¡Tips para gestionar la llegada de un nuevo empleado! – Recursos Humanos

Onboarding offboarding

Cuando una empresa empieza a crecer es habitual que el foco principal sean las ventas o mejorar la producción, y no tanto crecer desde un punto de vista humano. Y no es que las empresas descuiden a las personas a posta, sino que el cambio no siempre es fácil de gestionar.

En un contexto así, es de esperar que la gestión de las personas se vuelva más compleja. Como responsable de Recursos Humanos, ya no podrás hacerlo a fuerza de intuición y sentido práctico. Es hora de que empieces a pensar cómo mejorar algunos procesos.

Tengo grabada esta imagen: un día viene mi jefe y me dice “Ana, vamos a tope… necesitamos una oficina más grande porque la semana que viene empiezan tres personas nuevas”. Y preguntas, vaya, ¿quién los contrató?, ¿qué van a hacer?, ¿les habéis comprado un ordenador?, ¿dónde se van a sentar? Nadie parece tener respuestas muy claras.

Una semana después ya tienes la certeza de que algo se está desmadrando, porque un compañero te pregunta por chat “¿quién es el tío que está sentado enfrente mío?”. Vaya caos, ¿no?

Lo primero es lo primero

No es muy difícil adivinar que el primer proceso de RRHH que recomiendo definir es el de incorporación de nuevos trabajadores.
En mi experiencia, te recomiendo seguir estos pasos:

  • Establece workflows: crea plantillas con tareas que usarás cada vez
    que alguien se una al equipo.
  • Elige las herramientas que usarás para dar seguimiento a cada contratación.
  • Explica el proceso a los responsables de equipo, y asegúrate de que se cumpla.
  • Prepara un kit de bienvenida para el nuevo trabajador.

Empieza por escribir cuáles son las tareas que se realizan cada vez que contratáis a alguien, y quién es el encargado de cada una de ellas. Seguramente veas que algunas no tienen dueño, o que otras involucran a varias personas. Esto es un problema que debes aclarar desde el comienzo. Identifica también si hay cosas que no se hicieron al contratar algún miembro del equipo que se deberían hacer de ahora en adelante para mejorar el proceso.

En cuanto hayas establecido cuáles son estos pasos, utiliza herramientas como Trello para organizar el trabajo. Crea una lista con todas las tareas y a cada una asigna una fecha límite y persona responsable. Por ejemplo, esta es la lista de tareas a realizar para la incorporación de una nueva diseñadora:
Trello para recursos humanos

Lo bueno de este tipo de estrategia, es que podrás duplicar la lista cada vez que se confirme una nueva contratación, y así tener una lista por empleado, que puedes consultar en cualquier momento ¡Ahorrarás mucho tiempo y evitarás errores!

Puedes hacer diferentes versiones de esta plantilla para distintas áreas dentro de la empresa o usar una plantilla genérica para todas las contrataciones. También tienes la opción de ordenar las tareas en función de la etapa del proceso, por ejemplo: antes de la incorporación, primer día, primer mes. Lo importante es que crees las tareas en función de las necesidades específicas de tu organización.

Luego, para centralizar toda la información relacionada con el contrato y la remuneración, los beneficios y las vacaciones, usa Factorial. Siguiendo nuestro ejemplo, he invitado a Julia, la nueva diseñadora que se incorpora a nuestro equipo. Tanto yo, como ella y su jefe, Mario, podremos consultar los datos en cualquier momento:

Factorial software nuevos empleados

Explica los nuevos procesos y pide feedback antes de implementarlos

Parece algo obvio pero de nada sirven los procesos si no se llevan a cabo. Tu objetivo no es solamente pensar los procesos de RRHH, sino asegurarte de que todos los comprendan y cumplan, y que usen las herramientas escogidas para gestionarlos.

Antes de hacer oficial el nuevo proceso de incorporación e invitar a todo el mundo a usar Trello y Factorial, haz una reunión para presentarlo. Seguramente recibas sugerencias muy valiosas que te permitirán mejorarlo, y las probabilidades de que sea más exitoso serán más altas.

Puede que al principio haya algo de resistencia, como con todos los cambios. Pero pronto todas las partes involucradas comprobaréis que podéis trabajar de manera mucho más coordinada. Además, notaréis que los nuevos empleados reciben una bienvenida adecuada y se integran de mejor y más rápido al equipo. En pocas palabras, los responsables de equipo te agradecerán infinitamente haber insistido en esto.

Regla de oro: dale a cada nuevo empleado un kit de bienvenida

En el ejemplo que te muestro más arriba, un punto importante es explicarle a la nueva trabajadora algunas reglas básicas de la oficina, del equipo, y de su puesto en general. Aunque no lo creas, muchos problemas con los empleados surgen por no comunicar claramente estas cuestiones. Piénsalo como parte del kit de bienvenida.

Algunas preguntas típicas que necesitarás responder son:
¿Cuál es lapolítica de vacaciones?, ¿Puedo trabajar desde mi casa?, ¿Cuál es el horario de trabajo?, e incluso detalles como ¿Puedo guardar mi
bicicleta en el edificio?, ¿Puedo traer mi propia comida?

Quizás decidas hacer un sólo documento tocando los puntos más importantes, o escribir políticas individuales para temas como las vacaciones. Sea cuál sea tu decisión, procura que una de las tareas dentro de tu lista de nuevas incorporaciones sea compartir estos documentos y responder a cualquier duda que pueda surgir.

Conclusión

Definir un proceso simple como el que he descrito en este artículo te ayudará en el proceso de contratación de nuevos empleados, y facilitará la integración del nuevo miembro del equipo.

Comparte con todos los interesados los procesos y documentos que vayas creando para recibir feedback, y asegurarte que estáis todos alineados durante todas las etapas. Recuerda, no hay procesos perfectos cuando hablamos de gestionar personas, así que prueba y crea el proceso más eficiente para tu empresa.

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