Organigrama de una empresa, para qué sirve [+ Plantilla + Ejemplos]

¿Qué es un organigrama de una empresa?

El organigrama es un esquema organizacional que representa gráficamente la estructura interna de una empresa. Dentro de esta representación, se visualizan los roles, las responsabilidades, las jerarquías de la empresa por equipos, en función de quién reporta a cada persona, o quién está al cargo de cada equipo o persona trabajadora.

Es especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos porque ayuda a analizar de manera más sencilla la situación de la empresa, así como los departamentos o áreas que la componen. Es justamente el área de RR.HH. quién se encargará de mantener el organigrama de la empresa actualizado cumpliendo con los parámetros necesarios para el logro de los objetivos empresariales.

¿Por qué es importante un organigrama de empresa?

Como ya lo hemos dicho, tener un organigrama con todos los trabajadores de una empresa resulta muy útil para visualizar de manera clara y rápida la estructura interna, los roles y los diferentes equipos y departamentos. Ilustrar este aspecto del negocio ayudará a los empleados a mejorar la comunicación interna.

De esta manera, podrán saber con quién tienen que llevarla a cabo en cada momento y, en definitiva, tener más información acerca de la empresa, sus compañeros de trabajo (y su relación con estos), sus superiores, sus subordinados, etc.

Y no servirá solo a estos; también podrá ser algo a lo que se refieran los clientes, colaboradores y proveedores, para saber quiénes son los responsables de cada área y ahorrar tiempo contactando a las personas inadecuadas.

¿La sorpresa? No todas las empresas creen que lo necesitan. Pues bien, el organigrama de un empresa se debe elaborar en el momento de creación de estas, e incluirse en el plan de negocio. Una vez la empresa empiece a funcionar, el organigrama deberá ser rediseñado (ya que es una herramienta viva, que va cambiando y evolucionando).

No importa si la empresa es grande o pequeña, contar con un organigrama será una buena solución para organizarse, y ya sabemos que la organización empresarial es clave para cumplir objetivos (y cumplirlos de la mejor manera posible). Se trata de un paso más a la hora de diseñar la estrategia general del negocio.

Elementos de un organigrama de una empresa

Antes de centrarnos en cómo hacer un organigrama y sus beneficios, repasemos qué elementos tienen que incluir para tener una mejor idea de lo que van a ilustrar.

No todos los elementos han de aparecer de manera obligatoria en nuestro organigrama, ya que cada uno tiene que adaptarse a la estructura y necesidades de las distintas empresas, y reflejar los cargos de la mejor manera posible. Echemos un vistazo a esos elementos:

Ápice estratégico o altos directivos

Se encargan de la toma de las decisiones que más afectan a la empresa y su imagen, son quienes más procesos necesitan aprobar, más control de los demás departamentos tendrán y más tareas delegarán a sus subordinados (que estarán bien indicados en el organigrama).

Línea media o Gerencia intermedia

Esto son los mandos intermedios de la empresa, y hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores que están a cargo de llevar a cabo acciones que afectarán directamente a la empresa. Por este motivo, la comunicación para este grupo de empleados es crucial, y el organigrama empresarial será su mejor aliado para gestionar equipos.

Núcleo de operaciones o Operadores

Trabajadores que están en contacto directo con las funciones de la empresa propiamente dichas. Ya sea producción o distribución del bien o el servicio, este grupo de empleados son los que pasarán más tiempo desarrollando acciones concretas que han sido, en su mayor parte, decididas por el ápice estratégico o, como mínimo, aprobadas por este.

Personal de apoyo

En muchas ocasiones estos trabajadores no forman parte completamente de la empresa, sino que se subcontrata. Sea como sea, su función es apoyar a los trabajadores que desarrollan una actividad concreta para que el rendimiento final sea mejor.

Aprende todo sobre organigramas de empresa en este vídeo

Pasos para hacer un buen organigrama de empresa

Dependiendo del tipo de empresa, el organigrama puede variar, por ello, antes de decidir cómo se realizará el organigrama si con un software, una herramienta online o una plantilla; veamos cómo decidir el diseño de este y la situación de cada uno de los integrantes que van a estar en él.

Porque cada organigrama es diferente, primero se tienen que definir lo que se quiere reflejar en él. A continuación, presentamos una lista de consideraciones para poner en práctica al crear un organigrama de una empresa.

Segmentar los departamentos

Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajos, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo. Analiza los puestos para saber qué grupo de trabajadores hará qué y, sobre todo, qué funciones se realizarán de manera independiente y cuáles de manera conjunta.

Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Así se puede ver cuáles necesitan extenderse hacia arriba o hacia abajo en el organigrama (es decir, a subordinados y/o superiores).

Al conocer las tareas que tiene cada persona asignadas, será más fácil detectar solapamientos o proyectos sin equipo suficiente, además ayuda a tener claras las responsabilidades de cada uno, lo que nos lleva al siguiente punto.

