Gestión de vacaciones de empleados con Excel [Plantilla 2020]

Gestionar las ausencias y vacaciones de los empleados de una empresa utilizando una plantilla de Excel es una de las prácticas más comunes en el departamento de Recursos Humanos. Y es por eso que queremos ayudarte a crear una plantilla excel para el control de las vacaciones de los empleados que tienes a tu cargo; la empezaremos desde cero y luego tú decides si es más o menos efectiva que un software de gestión de ausencias. 

👉 ¿Quieres saberlo todo sobre la gestión de las vacaciones desde el departamento de Recursos Humanos? Puedes leer nuestra guía para el control de ausencias aquí

 

Cómo controlar  y organizar las vacaciones de los empleados

Las plantillas de Excel como sistema de control de ausencias siguen siendo el método más utilizado por los departamentos de Recursos Humanos. Con un conocimiento medio o alto de Excel es posible desarrollar una plantilla funcional que te permita contabilizar los días que estará fuera cada empleado de manera más bien rudimentaria.

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Eso sí, si utilizas Excel como sistema de gestión de ausencias necesitarás complementarlo con tu correo electrónico para comunicarte manualmente con cada empleado. Una de las tareas más complicadas para el responsable de RR.HH. es hablar con cada empleado y trasladar la petición a su archivo de Excel, evitar que esa ausencia se solape con otras ausencias y llevar el cálculo total de días restantes de vacaciones que el empleado todavía puede solicitar ¡Además de evitar otros muchos errores comunes que cometemos con la gestión de las vacaciones de los trabajadores!

En función del tamaño de la empresa puede que necesites armarte de paciencia y revisar algunos tutoriales para poner al día tus habilidades de Excel. ¿Aún así quieres hacerlo? Nosotros te ayudaremos y te proporcionaremos una plantilla modelo para que puedas adaptarla a las características de tu empresa. Pero antes…

Sistemas de gestión y control de vacaciones de personal para empresas

Para un responsable de Recursos Humanos, esta es una de las tareas más complicadas del año. De su habilidad para organizar el calendario de toda la empresa dependerá que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones sin que la productividad de la organización se vea resentida.

A medida que el equipo humano crece, esta tarea se vuelve más y más complicada, y las negociaciones con cada empleado pueden afectar a todo un departamento. Además del Excel, existen otros sistemas de gestión de ausencias que pueden ayudarte a simplificar y automatizar este proceso, como por ejemplo, el software de gestión de vacaciones de Factorial.

 

¿Qué es un software para el control de ausencias y vacaciones de los empleados?

Con un software de control de ausencias y vacaciones los empleados las empresas podrán notificar los días de vacaciones a través de este sin necesidad de intercambiar engorrosas cadenas de correos electrónicos. Como responsable de Recursos Humanos, podrás aceptar o denegar fácilmente todas estas peticiones y ver en tiempo real si se solapan con las vacaciones de algún otro empleado.

Y, que no se nos olvide, uno de los principales beneficios de contar con una solución como esta es que es el propio trabajador quien se puede gestionar sus vacaciones; el manager o responsable de Recursos Humanos solo tiene que definir una política de vacaciones, revisar, aprobar y/o denegar. Por esto mismo es importante elegir un software o programa que sea sencillo e intuitivo para los empleados

Si decides probar suerte y estrenarte con Factorial, podrás también acceder al programa directamente desde tu navegador sin necesidad de descargar ningún programa o plugin. ¡Lo mejor para adaptar este proceso al teletrabajo!

Cómo crear una plantilla en excel para el control de las vacaciones de empleados

Si por el contrario, quieres crear tu propia plantilla de Excel para el control de las vacaciones de tus empleados este 2020, te explicarlo cómo hacerlo paso a paso y de la mejor manera.

En primer lugar, necesitarás instalar en tu ordenador el programa de Microsoft Excel o derivados. Recuerda que es un programa de pago y, a no ser que tu empresa te provea de la licencia correspondiente, sólo podrás usarlo por un tiempo limitado. Otra opción es utilizar la herramienta de spreadsheets de Google. He aquí las instrucciones para seguir, una vez obtenido el programa correspondiente:

  1. Crea un nuevo archivo de Excel y pon un nombre que te sea fácil de recordar. Bastará con Control de ausencias [NombreDeLaEmpresa] 2020.
  2. Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
  3. Cuando lo tengas, combina las celdas de la primera fila. Aquí pondremos el año en curso (2020).
  4. En la segunda fila, haz divisiones de 28, 29, 30 y 31 días para cada mes. Enero, Febrero, Marzo… así hasta llegar a diciembre.
  5. En la tercera fila puedes crear una fórmula que cuente el número anterior + 1 para que automáticamente aparezca el día en número.

