Si se acerca la hora de dar un feedback, igual crees que puedes seguir aprendiendo algunas claves. Esto ya dice mucho de ti, porque significa que valoras un proceso que favorece el desempeño de las personas.
Como managers o líderes de equipos, no es suficiente saber qué es el feedback o porqué es necesario sino que deberíamos estar dispuestos a ir más allá y explorar opciones para conseguir mejores resultados.
Según una encuesta de OfficeVibe, el 96% de los empleados quiere recibir feedback de forma frecuente y sólo el 30% lo tiene de forma periódica.
¿Deberías improvisar o prepararte? ¿Cómo te ayuda el lenguaje corporal? ¿Y qué pasa después de dar un feedback? Parece un camino complicado pero tú solo tienes que poner de tu parte, nosotros te acompañamos.
Tabla de contenidos:
- ¿Qué es el feedback o retroalimentación?
- ¿Para qué sirve el feedback en una empresa?
- ¿Qué son los feedback positivo o negativo?
- Beneficios de transmitir feedback efectivamente
- ¿Qué retos se presentan a la hora de dar feedback?
- ¿Qué tipos de feedback existen?
- ¿Qué pasos seguir para dar un feedback efectivo?
- ¿Por qué es importante el feedback bidireccional?
- ¿Qué es el Feedback Sandwich?
- ¿Cómo gestionar el feedback con un software en minutos?
- Gestiona el feedback a tu equipo con Factorial 🚀
¿Qué es el feedback o retroalimentación?
El feedback, también conocido como retroalimentación, es un proceso mediante el cual se comunica información a una persona sobre su desempeño o comportamiento.
En el contexto empresarial, se ha adaptado para describir la información que las personas reciben sobre su desempeño laboral. Esta información puede provenir de múltiples personas, incluyendo managers, compañeros de trabajo e incluso clientes.
El feedback efectivo implica escuchar y comprender la perspectiva del receptor. Este proceso de comunicación abierta y honesta es fundamental para construir relaciones de confianza y respeto en el lugar de trabajo.
Por otro lado, desde pequeños nos han dicho que las críticas constructivas nos hacen crecer pero sin las estrategias correctas, el desenlace acaba siendo muy distinto y los responsables de dar feedback pueden hacer que la persona que lo recibe se sienta incómoda o incluso inválida para una tarea. En este caso, estaríamos ante una crítica destructiva.
¿Para qué sirve el feedback en una empresa?
El feedback en la empresa tiene como objetivo principal la mejora continua y el desarrollo profesional de las personas y de la organización. Algunos de ellos son:
- Conocer las fortalezas y áreas de oportunidad de las personas. Cuando entienden claramente qué se espera de ellos y reciben orientación sobre cómo pueden mejorar, es más probable que alcancen y superen las expectativas.
- Ayuda a las personas a desarrollar nuevas habilidades y mejorar las actuales. A través del feedback, pueden identificar las competencias que necesitan desarrollar para avanzar en su crecimiento profesional.
- Asegurar que las personas estén alineadas con los objetivos y expectativas de la empresa. Lo que influye positivamente en su motivación y compromiso con el trabajo.
- El feedback regular y constructivo ayuda a construir una cultura de comunicación donde las personas se sientan cómodos compartiendo ideas, preocupaciones y sugerencias.
La retroalimentación es clave y necesaria, y cada vez se demanda más. Lo que sorprende es que dar feedback es mucho más que eso. Es dar confianza, apoyo o seguridad a las personas para que sigan creciendo en la compañía.
¿Qué son los feedback positivo o negativo?
Feedback positivo
El feedback positivo refuerza el comportamiento deseado y motiva a los empleados. Se centra en lo que se está haciendo bien y en los logros alcanzados.
El feedback positivo no solo se trata de felicitar a las personas por un trabajo bien hecho, sino también de ser específico sobre qué hicieron bien. De esta manera, las personas sabrán qué comportamientos y acciones deben continuar realizando.
