horario, es que la empresa tiene que especificar las horas que este ha hecho a final de mes, junto con la nómina. En caso de que se hayan hecho horas complementarias, se tendrá que especificar el motivo

En resumen, la particularidad de este tipo de contrato no afecta a la manera de hacer el registro de jornada, así que se puede incluir al trabajador a jornada parcial en la misma plantilla que los demás. 

Plantillas para el control horario vs. Software de control horario y fichaje

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En última instancia, las hojas de horas de Excel y los PDF a mano son exageradamente difíciles de administrar y no son convenientes o precisos. Es por esto que creamos el control horario y fichaje en Factorial para el seguimiento del tiempo de trabajo.

Es muy simple de usar y fácil de configurar. Con opciones para realizar el seguimiento en tiempo real y completar horas de trabajo más tarde, es básicamente una versión mucho más precisa y versátil de una hoja de fichaje. Además de eso, Factorial tiene una potente función de informes que clasifica automáticamente los datos de la hoja de fichaje en informes personalizables que son fáciles de compartir, y todo esto se almacena de forma segura en la nube.

 

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