Ir al contenido

Cómo elegir un software de recursos humanos para gestionar una empresa

software de rrhh para empesas-min

Cuando un negocio se expande, todo parece aumentar de tamaño: el presupuesto, el número de empleados y con ello, las tareas del departamento de rrhh. Poco a poco, el trabajo en torno a la gestión de personas dentro de la empresa comienza a acumularse. Incluso, aquellas tareas que son aparentemente simples, insumen una dedicación que muchas veces no podemos asumir. Esto significa que es momento de optar por un software de recursos humanos

Con el crecimiento de nuestro negocios y con la digitalización en marcha, todo nos conduce a adoptar nuevas estrategias para afrontar las tareas que corresponden a la gestión del talento en la empresa. Una de esas estrategias consiste en elegir un software de recursos humanos que sirva para dinamizar nuestros procesos diarios.

Para que sepas cómo tomar la decisión correcta al momento de optar por un programa de gestión para tu empresa, chequea lo que tenemos para contarte en Factorial:

¿Qué es un software de recursos humanos?

Un software de gestión de rrhh permite agilizar todo aquello que parece llevar una eternidad: desde el control de horarios y la gestión de turnos, hasta la incorporación de nuevas contrataciones, la gestión del desempeño e incluso el mantenimiento de los datos de los empleados al día.

Software para empresas hay muchos. Podemos encontrar, de hecho, uno para cada departamento de la compañía. Entre ellos, se destaca aquel destinado al área de recursos humanos. ¿Qué prestación puede ofrecer esta clase de herramienta? En realidad, no es solo una, sino muchas. Pero si tuviésemos que resumir en una sola línea qué es lo que hace un software de recursos humanos, diríamos que nos permite automatizar los procesos del área de recursos humanos.

Antes de la llegada de estas aplicaciones para la gestión del talento, los responsables de estos departamentos debían pasar horas completando formularios y buscando información en montañas de papeles. La tecnología vino a salvarles la jornada, ofreciendo en una sola herramienta el acceso y administración de todos los datos de su área en un entorno totalmente digital.

Esta es, por supuesto, una de las principales ventajas software rrhh. Agilizar las tareas del día a día, optimizando tiempos y produciendo la mejora tangible de la gestión en el área.

Banner Software RRHH Factorial Time tracking

Tipos de software de gestión de talento humano

En este punto tenemos que hacer una distinción fundamental, porque se trata de un aspecto clave al momento de escoger software de rrhh.

Por un lado, podemos encontrar herramientas que ofrecen una solución a problemas específicos del área. Por ejemplo, los softwares para la gestión documental permiten, entre otras cosas, organizar y centralizar todos los documentos vinculados al departamento, como son las nóminas, contratos de teletrabajo o de trabajo presencial y bajas laborales, entre otros.

Hay muchas opciones de este tipo y su gran ventaja es que permiten a las empresas optar por una prestación para cubrir una necesidad especifica del área de rrhh.

Luego, podemos encontrar las soluciones completas que permiten cubrir todas o muchas de las necesidades que se deben afrontar día a día en la gestión del personal de la empresa. Entre ellas, existen dos tipos de software de recursos humanos:

  • Aplicaciones informáticas para la gestión de recursos humanos. Se trata de softwares que requieren la descarga e instalación en un dispositivo. Son programas físicos a los que se puede acceder solo en aquellos equipos que los tengan instalados.
  • Software de gestión de talento en la nube. Se trata de una solución online que no requiere de instalación, es decir, que es accesible desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar en el que se encuentre el usuario.

Elegir software para digitalizar una empresa, implica conocer primero qué tipo de opción se ajusta mejor a las necesidades de la empresa. Para ello, es fundamental estar al tanto de cuáles son estas.

Lo que debes saber al momento de escoger un software recursos humanos 

Escoger software recursos humanos puede ser todo un desafío para cualquier empresa. Esto puede transformarse en una dificultad, sobre todo si no sabemos a ciencia cierta qué es lo que deseamos mejorar.

Para no correr el riesgo de elegir una plataforma o solución que, en última instancia, no resuelva las necesidades del departamento de recursos humanos de nuestra empresa, traemos algunos consejos software rrhh.

Una mala decisión en este sentido representa tiempo y dinero, por ello es necesario conocer en detalle lo siguiente:

¿Cuáles son nuestras mayores frustraciones en la gestión del talento?

