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8 ideas para hacer un plan de acogida de empleados creativo (¡y divertido!) + Vídeo

La primera impresión de un nuevo empleado al llegar a una empresa, cuenta, y para que cuente de forma positiva, debes tener un plan de acogida u onboarding creativo y divertido.

Muchos gerentes y organizaciones no le dan demasiada importancia a la incorporación de los empleados, y están perdiendo mucho con ello. El onboarding es más que un simple proceso y marcar un conjunto de casillas antes de incluir al trabajador en su día a día. Es el primer punto de contacto de un empleado con tu organización, así, las empresas deben invertir estratégicamente para preparar el escenario.

Aquí hay algunas ideas nuevas y creativas de onboarding que crean conexiones, fortalecen equipos y refuerzan la cultura. Incluso si ya has implementado un plan de acogida de empleados, estos consejos pueden ayudarte a pasar al siguiente nivel.

Qué es el plan de acogida

También conocido como onboarding de empleados, el plan de acogida es una parte de vital importancia en la gestión de los recursos humanos en empresas. Se trata de la planificación estratégica que desarrollamos para uno o más trabajadores que se integran a la plantilla.

Una vez publicado un anuncio de empleo, publicado en una bolsa de trabajo, realizadas las entrevistas y seleccionada la persona ideal, esta debe sumarse al equipo de trabajo. Esto implica que el trabajador o la trabajadora deberá:

  • Aprender los códigos de convivencia.
  • Conocer las políticas de empresa.
  • Adaptar sus competencias.
  • Demostrar sus habilidades.
  • Generar lazos con sus pares, supervisores y/o subordinados.

Esta etapa puede resultar muy estresante, como todo comienzo, no solo para la persona nueva sino para las demás personas. Por eso, tener una planificación meticulosa es vital para hacer de esta instancia más amena y al mismo tiempo, productiva.

Mira este vídeo acerca de onboardings creativos

 

Beneficios del plan de acogida

Imagínate comenzar en un trabajo nuevo, no conoces a nadie, te ha costado llegar a la oficina porque nunca antes has estado en el barrio donde se ubica  la empresa. Cuando estás en la puerta no sabes cuál es el código de ingreso para dirigirte a tu escritorio y no sabes a quién llamar para que te asistan ya que no conoces a nadie aun. ¿Cómo te sentirías?

Este tipo de situaciones son las que se buscan evitar con la ayuda de un plan de acogida. Por lo tanto el principal beneficio es lisa y llanamente, la organización. El famoso «primer día» de trabajo de una persona, nunca se olvida y por eso, debemos armar un cronograma acorde que incluya toda la información para asegurarnos que este evento sea lo más placentero posible.

Brindar todos los datos que abarquen desde cómo loggearse en el ordenador hasta qué líneas de metro o bus conducen al trabajo, pasando por quiénese serán los jefes y colegas del nuevo empleado, sin olvidar las normas de seguridad e higiene; todo debe estar incluido en el onboarding digital o presencial. ¡Y si podemos hacerlo divertido, mejor!

Esto traerá enormes ventajas tales como son reforzar la imagen que la persona tiene de la empresa, es decir el employer branding. Contribuir al bienestar laboral y la motivación. Aportar al employee engagement y la productividad y sobre todas las cosas, la combinación de estos factores se traducirá en una baja de la tasa de rotación.

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8 ideas para que el plan de acogida de tu empresa brille

Invertir un poco más de tiempo y esfuerzo en crear un plan de acogida creativo valdrá la pena. Y es que, un buen programa de onboarding tiene muchos beneficios. Va a:

  • Ayudarte a retener al talento.
  • Asegurar que los empleados estén muy comprometidos desde el principio.
  • Impulsar el crecimiento de tu empresa.

Ahora sí, ha llegado el momento de que cojas papel y boli y tomes nota de estas ideas de cómo hacer un plan de acogida en una empresa de forma original.

1. Asignación de amigos

No todo va a ser respondido durante el proceso formal de incorporación, como quiénes son los principales expertos internos en la materia para cada departamento, o todas las formas en que un nuevo empleado puede involucrarse en las iniciativas comunitarias de una empresa.

Los nuevos empleados también podrían recibir información sobre dónde encontrar los mejores bocadillos o dónde está el lugar de sushi más cercano para la hora del almuerzo. Para compartir información relacionada con la cultura de la empresa, un compañero de trabajo puede facilitar a un nuevo empleado su función.

De hecho, el 87% de las empresas dicen que los programas de compañeros aumentan la competencia de un nuevo empleado. Todo lo que se necesita es un empleado experimentado que hable con el nuevo empleado una vez por semana durante el primer mes, y una o dos veces al mes después, para asegurarse de que la nueva incorporación se sienta cómoda y aclimatada.

