C贸mo elegir un software de recursos humanos para gestionar una empresa

Cuando un negocio se expande, todo parece aumentar de tama帽o: el presupuesto, el n煤mero de empleados y con ello, las tareas del departamento de rrhh. Poco a poco, el trabajo en torno a la gesti贸n de personas dentro de la empresa comienza a acumularse. Incluso, aquellas tareas que son aparentemente simples, insumen una dedicaci贸n que muchas veces no podemos asumir. Esto significa que es momento de optar por un software de recursos humanos

 

Con el crecimiento de nuestro negocios y con la digitalizaci贸n en marcha, todo nos conduce a adoptar nuevas estrategias para afrontar las tareas que corresponden a la gesti贸n del talento en la empresa. Una de esas estrategias consiste en elegir un software de recursos humanos que sirva para dinamizar nuestros procesos diarios.

Para que sepas c贸mo tomar la decisi贸n correcta al momento de optar por un programa de gesti贸n para tu empresa, chequea lo que tenemos para contarte en Factorial:

 

驴Qu茅 es un software de recursos humanos?

Un software de gesti贸n de rrhh聽permite agilizar todo aquello que parece llevar una eternidad: desde el control de horarios y la gesti贸n de turnos, hasta la incorporaci贸n de nuevas contrataciones, la gesti贸n del desempe帽o e incluso el mantenimiento de los datos de los empleados al d铆a.

Software para empresas hay muchos. Podemos encontrar, de hecho, uno para cada departamento de la compa帽铆a. Entre ellos, se destaca aquel destinado al 谩rea de recursos humanos. 驴Qu茅 prestaci贸n puede ofrecer esta clase de herramienta? En realidad, no es solo una, sino muchas. Pero si tuvi茅semos que resumir en una sola l铆nea qu茅 es lo que hace un software de recursos humanos, dir铆amos que nos permite automatizar los procesos del 谩rea de recursos humanos.

Antes de la llegada de estas aplicaciones para la gesti贸n del talento, los responsables de estos departamentos deb铆an pasar horas completando formularios y buscando informaci贸n en monta帽as de papeles. La tecnolog铆a vino a salvarles la jornada, ofreciendo en una sola herramienta el acceso y administraci贸n de todos los datos de su 谩rea en un entorno totalmente digital.

Esta es, por supuesto, una de las principales ventajas software rrhh.聽Agilizar las tareas del d铆a a d铆a, optimizando tiempos y produciendo la mejora tangible de la gesti贸n en el 谩rea.

 

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Tipos de software de gesti贸n de talento humano

En este punto tenemos que hacer una distinci贸n fundamental, porque se trata de un aspecto clave al momento de escoger software de rrhh.

Por un lado, podemos encontrar herramientas que ofrecen una soluci贸n a problemas espec铆ficos del 谩rea. Por ejemplo, los softwares para la gesti贸n documental permiten, entre otras cosas, organizar y centralizar todos los documentos vinculados al departamento, como son las n贸minas, contratos de teletrabajo o de trabajo presencial y bajas laborales, entre otros.

Hay muchas opciones de este tipo y su gran ventaja es que permiten a las empresas optar por una prestaci贸n para cubrir una necesidad especifica del 谩rea de rrhh.

Luego, podemos encontrar las soluciones completas que permiten cubrir todas o muchas de las necesidades que se deben afrontar d铆a a d铆a en la gesti贸n del personal de la empresa. Entre ellas, existen dos tipos de software de recursos humanos:

      • Aplicaciones inform谩ticas para la gesti贸n de recursos humanos. Se trata de softwares que requieren la descarga e instalaci贸n en un dispositivo. Son programas f铆sicos a los que se puede acceder solo en aquellos equipos que los tengan instalados.
      • Software de gesti贸n de talento en la nube. Se trata de una soluci贸n online que no requiere de instalaci贸n, es decir, que es accesible desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar en el que se encuentre el usuario.

Elegir software para digitalizar una empresa, implica conocer primero qu茅 tipo de opci贸n se ajusta mejor a las necesidades de la empresa. Para ello, es fundamental estar al tanto de cu谩les son estas.

Lo que debes saber al momento de escoger un software recursos humanos聽

Escoger software recursos humanos puede ser todo un desaf铆o para cualquier empresa. Esto puede transformarse en una dificultad, sobre todo si no sabemos a ciencia cierta qu茅 es lo que deseamos mejorar.

Para no correr el riesgo de elegir una plataforma o soluci贸n que, en 煤ltima instancia, no resuelva las necesidades del departamento de recursos humanos de nuestra empresa, traemos algunos consejos software rrhh.

