¿Cómo es la gestión de Recursos Humanos en empresas sin opción a teletrabajo?

A finales de 2019 apareció un virus que nadie conocía y supuso la aparición de una pandemia a nivel mundial. Los diferentes países decretaron medidas para frenar su expansión, siendo la más dura los confinamientos domiciliarios.

Con los confinamientos domiciliarios muchas empresas optaron por el teletrabajo con el fin de continuar su actividad.

Pero no en todas las empresas se puede teletrabajar, y es por esto que este artículo vamos a dedicarlo a las empresas cuyos trabajadores tienen que acudir todos los días a su puesto de trabajo.

¿Cómo es la gestión de los Recursos Humanos en las empresas que no pueden teletrabajar? Si eres responsable de este departamento te interesa. Sigue leyendo.

Repaso de las funciones de la gestión de Recursos Humanos

Comenzamos repasando brevemente cuáles son las funciones del área de Recursos Humanos en cualquier empresa:

  • Organización de la plantilla: se traba de diseñar los puestos de trabajo, así como las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos, salarios, promoción, etc.
  • Reclutamiento de personal: es el proceso para tratar de atraer a los empleados que necesita la empresa. El reclutamiento puede ser interno o externo. Los reclutamientos internos tienen que ver con las promociones y cambios de puesto de trabajo dentro de la propia empresa.
  • Selección de personal: como continuación del reclutamiento, Recursos Humanos realiza una serie de pruebas de selección para saber qué personas cubren mejor los puestos vacantes.
  • Parte administrativa: desde el departamento de Recursos Humanos se gestionan los contratos, seguros sociales, nóminas y otros trámites.
  • Formación: se encarga de que la plantilla esté formada y al día de las tendencias de su sector.
  • Planes de carrera: los planes de carrera permiten a los empleados crecer dentro de la empresa. Así los trabajadores se sienten motivados y no abandonan la empresa por falta de posibilidades de promoción.
  • Clima laboral: es función de Recursos Humanos que los trabajadores estén satisfechos. La conciliación entre la vida profesional y laboral es uno de los aspectos que más valoran los trabajadores, además de la comunicación fluida con la empresa.
  • Evaluación de los trabajadores: consiste en controlar las ausencias, horas extra y si el trabajador está cumpliendo con las competencias que requiere su puesto.
  • Prevención de riesgos laborales: son los encargados de implementar las medidas de protección y prevención de la salud de la plantilla, así como de analizar los riesgos de cada uno de los puestos de la empresa.

Todo trabajador y responsable de Recursos Humanos sabe que sus funciones son estas. Ahora bien, la pandemia no ha dejado indiferente a nadie. Tanto empresas que teletrabajan como las que no lo hacen han tenido que adaptarse. Ahora la pregunta es: ¿cómo lo han hecho?

Gestión de Recursos Humanos en el teletrabajo y el trabajo a distancia

La era COVID ha influido mucho en los departamentos de Recursos Humanos. Sus funciones siguen girando alrededor de las clásicas que acabamos de ver más arriba, teniendo en cuenta que muchas cosas han cambiado y esas funciones se han ampliado.

Estas funciones ampliadas y modificadas son:

  • Aclaración de dudas sobre el teletrabajo.
  • Aclaración de dudas sobre la situación laboral de cada uno de los empleados.
  • Detalles a cambiar en las nóminas.
  • Cambios de contratos.
  • Estar al día en la actualización de normativas relacionadas con el trabajo.
  • Gestión de los empleados a distancia (horarios, etc.).

Es posible que muchos de los empleados que realizan teletrabajo no estuvieran acostumbrados a ello. Por eso los departamentos de Recursos Humanos tienen que estar pendientes de ese detalle.

También pueden caer en la monotonía porque ya no se relacionan con los compañeros y sienten que todos los días son iguales. Por tanto desde Recursos Humanos se debe incentivar el hecho de que se sientan parte algo grande.

