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¿Cómo hacer un plan de acogida durante el teletrabajo?

¿Tienes un nuevo empleado y no sabes cómo hacer el plan de acogida durante el teletrabajo en tiempos de Coronavirus? Aquí te damos las claves para poder hacer un proceso de onboarding exitoso en el que podamos ofrecer a nuestro nuevo trabajador las herramientas y la motivación necesaria, dado el difícil momento que atravesamos a causa del COVID-19.

Tengo un nuevo empleado: ¿cómo debería ser el plan de acogida durante el teletrabajo?

Aunque nos parezca que el mundo se ha parado, hay personas que están cambiando de trabajo durante la crisis del Coronavirus, ya sea por el trabajo que realizan o porque así lo tenían acordado con la nueva compañía. Sabemos que esta situación en la que todo se tiene que hacer de manera online no es la mejor para según que casos, pero debemos procurar hacer un buen plan de acogida o onboarding durante el COVID-19.

¡Sigue nuestras recomendaciones para elaborar tu plan! ¿Quieres saltarte este artículo y descargarte directamente la lista de tareas para un buen onboarding o plan de acogida durante el teletrabajo? Adelante.

Agregar al nuevo empleado a un grupo de trabajo online

Para poder gestionar toda la comunicación interna se puede crear un grupo en WhatsApp o crear uno en una herramienta de colaboración que sustituya al correo electrónico como Slack.

Una buena práctica es presentar a este nuevo empleado al resto del equipo; así ya empezará a tener ese sentimiento de pertenencia e iniciará la relación con sus compañeros.

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Enviar el kit de onboarding a casa

Es indispensable que se haga llegar el equipo de trabajo al nuevo empleado a su domicilio. Para ello, deberemos contratar un servicio de envío que lleve los dispositivos desde nuestro domicilio hasta el del trabajador o bien hacer una compra y que el lugar de envío sea la casa de nuestro empleado.

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Después de recibir todo el material, es recomendable que el trabajador haga una foto a todo el kit para que pueda demostrar que todo ha llegado bien y que ya está en perfectas condiciones para teletrabajar. Esta foto la puede compartir en el grupo de WhatsApp o el que se haya decidido.

Preparar la agenda para una reunión de onboarding

Como responsable del Departamento de Recursos Humanos, puedes preparar un plan de acogida en remoto u onboarding para explicar en detalle el funcionamiento de la empresa. Para ello, puedes programar una reunión en Zoom y preparar una agenda con 3 bloques diferentes.

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Aquí van algunas ideas para preparar la reunión de tu plan de acogida durante el Coronavirus:

  • #1. Cultura: lo primero será explicar la cultura y filosofía de la empresa. Seguidamente, detallar qué actividades se desarrollan. Finalmente, aunque sea en la distancia, se deberá firmar el contrato. Para ello, si tienes un software específico de Recursos Humanos podrás hacerlo perfectamente mediante la firma digital.
  • #2: Empresa: aquí deberás explicar las razones por las que la compañía desarrolla sus actividades y qué se espera de él o ella en la empresa. En este punto se deberían detallar todas las actividades que deberá realizar y cuáles son sus compañeros de equipo, y para ello es recomendable utilizar un organigrama. Puedes descargarte nuestra plantilla para hacer un organigrama en Power Point.
  • #3. Práctica: después de explicar cuáles serán sus tareas dentro de la compañía, dentro de nuestro plan de acogida en remoto durante el Estado de Alarma podemos hacer una prueba práctica con alguno de sus próximos proyectos para explicar cómo se deberían llevar a cabo. Después de eso, se podrían establecer los próximos pasos a seguir en alguna plataforma para gestionar tareas de forma online, como Asana o Trello. Además, tendrás que hacerle una pequeña formación con las nuevas herramientas a las que tendrá que acostumbrarse.

Propón una buena metodología para trabajar en remoto

En el proceso de onboarding también es necesario motivar a los nuevos empleados que empiezan a trabajar en la compañía, así como a los que ya tenemos en plantilla, para poder desarrollar un buen teletrabajo durante el tiempo que dure el confinamiento.

¿Quieres saber lo que necesitan tus empleados para trabajar desde casa? Descárgate nuestra lista de esenciales para el teletrabajo.

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Estas son algunas ideas para mejorar el teletrabajo:

Equilibra la vida personal y profesional

  • #1 – Crea una rutina: no debemos olvidar el aseo y arreglarnos, por ello es importante ducharnos y cambiarnos el pijama (y no trabajar con él puesto). A la hora de desayunar o comer es recomendable no hacerlo delante del portátil y tomar los descansos necesarios, que también se puede hacer de manera virtual con los compañeros.
  • #2 – Crea horarios de inicio y fin de la jornada laboral: el hecho de trabajar desde casa no debe significar que estemos más horas de las que tocan. Si no definimos una hora de inicio y fin, alargaremos mucho la jornada laboral.
  • #3 – Establece buenos hábitos alimentarios y de ejercicio: hay muchas aplicaciones y vídeos en Youtube que pueden ayudar a comer bien y a mantenerte en forma en casa. Es necesario variar las actividades y mantenernos en forma para evitar los efectos psicológicos del confinamiento.

Apaga el sentimiento de soledad

  • #1 – Utiliza canales de trabajo como Slack: ahora no tenemos a nuestros compañeros cerca para hacerles una consulta, pero podemos hacerlo a través de herramientas de trabajo online.
  • #2 – Organiza reuniones más a menudo: si crees que la comunicación no es fluida mediante mensajes, aprovecha las aplicaciones para hacer videollamadas y programa más reuniones online.

Elimina la sensación de improductividad

  • #1 – Establece un buen lugar de trabajo: si nunca hemos realizado el teletrabajo es posible que tengamos que improvisar una oficina. Para ello, es importante encontrar una habitación tranquila, sin distracciones y con una estructura adecuada (mesa, silla y buen Internet). Si es posible, se debe evitar usar el dormitorio y, mucho menos, la cama.
  • #2 – Distribuye tu tiempo en bloques: cada caso es un mundo, pero si sabemos que por la mañana somos más productivos que al final del día, es mejor centrar gran parte del trabajo durante esas horas y por la tarde dejarnos las tareas que sean más mecánicas.
  • #3 – Lucha por una buena convivencia: puede llegar a ser difícil decir “no” a las personas con las que compartimos casa, como nuestros hijos, padres, mascotas o pareja, pero es muy importante establecer límites para una buena relación.

Ahora, más que nunca, queremos ayudarte en todos los procesos que llevas a cabo desde Recursos Humanos, por ello en Factorial te ofrecemos nuestro software gratuito por tiempo ilimitado. Con él podrás seguir la Ley de Control horario desde tu casa, gestionar las bajas médicas y firmar documentos mediante la firma electrónica.

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Escrito por Marta Rabal y editado por Marina Camacho.

Este artículo también está disponible en: Portugal

Marina Camacho es Content Manager del mercado español en Factorial. Lleva más de ocho años generando contenido dedicando tres de ellos específicamente al sector de los Recursos Humanos. Ha trabajado para distintas empresas, canales, plataformas y mercados.

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