Una mala decisi贸n en este sentido representa tiempo y dinero, por ello es necesario conocer en detalle lo siguiente:

驴Cu谩les son nuestras mayores frustraciones en la gesti贸n del talento?

Tal vez, pasamos mucho tiempo haciendo papeleo para firmar documentos. Quiz谩s, todos los meses aparecen las mismas complicaciones al cargar manualmente cada n贸mina en el sistema. O puede ser que se nos haga un lio enorme con el registro de las horas de trabajo de cada empleado. En fin, que los problemas est谩n a la orden del d铆a.

Sin embargo, no tener un control sobre estos problemas y no saber en qu茅 tareas espec铆ficas se produce el cuello de botella, es una complicaci贸n a煤n mayor. Sobre todo, si lo que buscamos es dar con el software de recursos humanos adecuado para nuestra empresa.

Para tomar una mejor decisi贸n entonces, es necesario identificar de manera precisa qu茅 problemas est谩n causando mayor frustraci贸n en nuestro departamento de rrhh As铆, podemos concentrarnos en las 谩reas que probablemente necesiten mejoras y definir el tipo de herramienta que realmente necesitamos.

驴Qu茅 tareas consumen nuestro tiempo y podr铆an eliminarse o reducirse?

Esta pregunta se centra en uno de los recursos m谩s valiosos dentro del departamento de gesti贸n del talento: el tiempo. 驴Estamos agotando regularmente nuestro tiempo en actividades que podr铆amos eliminar o, al menos, minimizar?

El objetivo es identificar esas tareas y buscar un software que nos permita eliminarlas cuando sea posible, por ejemplo, a trav茅s de la automatizaci贸n; o bien, reducirlas, mediante la agilizaci贸n de los procesos.

驴Cu谩les son las necesidades cr铆ticas del 谩rea de recursos humanos?

El objetivo de escoger software rrhh es solucionar los problemas que est谩n costando m谩s tiempo y dinero al negocio. Eso sumado a mejorar la gesti贸n del talento, potenciando el bienestar de los empleados.

Pero todas las empresas tienen puntos cr铆ticos donde se producen mayores complicaciones. No en todas las compa帽铆as se trata de las mismas tareas. Por ejemplo, en algunos casos, ser谩 el reclutamiento y selecci贸n de personal. Entonces, la b煤squeda de un software rrhh. deber谩 contemplar este punto para decidir sobre una u otra herramienta.

Es importante tomarse el tiempo para identificar estos puntos cr铆ticos en detalle y entonces s铆, ir en busca del software de recursos humanos ideal para nuestra empresa.

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Funcionalidades que no le pueden faltar a un software recursos humanos

驴Qu茅 debemos buscar en un software de gesti贸n de rrhh? Claramente, eso depender谩 de cada empresa y sus necesidades, como vimos antes. Pero si ya sabemos lo que necesita la compa帽铆a, es momento de considerar las caracter铆sticas que re煤nen los mejores software recursos humanos.

1- Gesti贸n de vacaciones y ausencias

Un buen software de gesti贸n de rrhh, debe ofrecer la posibilidad de automatizar tareas. Imagina que ya no tienes que buscar empleado por empleado para gestionar vacaciones y ausencias, ya que estos pueden realizar sus solicitudes de ausencia de manera autom谩tica, en una interfaz online c贸moda y funcional. Y esa informaci贸n, siempre disponible y actualizada, llega r谩pidamente a ti, para que la revises y apruebes.

Esto permite ahorrar tiempo y elimina la complicaci贸n de completar planillas en papel, que siempre pueden extraviarse o da帽arse. Es decir que, adem谩s, es una funcionalidad que garantiza la seguridad de los datos.

2- Control horario y gesti贸n de turnos

Una de las formas de aumentar la productividad del talento consiste en gestionar de manera eficiente el control horario y el fichaje. En este sentido, los mejores softwares de recursos humanos permiten un control de jornada laboral a la medida de cada empresa.

Se puede, por ejemplo, especificar la jornada de los empleados, revisar qu茅 trabajadores est谩n cumpliendo con su jornada laboral, reflejar las vacaciones y ausencias, seleccionar un sistema de fichaje para cada trabajador o a帽adir observaciones a los turnos de cada empleado, entre otras tareas.

Esta clase de funcionalidades permiten tener un mayor control horario en tiempo real y hacer ajustes para aumentar la productividad. Asimismo, ayudan a reducir el absentismo laboral.

3- Informes e indicadores de recursos humanos

La informaci贸n actualizada es clave en la toma de decisiones de un negocio. Es tambi茅n una de las razones por las que utilizar un software para empresas, ya que estos facilitan el acceso a los datos.

