Consejos para cumplir con la GDPR en tu departamento de RRHH

El nuevo Reglamento General de Protección de Datos también conocido como GDPR entrará en vigor en mayo de este año (2018) a nivel Europeo. A partir de esa fecha, todos los datos personales de empleados de la UE deberán ajustarse a esta normativa. Este reglamento no sólo afecta a empresas de España o Europa sino también a empresas que tengan trabajadores o clientes en Europa y almacenen cualquier tipo de dato sobre ellos. Si tu empresa cumple esta característica, existen una serie de medidas que debes hacer antes de que entre en vigor el nuevo reglamento.

Penalizaciones por incumplimiento del GDPR

El reglamento GDPR contempla multas significativas a las empresas que lo incumplan. Las empresas podrán enfrentarse a multas de hasta 20 millones de euros o del 4% de su facturación anual del año anterior. Las multas podrán venir acompañadas de cualquier medida correctiva que se estime oportuna (como advertencias o reprimendas).

👉 ¿Más información sobre leyes? Visita nuestra guía online de normativas en Recursos Humanos

¿Qué medidas debe cumplir una empresa en cuanto a datos de empleados?
De una forma u otra tu empresa está almacenando datos de los trabajadores, nombre, teléfono, dirección, nóminas, bajas… Una información sensible que también debe cumplir con el nuevo reglamento de protección de datos y que no está exenta de sanción.

Ahora más que nunca, es imprescindible utilizar un programa de recursos humanos que cumpla con la GDPR. Factorial es el único software gratuito que cumplirá a tiempo con la GDPR.

Consejos para cumplir con la GDPR en tu dpto de RRHH

  • Almacena sólo datos correctos: El nuevo reglamento obliga a las empresas a guardar únicamente datos correctos y actualizados y a corregirlos en caso de que no sean correctos. Usando Factorial puedes dar acceso remoto a cada empleado para que inicie sesión en un portal 100% seguro y mantenga su información actualizada en todo momento. La diferencia con un sistema tradicional es que el responsable de recursos humanos no es la persona que debe investigar y actualizar la información personal de todo el equipo sino que el trabajador puede hacerlo él mismo. Factorial funciona como herramienta para empoderar al trabajador y que pueda acceder a su información garantizando la privacidad y seguridad de los datos de toda la empresa. En caso de que los datos se hayan filtrado total o parcialmente, se deberá comunicar a la autoridad de protección de datos correspondiente dentro de las 72 horas posteriores. Además, los empleados que hayan podido quedar expuestos deberán ser notificados.
  • Comunica con claridad: Es importante que crees un plan de comunicación interno para que todos los empleados sepan cómo acceder a su información y qué hacer en caso de que haya algún cambio. Parte del nuevo reglamento obliga a las empresas a comunicar con claridad cómo, dónde y durante cuánto tiempo se almacenará la información personal de un trabajador. La mejor forma de comunicar la entrada en vigor de la nueva GDPR es a través de la función de comunicados de Factorial. ¡Todavía estás a tiempo!
  • Gestiona las solicitudes de información del trabajador: Los trabajadores tienen el derecho de consultar toda la información que la empresa almacena sobre ellos y solicitar una copia. La forma más eficiente, transparente y rápida es que el empleado no tenga que solicitar formalmente esta información sino que tenga acceso a ella en un entorno seguro. El portal del empleado de Factorial es gratuito y cumple al 100% esta funcionalidad. Fácil y seguro.
  • Refuerza la cultura de la privacidad: En parte, este nuevo reglamento busca que los usuarios se sientan más protegidos frente a las empresas y que puedan hacer uso de su información personal en cualquier momento. Fomentar la cultura de la privacidad de datos es esencial en una empresa. Los responsables de recursos humanos deben entender el riesgo y la responsabilidad que conlleva manejar información de los trabajadores. Un email al destinatario incorrecto puede generar un gran caos en la empresa incluso resultar en una importante multa. Utilizando un programa de RRHH adaptado a la nueva normativa es la mejor manera de evitar situaciones como esta.
  • Usa sólo un programa de RRHH que cumpla con la GDPR: Es algo evidente que al tratar con datos personales, el programa de RRHH que utilices debe cumplir con la GDPR. A día de hoy no todos los programas cumplen con la normativa, por lo que si actualmente estás usando uno, debas ponerte en contacto con la empresa que lo desarrolla y ver si realmente cumplen con la GDPR, en caso de que algo suceda con los datos, será tu responsabilidad como persona de RRHH.

Factorial es el único programa de recursos humanos que cumplirá a tiempo con la GDPR. Es 100% gratis y sin límite de empleado. ¡Empieza a usarlo ahora!
GDPR Programa Recursos Humanos

2 thoughts on “Consejos para cumplir con la GDPR en tu departamento de RRHH”

  1. Hola Ruben, nuestra empresa es usuaria de vuestro software … por supuesto estamos analizando la GDPR, vemos que sería necesario tener un acuerdo o un documento que quede claro que se cumple con la normativa europea…. cómo podemos conseguirla.
    Luis Torres

    Responder

Leave a Comment