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Coronavirus en España: ¿Cómo aplicar el teletrabajo en la empresa?

Que el coronavirus hará más por el teletrabajo que las nuevas tecnologías y años intentando cambiar el modelo tradicional de “ir a la oficina” no es solo una broma que va circulando estos días. Las medidas para evitar el contagio del COVID-19 cambian cada día, pero la posibilidad de protegerse trabajando desde casa es algo que grandes empresas como Deloitte, firma privada pionera en servicios profesionales a nivel mundial, ya hace días que está poniendo en práctica.

¿Quieres saber quién recomienda la práctica del teletrabajo durante esta crisis y por qué? ¿Quieres asegurarte de que el teletrabajo es posible en tu empresa y que no va a afectar a la productividad? Respondemos a todas tus dudas en este artículo.

¿Quién recomienda el teletrabajo y por qué las empresas lo están llevando a cabo?

El Gobierno de, por ejemplo, la Generalitat en Cataluña, los sindicatos CCOO y UGT y las patronales de Fomento del Trabajo y Pimec, así como agentes socioeconómicos y otras organizaciones. Estos recomiendan la adopción de medidas de flexibilidad laboral como el teletrabajo y, en casos que lo necesiten y “bajo las premisas del acuerdo, la temporalidad y el equilibrio”, aconsejan adoptar medidas como los ajustes de producción, las bolsas de horas, la redistribución de jornadas y las adaptaciones al calendario laboral.

Hasta el momento, esto son las recomendaciones. Sin embargo, cabe recalcar que estas medidas de prevención son tanto para el bien de los empleados (evitar su contagio) como empresas (evitar el paro de producción y pérdida de beneficios). Según Oriol Mitjà, especialista en enfermedades infecciosas, si la población y las empresas toman medidas de prevención, se evitarán problemas mayores dentro de unos días.

¿Puede un trabajador negarse a ir a la oficina y trabajar desde casa?

Esta confusión está mermando las relaciones laborales, y puede derivar a despidos colectivos, así que es muy importante saber lo que es obligatorio y lo que no.

Unilateralmente, de momento, un trabajador no puede negarse a ir a la oficina por “miedo a contraer el coronavirus”. No sabemos si el Gobierno terminará tomando medidas más drásticas, que pasen de la recomendación a la obligación, pero a día de hoy, las medidas preventivas no son obligatorias, aunque sí fuertemente recomendadas. Ignacio Hidalgo, abogado del área Laboral de Auren, explicó al diario ABC que “lo más lógico para garantizar la seguridad de los trabajadores es que las empresas tengan protocolos de prevención que incluyan algunas decisiones”.

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Y lo mismo sucede con los viajes por trabajo. Mientras no se emita una alerta sanitaria que obligue a tomar medidas, los trabajadores no podrán negarse a nada, y está en la mano de las empresas decidir finalmente si quiere seguir los consejos de las instituciones o no.

Del mismo modo, una empresa tampoco puede obligar a teletrabajar a ningún empleado; el teletrabajo es voluntario, a menos que, de nuevo, se cree una normativa para regularlo debido al COVID-19.

¿Qué es obligatorio para las empresas en este sentido?

La cuestión es que en el artículo 14.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales se especifica que la empresa “deberá garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores a su servicio en todos los aspectos relacionados con el trabajo”. Si el Gobierno, que es quien decide qué situación de emergencia estamos viviendo, cambia de parecer, las empresas deberían crear un protocolo que incluya, entre otras medidas, las del teletrabajo (aunque esas directrices las especificará también el propio Gobierno).

En caso de quebrantar esta ley, una vez la situación sea de “riesgo inminente” de manera oficial, las empresas pueden enfrentarse a multas de hasta 859.000 euros.

Lo que sí es obligatorio es, en caso de que se ponga en marcha el teletrabajo, que este cumpla con la legislación laboral y el convenio colectivo que se le aplique.

¿Qué hacen las empresas de alrededor del mundo el teletrabajo y la crisis del COVID-19?

Países como Italia y Japón ya han introducido el teletrabajo en el día a día de sus ciudadanos, e incluso la rotación de los turnos en caso de que el teletrabajo no sea posible. Esto es, que dos personas con la misma función en la empresa no coincidan en esta para que, si se produce una infección, no todos tengan el riesgo de contagiarse y no quede algún puesto imprescindible completamente sin cubrir.

Si la pregunta es acerca de la viabilidad y la productividad de las empresas que han adoptado el teletrabajo como medida preventiva, ha habido de todo; casos de éxito y bajadas de eficiencia. Por eso es importante implantarlo bien.

¿Cómo se puede implementar el teletrabajo en una empresa?