¿Cómo pueden los de Recursos Humanos motivar a los empleados? Te damos algunos ejemplos:

  • Elaborar guías de teletrabajo.
  • Incentivar la formación online.
  • Tener encuentros online para que no se pierda el sentimiento de empresa.
  • Estar abiertos a que los trabajadores les contacten para comentar algún problema que pueda afectar al trabajo.
  • Desincentivar llamadas y mensajes fuera del horario laboral.

Tanto trabajadores como responsables de Recursos Humanos tienen para no aburrirse en el contexto de la COVID-19.

Veamos ahora qué ocurre en las empresas con puestos de trabajo presenciales.

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Gestión de Recursos Humanos en puestos de trabajo presenciales en plena pandemia

Pese al aumento del teletrabajo, existen muchas empresas donde las labores tienen que ser presenciales, al menos para gran parte de sus trabajadores.

Esto no significa que las labores de Recursos Humanos no hayan cambiado ya que todo ha cambiado. De hecho, algunas de sus nuevas funciones coinciden en parte con las de los departamentos de Recursos Humanos de empresas que teletrabajan. Por ejemplo:

  • Aclaración de dudas sobre la situación laboral de cada uno de los empleados.
  • Preparación de justificantes para desplazamientos.
  • Cambios de contratos y detalles a cambiar en las nóminas: puede haber cambios en los contratos y en las nóminas. Ha habido casos en los que los trabajadores han pasado de trabajar jornada completa a trabajar jornada reducida. Eso implica cambiar el contrato y la nómina.
  • Estar al día en la actualización de normativas relacionadas con el trabajo: esto es casi lo más importante porque el gobierno saca órdenes cada día y hay que estar enterado. Y no solo el gobierno desde Madrid, sino también los gobiernos autonómicos y los ayuntamientos.

Ahora bien, además de todo esto, conviene recordar que el ambiente en el lugar de trabajo no es igual que antes de la pandemia. Los empleados tienen miedo a contagiarse y están intranquilos. Es por esto que el trabajo de Recursos Humanos tiene que ir encaminado hacia aportar tranquilidad.

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Gestión de RRHH en empresas que no pueden aplicar el teletrabajo

Hasta ahora el teletrabajo se aplicaba muy poco en España y ha sido en 2020 con el COVID-19 cuando se ha extendido más.

El teletrabajo tiene sus ventajas y desventajas. Por un lado, poca gente está acostumbrada y les cuesta organizarse. Por otro, los trabajadores se sientes en sus casas más seguros frente a un posible contagio.

La realidad es que no en todas las empresas es posible el teletrabajo. Cuando no se puede teletrabajar, los centros de trabajo son lugares que no inspiran seguridad, especialmente cuando son empresas grandes y hay muchos trabajadores en un mismo espacio.

Además, el hecho de no poder teletrabajar puede provocar que algunos trabajadores no se sientan a gusto en la empresa.

Veremos cómo el departamento de Recursos Humanos puede solucionar esto.

Consejos de seguridad para empresas con presencialidad

Como hemos visto más arriba, las áreas de Recursos Humanos tienen como función la prevención de riesgos laborales. Esto conlleva tanto normas que los trabajadores deben cumplir como otras normas que se tiene que encargar de cumplir la empresa.

Normas que tienen que cumplir los trabajadores:

  • Uso obligatorio de mascarilla: el modelo FFP2 es el más seguro porque protege tanto al que la lleva como a los demás. Las higiénicas o quirúrgicas también son apropiadas y quedan prohibidas las mascarillas con válvula porque solo protegen a quien la lleva.
  • No acudir al centro de trabajo si se tienen síntomas de COVID o se ha estado en contacto con una persona que lo ha padecido.

Normas que deben cumplir las empresas:

  • Limpieza y desinfección del lugar de trabajo siempre que haya cambios de turno.
  • Toma de temperatura cuando comience la jornada laboral.
  • Presencia de gel hidroalcohólico en varios lugares del centro de trabajo para que los empleados puedan lavarse las manos regularmente.
  • El virus se transmite sobre todo por aerosoles, por tanto tiene que haber ventilación adecuada en todo el centro. Para ello se pueden abrir las puertas o ventanas o bien tener sistemas de ventilación mecánica.
  • Mantener las distancias de seguridad siempre que sea posible. Si no es posible, habrá que instalar barreras de protección entre trabajadores. En caso de que esto último tampoco se pudiera, el uso de protección individual es de máxima obligatoriedad.
  • Establecer zonas de entrada y salida diferentes.
  • Evitar fichar con la huella dactilar.
  • Fomentar el uso de escaleras y dejar el ascensor para lo imprescindible.
  • Dejar las puestas abiertas para que los tiradores se toquen lo menos posible.
  • Aforo limitado de zonas comunes y comedores.

