Todo sobre reclutamiento y selección de personal [+Podcast]

La selección de personal de una empresa y su reclutamiento son dos procesos diferentes que tienden a ser confundidos.

Siendo un profesional en gestión de talentos, ya sabes lo importante que es obtener al candidato adecuado de la manera correcta. Aunque pueda parecer intrascendente a primera vista, aclarar la diferencia entre estos procesos puede, de hecho, ayudarte a tomar la mejor decisión para tu empresa.

Reclutamiento y selección de personal

El reclutamiento y la selección de personal de una empresa es el proceso de identificar la necesidad de un puesto de trabajo, definir los requisitos del puesto y del titular de este, anunciar el puesto y elegir a la persona más adecuada para él.

El éxito de cualquier negocio depende en gran medida de la calidad de su personal. Reclutar empleados con las habilidades correctas puede agregar valor a un negocio y reclutar trabajadores con un sueldo o salario que el negocio pueda pagar, reducirá los costes. Por lo tanto, los empleados deben ser cuidadosamente seleccionados, gestionados y retenidos, como cualquier otro recurso.

¿Qué es el reclutamiento y la selección de personal? ¿Hay alguna diferencia entre el reclutamiento y la selección de personal de una empresa? ¿Cómo realizan las organizaciones el proceso de reclutamiento y selección para obtener los máximos beneficios?

Estas y otras preguntas relacionadas con la selección de personal de una empresa y el reclutamiento se abordan en este artículo. Sigue leyendo para obtener una idea en profundidad de estos términos que se utilizan con frecuencia en los mercados laborales actuales.

¿Qué es el reclutamiento de una empresa?

El proceso de búsqueda de candidatos adecuados y de atraerlos para solicitar las vacantes en la organización se denomina reclutamiento. Es el primer paso para la selección y el nombramiento de los empleados adecuados para la organización. Esta publicará las vacantes a través de anuncios en periódicos, portales de trabajo online, LinkedIn, servicios de consultoría o incluso su propia página de empresa, si la tiene.

En general, el reclutamiento es un proceso singular que tiene un ciclo de vida completo. Comienza con los requisitos de identificación de la organización y se completa con la introducción del empleado contratado.

Actividades importantes involucradas en el reclutamiento

Ver las actividades que forman parte de cada proceso te ayudará a hacerte una idea más clara de lo que significa este concepto. Antes de definir qué es la selección de personal, toma nota de las acciones que se llevan a cabo durante el reclutamiento:

• Análisis de vacantes y requisitos laborales dentro de una empresa.
• Publicidad sobre la vacante a través de varios canales como periódicos, web para el reclutamiento, medios de comunicación, publicaciones periódicas, LinkedIn, etc.
• Atracción de candidatos interesados ​​para completar sus solicitudes para los trabajos que se ofrecen.
• Gestión de la respuesta de los candidatos interesados.
• Escrutinio de solicitudes presentadas.
• Selección de candidatos.

¿Qué es la selección de personal de una empresa?

La selección de personal de una empresa se refiere al conjunto de acciones con las que una organización elige a un número fijo de solicitantes de entre los que han solicitado las vacantes. 

El procesod e selección de personal de una empresa incorpora el nombramiento final de nuevos empleados para llenar los puestos de la empresa, es decir, el término selección se refiere a la colocación de personal adecuado en el trabajo más adecuado. 

Cómo presupuestar el reclutamiento y selección de personal

La presupuestación de un proceso de reclutamiento de personal es un tema bastante desconocido y en general poco controlado por los responsables de recursos humanos. Pero la realidad es que un proceso de reclutamiento y selección conlleva un coste económico y se debe gestionar eficazmente para que la empresa no tenga pérdidas.

Cálculo de los costes directos

Son los costes directamente relacionados con la prestación de este servicio. Por lo tanto, son los costes de publicar la oferta y los materiales empleados en la realización de pruebas. También entran los costes del alquiler del local donde se realice la selección, los gastos de dietas y alojamiento de los seleccionadores, y el coste de las horas trabajadas por los seleccionadores.

