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Cómo comunicar la prevención del coronavirus en tu empresa

Estamos hartos de la desinformación relacionada con el coronavirus y el coronavirus en empresas. Muchos profesionales han condenado las acciones del Gobierno, por cundir el pánico, por no ser más restrictivo. Los medios de comunicación no dejan de utilizar esta crisis para infundir miedo y vender más ejemplares a la mañana siguiente. Pero tú, como responsable de Recursos Humanos, tienes que echar cartas en el asunto, tanto para proteger a tus empleados como a tu empresa en general.

¿Qué tienes pensado hacer en tu empresa para ayudar a tus trabajadores frente a esta situación que no hace más que ponerlos en tensión y preocuparlos?

Por que, coronavirus a parte, la comunicación es esencial para no terminar con empleados desanimados, poco implicados y nada motivados. Una de las funciones más importantes de los Recursos Humanos es interactuar con los trabajadores de la empresa. Habla sobre el coronavirus. ¡Frena los rumores!

Cuando vayas a hablar del coronavirus a tu plantilla, sigue estos consejos.

Evita el silencio con el pretexto de “tranquilizar a la plantilla”

La opinión personal que puedan tener sobre este asunto los componentes del departamento de Recursos Humanos no tiene por qué afectar a cómo se trata la situación en el trabajo. ¿Quieres que no cunda el pánico entre tus trabajadores? La primera acción que debes llevar a cabo es hablar con ellos.

En muchas ocasiones las falsas noticias y el exceso de información puede convertirse en una bola de nieve, pero esto no se solucionará con silencio ni actuando como “si no pasara nada”. ¿Tienes listo el plan de actuación? Comunícalo.

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Comparte todo lo que suceda. Tranquiliza a tus empleados con la verdad, que no es más que eso, la realidad a la que tanto ellos como la empresa deben enfrentarse.

Ten un Plan de Actuación…y comunícalo

Por ley, tienes que definir un Plan de Actuación, que deberá ser creado por la persona encargada de tratar la Prevención de Riesgos Laborales. Si no eres tú, asegúrate de estar en contacto directo y continuo con esa persona y transmitir toda la información que te dé a tus trabajadores.

Es buena idea compartir con tus empleados el Plan de Continuidad del Negocio, así como el consecuente Plan de Contingencia. Te explicamos estos dos conceptos de manera muy resumida.

¿Qué es un Plan de Continuidad del Negocio y qué debería contener?

En este documento, que tiene que existir para cualquier crisis que surja en la empresa, se identificarán las actividades críticas y los puestos de trabajo críticos. En cuanto a las actividades, serán todas aquellas sin las cuales la empresa dejaría de funcionar y de producir beneficios. Por lo que se refiere a puestos de trabajo críticos, serían aquellos que se desarrollan en las actividades críticas.

Entonces, el plan de contingencia, deberá establecer una logística para garantizar la protección de estos puestos y actividades clave para la empresa.

¿Qué es un Plan de Contingencia y qué debería contener?

A diferencia del Plan de Continuidad del Negocio, que es más general, el Plan de Contingencia describe las acciones que tienen que darse a medida que sucede el Plan de Continuidad. Las medidas pueden ser el teletrabajo o smart working, el trabajo por turnos (que dos trabajadores con la misma función no coincidan en la oficina), el control de temperatura, la cancelación de los viajes por negocios, etc. Es más concreto a cada situación de crisis.

Prepárate y empápate de las últimas noticias

En situaciones de miedo, el comportamiento habitual es consumir información hasta la saciedad; verdadera y falsa, pues es difícil establecer un criterio de veracidad.

Lo último que quieres es que alguien haya leído más que tú, haya seguido las comunicaciones oficiales más que tú y tus empleados crean que no están en buenas manos. Contrasta todo lo que leas; es tu obligación como responsable de Recursos Humanos.

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Ayúdate de la tecnología

La comunicación interna es mucho más sencilla cuando se apoya en las nuevas tecnologías, sobre todo en situaciones en las que habrá gente que esté trabajando desde casa.

Desde el uso del correo electrónico hasta aplicaciones de chat como Slack; se ha demostrado que estos recursos no solo unen a la gente sino que mejora procesos del negocio.

¿Cómo hacer un comunicado sobre el coronavirus? Envía un correo electrónico explicando detalladamente todos los pasos que se van a seguir en tu empresa. Que todo esté bien expuesto, claro y por escrito ayudará mucho a los trabajadores.

Recuerda las normas que tienen que seguir ellos

Es importante que tus trabajadores sepan cómo se va a gestionar esta crisis desde de la empresa, pero todavía lo es más dar las directrices que tendrán que seguir. Además, también les puedes dar herramientas de consulta, como instrucciones de organismos oficiales, como el Ministerio de Sanidad o la OMS. Estos son algunos de los temas de los que puedes hablar en tu comunicado:

Medidas de protección básicas

Dales consejos de higiene para evitar el posible contagio o reducir las posibilidades de que ocurra, recomienda que se desinfecten los elementos comunes (como ordenadores compartidos), que no lleguen a llenar los ascensores, etc. Si en tus medidas está animar al teletrabajo, también deberás especificarlo en este punto.

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Síntomas

¿Por qué no formarlos en lo que debería ser motivo de aislamiento? No querrás que, por ignorar este punto, un trabajador que no se encuentre bien no tome las medidas de precaución necesarias para evitar el contagio a compañeros.

Tratamiento

Puedes aprovechar este punto no solo para tranquilizar a la plantilla pero también para dar luz a cómo se actuaría si alguien sufriera un contagio (en realidad, esto también afecta a la empresa).

Sé completamente transparente

La transparencia es clave en estos momentos; el trabajador quiere saber que piensas en él. Además, también evita que empiecen a haber rumores que pueden cundir todavía más el pánico.

Que informes a los empleados de todas las decisiones y planes de la empresa con antelación hará que sientan confianza para con sus superiores y sientan que estos quieren protegerlos. ¿Y no crees que la base de una buena relación entre empleados y empresa tiene que ser la confianza? No solo hablamos de retención de talento, sino incluso de la imagen que la empresa está dando a su plantilla y, por efecto dominó, al exterior.

Evita cualquier ambigüedad en este tipo de crisis en los que hay trabajadores que pueden estar tensos por la incertidumbre. Define bien las responsabilidades y lo que ha de gestionar cada uno, para que tu personal sepa cómo se están haciendo las cosas.

Y, recuerda; no solo existe una manera correcta de comunicar estas informaciones tan sensibles. Sin embargo, hay algo que sí está claro; hay que comunicarlas.

¿No sabes cómo gestionar a tus empleados en remotos? ¿Cómo controlar sus ausencias de manera automática y digitalizada? Factorial es un software para los Recursos Humanos que puede ayudarte a hacer el teletrabajo posible en tu empresa.

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