👉 Si quieres profundizar más en este punto te remitimos al siguiente artículo: Oficinas y Covid-19: cómo adaptar el espacio de trabajo

Todos los trabajadores tienen que saber las obligaciones que han de cumplir tanto ellos como la empresa. Será Recursos Humanos quien informe de todo.

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Cómo evitar la fuga de talento si tu empresa no puede ofrecer el teletrabajo

Puede haber trabajadores a los que les desmotive la imposibilidad de ofrecer teletrabajo. Para evitar la fuga de talento por esta razón la empresa tiene que ofrecer todo tipo de motivaciones e incentivos.

Veamos algunos posibles.

  • Formación online y personalizada: para motivar al trabajador es necesario un plan de carrera donde vea que puede progresar dentro de la empresa. Además, la adopción de nuevas tecnologías da lugar a nuevas necesidades formativas. Por ello los departamentos de Recursos Humanos deben diseñar planes de formación online según las necesidades de cada puesto.
  • Políticas de conciliación: las políticas de conciliación pueden suponer razones de peso para retener a los empleados. La empresa tiene que estar abierta a flexibilizar horarios para que sus trabajadores puedan atender a sus hijos o a personas dependientes o mayores. Todas estas necesitarán al trabajador para que les cuide y además con los niños está la posibilidad de cierre de colegios y guarderías.
  • Fomento de la comunicación: los departamentos de Recursos Humanos deben fomentar la comunicación para transmitir seguridad a la plantilla, que se sientan valorados y parte de la empresa. De esta forma se sentirán más comprometidos. Para que lo veas más claro, te dejamos un artículo con plantilla gratuita sobre el plan de comunicación interna en una empresa.
  • Compensaciones y beneficios: en esta época de pandemia es posible que se requiera más esfuerzo por parte de los trabajadores, de tal forma que es importante que vean valorada esa dedicación. Los empleados que ven su trabajo reconocido se comprometen más que los empleados de las empresas que no les ofrecen ninguna recompensa.

¿Están los softwares para la gestión de Recursos Humanos pensados sólo para el teletrabajo?

Cada vez se utilizan más los softwares de Recursos Humanos en todo tipo de empresas. No son algo exclusivo del teletrabajo.

Gestión de Recursos Humanos y portal para el control horario

Los softwares de gestión de Recursos Humanos llevan un portal de control horario donde se registran las entradas, las salidas, la totalidad de la jornada y las horas extraordinarias.

De esta forma Recursos Humanos evita la dificultad de trabajar con archivos Excel y los trabajadores evitan tener que fichar con la huella dactilar, en caso de que en su empresa se hiciese.

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Gestión de Recursos Humanos y gestión de turnos

De manera tradicional, la gestión de turnos se hacía con hojas Excel, pero ahora con el software de gestión de turnos es todo mucho más rápido para la persona que se encarga.

👉 Si quieres saber más sobre el control horario y la gestión de turnos en empresas que no pueden hacer teletrabajo, te dejamos enlazado un artículo donde podrás profundizar más: Control horario y gestión de turnos en empresas de restauración

Otras plataformas que no sólo benefician al teletrabajo

Existen plataformas que pueden utilizar todas las empresas y les ayudan en su día a día. Son herramientas válidas tanto para las empresas que teletrabajan como para las que no pueden teletrabajar.

Factorial es una de estas plataformas y funciona como software de gestión de Recursos Humano. La razón es que ayuda a digitalizar la empresa y teletrabajar pero a la vez ofrece gestión de turnos y control horario, funciones muy importantes para empresas que trabajan de manera presencial.

 

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Escrito por Carolina Lacruz y editado por Marina Camacho.

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