Como estos costes se consumen en su totalidad durante el proceso hay que añadirlos en el presupuesto también en su totalidad. Si el coste de publicar la oferta es de 150 euros en el presupuesto aparecerá la misma cifra.

Cálculo de costes indirectos

Los costes indirectos no se vinculan en su totalidad al proceso de reclutamiento y selección. Son gastos compartidos con otros departamentos de la empresa. Por ello no se incluyen en el presupuesto total sino que se dividen entre los departamentos a los que da servicio.

Por ejemplo, si sabemos el coste por hora de un secretario o secretaria y lo multiplicamos por las horas que ha dedicado al proceso de selección sabremos el coste que supone este otro departamento.

Veamos un ejemplo práctico de este proceso. Supongamos que nuestros costes directos son 150€ de la publicación de la oferta, 180€ de materiales para los candidatos, 500€ de alquiler del local, 300€ de alojamiento y dietas, 80€ de transporte o combustible y 300€ de sueldo de los contratadores (pongamos que han trabajado 10 horas por 30€ la hora).

Por otro lado, imaginemos que nuestros costes indirectos son 100€ de material de administración, 40€ de gastos de teléfono y 40€ de servicio de secretariado (pongamos que le han dedicado 5 horas por 8€ la hora). El total de costes directos sería 1.510€, y el total de costes indirectos sería 180€. El coste total del proceso sería de 1.690€.

Mira un vídeo acerca de costes en el reclutamiento de personal

Pasos para un proceso de selección desde Recursos Humanos

Seamos realistas: encontrar y seleccionar a un candidato para un trabajo no es tan sencillo como parece inicialmente. Además, como responsable de Recursos Humanos, probablemente no tengas tiempo para entrar en detalles esenciales del proceso de selección.

Así, ya sea que desees contratar a un pasante para tu empresa, ocupar puestos en tu startup de rápido crecimiento, desarrollar tu equipo de ventas o aumentar tu base de empleados por diez, aquí vas a ver cómo hacerlo paso a paso.

Solicitud

Una vez publicada la vacante, los candidatos pueden postularse. La cantidad de personas que postulan depende de la empresa, la función específica y la disponibilidad de trabajo y trabajadores.

El número de solicitantes puede variar entre cero y miles, dependiendo principalmente del tamaño de la empresa, el tipo de trabajo y la industria, y de cómo de exitosas son su estrategia de abastecimiento y la marca del empleador.

Pero la cantidad y el tipo de solicitantes también dependen de tu anuncio de trabajo. De hecho, la forma en que se escribe éste, es decir, las palabras y el lenguaje que se utilizan en él, tiene un impacto directo en las personas que atrae.

Cribado y preselección

El segundo paso es la selección inicial de candidatos. Esto puede suceder de múltiples maneras:

• A. Detección de CV. La técnica más común es la detección del CV. Esto ayuda a evaluar si los candidatos cumplen con los criterios necesarios para el trabajo. Si necesita más de 5 años de experiencia laboral y ves que acaba de graduarse en la universidad, será descalificado.
• B. Cribado telefónico. Después de la revisión del currículum, a menudo hay una prueba telefónica. Esto ayuda a alinear las expectativas entre el candidato y el empleador. El reclutador puede hacer las preguntas que tenía después de examinar el currículum del candidato.
• C. Preselección. La preselección es un poderoso método de detección que ayuda a eliminar posibles desajustes. Las herramientas de preselección proporcionan evaluaciones que pueden incluir pruebas cognitivas, una muestra de trabajo u otras pruebas que ayuden a predecir la calidad de la nueva contratación.

Estas pruebas de preselección a menudo se usan para funciones con un alto volumen de solicitantes.

Entrevista

El tercer paso en el embudo es el más conocido y más visible de todos: la entrevista de trabajo. La entrevista de trabajo implica que el candidato sea entrevistado por su gerente directo o el reclutador para evaluar cómo de adecuados son para el trabajo.