Si has seguido correctamente los pasos, debes tener algo parecido a esto:

6. Vuelve ahora a la parte izquierda de la pantalla, a la sección que habíamos inmovilizado al principio y añade toda la información que aparece en esta otra captura. Equipo, Nombre del empleado, Total de días de vacaciones disponibles y días restantes.

Esta primera versión de la plantilla de excel para gestionar vacaciones puede ayudarte a realizar el recuento para cada empleado. Si tienes mayor dominio de la herramienta, siempre podrás añadir funciones y fórmulas para perfeccionarla.

Descargar plantilla de Excel gratis para el control de las vacaciones de empleados [2020]

Si aún no te hemos convencido y te has mareado con tanta casilla, puedes descargarte la plantilla básica con calendario de Excel gratis para la gestión de las vacaciones de tus empleados.

 

Si el excel no es lo tuyo… puedes probar gratis el programa de gestión de vacaciones de Factorial

 

Olvídate de las fórmulas, los correos electrónicos, el recuento de días… Utilizando Factorial podrás aceptar o denegar las peticiones de vacaciones de cada empleado fácilmente, ver cuántos días ha solicitado ya el trabajador o revisar si la petición se solapa con otras ausencias. Automáticamente, sin necesidad de actualizar calendarios. 

Consejos para una mejor gestión de las vacaciones de tus empleados este verano

Dejando de lado el método que elijas para gestionar las ausencias de tus trabajadores, hay ciertas prácticas que querrás seguir para que todo vaya como la seda.

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Y es que da igual si estás gestionando las vacaciones de unos empleados que se encuentran en una oficina, las vacaciones de empleados del hogar, ¡incluso las vacaciones de empleados públicos! Toda plantilla tiene que cuadrar sus ausencias y estas deben encajar como un engranaje perfecto. 

¿Quieres leer nuestros consejos?

Diseña una política de vacaciones sin agujeros 

La política de vacaciones es la base de este proceso, y por eso te recomendamos que esté bien redactada, pensada y incluya todas las consideraciones importantes e imprescindibles. 

Para ello, tienes que conocer la ley y los convenios colectivos que afectan a tus trabajadores. Aunque esto te pueda parecer muy obvio, es una fuente de problemas muy común. También deberás comunicar claramente cuántos días de vacaciones corresponden a cada empleado, la diferencia entre días naturales y laborables, si hay alguna fecha en la que la empresa cierre y las vacaciones sean obligatorias, etc. 

Despeja todas las dudas a tus trabajadores 

Si quieres hacer esto bien a la primera, deberás incluir a tus trabajadores y ponérselo fácil. Puede que en estos momentos les surjan muchas dudas; y aquí estás tú para resolverlas.

¿Cuántos días de vacaciones me corresponden si llevo menos de un año trabajando? ¿Y qué pasa si tengo un contrato parcial? ¿Se pueden cobrar los días de vacaciones si no los disfrutas? ¿Qué pasa si estoy de baja cuando tengo vacaciones? ¿Cobraré el mismo sueldo? ¿Cómo quedan las vacaciones después y durante el ERTE?

Que tus trabajadores tengan muy claro todo lo relacionado con este tema es crucial. 

Establece un orden de prioridad

Para evitar conflictos con coincidencias de vacaciones, muchas empresas suelen establecer un orden de prioridad. Pero ¿cuáles son los criterios en los que se basa este orden? Pueden ser la antigüedad en la empresa, por sistemas rotativos o por ser empleado con hijos (por eso de la conciliación familiar). 

Nosotros y muchos otros expertos en Recursos Humanos recomendamos el sistema rotativo, pues es el más justo ya que da la oportunidad a todo el mundo de elegir primero. 

Planifica con antelación (pero sin pasarte)

Sabemos que sabes que la anticipación es la clave de una buena organización y planificación de cualquier cosa. Sin embargo, cuando se trata de las vacaciones, organizarlo con demasiada antelación puede ser contraproducente y crear problemas. 

Si bien los managers tienen que pedir las vacaciones de sus empleados con un mínimo de dos meses de antelación, hay que tener en cuenta que pueden surgir imprevistos, y estar preparados para enfrentarlos sin que se desmorone todo el sistema. 

Automatiza todo lo que puedas

Sí, aquí estamos, otra vez, para decirte que lo mejor que puedes hacer es digitalizar y automatizar la gestión de las vacaciones con un software especializado.

No vamos a volver a repetir todo lo que este tipo de programa puede hacer por ti, solo queremos que sepas que ayuda a no tener duplicados, a ahorrar tiempo evitando tareas repetitivas y a evitar el error humano. 

 

¿Ahora ya estás preparad@ para gestionar las vacaciones de tu empresa y no morir en el intento?

 

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