El Informe de Datos de Cotización (IDC): cómo solicitarlo

Si quieres conocer qué información tiene registrada la Seguridad Social sobre los trabajadores  que están dados de alta en tu empresa, necesitarás el Informe de Datos de Cotización (IDC). ¿Y por qué querrías saber esta información? Pues porque así podrás comprobar si los períodos o tramos de los trabajadores en el Fichero de Bases son correctos dentro de los Servicios del Sistema de Liquidación Directa de la Tesorería de la Seguridad Social. ¿Sabes cómo solicitar tu IDC?

El Sistema de Liquidación Directa y el Informe de Datos de Cotización. ¿Por qué tienes que pedir el IDC?

Desde hace unos años, con el Sistema de Liquidación Directa, la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) simplifica los trámites y gestiones actuales, aprovechando servicios online y sistemas de comunicación telemáticos. De esta manera, la TGSS realiza un cálculo individualizado de las cuotas sociales de cada trabajador a través de la información que puede obtener de otras administraciones públicas.

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Y de la información que facilita la empresa: cada empresa tiene que comunicar la información no disponible en las bases de datos de la TGSS de los trabajadores que constan en alta en el Fichero General de Afiliación (FGA) de los que existe obligación de cotizar.

¿Qué significa esto? Que cada organización debe conocer las condiciones de cotización de sus trabajadores, ya que proceden de información que antes se ha comunicado mediante las altas, bajas o variaciones de datos. Y que tienen que corregir y enviar los datos de la liquidación de los trabajadores que contengan discrepancias con la información que consta en la TSGG. Es decir, habrá que enviar datos que la Tesorería General de la Seguridad Social no pueda calcular o de los que no tenga información (por ejemplo, importe de horas extras, bases de cotización diferentes a las del mes anterior, número de trabajadores a tiempo parcial, etc.)

Por eso es cada vez más importante que en tu empresa lleves un control riguroso de la información de todos tus trabajadores: los datos de las nóminas deben estar consolidados con los del FGA de la TGSS. Los softwares para la gestión de nóminas, como Factorial Nómina, son el gran aliado en este tedioso proceso, porque te permiten gestionar todas estas obligaciones de recursos humanos de forma fácil y eficiente.

En el Informe de Datos de Cotización aparecen las condiciones y peculiaridades de cotización de las que tiene información la TGSS sobre el conjunto de trabajadores de alta en un Código Cuenta de Cotización. ¿Entiendes ahora por qué es básico saber cómo solicitar el IDC? Pues veamos cómo conseguirlo y así poder cotejar tus datos de afiliación con los que constan en la base de datos de la TGSS.

¿Cómo puedes solicitar online un Informe de Datos de Cotización de la Seguridad Social?

Puedes pedir los datos de cotización de los trabajadores de tu empresa a través de la web de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), para un período de liquidación determinado y para un Código de Cuenta de Cotización. El servicio RED Directo te permitirá visualizar y descargar en tiempo real los datos de tus trabajadores. Estos son los pasos para poder solicitar el Informe de Datos de Cotización:

1.     Desde la página de inicio de la web de la TGSS, busca en las opciones de la derecha de la página, en el bloque ‘A un clic’, el enlace ‘Acceso Sistema RED on-line’

2.     Utiliza tu certificado digital admitido por la Seguridad Social para acceder. Tras la validación de tus datos de usuario, verás en pantalla todas las aplicaciones a las que tienes acceso. Busca y haz clic en ‘Inscripción y Afiliación Online Real’

3.     En el submenú ‘Informes’ encontrarás todas las acciones que puedes realizar. Para este caso, nos interesan dos: busca y selecciona ‘Informe de Datos de Cotización- Trabajador Cuenta Ajena’ o ‘Informe Datos de Cotización – Período Liquidación CCC’ (Código de Cuenta de Cotización). ¿Qué podemos obtener de cada uno?
   1.  Informe de Datos de Cotización – Trabajador Cuenta Ajena: tendremos los datos de cotización de un determinado trabajador, y sus peculiaridades de cotización
   2.    Informe de Datos de Cotización – Período de liquidación CCC: para obtener datos de cotización por código cuenta de cotización y por período de liquidación.

4.     ¿Qué datos debes cumplimentar para visualizar y guardar tus Informes de Datos de Cotización? El sistema te mostrará en pantalla un formulario en el que tendrás que introducir los datos en función del informe que solicites:
   1.   Número de afiliación
   2.   Régimen
   3.  Cuenta de cotización
   4.  Período de liquidación (mes y año)
   5.  Seleccionar Peculiaridades: la propia Seguridad Social tiene una tabla de peculiaridades de cotización. Guárdatela como “chuleta”. Puedes seleccionar más de una peculiaridad de cotización. Y si las quieres seleccionar todas, marca la peculiaridad número 99
   6.    Tipo de impresión: selecciona ‘OnLine’
   7.  ¿Todo listo? Pues haz clic en el botón ‘Continuar’. Y podrás visualizar y guardar en tu equipo el informe que solicites.

El Informe de Datos para la Cotización de Trabajadores por cuenta ajena

Como puedes ver, en el Informe de Datos para la Cotización de Trabajadores por cuenta ajena encontraremos la información agrupada por:

•   Datos identificativos del trabajador
•   Datos identificativos de la empresa
•   Otros datos relativos a la relación laboral del trabajador
•   Peculiaridades de cotización

El Informe de Datos de Cotización por Período de liquidación CCC

Ahora que ya sabes cómo solicitar Informes de Datos de Cotización, verás que es muy fácil interpretar la información del IDC por Período de liquidación CCC. En este informe encontraremos también los datos identificativos del trabajador y de la empresa, así como un listado de peculiaridades / tipos de cotización filtrados por el período de liquidación que hayamos seleccionado en el formulario. En ese listado encontraremos por cada fila la siguiente información:

•   Tramo de peculiaridad (Fecha desde y fecha hasta)
•   Tipo de peculiaridad
•   Fracción de cuota
•   Colectivo incentivado
•   Legislación aplicable
•   Grupo de cotización
•   Información desglosada sobre los tipos de cotización, por porcentajes (empresario, trabajador, total de la suma de estos dos, desempleo).

Seguro que se te están ocurriendo ya muchos casos en los que te puede ser útil hacer consultas a través de la petición de estos Informes de Datos de Cotización y comprobar si a la hora de confeccionar e informar de tus nóminas pusiste toda la información correctamente. Para tener todo bajo control, ¿por qué no empiezas ya a probar gratis durante 30 días Factorial Nómina?