La entrevista ofrece una idea de la fluidez verbal y la sociabilidad de una persona. También brinda la oportunidad de hacer preguntas al candidato relacionadas con el trabajo y presenta la oportunidad de vender ese puesto al candidato.

Referencias 

En esta etapa, ya has reducido la larga lista de candidatos a una lista corta de uno a tres. Un paso esencial es la verificación de referencias.

Estos controles son una forma de confirmar tu percepción del candidato. Pídele que te dé referencias y haz un seguimiento de ellas.

Si durante la entrevista tienes dudas sobre cierta competencia o habilidad, la verificación de referencias es una excelente manera de reunir más información desde diferentes perspectivas.

Selección

El siguiente paso es tomar la decisión y elegir al candidato con el mayor potencial futuro para la organización. A veces, esto significa elegir a alguien menos calificado en este momento, pero que está comprometido a crecer y permanecer en la organización por más tiempo.

Contratación

Una vez que la compañía ha tomado la decisión, el proceso de selección no ha terminado. El candidato aún necesita aceptar la oferta.

Si se acepta la oferta, se redacta y firma un contrato. Solo cuando el contrato de trabajo sea firmado por todas las partes, se completará el proceso de selección.

Diferencias clave entre reclutamiento y selección de personal

Si aún tienes alguna duda respecto a las diferencias entre un proceso y otro, después de leer el siguiente apartado estarán todas resueltas. ¡Toma nota!

1. Búsqueda vs. selección

El reclutamiento define todo el proceso de búsqueda de candidatos que puedan estar interesados ​​en ofertas de trabajo específicas. También implica los diferentes actos de estimular a los candidatos interesados ​​para presentar solicitudes para el mismo.

El proceso de selección abarca las acciones de elegir a los candidatos más adecuados de todos aquellos que hayan presentado su solicitud para una vacante de trabajo determinada. El objetivo del proceso de selección radica en ofrecer la carta de nombramiento solo a los candidatos que más se ajusten al puesto.

2. Positivo vs. engorroso

Como es un proceso que alienta a más y más solicitantes interesados ​​a postularse para un trabajo determinado, el reclutamiento se considera un proceso positivo.

Por otro lado, la selección suele ser un proceso costoso en el sentido de que conduce al filtrado y rechazo de todos aquellos candidatos que se consideran no aptos para el trabajo que se ofrece.

3. Simple vs. complejo

En comparación con el proceso de selección, las actividades relacionadas con el reclutamiento son simples. Esto se debe a que los reclutadores no pasan por los procesos relacionados con el escrutinio y la evaluación de los candidatos de ninguna manera, como en el caso del proceso de selección.

4. Menos tiempo vs. más tiempo

Todo el proceso de reclutamiento consume menos tiempo porque simplemente implica la identificación de las necesidades de ofertas de trabajo específicas. Por otro lado, la selección incorpora una gama más amplia de actividades.

Eso sí, todas estas tareas que implican el reclutamiento y la selección de personal siempre serán más llevables con un software de selección de personal. O lo que es lo mismo, una herramienta que pretende facilitar el trabajo al departamento de Recursos Humanos. ¿No es maravilloso?

3 Consejos para un reclutamiento de éxito

1- Cuida la gestión de los procesos de reclutamiento

Ya lo hemos dicho en otros artículo, el proceso de selección de una empresa puede ser un muy buen indicador de su cultura empresarial y puede llegar a afectar en gran medida a su employer branding y poder de atracción, como veremos a continuación.