2. Búsqueda del tesoro

Convierte tu incorporación en un juego. La búsqueda del tesoro es una serie de tareas y preguntas diseñadas para exponer a los nuevos empleados a todas las áreas de la empresa. También es una forma divertida de asegurarse de que el nuevo empleado cumpla con todos los demás empleados y aprenda lo que hacen.

De esta manera, las nuevas incorporaciones se familiarizan rápidamente con todos los demás departamentos y establecen una cooperación desde el primer día.

¿Cómo hacer una actividad parecida durante el teletrabajo? Con juegos de ordenador a los que podáis jugar todo el equipo. Prepara sesiones de afterwork y motiva a los nuevos empleados a que participen en ellas.

3. Gif o vídeo de bienvenida

Otro ejemplo de plan de acogida es involucrar a tu nuevo empleado y hacer que se sienta bienvenido incluso antes de su primer día en la oficina.

Crea un vídeo de bienvenida para tu nuevo empleado. Deja que tus empleados actuales digan algunas palabras sobre ellos personalmente, lo que hacen y por qué les encanta trabajar en tu empresa. Y no te preocupes, este vídeo no tiene que ser elegante, solo tiene que ser sincero.

¡Es una gran oportunidad para que las nuevas incorporaciones conecten nombres, rostros y voces de sus futuros colegas y se sientan realmente bienvenidos!

Si tus empleados son tímidos con las cámaras o no tienen suficiente tiempo libre, elige la versión más rápida: ¡crea un GIF de bienvenida! Y si puedes, haz las dos cosas.

4. Decorar el escritorio del nuevo empleado

Esta es una gran idea para el primer día de tu nuevo empleado en la oficina. Decora el escritorio de tu nuevo empleado con algunos globos, un cartel de bienvenida y tal vez incluso un pastel.

Ah, y si tienes material de la empresa (como un cuaderno de marca, bolígrafos, camiseta, botella de agua, usb corporativo), puedes envolverlo como regalo y dejarlo también en su mesa. ¿Qué te parece este ejemplo de plan de acogida? Sencillo de llevar a cabo ¿verdad?

¿Cómo hacer una actividad parecida durante el teletrabajo? Si la cosa tiene que ir de escritorios, por qué no animas a tus demás empleados a que compartan una fotografía de su espacio de trabajo. El escritorio de la oficina es el espejo del alma, y ver cómo lo decoran y organizan los demás es otra manera de conocer a sus compañeros (sus gustos, sus manías, incluso su personalidad). Al llegar, el empleado nuevo también puede compartir el suyo.

5. Un manual creativo para empleados

Di adiós a los aburridos manuales de empleados y conviértelo en un texto emocionante que valga la pena leer.

Hazlo visualmente atractivo: llénalo de imágenes. Escríbelo de la manera en que se lo dirías a un amigo. Un tono informal y una broma ocasional ayudará a tus nuevos empleados a sentirse relajados y cómodos.

6. Fiesta sorpresa

Da la bienvenida a tus nuevos empleados ofreciéndoles una fiesta sorpresa. Pero no te detengas ahí, adelántate y descorcha una botella de champán.

Esto les mostrará cuánto te emociona tenerlos y dejará una primera impresión memorable. Comenzar la incorporación con una celebración es una excelente manera de hacer que tus nuevos empleados se sientan queridos y apreciados desde el principio.

7. Campamento de entrenamiento

La implementación de un programa de entrenamiento es una gran idea para incorporar a nuevos empleados tanto en roles de liderazgo como en otros puestos.

Este programa significa que los nuevos empleados rotan a través de cada equipo de la organización. Es una excelente manera para que estas incorporaciones conozcan rápidamente a todos los equipos, aprendan cómo operan y desarrollen fuertes lazos personales con otros empleados y departamentos.

8. Fiesta de los 100 días

Esta es una gran idea para celebrar los primeros tres meses de tu nuevo empleado en tu empresa. Para entonces, las nuevas incorporaciones se habrán asentado e inmerso en sus tareas cotidianas. Si hiciste bien tu plan de acogida, ya no se sentirán como el nuevo chico en el bloque.

Además, de esta manera puedes renovar su entusiasmo, hacer que se sientan apreciados y mantenerlos comprometidos. ¿No es genial?

Y hasta aquí estos ejemplos de plan de acogida para tu empresa. ¿Con cuál te quedas? Si no sabes cuál escoger, siempre puedes hacer tu propio mix. Lo importante es que, como responsable de Recursos Humanos, tengas un saquito con ideas que hagan a las nuevas incorporaciones sentirse como en casa.

 

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Marina Camacho es Content Manager del mercado español en Factorial. Lleva más de ocho años generando contenido dedicando tres de ellos específicamente al sector de los Recursos Humanos. Ha trabajado para distintas empresas, canales, plataformas y mercados.

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