Claves de la evaluación del desempeño: guía, definición, ejemplos y tipos

La evaluación de desempeño es un sistema que permite estimar el grado de cumplimiento de los trabajadores. Como explicaremos en el resto del artículo, esto es mucho más que medir la productividad de los empleados.

Según el estudio realizado por Factorial sobre el estado de los recursos humanos, las evaluaciones de desempeño son la segunda herramienta de medición mejor valorada por los responsables de recursos humanos para combatir la tasa de rotación en sus empresas.

Es por eso que podemos decir que este tipo de procedimiento es de enorme importancia, ya que permiten acceder de primera mano a información importante acerca de cómo se sienten las personas, conocer su nivel de motivación y cómo perciben el bienestar laboral en la compañía.

¿Qué es la evaluación de desempeño?

Las evaluaciones de desempeño ayudan a managers y responsables a conocer el estado y el avance de los objetivos individuales de las personas de su equipo. Además permite detectar intereses y necesidades de los mismos profesionales evaluados, así como las complicaciones a las que se enfrenta al desarrollar sus labores.

Hasta hace poco las evaluaciones de desempeño eran reuniones enfocadas en evaluar el cumplimiento y medir el logro de los objetivos de las personas. Ahora, son consideradas reuniones más informales entre un manager y los miembros de su equipo realizadas cada vez con mayor frecuencia.

Y es que si bien el término contiene la palabra evaluación, como responsable de equipos deberíamos dirigir estos trámites a enfocarse en brindar apoyar y acompañar a las personas de nuestra empresa. El objetivo final debe ser fomentar su desarrollo profesional dentro de la compañía, sin dejar de lado que este tipo de evaluación también servirá para definir si las habilidades de la persona corresponden con el tipo de trabajo que realiza.

Evaluación 360

Realiza evaluaciones de 360º con esta plantilla personalizable y lista para utilizar

Descargar plantilla

Aspectos a tener en cuenta en una evaluación del desempeño

Para que las evaluaciones de desempeño sean efectivas es fundamental llevar a cabo una serie de acciones antes, durante y después del proceso de revisión. En este apartado, detallamos qué hacer en cada una de estas etapas para maximizar el valor de las evaluaciones de desempeño.

Pasos antes de la evaluación de desempeño

Antes de iniciar el proceso, los personas responsables deben tomar ciertas medidas claves:

Establecer estándares

Los managers deben definir claramente los estándares de desempeño, incluyendo los aspectos éticos, por los cuales se evaluará al equipo. Esto ayuda a alinear los objetivos de la evaluación con la estrategia de la empresa y evita confusiones.

Destinar el tiempo adecuado

Las evaluaciones de desempeño son conversaciones esenciales y de suma importancia que requieren tiempo. Por esto, es esencial programar reuniones que permitan un diálogo significativo y evitar revisiones apresuradas que no brinden el espacio necesario para discutir temas importantes.

Adicionalmente se pueden realizar entrevistas uno a uno recurrentes. Estas reuniones pueden ser de un empleado con su supervisor o con un miembro del equipo de Recursos Humanos. Para que las entrevistas sean realmente útiles, tienen que ser planificadas y recurrentes, además de estar orientadas para que el trabajador proporcione la información o impresiones requeridas.

Observar comportamientos 

Los gerentes deben prestar atención al comportamiento del equipo mucho antes de la revisión. Esto facilita la identificación de tendencias y el análisis de cómo esos comportamientos impactan en el trabajo, tanto dentro como fuera de la empresa.

La idea de esta observación es identificar las causas de los problemas en el desempeño. Si no hay problemas de desempeño y este es excelente, entonces servirá para potenciar aquello que está llevando a la excelencia.

Analizar las causas del desempeño

Es crucial determinar si los problemas de desempeño son el resultado de deficiencias en la motivación o la capacidad.

Como ya hemos dicho algunas personas pueden carecer de ciertas habilidades, mientras que otras pueden necesitar un estímulo adicional para aumentar su motivación. Los managers deben considerar si la persona está en el trabajo adecuado y si es necesario un plan de mejora del desempeño o un cambio de rol.

Pasos durante la evaluación de desempeño

Transmitir confianza

Las evaluaciones de desempeño deben ser vistas como una oportunidad para mejorar la efectividad del trabajo de las personas. Los managers deben comunicar su intención positiva y su deseo de ayudar al empleado a crecer y desarrollarse.

Hacer observaciones detalladas

En lugar de ofrecer feedback de manera general, los managers deben describir observaciones específicas sobre el desempeño del empleado. Describir ejemplos concretos de comportamientos y resultados ayuda a los empleados a comprender mejor las áreas que requieren mejoras.

Establecer una conversación fluida

Es importante que la evaluación de desempeño sea una conversación bidireccional. Los managers deben alentar al equipo a responder y dar a conocer sus puntos de vista. Esto permite aclarar malentendidos y crear un compromiso mutuo para el cambio.