Tal vez, pasamos mucho tiempo haciendo papeleo para firmar documentos. Quizás, todos los meses aparecen las mismas complicaciones al cargar manualmente cada nómina en el sistema. O puede ser que se nos haga un lio enorme con el registro de las horas de trabajo de cada empleado. En fin, que los problemas están a la orden del día.

Sin embargo, no tener un control sobre estos problemas y no saber en qué tareas específicas se produce el cuello de botella, es una complicación aún mayor. Sobre todo, si lo que buscamos es dar con el software de recursos humanos adecuado para nuestra empresa.

Para tomar una mejor decisión entonces, es necesario identificar de manera precisa qué problemas están causando mayor frustración en nuestro departamento de rrhh Así, podemos concentrarnos en las áreas que probablemente necesiten mejoras y definir el tipo de herramienta que realmente necesitamos.

¿Qué tareas consumen nuestro tiempo y podrían eliminarse o reducirse?

Esta pregunta se centra en uno de los recursos más valiosos dentro del departamento de gestión del talento: el tiempo. ¿Estamos agotando regularmente nuestro tiempo en actividades que podríamos eliminar o, al menos, minimizar?

El objetivo es identificar esas tareas y buscar un software que nos permita eliminarlas cuando sea posible, por ejemplo, a través de la automatización; o bien, reducirlas, mediante la agilización de los procesos.

¿Cuáles son las necesidades críticas del área de recursos humanos?

El objetivo de escoger software rrhh es solucionar los problemas que están costando más tiempo y dinero al negocio. Eso sumado a mejorar la gestión del talento, potenciando el bienestar de los empleados.

Pero todas las empresas tienen puntos críticos donde se producen mayores complicaciones. No en todas las compañías se trata de las mismas tareas. Por ejemplo, en algunos casos, será el reclutamiento y selección de personal. Entonces, la búsqueda de un software rrhh. deberá contemplar este punto para decidir sobre una u otra herramienta.

Es importante tomarse el tiempo para identificar estos puntos críticos en detalle y entonces sí, ir en busca del software de recursos humanos ideal para nuestra empresa.

software de recursos humanos-min

Funcionalidades que no le pueden faltar a un software recursos humanos

¿Qué debemos buscar en un software de gestión de rrhh? Claramente, eso dependerá de cada empresa y sus necesidades, como vimos antes. Pero si ya sabemos lo que necesita la compañía, es momento de considerar las características que reúnen los mejores software recursos humanos.

Gestión de vacaciones y ausencias

Un buen software de gestión de rrhh, debe ofrecer la posibilidad de automatizar tareas. Imagina que ya no tienes que buscar empleado por empleado para gestionar vacaciones y ausencias, ya que estos pueden realizar sus solicitudes de ausencia de manera automática, en una interfaz online cómoda y funcional. Y esa información, siempre disponible y actualizada, llega rápidamente a ti, para que la revises y apruebes.

Esto permite ahorrar tiempo y elimina la complicación de completar planillas en papel, que siempre pueden extraviarse o dañarse. Es decir que, además, es una funcionalidad que garantiza la seguridad de los datos.

Control horario y gestión de turnos

Una de las formas de aumentar la productividad del talento consiste en gestionar de manera eficiente el control horario y el fichaje. En este sentido, los mejores softwares de recursos humanos permiten un control de jornada laboral a la medida de cada empresa.

Se puede, por ejemplo, especificar la jornada de los empleados, revisar qué trabajadores están cumpliendo con su jornada laboral, reflejar las vacaciones y ausencias, seleccionar un sistema de fichaje para cada trabajador o añadir observaciones a los turnos de cada empleado, entre otras tareas.

Esta clase de funcionalidades permiten tener un mayor control horario en tiempo real y hacer ajustes para aumentar la productividad. Asimismo, ayudan a reducir el absentismo laboral.

Informes e indicadores de recursos humanos

La información actualizada es clave en la toma de decisiones de un negocio. Es también una de las razones por las que utilizar un software para empresas, ya que estos facilitan el acceso a los datos.

En el caso del software de recursos humanos, la creación de informes detallados y personalizados de cualquier aspecto vinculado al departamento de rrhh. es otro punto importante. Del mismo modo, el acceso en tiempo real a todos los datos del área es clave para la toma de decisiones en el día a día y para la planificación.