En el caso del software de recursos humanos, la creaci贸n de informes detallados y personalizados de cualquier aspecto vinculado al departamento de rrhh. es otro punto importante. Del mismo modo, el acceso en tiempo real a todos los datos del 谩rea es clave para la toma de decisiones en el d铆a a d铆a y para la planificaci贸n.

4- Gesti贸n documental

Sin importar su tama帽o, todas las empresas procesan grandes cantidades de documentos: contratos, n贸minas, calendarios, bajas, altas y un gran etc茅tera. El problema es que para el departamento de rrhh. esta es solo una de las tantas tareas a realizar.

Por ello, es imprescindible que el software que elijamos nos permita agilizar la gesti贸n documental. Algunas cuestiones que debemos priorizar:

      • La centralizaci贸n de los documentos de los empleados en un solo lugar.
      • La posibilidad de compartir documentos con los empleados.
      • La creaci贸n de flujos de aprobaci贸n autom谩ticos para los documentos.
      • La configuraci贸n de los permisos de los documentos para managers y empleados.
      • La protecci贸n de toda esa informaci贸n.

5- Firma electr贸nica

Imprimir y escanear documentos ya es una tarea del pasado. Se pierde mucho tiempo en ello y este se podr铆a utilizar para otras actividades m谩s importantes. Suponemos que no quieres que tus empleados pierdan ese tiempo. Por ello, otra de las funcionalidades que no puede faltar en el software de rrhh que elijas es, precisamente, la firma electr贸nica.

Con esta herramienta puedes olvidarte del papel y solicitar la firma electr贸nica de uno o m谩s empleados para todos los documentos que necesites.

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6- Incidencias en n贸mina

Otra de las tareas clave a cargo de los responsables de recursos humanos es la gesti贸n de n贸minas de los trabajadores. En este sentido, entre las cuestiones a administrar podemos encontrar las incidencias en n贸mina.

Las herramientas que permiten gestionar y compartir los cambios e incidencias que mes a mes afectan la n贸mina de los empleados resultan muy provechosas. Estas ayudan a automatizar la gesti贸n de variables, altas, despidos, bajas m茅dicas y actualizaciones. Lo mejor: todo queda centralizado en un mismo sitio.

7- Portal del empleado

Con el bienestar de los empleados como objetivo principal, los departamentos de recursos humanos est谩n en continua transformaci贸n. La b煤squeda de herramientas que les permitan gestionar de manera 贸ptima toda la informaci贸n referente a su plantilla de trabajadores resulta muy 煤til. Es as铆 como el software de rrhh que brinde la posibilidad de crear un portal del empleado es una potente soluci贸n a considerar.

Se trata de un espacio 煤nico para cada trabajador. Desde all铆 es posible gestionar toda la informaci贸n de un empleado: datos personales, documentos, vacaciones y ausencias, entre otras.

8- App m贸vil de recursos humanos

驴Y qu茅 tal si podemos gestionar todo esto desde una app m贸vil? Esa es otra de las funcionalidades que ofrecen los mejores software gesti贸n humana. Se trata de la posibilidad de acceder a las principales funciones que brinda la herramienta desde el m贸vil, para poder administrar la informaci贸n desde cualquier lugar y en cualquier momento.

09- Reclutamiento y selecci贸n de personal (ATS)

Imagina una soluci贸n que te permita mejorar tu employer branding en cuesti贸n de minutos. Un buen software de recursos humanos tambi茅n debe contemplar este aspecto e incluir alguna soluci贸n para mejorar los procesos de reclutamiento y selecci贸n, atrayendo m谩s candidatos.

Pero eso no es todo, lo mejor de esta clase de herramienta es que permite reunir los datos en un mismo sitio. As铆, cuando el candidato se convierte en empleado, no es necesario duplicar informaci贸n o procesos, porque todo est谩 actualizado gracias a la funcionalidad del software.

10- Plan de acogida de empleados

En manera virtual, a la distancia y sin la necesidad de utilizar recursos f铆sicos, un software de recursos humanos que cuente con un plan de acogida de empelados es una excelente opci贸n, no solo para acortar plazos, sino para adaptarse a la nueva normalidad.

Con la funcionalidad de plan de acogida de empleados u onboarding, es posible planificar el primer d铆a de trabajo de los trabajadores que se incorporen a la plantilla de la empresa, organizar sus tareas, explicarle sus nuevas funciones y sumergirlos en la cultura y valores de empresa.

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El software perfecto existe y es aquel que mejor se adapta a las necesidades y problem谩ticas de cada empresa. Podemos afirmar que todas las funcionalidades que mencionamos en esta gu铆a realmente existen, porque las desarrollamos e implementamos en nuestro software de gesti贸n y administraci贸n de capital humano.

 

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