Supera los nuevos retos en Recursos Humanos con un portal del empleado

Es muy importante cuidar de nuestro personal y, para ello, hoy vamos a dedicar este artículo al portal del empleado. A causa del coronavirus, esta herramienta ha ido cogiendo más importancia y ya son muchas las empresas que tienen incorporado este portal para mejorar su gestión interna y, lo más importante y complejo de estos días, resulta muy útil para gestionar debidamente el teletrabajo y la vuelta a la oficina.

¿Qué es exactamente un portal del empleado?

El portal del empleado es una herramienta de comunicación interna entre la empresa y los trabajadores a través de la gestión digital.

El portal del empleado facilita al trabajador su acceso a la nómina, su acceso a pedir vacaciones de manera más efectiva, tramitar una baja fácilmente, recibir todo tipo de comunicados internos, entre muchos otros. En pocas palabras, se encarga de todas las gestiones que el trabajador debe realizar de manera común en su empresa, pero desde una perspectiva totalmente online.

Esto ahorra tiempo a los departamentos de Recursos Humanos, pues es “autogestionado” o, mejor dicho, los propios empleados pueden acceder a la información que necesiten sin tener que pedirla. Para ellos, esto también es un modo de ahorrar tiempo, además de aportar transparencia a todo lo que tenga que ver con este tipo de procesos y almacenamiento de la información.

Beneficios de tener un portal del empleado en tiempos del Covid-19

Este tipo de herramienta ha adquirido mucha importancia a raíz de la crisis del covid-19, por lo que son ya muchas las empresas que lo han empezado a utilizar ahora como una algo para coordinar todas las operaciones y procesos laborales complejos que estamos viviendo debido a la pandemia. A través de esta plataforma online, la empresa puede dar más poder a los trabajadores y automatizar sus datos y otros procesos internos.

También ha ido in crescendo a causa del covid-19 ya que, con el teletrabajo, la empresa necesita comunicarse constantemente con sus empleados y… ¿qué mejor herramienta que esta?

El portal del empleado ayuda a contribuir a la cooperatividad de la empresa y a la cultura corporativa: actualiza los comunicados corporativos para que estén al alcance de todos tus empleados. La utilización del portal, además, creará un nexo de unión que ayudará, sin duda, es necesario en momentos como el que estamos viviendo.

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En definitiva, un portal del empleado hace partícipe al empleado y descentraliza las tareas del departamento de recursos humanos. Con ello, el este podrá comunicarse con más agilidad y flexibilidad directamente con la empresa y tendrá acceso directo a la información.

Razones por las que tu empresa necesita un portal del empleado

  • #1 – Reduce tiempo de papeleo burocrático. Reducción del uso del papel: nóminas, permisos, solicitudes de vacaciones, peticiones de recursos y EPI’s, etc.
  • #2 – Elimina los errores administrativos: reduce el riesgo de pérdida de datos.
  • #3 – Es un canal de comunicación bidireccional: gran parte de los conflictos laborales se produce por una falta de comunicación interna entre empresa y empleado y el portal representará una vía ágil de comunicación entre empresa y trabajador.
  • #4 – Mejora la autonomía del empleado de manera que podrá interactuar con la empresa sin importar el cuándo y el dónde.
  • #5 – Unifica y centraliza la comunicación entre empresa y sus trabajadores
  • #6 – Unifica la información en una única base de datos, de manera que el departamento de RRHH lo tendrá mucho más fácil estos días.
  • #7 – Mejora el marketing interno sin costes: la experiencia del trabajador a la hora de consultar su información o hacer el control horario, por ejemplo, será mucho más satisfactoria.

¿Cuál es el mejor portal de empleado para mi empresa? Factores a tener en cuenta

Para empezar, debemos destacar que tanto si eres una empresa pequeña, mediana o grande, la utilidad de este portal es la misma, pero no todos los portales del empleado son iguales. Como cada empresa es distinta, dependiendo de tus necesidades deberás escoger uno u otro. También deberías valorar si buscas un portal sencillo o uno más completo que te permita incluso crear nóminas, gestionar las vacaciones (un proceso complicado, a veces), hacer el seguimiento de vacantes, etc.

Cuando busques el portal del empleado que mejor se adapte a ti y a lo que tu empresa necesita, deberás tener en cuenta estos factores:

Usabilidad

Tiene que ser fácil de utilizar y muy intuitivo con procesos sencillos.

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Recuerda que la implantación de un portal del empleado tiene como objetivo ahorrar tiempo y facilitar procesos. Si esta herramienta resulta muy complicada de utilizar y los trabajadores tienen que hacer un curso para saber navegar en ella…¿está cumpliendo su función?

Accesibilidad

Que se accesible desde cualquier lugar y momento.

Esto es especialmente importante si tienes a trabajadores que trabajen fuera de la oficina, e incluso fuera de sus casas. Estos trabajadores tendrán que seguir haciendo sus gestiones desde el lugar en el que se encuentren, lo que nos lleva al siguiente punto.

Aplicación móvil

Un punto clave es que se pueda usar a través del smarthphone de tus empleados, una herramienta de trabajo para muchos.

Si esto es posible, aspectos como el control horario o la firma de documentos estarán mucho mejor regulados, y el trabajador también lo tendrá más fácil.

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Personalización y seguridad

Que pueda personalizarse y sea seguro.

Que pueda adaptarse sin dificultad a la empresa y que, además, nadie pueda acceder a la información de otros empleados si no tiene permiso (y, sí, elige un portal del empleado que pueda proporcionar permisos solo a los gerentes de cada trabajador).

Tú y tus empleados deberíais decidir qué información se muestra en cada momento.

Almacenamiento de información

Cuando hablamos de softwares para Recursos Humanos que incluyan un portal del empleado, tenemos que diferenciar entre los que dependen de un dispositivo y/o ordenador (los que han de instalarse) y aquellos que trabajan de manera online.

Para los segundos, la información, y en realidad toda la plataforma, se encontrará en la nube; esto supone la eliminación del espacio físico necesario, un refuerzo en la seguridad y una mejor accesibilidad.

Creación de informes

Si un programa almacena información, es esencial que también te permita descargar y extraer documentos (tanto al departamento de Recursos Humanos como al trabajador).

Además, ya que tienes toda la información almacenada, puede que quieras analizarla.

Tras este breve análisis sobre los factores que componen el portal del empleado, deberías escoger el que mejor se adapte a tus necesidades. Por último, pero no menos importante, deberías optar por una solución que tenga un equipo de desarrollo detrás, mejorando y analizando las necesidades reales de las empresas y sus trabajadores.

Adquirir un portal para el empleado es aceptar un camino a las últimas tendencias digitales de gestión administrativa y organización interna. Es escoger ser parte de esta transformación digital.

Prueba Factorial y su portal del empleado

Si lo que quieres es ahorrar tiempo y dinero en las gestiones de personal, en Factorial queremos hacerte el camino mucho más fácil.

A través de nuestro software de RRHH ofrecemos la mejor manera de crear un portal del empleado para tu empresa sin necesidad de programar nada, con una herramienta 100% segura. Con Factorial puedes crear eventos, enviar comunicados internos y subir documentos visibles para todos los trabajadores con un par de clicks.

¡Mejora la comunicación interna de tu empresa y tu relación con los empleados será mucho mejor!

 

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Escrito por Ona Raich y editado por Marina Camacho.

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