Oficinas y Covid-19: cómo adaptar el espacio de trabajo

Además de las graves consecuencias para la economía provocadas por la profunda crisis sanitaria, la irrupción del Covid-19 ha logrado transformar todos los aspectos de la vida. Y el uso del espacio de trabajo no es la excepción.

La llegada de la nueva normalidad empuja a la adopción de medidas de seguridad e higiene, cambios de hábitos y costumbres que alteran la cultura de las empresas. Todo con el fin de garantizar la continuidad de las actividades laborales. En este escenario, adaptar las oficinas y casas para el trabajo o home-office, se vuelve una necesidad vital. 

 

Las 3 etapas clave para garantizar un espacio de trabajo seguro

Si ya de por sí asegurar la eficacia y salubridad de grandes espacios de trabajo en oficina resulta complejo, ahora debemos sumarle las exigencias propias de la nueva normalidad. No solamente se trata de tener disponible y al alcance de la mano alcohol en gel y mascarillas. Las oficinas de hoy deben adaptarse al futuro de un mundo incierto en términos de epidemiología. Al menos hasta que se desarrolle una vacuna efectiva contra el coronavirus.

Desde el Ministerio de Sanidad español y en concordancia con las políticas en materia de salud pública de otros países miembros de la Unión Europea, se han establecido diferentes instancias de interacción con el espacio de trabajo. En resumidas cuentas esto se refiere a:

Antes de ir a la oficina

Previo al ingreso se recomienda de ser posible, optar por medios de transporte donde se garantice la distancia de seguridad obligatoria. Una sugerencia es por ejemplo, utilizar el coche propio o en todo caso desplazarse a pie o en bici.
En caso de viajar en taxi o hacer carpooling, solo una persona por fila de asientos debe ocupar el automóvil. El transporte masivo (buses, metro, trenes) debe utilizarse manteniendo la distancia social y respetando la capacidad de aforo indicada, así como haciendo uso de mascarillas higiénicas en todo momento.

Durante las horas de oficina

La planificación de las tareas es clave de cara a garantizar la distancia social, esto repercute durante los momentos de ingreso a la oficina, egreso y uso de espacios comunes (baños, cocinas, salas de reuniones, etc).
Es importante en este sentido, escalonar el regreso al espacio de trabajo, inclusive implementando diferentes turnos. Todo esto con el fin de evitar aglomeraciones. En caso de no contar con esta posibilidad, una buena idea es optar por el teletrabajo en manera rotativa y en áreas donde resulte pertinente.

Después de haber estado en la oficina

Una vez de regreso a casa, es vital mantener la distancia social, uso de mascarillas en la vía pública y evitar el contacto estrecho con convivientes. Sobre todo si estos forman parte de grupos de riesgo. Lavarse las manos vigorosamente, procurar dejar los zapatos en el portal de la vivienda propia y de ser posible utilizar ropa específicamente para ir a trabajar (se trate o no de uniformes), son buenas iniciativas.

espacio de trabajo en casa

Beneficios espacio trabajo óptimo, para la empresa y para el empleado

Además de cumplimentar las normativas impuestas tanto por el gobierno que obedecen a las medidas que recomienda la Organización Mundial de la Salud, lo cierto es que mantener una oficina en condiciones óptimas para las tareas diarias, reporta grandes beneficios.

Beneficios para la empresa

Puede parecer algo menor, pero detalles como la iluminación, comodidad y temperatura ambiente, son factores clave al momento de considerar la performance de los trabajadores. La cual se traduce directamente en una ventaja competitiva de cualquier empresa.

De acuerdo a los datos volcados por un reporte de la compañía View, encargada de la renovación de oficinas empresariales para grandes industrias, arroja datos sorprendentes acerca de cómo los espacios de trabajo y su comodidad (o la falta de ella) impactan directamente en el desempeño de los empleados y en su experiencia dentro de la compañía. La información recogida de una muestra de casi dos mil personas expone que:

  • La calidad del aire y la temperatura en el trabajo, influye cuatro veces más sobre el estado de ánimo y la salud, que contar con instalaciones como gimnasios.
  • El  33% pierde al menos una hora diaria de trabajo, debido a la incomodidad generada por la falta de mobiliario adecuado
  • Uno de cada tres considera que la falta de acceso a luz natural directa, afecta su estado de ánimo y salud en general
  • El 37% asegura que le gustaría trabajar en oficinas con poco o nulo ruido ambiente (ya sea proveniente de la vía pública o de otros compañeros).

Aunque en general, y como se evidencia, son múltiples los elementos que impactan sobre la performance de equipos de trabajo, es la calidad del aire lo que según el reporte tiene mayores efectos sobre la percepción de comodidad de los empleados.