Pensar en los siguientes pasos

La evaluación debe concluir con la planificación de los próximos pasos. Ambas partes deben asumir la responsabilidad de las acciones que se llevarán a cabo para mejorar el desempeño. Esto incluye establecer metas, proporcionar recursos y definir fechas específicas.

Pasos para después de la evaluación de desempeño

Realizar seguimientos regulares

El seguimiento periódico es esencial para garantizar que se estén cumpliendo las metas y para proporcionar feedback continuo. La tecnología puede ser una herramienta útil para mantener el contacto y dar seguimiento al progreso.

Detectar tendencias 

El seguimiento permite a los managers identificar patrones de desempeño y tomar decisiones estratégicas. El feedback continuo ayuda a asignar recursos de manera más efectiva y a alinear el trabajo con los objetivos estratégicos de la empresa.

Propuestas de mejora

Las evaluaciones de desempeño son oportunidades para el crecimiento y el desarrollo profesional. Los managers deben estar dispuestos a brindar apoyo, capacitación y recursos para ayudar al equipo a alcanzar sus metas y mejorar su desempeño.

Siguiendo los pasos adecuados antes, durante y después de la revisión, los managers pueden maximizar su impacto y ayudar a los empleados a alcanzar su máximo potencial. El feedback y el coaching continuo son esenciales para fomentar un ambiente de mejora continua y fortalecer la relación entre los empleados y managers.

Los beneficios de una evaluación de desempeño

Fortalece el desarrollo personal y profesional

La evaluación de desempeño mide el rendimiento de los empleados, permitiendo que estos identifiquen sus fortalezas y debilidades. Esto les ayuda a crecer, ya que querrán mejorar lo mejorable y potenciar aquello que se les da mejor. El resultado será una progreso en su desempeño y un desarrollo de nuevas habilidades y experiencias.

Ayuda a establecer objetivos claros

Otra manera de utilizar las evaluaciones de desempeño es examinando los resultados anteriores para ver así cómo está evolucionando la empresa. Esto ayuda a los managers a delinear un futuro con objetivos y metas. También puede ayudar a asignar y recolocar a empleados en los puestos más idóneos según sus habilidades y capacidades.

Fomentar la promoción y el reconocimiento

La evaluación de desempeño tiene un impacto positivo en la motivación del empleado, si identificamos a aquellos que han trabajado duro y premiamos su esfuerzo. Este reconocimiento les hace sentir apreciados e importantes. Del mismo modo, detectando rendimientos altos entre los empleados también permitirá a la empresa realizar promociones, ascensos, bonus, premios y subidas de sueldo a aquellos que se lo merezcan.

Además, la evaluación de desempeño también una herramienta clave de feedback y comunicación. Una vez recolectados los resultados, las empresas podrán guiar a aquellos que lo necesiten, y los empleados también podrán comunicar los problemas y dificultades que afectan a sus tareas diarias.

Creación de programas de formación

Las empresas pueden utilizar la información obtenida a partir de estas evaluaciones para ofrecer formación a aquellos empleados que la necesitan. Esto resultará en una mejora de las habilidades de los trabajadores y de las posibilidades de ser ascendidos. La evaluación del desempeño también puede utilizarse para determinar lo efectivo que es dicho entrenamiento comparando los resultados de antes y de después de la formación.

Ejemplos de técnicas para la evaluación de desempeño de los empleados

Las técnicas de evaluación de desempeño que vamos a describir pueden ser cuantitativas o cualitativas. Las cuantitativas son en su mayoría numéricas y para aplicarlas es preciso definir las variables que se quieren medir en cada empleado, que dependerán de los objetivos y funciones de su puesto de trabajo.

1. Escalas gráficas

En este tipo de evaluación se puntúa al empleado en distintas variables. Se puede establecer una escala de 1 a 5 o de 1 a 10. También, en lugar de utilizar números, se pueden utilizar unas escalas con las siguientes palabras (o similares): Óptimo; Bueno; Regular.

Tanto si te basas en escala numérica como si lo haces en escala verbal, tienes que dejar claro qué significa cada palabra o número del ranking. Con estas escalas se pueden medir las siguientes competencias:

• Productividad: Cantidad de trabajo realizado.
• Creatividad: Capacidad de innovar.
• Calidad: Cuidado a la hora de trabajar.
• Comprensión de situaciones: Se trata de la capacidad para resolver problemas.
• Conocimiento del trabajo: Experiencia que muestra el trabajador en las funciones que realiza.
• Cooperación: Espíritu de colaboración y habilidad en las relaciones interpersonales.

2. Checklists

Los checklists son unas listas de preguntas cuya respuesta es sí o no. Tienen la ventaja de ser muy fáciles de rellenar para el evaluador. Las preguntas que se harán tienen que ver con las competencias y los objetivos que los trabajadores tienen que alcanzar.

Pongamos como ejemplo algunas de las competencias que se pueden evaluar en el personal de ventas de una empresa. Uno de los grandes grupos de competencias de estos trabajadores son las habilidades de ventas y dentro de estas habilidades se puede medir:

• Puntualidad.
• Tolerancia.
• Facilidad de palabra.
• Dinamismo.
• Estrategia.