Gestión documental

Sin importar su tamaño, todas las empresas procesan grandes cantidades de documentos: contratos, nóminas, calendarios, bajas, altas y un gran etcétera. El problema es que para el departamento de rrhh. esta es solo una de las tantas tareas a realizar.

Por ello, es imprescindible que el software que elijamos nos permita agilizar la gestión documental. Algunas cuestiones que debemos priorizar:

      • La centralización de los documentos de los empleados en un solo lugar.
      • La posibilidad de compartir documentos con los empleados.
      • La creación de flujos de aprobación automáticos para los documentos.
      • La configuración de los permisos de los documentos para managers y empleados.
      • La protección de toda esa información.

Firma electrónica

Imprimir y escanear documentos ya es una tarea del pasado. Se pierde mucho tiempo en ello y este se podría utilizar para otras actividades más importantes. Suponemos que no quieres que tus empleados pierdan ese tiempo. Por ello, otra de las funcionalidades que no puede faltar en el software de rrhh que elijas es, precisamente, la firma electrónica.

Con esta herramienta puedes olvidarte del papel y solicitar la firma electrónica de uno o más empleados para todos los documentos que necesites.

software de rrhh-min

Incidencias en nómina

Otra de las tareas clave a cargo de los responsables de recursos humanos es la gestión de nóminas de los trabajadores. En este sentido, entre las cuestiones a administrar podemos encontrar las incidencias en nómina.

Las herramientas que permiten gestionar y compartir los cambios e incidencias que mes a mes afectan la nómina de los empleados resultan muy provechosas. Estas ayudan a automatizar la gestión de variables, altas, despidos, bajas médicas y actualizaciones. Lo mejor: todo queda centralizado en un mismo sitio.

Portal del empleado

Con el bienestar de los empleados como objetivo principal, los departamentos de recursos humanos están en continua transformación. La búsqueda de herramientas que les permitan gestionar de manera óptima toda la información referente a su plantilla de trabajadores resulta muy útil. Es así como el software de rrhh que brinde la posibilidad de crear un portal del empleado es una potente solución a considerar.

Se trata de un espacio único para cada trabajador. Desde allí es posible gestionar toda la información de un empleado: datos personales, documentos, vacaciones y ausencias, entre otras.

App móvil de recursos humanos

¿Y qué tal si podemos gestionar todo esto desde una app móvil? Esa es otra de las funcionalidades que ofrecen los mejores software gestión humana. Se trata de la posibilidad de acceder a las principales funciones que brinda la herramienta desde el móvil, para poder administrar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Reclutamiento y selección de personal (ATS)

Imagina una solución que te permita mejorar tu employer branding en cuestión de minutos. Un buen software de recursos humanos también debe contemplar este aspecto e incluir alguna solución para mejorar los procesos de reclutamiento y selección, atrayendo más candidatos.

Pero eso no es todo, lo mejor de esta clase de herramienta es que permite reunir los datos en un mismo sitio. Así, cuando el candidato se convierte en empleado, no es necesario duplicar información o procesos, porque todo está actualizado gracias a la funcionalidad del software.

Plan de acogida de empleados

En manera virtual, a la distancia y sin la necesidad de utilizar recursos físicos, un software de recursos humanos que cuente con un plan de acogida de empleados es una excelente opción, no solo para acortar plazos, sino para adaptarse a la nueva normalidad.

Con la funcionalidad de plan de acogida de empleados u onboarding, es posible planificar el primer día de trabajo de los trabajadores que se incorporen a la plantilla de la empresa, organizar sus tareas, explicarle sus nuevas funciones y sumergirlos en la cultura y valores de empresa.

Descubre el software de recursos humanos de Factorial

El software perfecto existe y es aquel que mejor se adapta a las necesidades y problemáticas de cada empresa. Podemos afirmar que todas las funcionalidades que mencionamos en esta guía realmente existen, porque las desarrollamos e implementamos en nuestro software de gestión y administración de capital humano.

 

¿Quieres agilizar las tareas en la gestión de los recursos humanos de tu empresa? ¡Prueba el software de Factorial gratis durante 14 días! Descubre una nueva forma de mejorar los procesos, aumentar la productividad y llevar tu negocio al siguiente nivel. 

 

¡Regístrate en Factorial gratis para digitalizar tu empresa con un software de rrhh!

Este artículo también está disponible en: Italiano

Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

Publicaciones relacionadas

Dejar comentario