Ir al contenido

El mejor programa para la gestión documental de las empresas

La gestión documental en las empresas no siempre es sencilla. Gestionar la visibilidad de cada documento, almacenar de forma segura la información más importante de la empresa y unificar en una sola plataforma los contratos, convenios, políticas de la empresa, las nóminas.

Muchas empresas confían en un software de gestión documental para llevar a cabo todas estas tareas, pero la mayoría de veces acaba siendo costoso y no muy eficiente. Muchos de los gestores documentales que existen en el mercado sólo sirven para almacenar documentación y no acaban por integrarse con las otras áreas o necesidades de la empresa.

El simple hecho de acceder a una plataforma distinta a las demás soluciones que utilizar para gestionar otros aspectos de los Recursos Humanos, ya deja a la gestión documental en un segundo plano.

¿Por qué necesitas un gestor documental gratuito?

La gestión documental en las empresas, sean estas de Madrid, Málaga o Tegucigalpa, sigue siendo la misma. Se trata de la información acumulada a lo largo de los meses y los años, y la que se gestiona cada día. Contratos, nóminas, bajas y altas, registros de control horario, cuadrantes de turnos rotativos, hojas de Excel para las vacaciones…el conocido «papeleo» de toda la vida.

Muchas empresas caen en el error de creer que el gestionar todos estos documentos es la principal función de los departamentos de Recursos Humanos, y por eso no les proporciona una solución con la que puedan automatizar y digitalizar todo esto para centrarse en temas menos repetitivos y de mayor valor, como la retención del talento, la rotación de personal, el employer branding, el employee journey y otras tendencias que se han convertido en el punto de mira de las nuevas empresas con los profesionales más preparados.

Banner Software RRHH Generic

¿Qué es un software o gestor documental documental gratuito?

Los software o programas de gestión documental, también conocidos como HRIS, son una herramienta que sirve para gestionar la información y comunicación sobre esta entre la empresa y el empleado. Es decir, tratar y, procesar y hacer circular todos los documentos que pasen por el departamento de RRHH.

Estas soluciones permiten a la empresa llevar al día sus documentos, actualizarlos automáticamente y ofrecerlos rápidamente a sus empleados centralizando así la información almacenándola en un lugar mucho más seguro que el cajón de la oficina. Aporta transparencia a la empresa, ahorra tiempo a los responsables de Recursos Humanos y no ocupa espacio físico.

Además, este tipo de programa también permite que la empresa pueda planificar mejor tu gestión de gastos, ya que podrá controlar mucho mejor toda la información relacionada con estos.. Otros beneficios de este tipo de softwares son:

  • Una mejor organización de la empresa
  • Facilidad para estar al día de las últimas normativas y regulaciones
  • Mejora la experiencia de los empleados y la burocracia de la organización
  • Suelen ser herramientas muy intuitivas y sencillas de utilizar
  • Cumplen con la Ley de Protección de Datos

¿Qué es un gestor documental gratuito open source?

Cualquier programa open source es aquel con el que se puede tocar código y personalizar. Es como obtener un programa base y programarlo como uno quiera. Eso sí…hay que tener un nivel alto de programación para poder utilizarlo.

¿Qué es un software de gestión documental libre?

Los softwares de gestión documental libres son similares a los open source, y suelen ser gratuitos.

El problema con estas herramientas es que suelen provocar problemas de escalabilidad, ya que no son tan fáciles de usar y suelen tener bugs y caídas de la aplicación. ¿Por qué? Porque suelen estar en una fase beta perpetua, lo que supone arriesgarse a incurrir en errores

La gestión documental y el teletrabajo

¿Quieres hacer posible el teletrabajo en tu empresa? La gestión documental se está transformando y también las filosofías de las empresas en cuanto a metodología de trabajo.

Con la llegada del Coronavirus el teletrabajo o el trabajo a distancia y en remoto se ha convertido, en muchos casos, en la única salida para la empresa para sobrevivir y poder seguir desarrollando su actividad. Y actualmente se suma a esta tendencia noción de trabajo híbrido que promete transformar todavía más el mundo del trabajo.

¿Y qué es lo más importante del teletrabajo? El nivel de digitalización de la empresa. Las maneras que los equipos tienen de comunicarse, de trabajar «juntos», de ser productivos y, sobre todo, la posibilidad de poder enviar documentos e información siempre que sea necesario. Con la gestión documental tradicional, el teletrabajo no se puede aplicar, ya que esta depende del soporte físico del papel.

La gestión documental en una empresa sostenible

El employer branding es cada vez más importante, y esto significa que la imagen que la empresa transmite hacia fuera hará que los mejores profesionales quieran trabajar en ella…o no.

¿Todavía crees que las empresas no tienen que ser competentes para atraer al mejor talento? Pues te equivocas. Y muchos de estos trabajadores más preparados buscan mucho más que un buen sueldo, quieren estar alineados con la filosofía de la empresa, ya que para ellos eso es algo muy importante.

La sostenibilidad es uno de los valores que más millennials, centenials (y mucha otra gente de otras generacioens) priorizan a la hora de sentir que pertenecen a un lugar, grupo o empresa. ¿De qué manera tu empresa es sostenible? ¿Qué bien hace a la sociedad?

De nuevo, la gestión documental tradicional no ayuda al cuidado del medioambiente, ya que produce cantidades ingentes de papel (formularions, registros, revisiones de entrevistas, currículums, cuadrantes, hojas de control horario, resúmenes de normativas, altas, bajas, nóminas, contratos, etc.). La ausencia de papel en tu departamento de Recursos Humanos hará que la filosofía de tu empresa sea más ecológica.

