Digitaliza tu departamento de RRHH para poder teletrabajar

Desde que el Coronavirus aterrizó en nuestro país teletrabajar ha sido lo más prudente, ahora además es obligatorio. Así, es responsabilidad de las empresas ofrecer el teletrabajo siempre que sea posible.

En este artículo vamos a hablar sobre todos los procesos que las empresas deberían pasar a digital para poder trabajar en remoto y de esta manera, poder seguir desarrollando todas sus actividades sin reducir la productividad de ningún equipo.

¿Quieres conocerlas? ¡Comienza digitalizando tu departamento de Recursos Humanos e inspira al resto!

Las empresas tienen varios retos con el covid-19, pero respecto a teletrabajar, esta crisis solo está adelantando la manera en que se harán las cosas en el futuro, facilitando la aparición de nuevos modelos de trabajo como el Smart Working.

Las estrategias y herramientas que verás a continuación ofrecerán mejoras notables inmediatamente a la experiencia del teletrabajo y te brindarán también mejores resultados posteriores, como una mayor productividad, más compromiso, mejor conciliación laboral y una mayor calidad general del trabajo.

👉 ¿Quieres saber más sobre este tema?  En nuestra guía encontrarás información, leyes y recursos sobre el teletrabajo en España

¡Empezamos!

1. Ten una política de teletrabajo claramente articulada

Asegúrate de tener una política de teletrabajo claramente articulada junto con un plan, programa de comunicaciones, presupuesto, capacitación y soporte para garantizar un acceso a Internet suficiente donde que el trabajador trabaje de forma remota.

La preparación de guías de inicio rápido, como las que se usan con las tecnologías de consumo, son de gran ayuda para eliminar la curva de aprendizaje inicial de cualquier herramienta o tecnología nueva. 

Organizar a los usuarios avanzados para apoyar a los nuevos trabajadores remotos, responder preguntas y compartir técnicas también es de gran ayuda. Normalmente, todo esto es parte de un programa general de trabajo remoto, pero puede estar separado según quién sea responsable de proporcionar diferentes servicios dentro de tu organización.

¿Quieres que tu plantilla practique el teletrabajo? Descárgate nuestra lista de esenciales para teletrabajar.

2. Crea una base segura y efectiva para el acceso digital remoto

Ya tienes creada una política para teletrabajar por el Coronavirus, así lo siguiente es proporcionar acceso seguro a los recursos de IT dentro de la empresa, así como a Internet en sí, generalmente a través de un proveedor de Internet y una red privada virtual.

Esto requiere atención a cada parte de la pila tecnológica conectada, desde el acceso a Internet hasta proporcionar medios seguros para alcanzar e interactuar con redes corporativas, datos, canales de comunicación y aplicaciones.

teletrabajar-españa-empresas

Acceso a Internet

No asumas que los trabajadores tienen un acceso online adecuado en el hogar o en otro lugar. Si bien muchos lo harán, algunos no tendrán un servicio fiable o lo suficientemente rápido o solo un dispositivo móvil.

Examina rápidamente o recopila datos de los trabajadores incluidos en tu estrategia de trabajo remoto y determina dónde están las brechas. Esto puede ser especialmente importante para los trabajadores que viven en áreas más rurales.

Uno de los puntos ciegos más grandes es saber cuánto ancho de banda necesitarán los trabajadores para ser productivos de manera óptima. Lo rápido que vaya determinará la productividad del trabajo en remoto. Más significativamente, los tipos de aplicaciones que se usan regularmente, especialmente las conferencias web y de vídeo, también pueden determinar las necesidades de ancho de banda.

3. Utiliza dispositivos remotos de trabajo

Hay dos bifurcaciones principales en el camino cuando se trata de dispositivos. Ya sea a) los trabajadores pueden usar el suyo, lo cual es un riesgo de seguridad mayor, pero bastante más barato y más rápido de implementar si sus dispositivos están a la altura de la tarea, o b) una empresa puede proporcionar los dispositivos que se necesitan para teletrabajar durante la cuarentena del covid-19.

teletrabajar-coronavirus

Las organizaciones pueden alquilar, arrendar o comprar dispositivos según corresponda para aquellos que no los tienen o si estos no son adecuados.

¿Qué dispositivos se necesitan?

Presumiblemente un smartphone y un ordenador o tablet, además de cualquier hardware de acceso a Internet. Pero serán tus requisitos comerciales específicos los que dictarán lo que se necesita. Además, al proporcionar una estrategia de trabajo remota superior, hay una serie de accesorios que pueden mejorar enormemente la experiencia, con un coste mínimo. Éstas incluyen:

  • Una cámara web para conferencias web. Si el dispositivo informático base del trabajador no tiene una, 720P es la resolución mínima aceptable para obtener resultados de calidad, pero eso generalmente es el estándar hoy en día en la mayoría de las cámaras web.
  • Unos auriculares de alta calidad o auriculares con micrófono. Si bien los trabajadores casi siempre tienen auriculares, te sorprenderías de cuántos no tienen micrófonos lo suficientemente buenos en sus auriculares para conferencias telefónicas o web.

4. Utiliza programas que faciliten teletrabajar

Aprovecha tecnologías como Zoom, Slack, Microsoft Teams, GoToMeeting, todas las herramientas que provee Google, etc. Todo ello para mejorar y enriquecer la colaboración desde casa.

Como responsable de Recursos Humanos, además, necesitarás un buen programa de gestión documental y control horario que te permita seguir realizando tus labores fuera de la oficina, y que permita fichar a los teletrabajadores. Además, también necesitarás tener habilitada la firma digital para poder hacer cualquier proceso desde la distancia y solo con necesidad de un dispositivo conectado a internet.

Acceso remoto seguro a activos empresariales y servicios online

Por lo general, esto es proporcionado por una solución de red privada virtual (VPN), que se encuentra en el PC, portátil o dispositivo móvil y crea una conexión de red encriptada que hace que sea seguro para el trabajador acceder a los recursos de IT dentro de la organización y en cualquier otro lugar de Internet u otras redes.

En general, el trabajador nunca debe hacer ningún trabajo para la organización sin que la VPN en sus dispositivos esté encendida. Esto incluye servicios online en Internet. La VPN garantiza un mayor nivel de seguridad entre el trabajador remoto y el servicio, por lo tanto, tu política de uso de VPN debe ser clara sobre lo que los trabajadores pueden hacer con la VPN encendida y apagada.

Ya que en este momento teletrabajar y Coronavirus van de la mano, después de leer esta guía para digitalizar tu empresa y hacer frente al covid-19, puedes poner en marcha lo que esté en de tu mano. Al final, esto también resultará en un aprendizaje empresarial muy grande sobre trabajo en equipo.

✅ Consigue Factorial gratis y pásate a los Recursos Humanos digitalizados

Escrito por Carolina Sánchez y editado por Marina Camacho.

Leave a Comment