Del mismo modo que debemos escoger el software de recursos humanos adecuado para gestionar nuestros empleados, también debemos elegir un programa que se adecúe a nuestras necesidades a la hora de atraer y contratar talento. Una buena herramienta para la gestión de los procesos de selección te evitará pérdidas de tiempo, dinero y hará más efectivos y eficientes tus procesos de selección

Así, utilizar un software específico para el reclutamiento te servirá para optimizar dichos procesos y te aportará, tanto a ti como al conjunto de tu empresa, grandes ventajas:

• Centralización del proceso: en un único espacio y lugar podrás tener todo lo relacionado con los procesos de reclutamiento. ¡Ya basta de tener los CV por un lado, y las notas que has ido recogiendo en las entrevistas y demás datos por otro!
• Digitalización: el papel está en claro retroceso. Digitalizar todo el proceso te permitirá avanzar en el proceso de digitalización y te permitirá trabajar en los procesos en cualquier lugar donde tengas un dispositivo con conexión a Internet
• Colaboración: una herramienta única también te permitirá colaborar de una forma más fácil, efectiva y eficiente con el resto de tus compañeros. Incluso, puedes abrir ciertos datos a otras sucursales que puedas tener o a clientes que deban participar del proceso para que puedan contribuir en la toma de decisiones
• Automatización: esta parte te ahorrará muchas horas de trabajo. Ya pasaron los tiempos de tener que estar escribiendo a mano todos los datos y muchas otras tareas rutinarias. Ahora las puedes automatizar digitalmente. ¡Céntrate en lo que realmente te importa. Céntrate en reclutar talento!
• Estructuración: el orden es otro de los elementos que te aporta trabajar con una herramienta adecuada. Además de ayudarte a encontrar de una forma mucho más rápida todo lo que busques, te permitirá vivir entre montañas caóticas de papeles en tu mesa. Todo en una pantalla, todo organizado

2- Encontrar al candidato ideal

Llega el momento de ponerte en marcha para atraer al talento que andas buscando. Aquí tienes algunas recomendaciones para encontrar al candidato ideal :

1. Prima la calidad en detrimento de la cantidad: Tener muchas opciones a escoger está bien, pero que las que tengas sean buenas. Es mejor tener 10 propuestas de potenciales candidatos interesantes de los cuales 9 consideras interesantes y tienes problemas para decidirte entre ellos, que tener 100 propuestas de potenciales candidatos interesantes, pero de los cuales tan sólo 1 encuentras interesante
2. Si buscas perfiles muy especializados tu problema puede que no esté en tener pocos CV, sino en conseguir algún contacto pues pueden ser puestos muy difíciles de cubrir. Para esos casos centra tu objetivo en perfilar mucho la búsqueda e intentar localizar detalladamente a las mejores opciones que encuentres. No generalices la búsqueda.

¿Cómo atraer talento?

Atraer talento a tu empresa es una mezcla de arte, talento, sacrificio y, sobre todo, de trabajo, mucho trabajo, un trabajo que debe ser pautado y en el que no debes dejar de realizar las siguientes tareas:

• Publicar la oferta: se entiende por la labor de anunciar las ofertas de empleo en los distintos portales existentes. Para evitar la pérdida de tiempo, esfuerzos y también de dinero, es importante que focalices bien dichos anuncios en aquellos portales más adecuados para el perfil que buscas y orientándolos muy bien. Piensa que se calcula que en realidad tan sólo el 15% de todas las personas inscritas en estos portales buscan activamente empleo.
• Búsqueda: Haz Headhunting, es decir, contacta tú directamente los potenciales candidatos que te interesen obteniendo los datos de bases externas. Una variante es la de contactar con excandidatos de tu propia empresa. La segunda opción te será más fácil y obtendrás una mayor tasa de retorno, por el contrario, con la primera opción podrás llegar a un mercado de candidatos más amplio, pero con una menor tasa de respuesta (se calcula que sólo entre el 6 y el 15% de contactos realizados a candidatos de bases externas ofrecen respuesta)
• Employer Branding: una de las claves fundamentales la tienes aquí. Crea una página propia de búsqueda de empleados y ház públicas las ofertas a través de tus redes sociales corporativas. No olvides la explicación de tu empresa y de lo interesante que resultará trabajar en ella, pero siempre siendo honesto y claro en las responsabilidades que conlleva el puesto. Es una forma directa de comunicarte con los candidatos y de que estos lleguen a ti.

