Los 6 errores que cometes en la gestión de las vacaciones de tus empleados

Para muchos trabajadores el verano es sinónimo de descanso, mientras que, contrariamente para los Departamentos de Recursos Humanos, puede significar una gran preocupación y carga de trabajo al momento de realizar la gestión de las vacaciones de sus empleados.

Aún peor, hay que tener en cuenta que muchas empresas no poseen departamento de Personas, por lo que todo lo relativo a los horarios, nóminas y gestión vacacional se desarrollará desde Administración, suponiendo un nuevo desafío que se presenta al menos dos veces al año.

Una buena estrategia de planificación podrá ayudarte a evitar los largos procedimientos de solicitud y aprobación, solapamiento y turnos sin cubrir.

Todas las empresas han pasado en algún momento por allí. Por eso, en este artículo queremos tratar los 6 errores más comunes que puedes estar cometiendo al momento de intentar cuadrar todas las ausencias, para que puedas detectarlos a tiempo y optimizar tus procesos.

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No conocer al detalle los contratos ni Convenios Colectivos de tus empleados

En blogs anteriores, tratamos el tema del cálculo de vacaciones y los períodos en los que deberían disfrutarse. Así como cada convenio explicita la cantidad de días que corresponden a cada empleado (días que podrán ser mejorados por la empresa), también puede mencionar las fechas en las que un trabajador tendría o no que pedirse las vacaciones.

De igual manera, la empresa puede establecer un periodo de tiempo en el que por previsión de un alto volumen de trabajo, sea necesario que todos los empleados se encuentren desempeñando su función, o por lo contrario, por cierre de la empresa al completo, sea obligatorio realizar las vacaciones en esas fechas. Sea cual sea la situación, esta información debe aparecer en el contrato, el empleado debe conocerla, y por supuesto también el responsable de recursos humanos.

También, hemos de tener en cuenta que la ley indica que los días de vacaciones deben disfrutarse en el año en curso y no pueden ser sustituidos por dinero.

No establecer ningún sistema de orden o prioridad en las vacaciones

Sin planificación ni orden se irán aceptando las vacaciones a medida que se soliciten. En este escenario, parece normal que exista al menos una metodología interna para solicitar las vacaciones. Puede basarse en la antigüedad dentro de la empresa o en la rotación para que todos tengan en algún momento la posibilidad de elegir primero.

También puede existir un número fijo que defina con claridad la cantidad de empleados que pueden estar de vacaciones a la vez. Sea como sea, intentar gestionar todas las vacaciones sin un sistema puede devenir en conflictos o desacuerdos que resten eficiencia a tus procesos y comprometan el clima interno.

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Duplicación innecesaria de las tareas

Si estás leyendo esto seguramente has experimentado esta cadena de tareas: el trabajador solicita las vacaciones al supervisor, éste las aprueba y envía a Recursos Humanos para revisión. Luego sucede que entre todas las vacaciones hay superposiciones y hay que modificar y volver a solicitar aprobación… una eternidad.

Además de la pérdida de tiempo, es muy probable que en esa ida y venida de correos electrónicos y confirmaciones se dupliquen las tareas y cometan nuevos errores.

Gestionar las vacaciones de tus empleados con demasiada antelación

La prudencia y proactividad pueden parecer buenas cualidades, pero en una vida donde las cosas cambian drásticamente, podremos caer en la mala gestión de imprevistos y modificaciones de diversa naturaleza. Bajas médicas, cambios de proyectos, nuevos clientes, etc.

Si bien se demanda que el plan vacacional sea comunicado al empleado con un mínimo de dos meses, hay que dejar cierto lugar para los imprevistos y tener visibilidad completa para poder maniobrar.

Por otro lado, sería interesante que una vez las fechas han sido asignadas, no se cambien. No planificar con demasiada antelación no significa esperar a último momento, ni admitir cualquier cambio arbitrario.

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Mala gestión de la comunicación con tus empleados

Todos los miembros de tu plantilla deberían tener completa visibilidad sobre los días que les corresponden por ley, aquellos ya utilizados y los que quedan por disfrutar. De igual manera, la gestión de vacaciones debería realizarse llegando a un acuerdo entre empleados y empresas, evitando las imposiciones.

Si ellos tienen claridad sobre este tópico, se agilizarán los tiempos de solicitud y respuesta, a la vez que tus colaboradores tendrán mayor control sobre los días de vacaciones que tienen a cuenta.

Esto puedes realizarlo desde un software de gestión vacacional como Factorial, que permite que los empleados soliciten ausencias y sean aprobadas por supervisores con tan solo un click.

Seguir utilizando Excel en vez de un Software de HR para gestionar las vacaciones de tus empleados

Quizás aún creas en los beneficios de llevar un Excel o lista manual para controlar la gestión de vacaciones de tus empleados, pero la realidad es que existen más puntos negativos que positivos.

A primera vista puede resultar una buena idea, pero a largo plazo esto resulta insostenible. La imposibilidad de compartirlo con todos, la necesidad de actualizar manualmente y la pérdida de tiempo intentando cuadrar las ausencias de toda la plantilla, son sólo algunas de las cuestiones a tener en cuenta.

Lo mejor para optimizar el proceso de gestión de ausencias es contar con un software que permita la automatización del proceso de petición de vacaciones tanto para el empleado como para el responsable de recursos humanos.

El uso de un programa de recursos humanos para gestionar las vacaciones y ausencias de tu equipo es la mejor opción para evitar errores como olvidar apuntarse en el Excel adecuado, no recibir la información correcta a tiempo o perder toda la información en un desafortunado accidente.

 

Prueba ahora el software de Factorial para gestionar las vacaciones

 

Escrito y editado por Francisco Donegani.

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