Cómo gestionar empleados en remoto

Ya desde casa, en un coworking de la ciudad o en otro continente, hay varios factores que hacen posible que los empleados puedan trabajar como si estuvieran en una misma oficina. En función de la política de tu empresa puede que el trabajo en remoto te suene a ciencia-ficción pero lo cierto es que cada vez más compañías optan por ofrecer esta posibilidad a los trabajadores.

Quizás no lo sepas pero el teletrabajo es bueno para el trabajador y para la empresa. Además de suponer un ahorro para el empleado, al no invertir en desplazamientos a la oficina o incluso no teniendo que mudarse también pueden suponer una ventaja competitiva para la empresa. Tener a personas en diferentes zonas horarias puede ayudar a ofrecer atención al cliente las 24 horas o poder contratar talento en cualquier parte del mundo son dos ejemplos.

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Por estos motivos, las empresas y trabajadores están adoptando el trabajo en remoto como una filosofía de vida. Muchos de los empleados que tienen la posibilidad de trabajar en remoto se sienten más valorados, felices y productivos al sentir que la empresa confía en ellos.

Cuando los equipos y las personas tienen flexibilidad en cuanto a cuándo y dónde trabajar, pueden reducir el estrés, las distracciones y adaptar su vida laboral a su situación personal y familiar.

El reto surge al intentar mantener un equipo robusto, que sea capaz de comunicarse eficientemente y preservar la cultura de la empresa cuando gran parte de las personas no coinciden en un mismo espacio. La buena noticia, tu empresa no es la primera en pasar por esto y hay muchas soluciones a este inconveniente.

Consejos para gestionar empleados en remoto eficientemente:

1. Intégralo en el adn de tu empresa:

Si tomáis la decisión de permitir trabajo remoto o contratar empleados que trabajen fuera de la oficina es imprescindible crear una estrategia de comunicación y unas reglas claras para que los empleados entiendan las ventajas y retos del teletrabajo.

Un ejemplo sería que el teletrabajo ocasional esté permitido siempre y cuando se haya notificado con antelación a través de Factorial y previa aprobación de un responsable.

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Si es la primera vez que se habilita esta opción en la empresa, lo ideal sería ofrecer una breve introducción a todo el equipo en la que además de explicar cómo solicitarlo y que se den pautas de cómo trabajar cuando parte del equipo no coincide en una misma franja horaria.

La clave para una estrategia de empleados remotos exitosa es crear una cultura donde todos los empleados reconozcan los desafíos y ventajas del trabajo remoto.

Si los empleados que trabajan en la misma oficina no entienden el valor del trabajo remoto, o cómo manejar los desafíos de colaborar con compañeros trabajando en remoto, ambos grupos y su trabajo pueden sufrir. Este punto suele ser decisivo para las empresas que intentan establecer este nuevo tipo de trabajo.

2. Predica con el ejemplo

Puede que no sea fácil perder la pista del desempeño, los desafíos o las necesidades cotidianas de los trabajadores remotos. Pero debes trabajar para que los trabajadores remotos sean siempre una prioridad en la empresa».

Los líderes deben velar por las necesidades de los empleados remotos. Entre otras cosas es importante que llamen a los empleados remotos para que hablen durante las reuniones y que les proporcionen las herramientas y la tecnología para que puedan participar. Un espacio silencioso, pantallas y un excelente equipo de sonido son imprescindibles. Una vez que se establece el precedente, el resto de la empresa debe seguir su ejemplo.

3. Adapta los “office perks”

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Los trabajadores remotos tienden a perderse las pequeñas ventajas de estar en la oficina, como los desayunos, la fruta y otras actividades divertidas. Dado que las ventajas contribuyen a la moral de los empleados, deben poder replicarse estos beneficios para los trabajadores remotos. Es cuestión de echarle imaginación.

En realidad no sólo son perks materiales. Los empleados que no están presentes en la oficina pueden echar de menos también pequeñas conversaciones con los compañeros que les permitan entablar una amistad o intercambiar información sobre el trabajo.

En muchas empresas se han empezado a enviar pequeñas notas o newsletters internas con información relativa al equipo para que todos los empleados puedan saber qué sucede y se pueda construir una conciencia de grupo dentro del equipo.

4. Herramientas que mejoran la experiencia de trabajar en remoto

La comunicación cara a cara y las herramientas de colaboración en tiempo real son necesarias para que los empleados remotos y en la oficina sean más eficientes y productivos. «Tener las herramientas adecuadas permite a las personas comprometerse con la experiencia remota».

Aquí algunas de las herramientas más populares que los expertos recomiendan invertir:

  • Ordenadores portátiles equipados con cámaras web o cámaras web separadas para ordenadores de escritorio
  • Wifi de gran velocidad o conexión a internet por cable para evitar retrasos y llamadas perdidas
  • Pantallas grandes y cámaras en salas de reuniones más grandes para que todos puedan ser vistos
  • Auriculares / micrófonos para mejorar la calidad del sonido
  • Un chat o comunidad interna, como Slack, Flowdock, etc.
  • Unidades compartidas y almacenamiento en la nube para trabajar en documentos y evitar problemas de versión como Google drive
  • Un sistema basado en la web como Factorial para facilitar las solicitudes de tiempo libre, vacaciones, bajas y comunicarse con todo el equipo.

Factorial, el mejor software para gestionar empleados en remoto

Crear la mejor experiencia de trabajo en remoto os tomará un tiempo, probablemente necesitéis recopilar datos y opiniones de todo el equipo pero es cuestión de tiempo que funcione en la empresa si sigues estos sencillos consejos.

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