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Guía completa para hacer el onboarding a personas que teletrabajan

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7 minutos de lectura
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«El trabajo es algo que se hace y no un lugar al que se va». Este lema, que ganó relevancia durante la pandemia en 2020 con el impulso del teletrabajo, conserva su sentido en España donde, según los últimos datos de la Encuesta de Población Activa (EPA) correspondiente al primer semestre de 2023, el 7,3% de los ocupados trabajan a distancia de forma habitual.

Visto con perspectiva, este porcentaje es casi el doble que los datos de 2019, cuando era un 4,9% el porcentaje de ocupados que lo hacía en remoto regularmente, según el Instituto Nacional de Estadística (INE). A pesar de que las ofertas de teletrabajo a tiempo completo se están moderando, más de 1,5 millones de personas teletrabajan en España y una de cada cinco empresas ofrece la posibilidad de teletrabajar a sus candidatos

Sobre todo entre los perfiles tecnológicos y digitales como desarrolladores, analistas IT, consultores TIC o agentes inmobiliarios, para quienes el peso de las vacantes con teletrabajo superan el 78%, según Infojobs.

En un contexto en el que el trabajo en remoto es una realidad, es estratégico para las compañías implementar un onboarding a personas que teletrabajan de éxito, generando una experiencia atractiva e inolvidable desde el primer contacto. ¿Quieres saber cómo enamorar a tus equipos con un programa de integración remoto efectivo? 

Cómo hacer el onboarding virtual paso a paso

¡Llega la hora de la verdad! Ya has reclutado al candidato perfecto para esa vacante de trabajo en remoto en tu empresa, él ha dicho ilusionado que sí a la oferta y solo queda un paso: hacer que su incorporación sea igual de positiva para que su compromiso y productividad estén a la altura desde el primer día.

Y es que no podemos obviar que, aunque el proceso de selección haya sido impecable, si fallamos en la acogida podemos «espantar» a ese gran talento que tanto trabajo nos ha costado atraer. Es por eso que hacer un onboarding virtual efectivo se vuelve de suma importancia.

En líneas generales, existen tres etapas en el onboarding digital: la fase previa a la incorporación, que se enfoca en los preparativos; el primer día, que generalmente incluye la presentación oficial y los primeros cursos de formación; y la fase final, periodo de tiempo durante el que se hace un seguimiento del nuevo empleado.

En cada una de ellas se utilizan diferentes herramientas para onboarding a distancia, todas diseñadas para facilitar una acogida personalizada que favorezca su rápida integración y rinda lo más rápido posible al 100% incluso sin pisar la oficina. 

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Firma de documentos y envío de material

Estas son las acciones más administrativas. Aunque pueda parecer la parte menos emocionante de dar la bienvenida a un nuevo compañero, cumplir con estos «deberes» a tiempo (antes de su primer día de trabajo) nos ahorrará más de un quebradero de cabeza.

Para asegurar una ejecución completa es recomendable hacer una lista de verificación (checklist) con la documentación imprescindible, que incluirá:

  • Contrato laboral.
  • Los requerimientos legales necesarios para la empresa como documentación personal (DNI o tarjeta de residencia, número de Seguridad Social), IBAN para domiciliar la nómina, la firma del contrato. 
  • Acuerdos de confidencialidad.
  • Material de oficina y equipos de trabajo.

Hasta el primer día de trabajo, la comunicación con el nuevo compañero se puede realizar mediante el email, mientras que la gestión y el almacenamiento de toda la documentación se puede realizar con un software de RRHH.

Información sobre la cultura corporativa

Tras un gran proceso de selección y una incorporación ejemplar, se ha logrado «pescar» a ese talento excepcional que buscabas. Pero, ¡cuidado! Podría escaparse si no lo fidelizas. Para conseguirlo, la transparencia es fundamental.

Enviar un documento por email que explique los valores culturales, la misión y visión de la empresa, su estructura y organización, así como información relevante sobre su nuevo departamento y funciones mejorará la imagen que tiene el nuevo empleado de la organización desde el primer momento.

En esta línea, también es crucial proporcionar información sobre protocolos, políticas internas y manuales de procedimiento. Son las «reglas del juego», así que es vital que las conozca desde el inicio.

Y, en caso de existir, habría que hacerle llegar cada prestación y beneficio adicional al que tiene derecho como seguro médico, retribución flexible, descuentos, gimnasio o actividades sociales…  Teniendo acceso a toda esta información desde el principio, seguro que valorará aún más la empresa y deseará quedarse.

Acceso a todas las plataformas IT y equipos tecnológicos

Ahora que se han completado todos los trámites administrativos y el equipo de trabajo está en su casa, ha llegado la hora de que el nuevo talento digital acceda a todas las herramientas que necesita para trabajar. Para ello, debemos generar sus cuentas personales y configurar bien todos los accesos desde el primer día.

Es imprescindible la creación de la dirección del correo electrónico corporativo y facilitar las credenciales, activar sus licencias de cualquier software y proporcionar acceso digital a los diferentes grupos o canales donde se encuentra su equipo para que pueda introducirse y empezar a trabajar (Slack, Teams, Zoom…)

Centralizar todos los accesos de los empleados mediante una base de datos interna en un software de Recursos Humanos es la mejor manera de mantener esta información dentro de la empresa. Y, para facilitar sus primeros días, es aconsejable proporcionarle un manual en PDF sobre cómo acceder a todas las plataformas que utilizará diariamente, el cual se le ha enviado previamente por correo electrónico.

