El mejor programa para la gesti贸n documental de las empresas

La gesti贸n documental en las empresas no siempre es sencilla. Gestionar la visibilidad de cada documento, almacenar de forma segura la informaci贸n m谩s importante de la empresa y unificar en una sola plataforma los contratos, convenios, pol铆ticas de la empresa, las n贸minas鈥s complejo.

馃憠 驴Est谩s buscando informaci贸n sobre la gesti贸n documental de las empresas? Te traemos nuestra gu铆a sobre c贸mo gestionar los documentos de una empresa

Muchas empresas conf铆an en un software de gesti贸n documental para llevar a cabo todas estas tareas, pero la mayor铆a de veces acaba siendo costoso y no muy eficiente. Muchos de los gestores documentales que existen en el mercado s贸lo sirven para almacenar documentaci贸n y no acaban por integrarse con las otras 谩reas o necesidades de la empresa.

El simple hecho de acceder a una plataforma distinta a las dem谩s soluciones que utilizar para gestionar otros aspectos de los Recursos Humanos, ya deja a la gesti贸n documental en un segundo plano.

驴Quieres saber cu谩l es la soluci贸n perfecta? Sigue leyendo.

驴Qu茅 incluye la gesti贸n documental en las empresas?

La gesti贸n documental en las empresas, sean estas de Madrid, M谩laga o Tegucigalpa, sigue siendo la misma. Se trata de la informaci贸n acumulada a lo largo de los meses y los a帽os, y la que se gestiona cada d铆a. Contratos, n贸minas, bajas y altas, registros de control horario, cuadrantes de turnos rotativos, hojas de Excel para las vacaciones…el conocido 芦papeleo禄 de toda la vida.

Muchas empresas caen en el error de creer que el gestionar todos estos documentos es la principal funci贸n de los departamentos de Recursos Humanos, y por eso no les proporciona una soluci贸n con la que puedan automatizar y digitalizar todo esto para centrarse en temas menos repetitivos y de mayor valor, como la retenci贸n del talento, la rotaci贸n de personal, el employer branding, el employer experience y otras tendencias que se han convertido en el punto de mira de las nuevas empresas con los profesionales m谩s preparados.

驴Qu茅 es un software de gesti贸n documental?

Los softwares o programas de gesti贸n documental, tambi茅n conocidos como HRIS, son una herramienta que sirve para gestionar la informaci贸n y comunicaci贸n sobre esta entre la empresa y el empleado. Es decir, tratar y, procesar y hacer circular todos los documentos que pasen por el departamento de RRHH.

Estas soluciones permiten a la empresa llevar al d铆a sus documentos, actualizarlos autom谩ticamente y ofrecerlos r谩pidamente a sus empleados centralizando as铆 la informaci贸n almacen谩ndola en un lugar mucho m谩s seguro que el caj贸n de la oficina.

Aporta transparencia a la empresa, ahorra tiempo a los responsables de Recursos Humanos y no ocupa espacio f铆sico.

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Adem谩s, este tipo de programa tambi茅n permite que la empresa pueda planificar mejor sus costes, ya que podr谩 controlar mucho mejor toda la informaci贸n relacionada con estos.

Otros beneficios de este tipo de softwares son:

  • Una mejor organizaci贸n de la empresa
  • Facilidad para estar al d铆a de las 煤ltimas normativas y regulaciones
  • Mejora la experiencia de los empleados y la burocracia de la organizaci贸n
  • Suelen ser herramientas muy intuitivas y sencillas de utilizar
  • Cumplen con la Ley de Protecci贸n de Datos

驴Qu茅 es un software de gesti贸n documental open source?

Cualquier programa open source es aquel con el que se puede tocar c贸digo y personalizar. Es como obtener un programa base y programarlo como uno quiera. Eso s铆…hay que tener un nivel alto de programaci贸n para poder utilizarlo.

驴Qu茅 es un software de gesti贸n documental libre?

Los softwares de gesti贸n documental libres son similares a los open source, y suelen ser gratuitos.