Feedback negativo
El feedback negativo, se comunica a la persona que no está haciendo algo bien o de la manera adecuada. Este puede ser constructivo y proporcionar información valiosa sobre cómo mejorar, si se sabe comunicar.
La clave es presentarlo de manera que no desmotive a la persona, sino que lo aliente a mejorar. Este feedback negativo debe ser enfocado en el comportamiento o el desempeño, no en la persona dejando de lado ideas preconcebidas y opiniones personales.
| Tipo de feedback | Finalidad | Ejemplo de lo que hay que decir | Ejemplo de lo que no hay que decir |
| Feedback positivo | Ser específico con detalles concretos de la valoración positiva |
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| Feedback negativo | Dejar de lado las opiniones personales / ideas preconcebidas |
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Beneficios de transmitir feedback efectivamente
Transmitir feedback de manera correcta tiene numerosas ventajas para las personas al mejorar su desempeño y motivación. Lo que directamente se refleja en mejores resultados para la empresa, tales como:
- Una cultura de mejora continua donde todos están comprometidos con su desarrollo personal y profesional.
- El reconocimiento positivo incrementa el compromiso y la motivación de los empleados.
- Facilita el desarrollo profesional y la adquisición de nuevas habilidades.
- Fortalece las relaciones laborales, creando un ambiente de confianza y respeto.
- Mejora el clima laboral.
- Aumenta la productividad y la optimización de procesos.
- Reduce la rotación de personal y los costos asociados con la contratación y capacitación de nuevos empleados.
- Identificar y resolver problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.
- Prevenir conflictos y mejorar la eficiencia y la productividad del equipo.
¿Qué retos se presentan a la hora de dar feedback?
Existen varios retos que managers pueden enfrentar al proporcionar retroalimentación efectiva a su equipo:
Inversión de tiempo
Encontrar el momento adecuado para dar feedback puede ser un desafío. Es importante programar tiempo regularmente para proporcionar feedback y asegurarse de que se haga de manera oportuna.
Miedo a la reacción negativa
Los managers pueden temer que las personas reaccionen negativamente al feedback, lo que puede llevar a evitar dar feedback por completo. Es importante abordar este miedo y desarrollar estrategias para proporcionar feedback de manera efectiva y constructiva.
Falta de formación
No todos los líderes están capacitados para dar feedback de manera efectiva. La capacitación en habilidades de comunicación y liderazgo es esencial para garantizar que los managers cuenten con las herramientas necesarias para dar un feedback positivo.
Bidireccionalidad
Es esencial ser específico y claro al proporcionar retroalimentación para que las personas entiendan exactamente qué se espera de ellos. Por lo mismo, la persona a la que se da retroalimentación debe tener la posibilidad de dar su punto de vista.
Seguimiento de feedback
La retroalimentación es una práctica que necesita tener un seguimiento de los puntos de mejora de las antiguas retroalimentaciones, así se podrá evaluar si existe una mejora en el desarrollo profesional de la persona.
¿Qué tipos de feedback existen?
Existen múltiples tipos de feedback, algunos de ellos más recomendables que otros:
Feedback resumen
Se da cuando haya finalizado un proyecto en un periodo específico ya sea anual o trimestral. Este tipo de feedback ofrece una visión general del desempeño y puede incluir una evaluación de las fortalezas, áreas de mejora y logros durante el periodo de evaluación.
Feedback formativo
Se da durante el transcurso de un proyecto y se enfoca en mejorar las acciones realizadas hasta el momento y que serán parte del proceso hasta que este finalice.
En este tipo de feedback se busca que la persona comparta su punto de vista, ya que se espera una mejora continua del desempeño dentro del proyecto que se encuentra en marcha.
Feedback positivo
Este tipo de feedback resalta los éxitos y comportamientos deseados, incentivando la repetición de las buenas conductas. El feedback positivo es crucial para mantener la motivación y el compromiso de los empleados, ya que reconoce y celebra sus logros.