La digitalización de los procesos y las nuevas tecnologías han hecho que en muchos casos se pueda trabajar solamente con un ordenador y buena conexión a internet. Las empresas que ofrecen esta posibilidad lo hacen para mejorar las condiciones de trabajo y hacerlas más atractivas, por la conciliación laboral, etc. Ahora, con la crisis del COVID-19, ha surgido una nueva razón que, por la urgencia de la situación, es la que tiene más peso recientemente.

¿Hasta ahora no has tenido a nadie trabajando en remoto en tu empresa y quieres saber cómo hacerlo posible sin comprometer la productividad? Aquí tienes todos los consejos que estás buscando.

Proporciona todo lo que tus trabajadores necesitan

Es de vital importancia que, antes de enviar a todos tus trabajadores a trabajar desde casa, estos tengan todo lo que necesitarán para desarrollar sus funciones fuera de la oficina. Esto puede ser el ordenador, ciertos documentos, una segunda pantalla, auriculares, cargador, etc. Tendrás que asegurarte de que tus empleados disponen de todo lo necesario en sus hogares y, para ello, te recomendamos que utilices nuestra Lista de esenciales para el teletrabajo.

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Pero no solo eso, lo más importante es tener una buena conexión a internet. Para saber qué velocidad tiene su conexión a internet, ellos mismos pueden hacer la prueba entrando en páginas web como www.speedtest.net. Además, también pueden configurar su conexión VPN con tu ayuda o la de tus técnicos.

Evita el aislamiento

Aislarse puede ser muy perjudicial tanto para la productividad como para la eficiencia del trabajo de los equipos y los trabajadores. Pero, ¿por qué hacerlo si existen gran multitud de herramientas que pueden ayudarnos? Utiliza plataformas para la comunicación interna como Slack, así como Google Calendar para estar al día de todo lo que sucede y sigue teniendo que suceder.

También puedes hacer videoconferencias y hacer reuniones vía online con, por ejemplo, Hangouts Meet de Google. En Factorial también se está utilizando Discord, un chat de voz para que aquellos que trabajan desde casa puedan hablar con sus compañeros, para sentirse más acompañados.

Organiza mejor las tareas

Trabajando desde casa, la organización de las tareas y las prioridades puede parecer un poco más confusas que en la oficina. Para optimizar este punto existen programas como Asana, Todoist, Trello y muchos más; estos ayudan a consultar tareas pendientes, priorizar, delegar tareas a miembros de tu equipo. También es buena idea echar mano de Google Drive, Google Docs, Google Sheets y otros.

¡Pero ten cuidado! Contar con demasiadas aplicaciones para organizarse es tan malo como no tener ninguna. Cuenta con las únicas necesarias, que sean más intuitivas para tus trabajadores y que se adapten mejor al tipo de trabajo que desarrollan. Anna Martí, editora en Xataka y teletrabajadora desde hace varios, años asegura que la clave es contar con herramientas “multiplataforma, multidispositivo y backup whenever, wherever”.

Hazte con una herramienta para medir el tiempo…

…y cumplir con la Ley del Control Horario.

Esto es especialmente importante, para hacer que el teletrabajo sea completamente legal. Time Doctor puede ser tu solución si solo quieres contabilizar las horas que el trabajador está desarrollando sus funciones, o un software más completo como el de Factorial puede ayudarte a asegurar que se hace el fichaje desde las aplicaciones de móvil o escritorio.

Es bueno hacer recomendaciones a tus trabajadores sobre cómo gestionarse el tiempo estando en casa: ayúdales a aprender a parar, para ser más productivos. Y, para que la organización de sus tareas y la contabilización de las horas sean efectivos, enséñales a planificarse la jornada. ¿Crees que con una videollamada diaria de 15 minutos podrás conseguir esto? Llévala a cabo.

Aconseja los buenos hábitos

El teletrabajo no es una ciencia nueva ni desconocida. Hay mucha gente que lleva años trabajando desde su casa y sabe qué problemas ha tenido que superar y de qué errores ha tenido que aprender.

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Desde no trabajar en pijama hasta dedicar un espacio de trabajo separado del resto de la casa (si es posible); hay muchas prácticas que tus trabajadores pueden seguir. Contar con una buena iluminación, evitar distracciones domésticas, conseguir una silla cómoda y mantener una postura correcta…¡y hacer estiramientos y pequeños ejercicios físicos!

¿Tienes otros consejos para aquellas empresas que quieran poner en práctica el teletrabajo por primera vez? ¡Déjanos tus ideas en los comentarios!

¿Quieres una herramienta que te ayude a implementar el teletrabajo de forma completamente legal? Prueba el software de Factorial de manera gratuita durante 15 días. Podrás hacer el control horario de tus trabajadores, la gestión documental automatizada y todo lo que quieras desde la nube y sin tener que pasar por la oficina.

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