3. BARS

Se trata de las siglas correspondientes a “Behaviorally Anchored Rating Scales”, que en español significa “escalas basadas en el comportamiento”. Lo que aquí se evalúa es el comportamiento del trabajador. 

En la práctica, la escala tendrá una serie de comportamientos tanto positivos como negativos. Cada uno de estos comportamientos se evalúa según una escala numérica que generalmente irá de 1 a 5 o de 1 a 10.

Una BARS se desarrolla incluyendo estas fases:

• Generación de incidentes críticos, que son los comportamientos de los trabajadores. Para tener una lista de incidentes críticos, el departamento de Recursos Humanos tendrá que pedir a empleados o supervisores que den ejemplos de desempeños adecuados e inadecuados.
• Desarrollo de las dimensiones del desempeño. En este momento se trata de agrupar los diferentes incidentes críticos según las competencias del puesto de trabajo. Siguiendo el ejemplo que tenemos más arriba sobre evaluación del desempeño del personal de ventas, hay que agrupar varios incidentes que hayan salido en el apartado de habilidades de ventas.
• Generalmente, la distribución de los incidentes la van a hacer las personas que los han escrito. Lo ideal es pedir a otras personas que distribuyan también los incidentes críticos a su criterio a ver si coinciden. Los incidentes críticos se conservarán en un grupo cuando más de la mitad del segundo grupo distribuidor coincida con el primero.
• Se ordena todo y se establece una escala de puntuación.

La técnica BARS establece indicadores más exactos del desempeño, pero tiene el inconveniente de ser un tipo de evaluación que cuesta mucho tiempo preparar.

4. Stack ranking o ranking forzado

En este método los responsables califican el desempeño de los trabajadores a su cargo. Se llama ranking forzado porque, además de calificar, se obliga a encajar a los trabajadores en un ranking de categorías. Por ejemplo, se puede medir la productividad de cada trabajador y clasificarlo en una de estas categorías:

• Productividad excelente.
• Productividad buena.
• Productividad según lo esperado.
• Productividad menor a lo esperado.

5. Autoevaluación

Aunque parezca que alguien que se autoevalúa va a exagerar sus habilidades y capacidades, la mayoría de estudios realizados en los últimos años señalan que los empleados suelen ser muy conscientes de lo que pueden hacer y lo que no. De hecho, son más propensos a ser honestos en este tipo de autoevaluación, para no mostrarse arrogantes.

Es más, este tipo de método de da una mejor idea de cómo se ven ellos mismos y cómo consideran que es su trabajo y tareas diarias. Las autoevaluaciones también son un factor importante para la motivación de los empleados y, además, nadie discutirá los resultados que se ha puesto a sí mismo.

6. Evaluaciones de 360 grados

Muchos managers prefieren llevar a cabo una evaluación de 360, ya que incluye una autoevaluación y también la evaluación de supervisores, subordinados y compañeros.

Este tipo de evaluación es una de las más completas y fiables en cuanto a resultados de desempeño. Además, no solo mide el rendimiento del empleado, sino que también presta atención a su relación con otras personas del equipo.

Complicaciones al gestionar las evaluaciones de desempeño

La preparación de las evaluaciones de desempeño requiere de un trabajo inmenso para los departamentos de Recursos Humanos, pero es necesario por todos los beneficios que comporta. Entonces nos preguntamos, ¿Cuáles son las tareas que más se dificultan al gestionar las evaluaciones de desempeño del equipo?

• Dificultades para tener una visión clara y general del rendimiento de las personas y la salud del equipo.
• No fijar objetivos claros y reales que la persona sea capaz de alcanzar.
• No contar con un proceso estandarizado que facilite la calidad de las evaluaciones de los trabajadores de manera equitativa y objetiva. 
• Falta de acceso a un historial de todas las evaluaciones de desempeño con sus respuestas anteriores.
• Consumo de tiempo al tener que programar procesos de evaluación de desempeño periódicos.

Consejos para realizar evaluaciones de desempeño óptimas

En estos casos, es clave contar con un sistema que permita gestionar las evaluaciones de desempeño de manera periódica. Con el fin de que los responsables de recursos humanos obtengan una mayor visibilidad de la salud del equipo mientras se mide el desempeño de las personas.

Entre las principales claves para gestionar las evaluaciones de desempeño, tenemos:

• Contar con modelos de evaluación (evaluaciones 360º, evaluaciones 180º, etc.) y generar plantillas personalizables estableciendo una frecuencia periódica de ejecución.
• Delegar las tareas de creación y edición de preguntas, así como el procesamiento de resultados a otros roles del equipo.
• Decidir qué roles participarán en las evaluaciones de desempeño con la opción de incluir a personas de toda la empresa, un solo equipo o una oficina determinada.
• Revisar el seguimiento a tiempo real de las evaluaciones de desempeño de cada evaluado.
• Mantener informados a los participantes mediante notificaciones para que puedan completar el proceso de la evaluación.

Todo esto y más es posible gracias a Factorial. Agenda una demo gratis y comienza a optimizar las evaluaciones de desempeño de tu equipo.