Feedback negativo
Se enfoca en lo contrario, ya que expresa comportamientos que no se consideran correctos. Sin embargo, se debe dar desde un punto de vista constructivo y enfocado en proporcionar orientación y apoyo para ayudar al equipo a mejorar su desempeño.
Feedback constructivo
Dentro de este tipo de feedback encontramos una combinación de elementos de feedback positivo y negativo, ofreciendo críticas constructivas con el objetivo de mejorar el desempeño.
El feedback constructivo es específico, equilibrado y orientado a soluciones, proporcionando al equipo la información y las herramientas que necesitan para mejorar.
Feedback destructivo
Es un feedback que no se recomienda al no ofrecer soluciones ni apoyo, causando desmotivación y estrés al equipo. El feedback destructivo debe evitarse, ya que solo incluye comentarios negativos sin incluir soluciones de mejora, esto afecta el bienestar del equipo y deteriora las relaciones laborales.
Feedback informal
Se da de manera espontánea y no estructurada, suele presentarse como una breve conversación sin una reunión programada. El feedback informal puede ser muy efectivo, ya que proporciona retroalimentación en tiempo real y puede ayudar a abordar problemas de manera oportuna.
Feedback formal
Es uno de los tipos de feedback más recomendados para que responsables de equipo puedan analizar comportamientos, actitudes, relaciones entre compañeros, entre otros…
Se da de manera estructurada y planificada, un ejemplo son las evaluaciones de desempeño o reuniones one to one. El feedback formal es esencial para conocer a detalle el desempeño del equipo, analizar evaluaciones pasadas y establecer metas y objetivos claros para el futuro.
Autofeedback
Es la evaluación que se hace la propia persona sobre su desempeño, sirve para conocer la sensación que tiene la persona de sí misma y de su trabajo. El autofeedback es crucial para el desarrollo personal y profesional, ya que pone sobre la mesa información crucial por parte del propio empleado para la toma de medidas correctivas.
Feedback 360
También llamado evaluación 360 grados, involucra recibir feedback de diversas personas: managers, compañeros, clientes, proveedores y del propio trabajador, ofreciendo una visión completa del desempeño.
El feedback 360 brinda información completa del desempeño de la persona, ayudando a identificar fortalezas y áreas de mejora desde múltiples puntos de vista.
Feedback regular
Se determina por la frecuencia con la que se brinda, el feedback regular se presenta de manera constante, creando un ambiente de retroalimentación continua. Este feedback es esencial para mantener una comunicación abierta entre managers y miembros de equipo, además aumenta el compromiso del equipo.
Feedback irregular
Como su nombre lo indica, se da de manera desordenada y no sigue un calendario fijo, lo que lo hace menos efectivo.
¿Qué pasos seguir para dar un feedback efectivo?
Si algo está claro es que el éxito de los equipos depende de la capacidad que tenemos de orientar a las personas para saber qué hacer ante los retos e imprevistos. Y aquí no sólo importa qué vamos a decir sino cómo lo vamos a comunicar.
Prepárate, no improvises
Antes de conversar con la persona, tómate tu tiempo para pensar qué quieres comunicar y cuál es el objetivo que te gustaría obtener. ¿Quieres cambiar un comportamiento o alentarlo para mejorar? ¿Quieres hablar de productividad o de motivación? ¿Es la primera vez o ya ha habido otras ocasiones así antes?
Prepararse tampoco significa que tengas un guión estricto del que no puedas salir. Al final, deberás adaptarte y ser flexible porque es posible que se abran temas que no esperabas.
Elige el mejor lugar y momento
Las conversaciones pueden darse de muchas maneras pero cuando se trata de dar feedback, deberíamos buscar el cara a cara, pues es lo más efectivo teniendo en cuenta que el lenguaje corporal es un gran apoyo.
Si trabajáis de forma virtual, quizá es un buen momento para una llamada telefónica. En este caso, aunque se pierde el contacto visual, puede ser positivo para alejarnos un poco de las videollamadas a las que tan acostumbrados estamos.