3- Experiencia ofrecida a los candidatos

Una vez más, resulta interesante destacar que cuando buscas un empleado no se trata sólo de buscar a alguien para contratar burocráticamente y punto, se trata de ofrecer una experiencia satisfactoria a los candidatos.

Planifica el proceso para que en todo momento los candidatos se sientan atendidos, bien recibidos y valorados. No pierdas ese enfoque, aun y cuando llegue el momento de descartar en alguna fase del proceso de selección a cualquier candidato.

Assessment Centar, selección especializada de personal

El planteamiento del Assessment Center posibilita a los reclutadores de una empresa evaluar conductas, rendimientos, capacidades para la resolución de conflictos y modos de afrontar situaciones consideradas como críticas, en relación al puesto de trabajo concreto al cual aspiran los candidatos.

Los técnicos de selección pueden observar y evaluar in situ y con mayor precisión el comportamiento del trabajador frente a situaciones complicadas que se presentan como si fueran reales, como posibles incidencias con las que el aspirante podría enfrentarse durante el ejercicio real de sus funciones y competencias en su puesto de trabajo.

Además, el Assessment Center puede ser considerado como un método de selección más equitativo, ya que sitúa a todos los candidatos ante idénticas situaciones en las que solo la actitud y la capacidad de adaptación y resolución personal pueden marcar la diferencia.

¿En qué consisten las entrevistas de evaluación situacional?

Este tipo de reclutamiento consiste en el diseño y organización de una serie de pruebas, ejercicios o grupos de exámenes que pueden desarrollarse a partir de distintos escenarios seleccionados y preparados.

Estos pueden ir desde un ejercicio de desempeño de trabajo real, en un escenario real, durante un espacio de tiempo determinado, hasta escenarios recreados exclusivamente para la celebración de dichos ejercicios. Y sirven a nivel individual como en grupo, en un espacio dirigido y controlado por los técnicos de selección.

Normalmente dichas pruebas o exámenes situacionales estarán diseñados específicamente para enfrentar a los candidatos con situaciones en las que deberán mostrar su profesionalidad y habilidad en la resolución de problemas en circunstancias adversas, con las que el trabajador podría tener que enfrentarse realmente en el puesto de trabajo al que aspira.

Hay que tener en cuenta que no existen dos planteamientos iguales en el método del Assessment Center. Éstos se diseñan específicamente en función de las necesidades y los objetivos propios de la organización que pone en marcha el proceso de selección.  Entre las posibles pruebas a ejecutar y evaluar encontramos:

• Simulaciones situacionales, es decir, ejercicios que simulan situaciones reales y tareas a ejecutar más allá de dar respuesta a preguntas en abstracto
• Juegos de Negocios que generalmente se aplican a supuestos financieros, estrategias de marketing o escenarios de compraventa
• Discusiones o debates en grupo sobre un tema específico
• Ejercicios de análisis de situaciones hipotéticas y presentación de informes

Ventajas y desventajas del Assessment Center

Debemos indicar que una desventaja clara en el método del Assessment Center, son los elevados costos para la empresa que supone el proceso en su conjunto. Este proceso conlleva una importante inversión en entrenamiento y capacitación de los propios técnicos de selección y evaluadores especializados.

Este tipo de estrategias necesitan un evaluador por cada tres o cuatro participantes en las pruebas grupales, y estas deben reunir entre seis y doce candidatos cada una. Además, la duración óptima de este método puede abarcar casi dos días de proceso, más los plazos de tiempo necesarios para realizar el correcto análisis y valoración de resultados.

A todo ello hay que añadir la necesaria presencia y participación en las pruebas situacionales de directivos ejecutivos de la propia organización, al menos los relacionados directamente con el puesto de trabajo ofertado, así como responsables del departamento de recursos humanos.