Por eso motivo contar con un gestor documental gratuito es la mejor que opción que puedes elegir si buscas no solo optimizar la administración de tu empresa sino ademas, mejorar el employee journey de tys empelados.

👉 Chequea nuestra  guía sobre cómo gestionar los documentos de una empresa

La firma electrónica y digital, claves en un gestor documental gratuito

Para que la gestión documental sea completamente digitalizada, tendrás que contar con un sistema que proporcione la firma digital. La firma digital es algo necesario si se quiere gestionar documentos entre empleados de manera eficiente, y más si estos no están en la oficina.

Aunque cuentes con un sistema de gestión documental, si no incluye la firma electrónica, seguirás teniendo que imprimir contratos y formularios para que tus empleados los firmen, y luego escanearlos.

Requisitos de un gestor documental gratuito

Porque no todos los programas pensados para la gestión documental son iguales, ya sea tu empresa pública o privada, tus documentos estén en pdf u otros formatos, tu programa de gestión documental tiene que cumplir con unos requisitos básicos, que son los que te indicamos a continuación.

Integración con otras herramientas

Debe sincronizarse con tu software de ausencias para almacenar bajas laborales, permisos y otra documentación relativa con las ausencias generadas en el equipo.

Visibilidad y transparencia

Debe asegurar que las nóminas sean visibles sólo para el empleado que debe verla.

Documentos y portal del empleado

Debe contar con una zona privada para cada empleado en la que almacenar contratos, bajas, nóminas y documentos de identidad.

Accesibilidad

Debe estar disponible desde cualquier dispositivo sin necesidad de descargar programas adicionales y debe ser compatible con cualquier tipo de archivo.

Posibilidad de compartir información

Debe servir como herramienta interna para compartir documentos y circulares con toda la empresa.

Seguridad y normativas

Debe cumplir los estándares de seguridad y la LOPD.

Lo que ofrece el gestor documental gratuito de Factorial

En Factorial trabajamos para simplificar el día a día de tu departamento de recursos humanos para que puedas ofrecer mejor atención a tus empleados. Después de hablar con decenas de empresas que ya usan Factorial y entender cuáles son sus necesidades hemos creado un gestor documental inteligente que te ayuda a ahorrar tiempo.

Con el gestor documental de Factorial puedes almacenar toda la documentación de tu empresa y trabajadores en una plataforma 100% segura y blindada. Con acceso las 24 horas del día, en cualquier dispositivo y sin necesidad de instalar nada. Entra en Factorial, inicia sesión y listo.

Una carpeta para cada empleado en la que almacenar toda su información personal. De esta forma te evitas errores y te aseguras de que sólo ese empleado verá sus documentos personales. Además, cuando el empleado adjunte un documento de baja, lo subiremos automáticamente a su carpeta personal.

Asigna, envía y almacena nóminas para cada empleado. El gestor documental de Factorial es capaz de leer un único documento con todas las nóminas de la empresa y dividirlo por empleados. De este modo, Factorial reconocerá los datos del empleado y le asignará la nómina al trabajador correcto automáticamente. Podrás revisar todo el proceso y hacer click en enviar cuando hayas comprobado que todo está correcto. El gestor de nóminas enviará una notificación al empleado para que pueda consultar su nómina y la guardará en la carpeta personal del trabajador, dentro de su sección de nóminas.

Documentos internos visibles o invisibles. La mejor manera de compartir documentos con tus empleados. Sube cualquier tipo de archivo y escoge si será público para todos los empleados o privado para administradores. Podrás modificar la visibilidad tantas veces como creas conveniente. Simplemente arrastra el documento y hazlo visible o privado.

Esto es lo que dicen nuestros clientes sobre Factorial

Si todavía no estás seguro que de Factorial pueda encajar como solución en tu empresa, puedes consultar lo que otros clientes dicen de nuestra funcionalidad de gestión documental.

Como, por ejemplo, los casos de Caravelo y Voicemod, que pudieron adaptarse a la crisis del Coronavirus y al teletrabajo fácilmente gracias a tener Factorial integrado ya en sus plantillas.

Creo que las novedades que Factorial va lanzando cada mes, o incluso cada semana, pueden hacer que sea lo único que necesitemos para gestionar todo el departamento de Recursos Humanos.

Caravelo

Nos facilitaba el trabajo antes y lo sigue haciendo ahora, nos ofrece una plataforma muy fácil de usar que cumple nuestras necesidades. Además, constantemente vemos cómo se van implantando nuevas tools que hacen que se vuelva cada vez más completa.

Voicemod

O Āticcoque puede gestionar los documentos de empleados que están en 6 localizaciones distintas sin ningún tipo de problema.

Para mí es un ahorro de tiempo brutal. Que todo lo que es documentación del empleado esté ahí, que este tenga su propio portal y tenga acceso a sus nóminas, su contrato, sus documentos, que pueda pedir vacaciones y estas puedan ser aprobadas. Todo esto es esencial para el día a día de mi trabajo. ¡Y el organigrama se actualiza automáticamente y es muy útil para nuevas incorporaciones!

Āticco

 

Empieza a usar el gestor documental inteligente de Factorial y ahorra de 5 a 6 horas de gestión a la semana. Además, con Factorial tendrás una solución todo en uno, ya que también cuenta con un programa para el control horario o registro de la jornada, otro programa para la gestión de ausencias de vacaciones, otro para el control de los turnos rotativos, para planes de onboarding, ¡y mucho más!

 

✅ Prueba GRATIS nuestro software de gestión documental

 

Este artículo también está disponible en: English US, Français, Italiano, Português PT, English UK, Mexican

Content Marketing Manager @Factorial Linkedin: Rubén

Publicaciones relacionadas

6 Comments

Dejar comentario