En cuanto al momento, no sorprendas a la persona con tus comentarios. Puede ser muy incómodo recibir feedback en mitad del pasillo o en medio de una reunión de equipo. Es mejor avisarla y mostrarte relajado, en ese mismo momento, para no transmitirle tensiones innecesarias.
| Otro buen momento para dar feedback es al completar un proyecto. Si en este momento no se recibe ningún tipo de retroalimentación, es fácil que la persona se desanime o se sienta poco valorada. |
Controla tu lenguaje corporal
Los brazos cruzados o una postura muy rígida pueden reflejar distanciamiento. Intenta relajarte al máximo y que las expresiones faciales sean amables. Siempre que puedas, mantén el contacto visual, ya que refleja honestidad, sinceridad y cercanía.
Demuestra que la persona te importa
Puede parecer una obviedad pero si vas a dar feedback, deberías conocer a la persona que tienes delante, en el plano profesional: qué ambiciones tiene, qué es lo que más le gusta de su trabajo, qué logros ha conseguido en la compañía.
Además, toda esta información también la puedes compartir durante la conversación para que la persona, aunque reciba una crítica constructiva, se siga sintiendo valorada. No debemos centrarnos solo en los puntos más débiles.
Sé directo
Sin las ideas, es más difícil comunicarlas con convicción y eso es, precisamente, lo que buscamos a la hora de dar feedback. Por eso te recomendamos prepararte. Cuántas más vueltas das a las cosas, más se pierde el valor de lo que dices y también, más tensión se genera en el ambiente.
Cuánto más específico, mejor
Las generalizaciones no son buenas aliadas a la hora de dar feedback, porque hace que todo parezca impreciso o que las interpretaciones sean personales.
| Por ejemplo, es diferente decir “no te veo comprometido” que explicar “últimamente no veo que estés motivado como antes, porque este informe está incompleto y no es propio de ti”. |
Una retroalimentación tiene que ir acompañada de hechos, no solo de valoraciones o sensaciones. Esto es lo que nos permite abrir debate y reflexionar sobre el impacto de las acciones.
Evita personalizar
Al hilo de lo anterior, recuerda que no deberíamos dejarnos llevar por el “yo creo/yo pienso” sino en compartir reflexiones que están basadas en acciones concretas.
Hay una diferencia entre afirmar “eres poco creativo” o decir “quizá puedes sacar un lado más creativo pero me gustaría saber si te apetece este reto”. Es posible que con las tareas que está asumiendo esa persona en la compañía, no encuentre la oportunidad para despertar la creatividad pero, ¿y si le damos la opción de demostrar que sí tiene esa faceta?
Pregunta…
Asegúrate de que, además de recibir el feedback, la persona lo comprende. Para ello, puedes ayudarle con preguntas abiertas que le hagan reflexionar sobre la conversación. Pero elige bien las preguntas. No suena igual un “¿me entiendes?” que un “¿qué opinas de lo que te he dicho? ¿Tienes la misma percepción?” Estas últimas alternativas suenan a que realmente te importa su valoración.
Espera la respuesta, deja tiempo
Después de dar el feedback, es el momento de ceder la palabra a la otra persona. Escuchar es tan importante como hablar. Es posible que necesite un tiempo para gestionar las críticas así que dáselo y escucha de forma activa. Ahora te toca a ti.
Apoya a la persona
Trata de abordar la conversación con una actitud de ayuda en lugar de centrarte en los defectos o errores. Lo mejor que podéis hacer es buscar soluciones conjuntamente para resolver el conflicto.
Además, la retroalimentación positiva debería tener continuidad y no quedarse como un capítulo cerrado. Haz un seguimiento para ver si la persona está mejorando y vuelve a conversar con ella al cabo de unas semanas para valorar los cambios.
| Al terminar, y aunque parezca extraño, puedes anotar cómo ha sido la conversación, qué sensaciones has tenido o qué es lo que más te ha costado comunicar. Este documento te servirá para detectar los puntos débiles que puedes seguir mejorando a la hora de dar feedback en la empresa. |
¿Por qué es importante el feedback bidireccional?
