Cómo hacer una buena gestión documental durante el teletrabajo

La gestión documental está transformándose en las empresas con la llegada del teletrabajo, y uno de los departamentos que más está notando este cambio es el de los Recursos Humanos.

¿Por qué Recursos Humanos lo nota más que otras áreas? Porque es una fuente de papeleo que no tiene fin. En el departamento de Recursos Humanos están los currículum vitae, la información de cada uno de los empleados, evaluaciones de desempeño, informes, nóminas… y esto solo es el principio.

Hoy en día, la gestión documental en Recursos Humanos está bastante digitalizada, pero todavía sigue habiendo muchos documentos en papel. Además, si debido al teletrabajo no están cerca los empleados de la empresa, está claro que se tiene que poder hacer prácticamente todo por Internet.

Si eres responsable de un departamento de Recursos Humanos quizá te preguntes cómo optimizar la gestión documental cuando predomina el teletrabajo. Sigue leyendo y encontrarás la respuesta.

Problemas en la gestión documental a los que se enfrentan los responsables de Recursos Humanos durante el teletrabajo

La dependencia excesiva del papel en las empresas tiene los siguientes problemas:

1. El teletrabajo imposibilita la gestión documental con archivos físicos

En la situación actual, muchos empleados están en sus casas trabajando. Si ellos necesitan que les emitas un documento, no pueden ir a tu despacho a pedirlo. Lo mismo ocurre si desde Recursos Humanos necesitáis algo de ellos.

Es muy frecuente que Recursos Humanos pida a la plantilla que firme documentos como contratos, abandonos voluntarios de la empresa o despidos, entre otros. Esto se puede hacer cuando está implantado el teletrabajo con la firma digital.

👉 ¿Te interesa el mundo del teletrabajo?  Aquí nuestra guía online con información, leyes y recursos sobre el tema

firma-electronica-teletrabajo

¿Cómo hacer esto si la empresa todavía se apoya en el soporte físico?

2. Disminución de la productividad y pérdida de tiempo

Tener gran cantidad de documentos en papel es un enemigo de la productividad por dos razones:

  • Se ocupa demasiado espacio almacenando y, si nos ponemos a revisar, muchos de esos documentos no sirven, bien por ser demasiado antiguos o bien por estar duplicados.
  • Cuanta más cantidad de papel hay, más difícil es buscar lo que sea y más tiempo se emplea buscando.

En definitiva, la ausencia de papel mejora la productividad porque es más fácil tanto ordenar como buscar en formatos digitales. Por tanto, el tiempo que se ahorra buscando sirve para adelantar más trabajo.

Ahora bien, no siempre los formatos digitales ayudan a ahorrar tiempo de búsqueda.

Si en tu ordenador tienes instalado Microsoft Office seguro que creas y almacenas todos los días muchos archivos en Word y Excel. Hay que ir nombrando y almacenando con mucho orden todos los archivos para que sean fáciles de encontrar cuando los necesites.

Si antes tenías muchos papeles, ahora tienes muchas carpetas y archivos. Aquí insistimos, cuidado con el orden porque cuando hay muchos archivos en un ordenador es posible que se te olvide qué nombre les pusiste y entonces la búsqueda se complica.

gestion-documental-digital

Esto mismo ocurre cuando se almacenan archivos en la nube (OneDrive, Google Drive o Dropbox).

3. Daño al medioambiente

Todo el papel que se utiliza se acaba desechando. Cuanto menos papel gastes, menos árboles se talarán. Hace tiempo esto no tenía importancia, pero ahora la Responsabilidad Social Empresarial se está aplicando en muchas empresas, lo cual lleva consigo el análisis del impacto ambiental que las compañías tienen sobre sus entornos.

Tanto para reducir la cantidad de papel como para intercambiar información y documentación entre el departamento de Recursos Humanos y el resto de la plantilla, la mejor solución es un software de gestión de Recursos Humanos que ofrezca las opciones que necesitas.

La elección del software adecuado requiere el siguiente análisis por parte del departamento de Recursos Humanos:

  • #1 – En primer lugar, se trata de saber qué queremos que haga el software.
  • #2 – Una vez hecho esto, hay que conocer las posibilidades que ofrece el mercado y comparar funciones y precios.

Utilizar un software específico es la opción que permite optimizar mejor el tiempo de trabajo. Desde el propio software se puede acceder a mucha información y opciones sin perderse en miles de archivos y correos electrónicos. Lo tienes todo en el mismo lugar.

El software de Factorial optimiza la gestión documental durante el teletrabajo

El software que ofrecemos en Factorial está totalmente adaptado a las funciones de los departamentos de Recursos Humanos. Además, últimamente hemos realizado algunas adaptaciones porque desde el establecimiento del estado de alarma por el coronavirus el área de Recursos Humanos tiene más funciones.

Por ejemplo, ahora que hay tantas personas teletrabajando, se pueden colgar guías de teletrabajo. Cualquiera que necesite consultarlas no tiene más que abrir el software y acceder. Como ves, es mucho más cómodo colgar ahí documentos para todos que ir mandando correos electrónicos.

Nuestro software también está adaptado para que cada empleado pueda acceder a documentos específicos, que son aquellos que llevarán su nombre. Por ejemplo, justificantes para el desplazamiento al lugar de trabajo. ¡Y mandar documentos en masa para que los empleados puedan firmarlos mediante la firma electrónica!

Te recomendamos que consultes este tutorial donde explicamos cómo facilitar documentos necesarios a tus empleados. En él te mostramos los pasos que debes seguir para mandar un documento específico a un trabajador y para compartir un documento que pueda consultar toda la plantilla.

¿Está sirviendo el teletrabajo para mejorar la gestión documental?

Sin ninguna duda, la gestión documental de los departamentos de Recursos Humanos está cambiando a pasos agigantados. Debido a la llegada teletrabajo no queda más remedio que trabajar con documentos en formato digital e ir diciendo adiós al papel.

Esto nos lleva a un modelo de gestión documental más sencillo, rápido, eficaz y respetuoso con el medio ambiente.

Si quieres saber si el gestor documental de Factorial es para ti, ahora puedes disfrutar de un período de prueba gratuito ilimitado.

✅ Consigue nuestro software de rrhh y cambia tu gestión documental para siempre

Escrito por Carolina Lacruz y editado por Marina Camacho.

This post is also available in: Italiano Français Português PT Mexican

Leave a Comment