Gestión de turnos de trabajo: Teletrabajo vs. reapertura de la oficina

El estado de alarma debido al COVID-19 empezó con un confinamiento y cierre de las oficinas, por lo que se impuso el teletrabajo. Ahora las empresas inician la vuelta de los trabajadores a las oficinas, y los departamentos de Recursos Humanos tienen que llevar una buena gestión de turnos de trabajo.

Esta vuelta es más compleja de lo que parece porque hay muchos puntos que tener en cuenta:

  • Todos los trabajadores no pueden volver a la oficina a la vez: ¿quién volverá a la oficina y quién seguirá trabajando en casa?
  • Las empresas tendrán trabajadores realizando teletrabajo y a su vez trabajando en las oficinas. ¿Cómo se va a realizar la gestión de turnos?

Si eres responsable del área de Recursos Humanos, estos dos puntos anteriores te interesan. Acompáñanos para saber más.

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Incorporación de los trabajadores a la oficina tras la crisis del coronavirus

Está claro que serán pocas las compañías que reincorporarán a todos sus trabajadores a la vez a las oficinas. En general el plan de reincorporación a las empresas tras la crisis del coronavirus consistirá en lo siguiente:

  • Incorporación por etapas, donde los primeros en volver serán los que más necesiten estar en las oficinas y tengan menos riesgos de salud.
  • Esquemas de rotación para alternar grupos pequeños de trabajadores en días concretos con el fin de evitar aglomeraciones.
  • Respeto a las preferencias de cada empleado en cuanto a poder volver a la oficina o seguir en casa teletrabajando.
  • Mayor flexibilidad para los empleados que trabajen desde casa en cuanto a las franjas horarias en las que desarrollen su trabajo y garantizar la desconexión digital.

Además de todas estas iniciativas en cuanto a reincorporación de trabajadores, se están implementando protocolos estrictos de control de la salud para acceder a los edificios, distancia social entre puestos de trabajo y en zonas comunes.

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Cómo gestionar la coyuntura de tener algunos empleados en las oficinas y otros teletrabajando

Cuando algunos de tus trabajadores están ya en la oficina y otros siguen trabajando en casa, parece que todo se complica mucho, ¿verdad? Vamos a ver qué deben tener en cuenta las empresas para gestionar esta situación con éxito.

1. Videollamadas y reuniones físicas

Los trabajadores que no han vuelto a la oficina pueden llegar a distanciarse y perder un poco el sentido de pertenencia a la empresa.
Para que esto no suceda hay que encontrar momentos de reunión tanto virtuales como físicos para compartir puntos de vista, novedades, inquietudes, etc.

2. Uso de canales de comunicación

Es imprescindible que exista un canal de comunicación interna para toda la empresa y que usen las personas que están en la oficina y las que están en casa.

Un canal en el que se envíen comunicaciones individuales para un empleado, comunicaciones para el departamento y comunicaciones para toda la compañía.

La nueva realidad a la que se enfrentan las empresas precisa una digitalización, como acabamos de ver, y por tanto necesita un software de gestión de turnos.

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Los beneficios de utilizar un software de gestión de turnos de trabajo

Los beneficios que tiene un programa para la gestión de turnos en una empresa puede resumirse en accesibilidad, transparencia, detección de anomalías, ahorro de tiempo y eliminación de errores manuales.

1. Accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a Internet

Todos los trabajadores podrán acceder al software de gestión de turnos desde cualquier sitio que tenga conexión a Internet, por ello es tan importante contar con estos programas cuando se tienen trabajadores en lugares distintos.

Además el software es compatible con ordenadores, móviles y tablets.

2. Mayor percepción de transparencia

El uso de un software de gestión de turnos contribuye a un aumento de la transparencia, tanto del empleado con la empresa, como de la empresa con el empleado.

Esto es así porque se dejan muy claras las horas que se están trabajando, de tal forma que la remuneración sea correcta.

3. Detección de anomalías

Si el software de gestión de turnos detecta alguna anomalía, manda alertas y recordatorios automáticamente. Por ejemplo, manda un recordatorio si un día no se ha registrado el horario.

También detecta si se están produciendo ausencias no justificadas. Por ello si se quisiera despedir a un trabajador por esta razón se pueden ver las ausencias con los informes que genera el software.

4. Ahorro de tiempo y eliminación de errores manuales

Sin un software de gestión de turnos, no queda más remedio que utilizar papel u hojas Excel para esta función. El problema del papel es el almacenamiento, tanto en espacio como en tiempo, y los errores manuales. Estos segundos también aparecen en las hojas Excel.

De hecho, aunque las hojas Excel son un avance con respecto al papel presentan los siguientes problemas:

  • Si almacenan muchos datos tardan en cargarse y es difícil manejarlas.
  • No pueden automatizarse.
  • No se integran con otras plataformas.

Sin embargo, todo esto sí lo da un software de gestión de turnos.

Nuestro software de Recursos Humanos de Factorial ha desarrollado la funcionalidad de la gestión de turnos

Factorial ha desarrollado una nueva funcionalidad en el software, que es la gestión de turnos. Además de esto permite gestionar todo tipo de documentos, informes de RRHH, ausencias y vacaciones, reclutamiento de personal e incidencias en nómina.

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En cuanto a la gestión de turnos el software de Factorial tiene las siguientes opciones:

Si deseas conocer más acerca de la funcionalidad de gestión de turnos de nuestro software, haz clic aquí.

Un programa de gestión de turnos de trabajo resulta imprescindible para gestionar empleados que trabajan desde distintos lugares

Todas las empresas son conscientes de que su futuro será diferente a lo vivido hasta ahora, lo cual se debe a la aparición del COVID-19. En algunos aspectos sí se sabe cómo será el futuro porque ya se ha experimentado, por ejemplo con el teletrabajo y las reuniones por videoconferencia.

Por eso los departamentos de Recursos Humanos e indiscutiblemente las compañías tienen la oportunidad de darse cuenta de que un buen software de gestión de turnos es imprescindible para gestionar la situación de tener trabajadores tanto en las oficinas como trabajando desde casa.

¿Quieres digitalizar tu empresa desde Recursos Humanos y mejorar la gestión de tus trabajadores? Factorial te permite probar su software de manera gratuita.

 

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Escrito por Carolina Lacruz y editado por Marina Camacho.

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