Estás perdiendo tiempo en la gestión de Recursos Humanos

Gestión de nóminas, ausencias, vacaciones, control horario, informes, etc. ¿Te suenan? Si estás trabajando en el departamento de Recursos Humanos de tu empresa, seguro que estas labores te resultan familiares.

Calculamos que perdemos 6 horas a la semana en tareas como la elaboración de nóminas, la gestión de vacaciones y las ausencias. Sin embargo, la gestión de los Recursos Humanos debería centrarse más en liderar estrategias que sumen valor a la empresa, en vez de dedicar tanto tiempo a labores administrativas.

¿Cómo optimizar la gestión de los Recursos Humanos?

Con las nuevas tecnologías y las últimas tendencias en Recursos Humanos, las reglas del juego han cambiado. Muchos sectores se han adaptado a ellas y han comprobado sus beneficios, sobre todo en la gestión del tiempo. Pero cuando hablamos de utilizar la tecnología, no nos referimos a utilizar una plantilla de Excel en el ordenador en vez de usar una en papel, sino más bien en dar un paso hacia adelante y apostar por un software que automatice tus tareas.

gestión-departamento-recursos-humanos

¿Por qué deberías apostar por un software de Recursos Humanos?

1. Reduce el papel administrativo

Un estudio elaborado por la consultora Kienbaum asegura que el 39% del tiempo que dedican los departamentos de Recursos Humanos tiene que ver con tareas puramente administrativas. Un buen porcentaje sería del 15% al 25%, ya que de esta manera se podría dedicar más tiempo a otras labores de mayor importancia para la empresa, como la retención del talento.

plan-de-recursos-humanos

2. Asegura tu información

Si hasta ahora tienes todos estos documentos en formato físico, ¿cómo te aseguras de quién tiene acceso a ellos? ¿Y si se produce un robo o incendio?

Para tener un control real de toda la documentación que posees de los empleados, sus nóminas, contratos o bajas laborales, será mejor que te asegures de tenerlo todo bajo una única plataforma que te ayude a no perder nada. Para ello, qué mejor que un sistema de gestión documental en el que toda la información esté en la nube y siempre disponible estés donde estés.

herramienta gestión documental

3. Haz envíos automáticos

Cuando llega final de mes, gran parte del tiempo que dedican las personas de Recursos Humanos es a facilitar las nóminas a los empleados. Cada empresa es un mundo, hay quien las envía a través del correo o, incluso, hay otras que aún lo siguen haciendo como antaño, entregándolas en mano.

¿Sabes cuánto tiempo te ahorrarías si utilizaras un software que hiciera los envíos de las nóminas de manera automática? Además, te asegurarás de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos.

4. Ten tus datos siempre actualizados

Si deseas añadir más datos de tus empleados o quieres que estos firmen documentos, siempre será más fácil que ellos mismos entren en la plataforma y lo hagan, en vez de tener que enviar correos electrónicos o ir guardando mil papeles.

Con esta plataforma, los trabajadores podrán entrar desde sus dispositivos y actualizar su información en el momento que ellos deseen. De esta manera, tampoco obligamos a que paren sus tareas y lo dediquen a lo que necesitamos, sino que les damos ayudas y ofrecemos libertad para hacerlo cuando puedan.

Con el software específico para Recursos Humanos también podríamos controlar el fichaje que deben hacer ahora los empleados al llegar a su puesto de trabajo.

firma-electronica

Mejora la productividad

Como dice el dicho popular “en casa del herrero cuchillo de palo” y es que en muchas ocasiones queremos que nuestros empleados sean más productivos, pero olvidamos seguir esa misma premisa desde el departamento de Recursos Humanos. Para ello, es imprescindible volver a revisar todo aquello que nos distrae en el día a día y definir bien nuestro modelo de trabajo.

Aplica estos consejos y verás cómo le ganas horas al día:

  • #1 – Utiliza un gestor de tareas online: no está mal utilizar una agenda en papel, pero para tenerlo todo más visible y accesible es mejor utilizar un gestor de tareas que te ayude a programarlas.
  • #2 – Aprende a priorizar: no todo es urgente. Cada día deberías hacerte una lista de las tareas que puedes asumir y ordenarlas por su prioridad. No intentes abarcar todo lo que tienes pendiente, ya que si no lo acabas te generará frustración. Además, acuérdate que, a parte de tus tareas, seguro que también destinas tiempo a ayudar a tus compañeros o a solucionar algo inesperado, así que asigna un tiempo extra a imprevistos.
  • #3 – Márcate deadlines: si utilizas un gestor de tareas este te ayudará mucho en la asignación de plazos de entrega. Puedes ponerte recordatorios y cuando llegue la fecha te llegará una notificación. La idea es que tengas tu mente despejada y que te ayudes de la tecnología para que ella se encargue de recordarte este tipo de tareas.
  • #4 – Trabaja con un plan anual: saber cuáles son los futuros proyectos y tenerlos visibles en tu plan de Recursos Humanos te ayudará mucho a planificar las semanas y a saber priorizar tareas.
  • #5 – Define los objetivos: a veces, si no tenemos marcado un objetivo trabajamos como robots, sin saber hacia dónde vamos. Para ello, es importante que todos los implicados en el departamento tengáis muy clara la dirección a la que se dirige la empresa.
  • #6 – No olvides la comunicación: aunque parezca obvio, muchas veces la falta de comunicación entre nosotros nos hace que perdamos el tiempo intentando entender algo o que repitamos el trabajo que ya ha hecho otra persona. Por lo tanto, ante todo tiene que haber una buena comunicación que puede ser cara a cara o, para ser más ágiles, a través de algún chat online como Hangouts de Google.

departamento-de-recursos-humanos

Después de leer nuestros consejos y de explicarte los beneficios que obtendría tu empresa utilizando un software específico para Recursos Humanos, ahora te toca a ti sacar tus propias conclusiones y decidir qué cambios crees que se podrían aplicar a tu empresa.

Prueba gratis el software de Factorial durante 14 días y optimiza tu departamento de Recursos Humanos.

This post is also available in: Italiano English UK

Leave a Comment