Las oficinas del futuro, o mejor dicho del presente, obligadamente deben repensar en la calidad del aire que respiran sus colaboradores. Especialmente teniendo en mente el factor Covid-19. En el caso específico de Wuhan, China, la implementación de equipos de alta tecnología para la purificación del aire, utilizados hace décadas para espacios de trabajo corporativos, se cree que fue un factor que definió el regreso de millones a sus oficinas. 

Beneficios para el empleado

Teniendo en cuenta que las personas pasamos prácticamente un tercio de nuestras vidas trabajando, la necesidad de optimizar los espacios de trabajo se vuelve imperiosa. No solamente considerando factores relacionados con la performance sino con cuestiones básicas como la salud física y emocional.

De acuerdo a un informe publicado por la revista INC, las oficinas pensadas para las demandas del estilo de vida millenial, deberían tener en cuenta prestaciones únicas para las exigencias de esta generación.

  • Debe permitir las conexiones entre equipos y ser colaborativo.
  • Debe contemplar espacios específicos para la gestión de tareas en privado
  • Debe considerar la existencia de áreas para la relajación y descanso.
  • Debe ser apto para llevar mascotas y tener plantas.

Contar con oficinas diseñadas en este sentido y que además se encuentren acordes a las nuevas reglas de etiqueta en favor de la batalla contra el coronavirus, repercute directamente en el comportamiento de nuestros equipos.

No solo podemos cuidar de la salud del talento dentro de la empresa (física y mental), sino que como demuestran múltiples estudios, los trabajadores contentos e involucrados con la misión de la compañía, son de hecho más productivos y eficientes.

espacio de trabajo compartido

 

Siete consejos para un espacio de trabajo adaptado a la nueva normalidad

Salud, comodidad, colaboración y relajación. Estos sean probablemente los cinco pilares más importantes al momento de concebir las áreas de trabajo de nuestra empresa. Pero sucede que el nuevo desafío es lograr trasladar estas ideas y parámetros a un mundo donde la interacción humana está severamente restringida.

La forma en la que socializan los equipos, teniendo en cuenta que las dinámicas grupales son de hecho las que construyen la cultura de toda empresa, puede verse seriamente alterada y esto impacta directamente en los resultados.

Es aquí donde se vuelve crucial pensar en reestructuraciones o simplemente reorganizaciones que sirvan para evitar situaciones de riesgo de contagio, optimizar la interacción sin quebrantar las normas, volver y permanecer en la oficina de la forma menos traumática posible.

Teniendo en cuenta las tres instancias claves del día a día laboral, existen una serie de medidas que pueden llevarse a cabo para salvaguardar la salud de nuestra empresa, según el reporte exhaustivo de la compañía encargada de management corporativo, McKinsey & Co.

Restringir el aforo en espacios de trabajo compartidos: sin necesariamente prohibir el uso de áreas recreativas, por ejemplo, sí es una buena iniciativa escalonar su ocupación para evitar el contacto estrecho.

  1. Modificar normas de higiene: esto puede significar que el personal de limpieza implemente el uso de productos de desinfección más agresivo o bien, que las rondas se realicen con mayor frecuencia.
  2. Limitar el uso de utensilios y herramientas de trabajo en forma colectiva: una política de “bring your own mug” ayuda a evitar el contacto estrecho en lugares como la cocina de una oficina.
  3. Garantizar el distanciamiento social: desde el uso de mamparas plásticas divisorias entre escritorios hasta el ingreso en turnos escalonados y la adopción del homeoffice, todas son medidas válidas para priorizar la salud de los trabajadores.
  4. Limitar el contacto con superficies: los pomos de las puertas, los bolígrafos  y hasta los móviles, son los nuevos enemigos de la nueva normalidad. El uso de cierres centralizados manejados mediante una app, dejar teléfonos en una cesta común y distribuir elementos de oficina desinfectados previamente, son algunas ideas a tener en cuenta.
  5. Alcohol en gel y mascarillas: en escritorios, accesos, áreas comunes, baños. El alcohol en gel debe formar parte de nuestro presupuesto ya que su falta puede traducirse en un brote por covid. Lo mismo sucede con el uso de máscaras que no solo debe ser obligatorio sino además proporcionadas por la misma empresa, ya sean del tipo médico o higiénicas.
  6. Invertir en señalética: todos los cambios en la oficina que se implementen, requerirán de un período de adaptación. Toda puerta que ya no se utilice o incluso los carriles de circulación en pasillos, deben ser claramente visibles y fáciles de utilizar por todo el personal.
  7. Adoptar el homeoffice: aunque debido a los meses de confinamiento, trabajar desde casa en forma permanente no sea la mejor opción para el estado anímico de los trabajadores, existen otras formas de implementar esta metodología. Es una buena idea pensar en días específicos para trabajo presencial que se puedan intercambiar con días de teletrabajo, esto ayuda no solo a descongestionar la oficina sino a “dar aire” a los trabajadores para su vida personal.

espacio de trabajo covid

 

Cómo adaptar el espacio de trabajo en casa

Lo sabemos, trabajar en pijamas puede resultar más que tentador. Y hacerlo desde la cama, ni hablar. Pero lo cierto es que al momento de teletrabajar, todas las comodidades de nuestro hogar pueden atentar contra nuestra salud emocional y productividad.