El problema con estas herramientas es que suelen provocar problemas de escalabilidad, ya que no son tan f谩ciles de usar y suelen tener bugs y ca铆das de la aplicaci贸n. 驴Por qu茅? Porque suelen estar en una fase beta perpetua, lo que supone arriesgarse a incurrir en errores

La gesti贸n documental y el teletrabajo

驴Quieres hacer posible el teletrabajo en tu empresa? La gesti贸n documental se est谩 transformando…y tambi茅n las filosof铆as de las empresas en cuanto a metodolog铆a de trabajo.

Con la llegada del Coronavirus el teletrabajo o el trabajo a distancia y en remoto se ha convertido, en muchos casos, en la 煤nica salida para la empresa; para sobrevivir y poder seguir desarrollando su actividad.

驴Y qu茅 es lo m谩s importante del teletrabajo? El nivel de digitalizaci贸n de la empresa. Las maneras que los equipos tienen de comunicarse, de trabajar 芦juntos禄, de ser productivos y, sobre todo, la posibilidad de poder enviar documentos e informaci贸n siempre que sea necesario.

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Con la gesti贸n documental tradicional, el teletrabajo no se puede aplicar, ya que esta depende del soporte f铆sico del papel.

La gesti贸n documental en una empresa sostenible

El employer branding es cada vez m谩s importante, y esto significa que la imagen que la empresa transmite hacia fuera har谩 que los mejores profesionales quieran trabajar en ella…o no.

驴Todav铆a crees que las empresas no tienen que ser competentes para atraer al mejor talento? Pues te equivocas. Y muchos de estos trabajadores m谩s preparados buscan mucho m谩s que un buen sueldo; quieren estar alineados con la filosof铆a de la empresa, ya que para ellos eso es algo muy importante.

La sostenibilidad es uno de los valores que m谩s millennials, centenials (y mucha otra gente de otras generacioens) priorizan a la hora de sentir que pertenecen a un lugar, grupo o empresa. 驴De qu茅 manera tu empresa es sostenible? 驴Qu茅 bien hace a la sociedad?

De nuevo, la gesti贸n documental tradicional no ayuda al cuidado del medioambiente, ya que produce cantidades ingentes de papel (formularions, registros, revisiones de entrevistas, curr铆culums, cuadrantes, hojas de control horario, res煤menes de normativas, altas, bajas, n贸minas, contratos, etc.).

La ausencia de papel en tu departamento de Recursos Humanos har谩 que la filosof铆a de tu empresa sea m谩s ecol贸gica.

La firma electr贸nica y digital

Para que la gesti贸n documental sea completamente digitalizada, tendr谩s que contar con un sistema que proporcione la firma digital.

La firma digital es algo necesario si se quiere gestionar documentos entre empleados de manera eficiente, y m谩s si estos no est谩n en la oficina.

Aunque cuentes con un sistema de gesti贸n documental, si no incluye la firma electr贸nica, seguir谩s teniendo que imprimir contratos y formularios para que tus empleados los firmen, y luego escanearlos.

Requisitos de un programa para la gesti贸n documental de una empresa

Porque no todos los programas pensados para la gesti贸n documental son iguales, ya sea tu empresa p煤blica o privada, tus documentos est茅n en pdf u otros formatos, tu programa de gesti贸n documental tiene que cumplir con unos requisitos b谩sicos, que son los que te indicamos a continuaci贸n.

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Integraci贸n con otras herramientas

Debe sincronizarse con tu software de ausencias para almacenar bajas laborales, permisos y otra documentaci贸n relativa con las ausencias generadas en el equipo.

Visibilidad y transparencia

Debe asegurar que las n贸minas sean visibles s贸lo para el empleado que debe verla.

Documentos y portal del empleado

Debe contar con una zona privada para cada empleado en la que almacenar contratos, bajas, n贸minas y documentos de identidad.

Accesibilidad

Debe estar disponible desde cualquier dispositivo sin necesidad de descargar programas adicionales y debe ser compatible con cualquier tipo de archivo.

Posibilidad de compartir informaci贸n

Debe servir como herramienta interna para compartir documentos y circulares con toda la empresa.

Seguridad y normativas

Debe cumplir los est谩ndares de seguridad y la LOPD.

Lo que ofrece Factorial como programa de gesti贸n documental

En Factorial trabajamos para simplificar el d铆a a d铆a de tu departamento de recursos humanos para que puedas ofrecer mejor atenci贸n a tus empleados. Despu茅s de hablar con decenas de empresas que ya usan Factorial y entender cu谩les son sus necesidades hemos creado un gestor documental inteligente que te ayuda a ahorrar tiempo.