Por su parte, las ventajas del método del Assessment Center son muchas y muy beneficiosas en el momento de seleccionar al candidato perfecto. Los resultados que se obtienen tras la evaluación de todo el proceso de selección no se centran exclusivamente en la capacidad actual del aspirante al puesto.

El entrenamiento situacional permite algo sumamente importante y rentable: testear el potencial y la proyección de futuro en las capacidades y las habilidades del individuo. Nos permite afinar aún más la puntería en la elección final del candidato, con las miras puestas en el retorno de la inversión.

Reclutamiento de personal con un ATS, ventajas

Cualquier persona que se encuentre a cargo de la gestión de talento dentro de una empresa, sabe que cada vez que se publica un anuncio de empleo se reciben cientos (sino miles) de curriculums con potenciales candidatos ansiosos por integrarse a la plantilla.

Ya sea porque tenemos un excelente employer branding o porque nuestra estrategia de headhunting es óptima, lo cierto es que cada vez el mercado laboral es más competitivo y seleccionar cvs puede ser una tarea extenuante. Es por que eso que siempre es una buena idea automatizar este proceso con un software de ATS que te permitirá:

• Ahorra recursos. Un ATS o Aplicant Tracking System es un tipo de plataforma que básicamente se encarga de automatizar una tarea humana de acuerdo a los parámetros que necesitemos. De manera tal que la criba curricular a modo de filtro inicial tomará menos tiempo y por tanto, ayudará a ahorrar dinero.
• Mejora la experiencia de usuario. Así como los y las reclutadoras ahorran tiempo en cribas, también los candidatos hacen un mejor uso de su tiempo cuando un ATS está involucrado en el proceso. Gracias esta tecnología es posible postularse rápida y fácilmente para un trabajo, lo que mejora el vínculo con la empresa y el employee experience (si la persona queda seleccionada). Esto debido a que el primero punto de contacto compañía-trabajador se da en  esta instancia.
• Facilita la inclusión. Una de las mayores ventajas de un ATS es que termina con el sesgo o prejuicio que puedan tener los reclutadores o personas que participen del proceso. De hecho, es la mejor manera de implementar el curriculum ciego, una estrategia orientada a generar espacios de trabajo diversos donde se valores las competencias, formación y experiencia por encima de cualquier otra condición como ser el género, etnia u orientación sexual.

Mejora la gestión de tu empresa con un programa de ATS

Ya vimos algunas de las ventajas de contar con un ATS. Ahora te explicamos cuál sería la mejor manera de gestionar los procesos de reclutamiento con un ATS:

• Contar con un página de ofertas de trabajo y referidos para que personas de tu empresa puedan recomendar candidatos.
• Almacenar la información de los candidatos que desean ser añadidos a la base de todos.
• Cumplir con la ley GDPR que establece limites para la retención de datos.
• Utilizar etiquetas para filtrar y encontrar cualificaciones con características específicas en la base de datos de los talentos.
• Tener plantillas con mensajes personalizados para facilitar la comunicación con los candidatos.

¿Una herramienta que te permite todo esto? El ATS de Factorial. Solicita una demostración de nuestro software gratis y te enseñamos la mejor manera de gestionar tus procesos de reclutamiento.

Además, gracias a la integración de Factorial con LinkedIn todas las ofertas publicadas desde la plataforma son visibles automáticamente en tu página de empresa de LinkedIn. Aumentando así, la visibilidad de tus ofertas de empleo y la atracción de más candidatos.

¿Quieres conocer más acerca de esta integración? Descubre aquí en qué consiste y todos los beneficios que conlleva.

Mira este vídeo acerca de reclutamiento de personal

Si quieres conocer la experiencia de otras empresas, en un nuevo podcast habalamos con Gianluca Rosania de la empresa Glovo, acerca de los beneficios del reclutamiento colaborativo.

Ahora ya tienes las claves para diferenciar el proceso de reclutamiento y selección de personal para que tu empresa ahorre costes y obtenga al candidato adecuado. Guarda esta guía y consúltala todas las veces que te sea necesario.