Nuestro cerebro es un especialista en realizar conexiones que sirvan para optimizar procesos del día a día, que se construyen gracias a pequeñas acciones que nacen de nuestros hábitos. Cada uno de estos hábitos se asocia a una conducta particular.

Un aroma o un sonido pueden indicar que es domingo al mediodía, mientras que ver a un determinado colega en un pasillo, significa que estamos llegando tarde a la oficina. Lo mismo sucede con la forma en la que vestimos.

Según un artículo del diario británico The Guardian, el uso de pijamas le envía una señal a nuestra mente de que, naturalmente, es momento de descansar. El uso de indumentaria de trabajo, ya sea un uniforme, pantalones o vestimenta formal, se traduce directamente en mayor predisposición al trabajo. Sí, inclusive estando en la sala de nuestro hogar.

Lo mismo sucede con los espacios de trabajo. La cama, evidentemente, no es un escritorio. Y por lo tanto, no solo puede repercutir en nuestra salud postural sino en nuestra salud mental. Fraccionar los momentos del día entre labores profesionales, personales e íntimas, contribuyen a cuidar nuestra salud contra el estrés.

Por otra parte y en lo que refiere a insumos para el espacio de trabajo en casa, empresas como Ikea o Amazon son grandes aliados para equipar nuestra oficina hogareña, siempre teniendo en cuenta algunos elementos fundamentales.

Cinco esenciales para trabajar desde casa

Suponiendo que el regreso a la oficina no sea posible o al menos no en forma plena, reconvertir la sala o la propia habitación, es un verdadero desafío. Para esto debemos tener en cuenta la importancia de mantener horarios fijos que ayuden a separar la vida profesional de la personal. Así como dedicar un espacio físico especialmente a las actividades laborales,  aunque sea pequeño debe ser exclusivo para tareas de trabajo.

En el mismo sentido se debe priorizar la salud e higiene inclusive dentro de casa, sin interferir con la tranquilidad de otros convivientes. Hacer pausas para distendernos y ejercitar, que no se extiendan tanto como para dañar el mind-set laboral, es una buena idea para mantenernos saludables.

Para poder llevar todo esto a cabo, al momento de montar nuestra oficina hogareña apta para home office, debemos tener en cuenta que es clave contar con elementos tales como:

Silla de trabajo

Aquí no es tan importante hacer grandes inversiones, sino contar con muebles o bien adaptar lo que tengamos, para que el asiento donde estaremos seis u ocho horas, no solo sea cómodo sino que además aporte un correcto apoyo lumbar que proteja nuestra postura corporal. Además, esta debe ser regulable de manera tal de poder ubicarnos en forma acorde a la superficie donde ubiquemos el o los ordenadores.

Apoyo para pies

Si nuestra silla no nos permite colocar los pies totalmente apoyados en el suelo en forma plana, es necesario contar con un apoyo. Esto contribuye a mantener la salud corporal y lo mejor, es que el apoyo o descanso para pies, puede comprarse en tiendas de elementos de oficina o improvisarse con cojines.

Pantalla regulable

Una vez más y teniendo en cuenta la higiene postural, la pantalla de nuestro ordenador debe poder regularse de manera que nuestras cervicales permanezcan en estado neutral. Es decir, sin tensiones ni esfuerzos. Esto se logra con un monitor adaptado o simplemente colocando el que tengamos sobre apoyos o libros.

Luz natural

Evitar el uso de luz artificial es clave fundamentalmente para evitar que esta rebote con la pantalla o genere reflejos que dificulten la visión. Lo ideal es ubicarse en un lugar de casa donde la luz ilumine nuestro espacio de trabajo en forma equilibrada, si el ingreso de luz es directo, es una buena idea suavizarlo con el uso de cortinas.

Elementos de seguridad

Corroborar que los tomacorrientes funcionen, revisar el estado de cables que suministran energía, asegurarnos que nuestro ordenador esté bien ventilado y no se sobre caliente, son algunas consideraciones a tener en cuenta al trasladar la oficina a casa.

 

La nueva normalidad llegó para cambiarlo todo. Así como las prioridades se han alterado en favor de priorizar la salud y las relaciones humanas, los espacio de trabajo han sufrido también modificaciones drásticas. Sortear los nuevos desafíos del mundo laboral en pandemia, es posible desde la gestión de RRHH enfocada en el bienestar de nuestros empleados.

 

¡Consigue un Software de RRHH para capitalizar el talento de tu empresa!

 

Leave a Comment