Con el gestor documental de Factorial puedes almacenar toda la documentaci贸n de tu empresa y trabajadores en una plataforma 100% segura y blindada. Con acceso las 24 horas del d铆a, en cualquier dispositivo y sin necesidad de instalar nada. Entra en Factorial, inicia sesi贸n y listo.

Una carpeta para cada empleado en la que almacenar toda su informaci贸n personal. De esta forma te evitas errores y te aseguras de que s贸lo ese empleado ver谩 sus documentos personales. Adem谩s, cuando el empleado adjunte un documento de baja, lo subiremos autom谩ticamente a su carpeta personal.

Asigna, env铆a y almacena n贸minas para cada empleado. El gestor documental de Factorial es capaz de leer un 煤nico documento con todas las n贸minas de la empresa y dividirlo por empleados. De este modo, Factorial reconocer谩 los datos del empleado y le asignar谩 la n贸mina al trabajador correcto autom谩ticamente. Podr谩s revisar todo el proceso y hacer click en enviar cuando hayas comprobado que todo est谩 correcto. El gestor de n贸minas enviar谩 una notificaci贸n al empleado para que pueda consultar su n贸mina y la guardar谩 en la carpeta personal del trabajador, dentro de su secci贸n de n贸minas.

Documentos internos visibles o invisibles. La mejor manera de compartir documentos con tus empleados. Sube cualquier tipo de archivo y escoge si ser谩 p煤blico para todos los empleados o privado para administradores. Podr谩s modificar la visibilidad tantas veces como creas conveniente. Simplemente arrastra el documento y hazlo visible o privado.

Esto es lo que dicen nuestros clientes sobre Factorial

Si todav铆a no est谩s seguro que de Factorial pueda encajar como soluci贸n en tu empresa, puedes consultar lo que otros clientes dicen de nuestra funcionalidad de gesti贸n documental.

Como, por ejemplo, los casos de Caravelo y Voicemod, que pudieron adaptarse a la crisis del Coronavirus y al teletrabajo f谩cilmente gracias a tener Factorial integrado ya en sus plantillas.

Creo que las novedades que Factorial va lanzando cada mes, o incluso cada semana, pueden hacer que sea lo 煤nico que necesitemos para gestionar todo el departamento de Recursos Humanos.

Caravelo

Nos facilitaba el trabajo antes y lo sigue haciendo ahora, nos ofrece una plataforma muy f谩cil de usar que cumple nuestras necesidades. Adem谩s, constantemente vemos c贸mo se van implantando nuevas tools que hacen que se vuelva cada vez m谩s completa.

Voicemod

O 膧ticco,聽que puede gestionar los documentos de empleados que est谩n en 6 localizaciones distintas sin ning煤n tipo de problema.

Para m铆 es un ahorro de tiempo brutal. Que todo lo que es documentaci贸n del empleado est茅 ah铆, que este tenga su propio portal y tenga acceso a sus n贸minas, su contrato, sus documentos, que pueda pedir vacaciones y estas puedan ser aprobadas. Todo esto es esencial para el d铆a a d铆a de mi trabajo. 隆Y el organigrama se actualiza autom谩ticamente y es muy 煤til para nuevas incorporaciones!

膧ticco

 

Empieza a usar el gestor documental inteligente de Factorial y ahorra de 5 a 6 horas de gesti贸n a la semana. Adem谩s, con Factorial tendr谩s una soluci贸n todo en uno, ya que tambi茅n cuenta con un programa para el control horario o registro de la jornada, otro programa para la gesti贸n de ausencias de vacaciones, otro para el control de los turnos rotativos, para planes de onboarding, 隆y mucho m谩s!

 

聽Prueba nuestro software de gesti贸n documental gratis

 

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4 thoughts on “El mejor programa para la gesti贸n documental de las empresas”

  1. Buenos d铆as, estoy muy interesada en saber mas acerca del programa. me ha parecido interesante
    Como puedo comunicar con usted directamente?

    Responder
  2. Muy buenas Podr铆ais contactar con migo, para ver si podeis darme valor en nuestroproyecto de digitalizaci贸n.

    SALUDOS

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