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Onboarding en remoto: cómo lograr el éxito desde el primer día

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5 minutos de lectura
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En los últimos años, el teletrabajo ha emergido como una apuesta transformadora del ámbito empresarial.

Tal y como reporta un estudio de Owl labs, el 16 % de las empresas del mundo son 100 % remotas. Además, las previsiones indican que para 2028, tres de cada cuatro departamentos tendrán personas a distancia.

Ya sea por la mejora de la conciliación, la creciente globalización, o por la capacidad de adaptación a circunstancias extraordinarias como pandemias, lo cierto es que el onboarding en remoto es cada vez más utilizado por los equipos de trabajo. 

La incorporación de los equipos remotos es un proceso fundamental, con un importante impacto tanto en su desarrollo profesional como en el de la propia empresa.

Desafíos del onboarding en remoto

Desde hace años las empresas son conscientes de la necesidad de lograr una buena impresión desde el momento uno por parte de sus nuevas incorporaciones. En el entorno digital actual, es necesario una adaptación, lo que supone todo un reto en materia tecnológica y legal.

El onboarding en línea surge como solución para tratar a los nuevos perfiles desde la omnicanalidad, es decir, la adaptación se puede ejecutar desde diferentes plataformas como, smartphone, correo electrónico, webs, etc., sin necesidad de una presencialidad. 

El onboarding digital entra en juego para fomentar una integración eficaz, rápida y productiva. Además, los nuevos integrantes lograrán desarrollar un sentimiento de pertenencia, reduciendo así la ansiedad e incertidumbre, y acelerando el aprendizaje. No obstante, hay muchas compañías que siguen subestimando el poder de esta estrategia y, por tanto, hacen frente a diversos retos, como es la perdida económica, la confianza del profesional y una devaluación del valor de marca.

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Claves en la fuga del talento 

Aunque es un proceso muy dinámico y facilita la incorporación de nuevo talento, no garantiza el éxito ni la fidelización de los profesionales. Podemos decir que la primera impresión cuenta, y cuesta. Si el nuevo integrante decide irse en los primeros 6 meses puede deberse a dos motivos: 

  • En primer lugar, el proceso de selección ha fallado. Por lo general, las organizaciones suelen revisar el curriculum del postulante, verificar la referencias, realizar una entrevista donde evalúan la capacidad de adaptación, la proactividad, las soft skills, la motivación, y el compromiso con el contexto, entre otros. Sin embargo, la gestión de personas no es una materia de ciencia exacta, por tanto, puede derivar en fallos. 
  • Además, las compañías pueden establecer un mal planteamiento del onboarding en línea, en este caso la nueva incorporación no entiende bien la cultura de la organización. Este contexto genera desconcierto y dispersión al profesional. 

Estrategias de onboarding remoto

Transformar el proceso de onboarding remoto puede ayudar a las organizaciones a minimizar los riesgos de fracaso, ahorrar tiempo y enfocar la atención en las tareas realmente significantes. Además, según datos de LinkedIn, un buen proceso de onboarding puede llegar a mejorar la tasa de retención hasta un 82% y la productividad del nuevo talento en más de un 70%. 

Al mismo tiempo, la gestión y el mantenimiento del procedimiento debe ser fácil. Por ello, es crucial conocer las 5 estrategias claves para incorporar a un nuevo integrante al equipo de manera online

Personalización del proceso 

La clave del éxito del onboarding radica en la personalización del proceso de integración. Cada profesional se adapta a un ritmo diferente y, por ende, hay que establecer el plan de bienvenida según las necesidades específicas. Asimismo, para crear el programa de integración hay que conocer a la persona, brindar un ambiente cómodo y de confianza para que comunique su contexto.

Además, hay que ofrecer expectativas claras, definir la relación de su trabajo en el éxito de la empresa, establecer tareas concretas, asegurar una transición paulatina, y marcar objetivos individuales

Roadsurfer, el mayor experto en autocaravanas de Europa, aboga por establecer una estructura diferente para cada proceso de incorporación. No obstante, todos los procedimientos contienen lecciones interactivas y conocimientos con los equipos individuales. Además, usan Microsoft Teams para lanzar mensajes divertidos y atractivos durante esta etapa.

Proceso interactivo

Otra estrategia interesante a tratar es la interactividad del proceso. Cuando el equipo de trabajo se encuentra en un contexto remoto, es importante la independencia de las personas.

Delegar tareas, permitir que exploren nuevas áreas de trabajo o funciones desconocidas, suscribir a cursos para ampliar conocimientos o responder a cuestionarios sobre necesidades específicas, puede ser útil. También puede resultar atractivo obtener una checklist para cada paso. De este modo, queda plasmado cada consigna al finalizar una tarea. 

La empresa Miro destaca por su plan de incorporación independiente, claro y proactivo. Sus expectativas y bases se reflejan en el libro The First 90 Day, donde conciencia a las nuevas incorporaciones sobre el tamaño y la complejidad de la empresa. 

Dosificación de la información

En muchas ocasiones el onboarding digital se convierte en un procedimiento estresante y abrumador para los nuevos integrantes de un equipo, puesto que tienen mucha información por asimilar. No es recomendable crear deadlines con grandes cantidades de guías, esta idea es poco productiva.

Es más eficaz diseñar un plan de acogida con una duración de 30 a 60 días, estableciendo tareas específicas y dosificando la información y responsabilidad durante este tiempo. Para que la estrategia sea más amena y dinámica, se puede optar por presentar la información en diferentes formatos. 

Aunque Zapier, es la compañía líder en automatización del trabajo, en este caso destaca por su onboarding digital dosificado. Establece hitos claros semanales, con una previa formación sobre las herramientas, para conseguir una incorporación funcional centrada en lograr las mejores prácticas.

Además, enfatiza en la libertad y tiempo para la adaptación, evitando abrumar a las nuevas incorporaciones. 

Asignar un mentor 

Es cierto, que casi todas las empresas cuentan con un departamento de gestión de personas. Sin embargo, no todas proporcionan un mentor para orientar a los nuevos integrantes. Esta estrategia permite definir relaciones sólidas con la organización, conocer la cultura y la forma de trabajar, y establecer conexiones antes del inicio de la etapa laboral, para que las personas se sientan parte de la empresa.

La compañía Buffer aplica esta estrategia de una forma excelente. Tras recopilar toda la información sobre el profesional, presentar a los directivos y fijar expectativas, asigna a 3 compañeros con experiencia en la empresa para guiar a la nueva incorporación en sus primeros pasos

Automatizar el proceso 

La automatización del proceso puede acortar significativamente el tiempo de adaptación. Subir información personal, completar formularios o registrarse en los diversos software o herramientas de comunicación intraempresarial, facilita los transmites tanto al nuevo talento como a la organización. También se pueden ofrecer reuniones para explicar el funcionamiento de los sistemas que se utilizan en el día a día de la empresa. 

Un ejemplo claro de automatizar el proceso es Google. Aunque sus procedimientos de selección en remoto suelen estar enfocados a la incorporación de directivos, también establecen onboarding.

Los seleccionados disponen de una notificación automatiza 24 horas antes con 5 tareas específicas. De este modo, los profesionales se van adaptando paulatinamente al ritmo de trabajo.  Así, Google logra conocer el comportamiento de los profesionales ante nuevos desafíos. 

Periodista especializada en seguros, tecnología y gestión del talento humano. Graduada en Periodismo e Información y Documentación por la Universidad de Murcia (UMU) y con un Máster de Marketing Digital, cursado en ENAE Business School. Apasionada del posicionamiento de marca.

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