Igual que lo damos, como líderes de equipo o managers, también podemos recibir feedback. Es más, así debería ser e incluso podemos solicitarlo directamente, demostrando que en nuestra empresa hemos implantado una cultura de retroalimentación donde todos nos ayudamos a mejorar.
Si quieres sacarle el máximo provecho a las críticas constructivas que te dan, aquí tienes algunos consejos.
- Pide feedback a tu equipo a menudo
No esperes a las revisiones anuales de desempeño, acostúmbrate a buscar las valoraciones en otros canales y momentos, de forma más natural y espontánea. Por ejemplo, en las reuniones de equipo, puedes terminar con preguntas cómo:
- ¿Hay algo más que pueda hacer para ayudaros?
- ¿Os gustaría que cambiase algo profesionalmente hablando?
- ¿Creéis que soy cercano en el día a día?
- ¿Cambiaríais algo de esta reunión?
- Recuerda preguntar a tus compañeros de departamento
Si en el anterior punto nos referíamos a las personas que estás gestionando, en este caso, hacemos mención a esas personas que comparten el mismo puesto de trabajo que tú, en el caso de que las hubiesen. Como están en el mismo departamento y realizan las mismas tareas, sus puntos de vista te pueden ayudar a tener otras perspectivas.
- Pide aclaraciones, si lo necesitas
Después de escuchar activamente los comentarios que recibes, no te quedes con ninguna duda. Si hay algo que no entiendes, haz las preguntas que necesites o pide ejemplos específicos.
- Piensa, luego responde
Date tiempo para procesar el feedback. Dejar pasar unos días no es negativo, significa que te importa y quieres reflexionar con calma.
Y, aunque suene obvio, no te tomes las críticas como algo personal. Esta es una de las reglas principales. Por ejemplo, que alguien comente que el software de la empresa se ha quedado desactualizado, no te convierte en el peor manager del mundo. No es un ataque a ti, sino una oportunidad para buscar otras herramientas que puedan satisfacer al equipo.
- Sé un ejemplo para todos
Cuando un manager o líder de equipo pide feedback, ayuda a construir más confianza en su equipo, demostrando que las críticas constructivas son la base para fomentar la colaboración, el compañerismo, la productividad o la motivación.
¿Qué es el Feedback Sandwich?
Esta técnica para la gestión de personas consiste en comenzar con un comentario positivo, seguir con la crítica constructiva y terminar con otro comentario positivo. Se conforma de:
- Aspectos positivos.
- Aspectos que necesitan mejorar.
- Fortalecimiento de cualidades.
Un ejemplo de efecto sandwich:
«Tu trabajo en el proyecto ha sido excelente. Sin embargo, he notado que los informes a veces llegan tarde. Confío en que puedes mejorar esto, ya que tu dedicación es admirable.»
El efecto sándwich es una técnica efectiva para proporcionar feedback equilibrado y constructivo. Al comenzar y terminar con comentarios positivos, los managers pueden ayudar a las personas a sentirse valorados y apreciados, mientras que la crítica constructiva en el medio proporciona orientación para mejorar.
¿Cómo gestionar el feedback con un software en minutos?
Ahora que ya conoces los pasos para dar feedback de manera efectiva, te recomendamos utilizar una plataforma con la cual gestionar todas las formas mediante las cuales puedes recibir feedback, como son: encuestas de clima laboral, de satisfacción, eNPS, entre otras.
Así mismo, este software de recursos humanos debe permitir, almacenar toda la información necesaria de las reuniones one to one, evaluaciones de desempeño; lo cual será clave tener a la mano en todo momento o cuando necesite ser revisada. Además, definir que personas puedan editar las preguntas y determinar a los integrantes del equipo de quienes queremos recibir el feedback.
Por último, con Factorial envía recordatorios vía correo electrónico cuando no se hayan completado los cuestionarios o encuestas y obtén un análisis de las respuestas recibidas para luego visualizarlas en gráficos. Agenda una demo gratis y te enseñamos como gestionar el feedback de la mejor manera.