Planificar la cadena de mando

Saber cuál será la jerarquía de trabajo es una de las primeras cosas que tendrás que determinar para crear un organigrama de una empresa ya que, en realidad, es lo que más reflejado se verá.

Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué trabajo a otras. También quién toma las decisiones y se encarga de gestionar a otros trabajadores y coordinar a más de uno.

No importa si en la empresa no hay demasiados niveles de control, esta organización siempre ayudará al flujo de la comunicación y a la gestión de los Recursos Humanos. Es necesario que los superiores y los subordinados están bien definidos y en conjunto tiene sentido para con el funcionamiento de la actividad del negocio.

Definir responsabilidades para cada equipo

Porque hacer un organigrama de empresa no es solo escribir nombres y asignar un líder a cada grupo; para hacerlo bien se necesita saber de qué se encarga cada equipo.

¿Qué se evita de esta manera? Problemas como repeticiones de tareas. Por ejemplo, si dos personas se encargan de lo mismo puede generar caos y descontrol en la comunicación y en la propia tarea en sí.

Ir de más a menos

O, dicho de otra manera, de arriba a abajo. Empezar por el CEO y sigue por el Director Ejecutivo y los responsables de los departamentos, los mandos intermedios y así hasta llegar a todos los integrantes de la empresa. Para ello, hay que analizar los puestos de trabajo de la organización.

Las figuras situadas más arriba dentro del organigrama son las que tienen que quedar más claras, ya que serán las más importantes si un trabajador quiere consultar el organigrama para, por ejemplo, saber a quién se tiene que dirigir para comunicar algo a un departamento o equipo concreto.

Decidir la dependencia (o independencia) de los empleados

Esto es, el control que los miembros del equipo con mayor nivel de mando tengan sobre los integrantes que están a su cargo, y cuántos son estos. También nos referimos a la libertad que el superior deje a sus subordinados.

Un organigrama permitirá a aquellos trabajadores que estén al mando a identificar tareas en curso y poder tomar decisiones en cuanto a la magnitud y el alcance de las estrategias que se lleven a cabo para conseguir los objetivos que la empresa se haya marcado (y estos podrán definirse teniendo todo esto en cuenta, si es que quieres que los KPI sean realistas).

Hacer el organigrama ilustrativo e intuitivo

Es cierto, los organigramas de empresa deben adaptarse a las condiciones y el contexto de cada una, pero no por eso tiene que dejar de ser claro e intuitivo. Debe ser una herramienta para facilitar procesos y mejorar la comunicación, todo el mundo tiene que tener claro qué se ilustra en el organigrama empresarial.

Es imprescindible que todos los trabajadores estén representados, y que estos sepan con quién trabajarán, qué responsabilidades dependen de ellos y cuáles serán sus posibilidades de promoción dentro de la empresa.

Ofrecer una visión clara de la empresa

Lo más importante del organigrama empresarial es que todo el mundo esté representado; así que necesitamos incluir hasta el último de los trabajadores. Esto es importante porque los miembros del equipo querrán saber cómo funciona la estructura de la empresa y tener conocimiento de las posibilidades de movilidad interna o ascensión.

Por último, el tipo de organigrama y diseño que calce con las necesidades, tendrá que ir acorde con el tipo de empresa que tengas y los equipos que se hayan hecho en esta.

Tipos o modelos de organigrama de una empresa

Son cuatro los tipos de organigramas de empresa más comunes. Cada uno representa las diferentes formas en que una empresa funciona. El tipo de organigrama empresarial a utilizar debe cumplir con cómo se manejan los niveles de jerarquía dentro de la empresa y la forma en que se toman las decisiones.

• Organigrama funcional: Es el más común y consiste en ir desde arriba hacia abajo, es decir como una jerarquía. Cuenta con un directivo o alto mando en la parte de arriba para que luego deriven de el, los líderes de cada equipo o área.
• Organigrama matricial: Dentro de este tipo de organigrama se combinan dos estructuras, la división por departamentos y la que consiste en proyectos o productos, suele ser utilizado por empresas más complejas y se visualiza de forma rectangular.
• Organigrama plano: Es un tipo de organigrama muy utilizado por pequeñas empresas, donde no se colocan los cargos intermedios, es decir no existe una cadena de mando y lo que busca es que los integrantes desarrollen una autogestión de sus tareas.
• Organigrama mixto: Como su nombre lo dice este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal. Es mayormente utilizado en empresas complejas que quieren crear una estructura híbrida y de flexibilidad.

En este apartado hemos explicado brevemente en que consiste algunos de los organigramas más usados por las empresas pero te dejamos un artículo completo sobre los tipos de organigrama para cada empresa para que los conozcas más al detalle.

👉 Descubre los tipos de organigrama para empresas y elige uno que se adapte a tus necesidades.