Cómo Āticco consiguió gestionar a empleados de 6 localizaciones distintas

Irene Vinyals describe Āticco como un ecosistema innovador para startups y emprendedores. En él, no solo se comparten espacios de trabajo sino que se ayuda a hacer crecer proyectos profesionales y personales.

“Lo que queremos es que ellos se centren directamente en el negocio y se olviden de todo lo que supone la gestión de este”

Vinyals es directora del departamento de Recursos Humanos de Āticco, y entre los servicios que ofrecen está el de cubrir procesos de RR.HH. como el reclutamiento o la gestión de nóminas. ¿Quieres saber cómo gestionan sus 6 localizaciones distintas de manera automatizada? ¡Sigue leyendo!

Historia

En Āticco tienen una plantilla de 50 trabajadores, un total de 6 espacios y están en proceso de expandirse a otras ciudades, pero no siempre ha sido así. Todo empezó hace 3 años y medio, cuando 3 amigos quisieron construir el espacio para emprendedores y empresas que ellos mismos hubieran querido tener. La primera oficina era de 1000m2.

Ahora su proyecto se ha convertido en algo grande y motivador; unos centros muy atractivos con piscinas, gimnasios, terrazas con vistas espectaculares a la ciudad de Barcelona…en los que hacen eventos de formación semanales, networking, etc. Es algo con lo que extrapolar lo que ha sido hasta ahora “ir a la oficina”, para dar la posibilidad de dedicarse a lo que a uno más le gusta, a crecer en ese área, a intercambiar ideas, buscar conexiones, estar al día de la innovación y muchas otras cosas más.

Además, brinda la posibilidad a todos sus clientes de tener acceso a las distintas localizaciones disponibles, lo que nos lleva a…

Reto

El gran problema que Vinyals y su departamento de RR.HH. tuvo fue el hecho de que cada empleado estuviera en un edificio distinto, de entre los 6 con los que cuenta Āticco en Barcelona. En este sentido, la gestión de la información se vuelve extremadamente importante, a nivel organizativo. Al no estar trabajando conjuntamente con todos y cada uno de estos emprendedores, surgieron las dudas. ¿Cómo enviar la información? ¿Cómo hacer que todas las políticas lleguen? ¿Cómo posibilitar que todos reciban la información del crecimiento de la empresa?

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Pronto se dieron cuenta de que había mucha información de RR.HH. que cada uno de sus empleados debía tener, estuvieran en la ubicación que estuvieran. Vinyals lo tuvo claro; quería digitalizar el departamento de RR.HH. Empezaron a utilizar distintas plataformas, pero lo de proporcionar distintos usuarios y contraseñas a cada uno de sus trabajadores no le convencía.

“A mí me gusta tenerlo todo unificado, con una plataforma que yo pueda utilizar para dar solución a todo mi departamento, no solo a un área”

Solución

En Āticco hacen un seguimiento de cada empleado, ya que su filosofía es esta, y cuando probaron Factorial vieron que podía ayudarlos a obtener esa plataforma única en la que guardar toda la información y, al mismo tiempo, posibilitar que todo el mundo tenga acceso a ella. 

“Para mí es un ahorro de tiempo brutal. Que todo lo que es documentación del empleado esté ahí, que este tenga su propio portal y tenga acceso a sus nóminas, su contrato, sus documentos, que pueda pedir vacaciones y estas puedan ser aprobadas. Todo esto es esencial para el día a día de mi trabajo. ¡Y el organigrama se actualiza automáticamente y es muy útil para nuevas incorporaciones!”

Cómo vivieron el proceso de implementación de Factorial

Vinyals asegura que adaptarse a Factorial fue muy fácil…precisamente por que fue Factorial quien se adaptó a ellos.

“Muy pronto vimos que Factorial sabía lo que necesitábamos y el producto estaba diseñado en base a eso. Que se adaptara a nuestras necesidades es lo que más valoré”

Además, asegura que tener toda la información actualizada en un mismo lugar ayudó a que todos pudieran saber qué es lo que estaba pasando en cada momento, y conocer cualquier cambio; comunicaciones corporativas, información personal, que cualquiera pueda saber a quién tiene que llamar con un clic desde su teléfono móvil. Y eso es algo que también cambió; tener acceso a todos estos datos desde la aplicación para dispositivos móviles de Factorial.

“Da la tranquilidad de saber que vas a encontrar lo que buscas”

Lo que más les gusta de Factorial

Vinyals aprecia especialmente que el departamento de producto se adapte a cada caso concreto; a ella no le sirven las plataformas que solo pueden ofrecer una manera de trabajar. Asegura que se quedó con Factorial porque se compromete; “esto podemos hacerlo”.

“A mí lo que me gusta muchísimo de Factorial es que se reinventa; que hace cosas nuevas y está creando lo que sabe que necesitamos. El equipo de Factorial escucha muchísimo lo que se necesita y eso es muy importante. Hay muchas plataformas que han decidido que pueden cubrir ciertas partes del departamento de RRHH, pero en realidad tiene que cubrirlo todo, y ellos me dan eso” 

Además, en Āticco creen que el diseño es importante para la facilidad que puedan tener los empleados al usar la plataforma. Esto es otro de los factores que hicieron que Vinyals eligiera Factorial. Porque, precisamente, lo que no quieren es que sus trabajadores se pierdan en el programa y no lleguen a poder utilizarlo debidamente.

Resultado

El departamento de Recursos Humanos ha mejorado en muchas áreas; en todo lo que se refiere a la información para el empleado, la suya propia, en cuanto a comunicados oficiales sobre políticas; también en todo lo que es conocimiento de sus compañeros, equipo…

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Las vacaciones y los eventos importantes también han cambiado; ahora para Āticco es muy fácil aceptar ausencias y gestionar las de un equipo para los supervisores, y lo mismo sucede con los eventos importantes; todo está en el calendario. Esto ha sido clave para poder coordinar a los trabajadores de manera rápida y efectiva.

“Factorial te envía un resumen de lo que va a pasar (si hay una nueva contratación, cumpleaños, eventos especiales, un team building…). Todo el mundo está informado de lo que pasa”

También es más sencilla la organización; la estructura y el tipo de negocio necesitaban algo como un organigrama para saber qué depende de quién y facilitar ese tipo de comunicación. La actividad es muy diversa, y eso es algo a favor de Attico, pero también significa que necesitan algo que les ayude a facilitar que todo se desarrolle correctamente.

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1 thought on “Cómo Āticco consiguió gestionar a empleados de 6 localizaciones distintas”

  1. Todo es muy interés a ante, yo no aspiro a tener 50 empleados, solo necesito un equipo informatico para pasar de momento 3 libros que las Editofiales me piden pasar a word.

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