Realizar una formación (training) exitosa

Iniciar labores en una nueva empresa a menudo implica la adopción de nuevas metodologías y herramientas de trabajo. Aunque el profesional esté familiarizado con el software que va a utilizar, los usos y costumbres de cada equipo son diferentes e implican un tiempo de práctica y conocimiento.

Junto a los cursos que normalmente son obligatorios como los relacionados con las políticas de privacidad o prevención de riesgos laborales, se debería añadir capacitación más específica. ¿Cómo podemos organizar esta formación? En primer lugar, es recomendable informar al manager sobre la fecha de incorporación, conocimientos previos, experiencia, necesidades formativas… 

Así, podrá elaborar y diseñar un plan personalizado. Por ejemplo, si debe manejar herramientas como Trello o Slack, y no las conoce, es conveniente preparar una formación individualizada y complementarla con sesiones grupales para resolver dudas.

Otra opción cada vez más adoptada por las empresas es la creación de vídeos específicos sobre distintas áreas (a través de aplicaciones como Loom) o el uso de plataformas de autoaprendizaje donde pueden gestionar su capacitación. Y, en los últimos meses desde la popularización de la IA, el uso de los chatbots para resolver pequeñas dudas es cada vez más común.

Definir un buddy o mentor

Los primeros días en una empresa están llenos de novedades y desafíos, generando dudas e incertidumbres entre los nuevos. Esto es aún más notable en el teletrabajo, donde el contacto con los compañeros es más limitado.

Por eso, una estrategia efectiva es asignar un compañero más veterano, un «buddy» o mentor, durante al menos sus 3-6 primeros meses en la empresa. ¿La meta? Servir como guía para adaptarse rápido, tanto desde el punto de vista cultural como profesional.

Este mentor le ayudará a:

  • Aclarar dudas sobre procesos, plataformas y funcionamiento interno.
  • Integrarse socialmente al presentarlo al resto del equipo.
  • Hacer un seguimiento cercano de su desempeño y necesidades.
  • Recoger feedback para mejorar su experiencia de onboarding.

Esta figura de confianza le aportará mayor apoyo, motivación y compromiso, ayudando a prevenir posibles fugas de talento debido a una deficiente gestión de equipos remotos.

Hacer un seguimiento de la nueva incorporación durante las primeras semanas

Dado que no hay interacciones cara a cara ni inmersión en la cultura de la oficina, es fundamental, como hemos visto, que los managers establezcan estos procesos para guiar, apoyar e integrar al nuevo miembro del equipo. Pero, además, también es crucial hacer un seguimiento para asegurarse de que el onboarding digital para teletrabajadores funciona adecuadamente.

Algunas prácticas recomendadas son las de: 

  • Definir metas a corto y largo plazo. Establecer objetivos concretos le va a ayudar a centrarse en ellos y a tener una visión clara de su trayectoria en la empresa. Estas metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y limitadas en el tiempo.
  • Programar reuniones periódicas. Estos encuentros, que pueden ser semanales, son una excelente oportunidad para que el recién llegado pueda hablar con su manager, de forma individual, o con otros miembros del equipo sobre su progreso o la existencia de dificultades.
  • Encuentros con otros equipos: Estas reuniones, formales o informales a través de plataformas de videoconferencia, permiten al nuevo empleado conocer al resto de sus compañeros y aprender sobre sus roles en la empresa.
  • Reunión con el manager sobre el objetivo. Fijar encuentros regulares, como cada dos semanas, ofrece la oportunidad de evaluar los objetivos técnicos alcanzados, revisar su progreso, recibir feedback y ajustar los objetivos según sea necesario

A la hora de realizar este seguimiento, es beneficioso emplear videoconferencias y software de gestión de proyectos. Estas herramientas permiten registrar hitos alcanzados, comentarios y feedback, proporcionando un excelente apoyo para generar informes sobre el progreso del nuevo empleado.

Realizar encuestas de satisfacción para medir el éxito del onboarding

Tenemos a personas recién llegadas a la organización trabajando a distancia, pero surge la pregunta: ¿Están satisfechos? ¿Se sienten parte del equipo? Aunque hemos mantenido reuniones periódicas, es posible que no captemos completamente sus sentimientos y su evaluación del tiempo en la empresa.

Realizar una encuesta de satisfacción sencilla después de las primeras semanas se convierte en una herramienta valiosa para evaluar la eficacia del onboarding digital.

«¿Tus expectativas iniciales?», «¿Has recibido toda la formación necesaria?», «¿Te sientes integrado social y culturalmente?» Estas son algunas preguntas que pueden incluirse y que ayudan a medir objetivamente el programa de acogida. Ya sean respuestas cerradas o abiertas, ayudarán a identificar lo que funciona y lo que en el onboarding digital.

Con herramientas de RRHH como Factorial se diseñan encuestas ágiles que se envían automáticamente al empleado, permitiéndole responder en minutos.  Después de recibirlas, una reunión virtual servirá para abordar los resultados y diseñar acciones personalizadas en caso de ser necesario: se sentirá escuchado y la organización resolverá cualquier problema a tiempo.  Un «Win-win» en toda regla.

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