¿Cómo es el control horario alrededor de Europa?

Recientemente, se aprobó una ley sobre el control horario en España, lo que provocó un debate nacional sobre sus beneficios y la forma en que afecta a los empleados y dueños de empresas. Para entender más a fondo de qué se trata y los diferentes casos del mismo proyecto de ley, vamos a repasar cómo funciona el control horario en diferentes lugares de Europa. Si empleas personal, necesitas conocer las reglas básicas sobre las horas de trabajo y garantizar los estándares mínimos establecidos por las directivas de la UE. Debes respetar las reglas que cubren el descanso diario y semanal mínimo, el trabajo nocturno, así como las vacaciones anuales y el tiempo de trabajo semanal máximo. Hagamos el viaje por varios países en Europa:

Más exigente el control horario en Alemania

En el German Working Time Act, los empleados pueden trabajar un máximo de 8 horas por día y 48 horas por semana. Cualquier trabajo que se haya realizado después de la marca de 8 horas debe documentarse y conservarse durante un mínimo de 2 años. Estas horas pueden ser inspeccionadas por las autoridades asignadas, dependiendo de la situación. Los empleados no pueden trabajar más de 10 horas por turno. Después de trabajar durante 6 horas, los empleados tienen derecho a un descanso de 15 minutos. Los empleados que trabajan 9 horas deben tener un descanso de 45 minutos. Estas pausas no están incluidas en las horas de trabajo.

Los empleadores están legalmente obligados a documentar las horas de trabajo de sus empleados. Pueden registrar la información en una copia impresa o mediante un software. Si los empleadores optan por registrarse digitalmente las horas de trabajo, su servidor debe estar ubicado en Alemania. La siguiente información debe ser archivada: fecha, nombre del empleado, inicio y final de un día de trabajo, cantidad de horas de trabajo, mano de obra y firma del empleado. Se sugiere que los empleados mantengan notas escritas de sus horas de trabajo y recesos. Su jefe, supervisor o colega puede firmar estas notas en caso de una disputa. Si un jefe no cumple con estas regulaciones, podría recibir una multa de hasta 15,000.00. Euros.

En general, el control horario se utiliza en Alemania para calcular las horas de trabajo de los empleados. Esto no solo funciona para determinar las horas pagadas, sino que también controlar si los empleados están trabajando sus horas mínimas nominales.

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En el caso de Francia, no hay una obligación general de control horario

Las obligaciones empresariales de control horario varían en función de la situación en Francia. Hay que distinguir los trabajadores cuya jornada laboral se calcula en horas (semanales, mensuales o anuales) y los trabajadores que trabajan con arreglo a un contrato suscrito por un número determinado de días (forfait annuel en jours), conforme al cual la jornada laboral del trabajador se calcula en días trabajados al año (hasta un máximo de 218 días) y no en horas. En todos los casos, el trabajador podrá acceder a cualquier documento de control mediante el ejercicio de su derecho de acceso a sus datos personales. En caso de litigio, el trabajador deberá aportar al juzgado información que justifique las horas que ha trabajado realmente.

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Es importante que exista información adecuada sobre la modalidad de uso y control de los instrumentos…

Privacidad sobre control horario en Italia

El artículo n.41 de la Constitución Italiana establece la libertad de iniciativa económica del empleador si respeta la libertad de la dignidad humana. El empleador tiene el poder de controlar la actividad laboral de los empleados siguiendo sus instrucciones. La limitación del control del empleador consiste en el respeto de la privacidad, la dignidad personal de los empleados, además de la libertad comunicativa y expresiva. El Statuto dei Lavoratori (the Worker’s Statute) es la ley italiana que regula esta contraposición. Con la modernización tecnológica, permitiendo el control remoto de los empleados, se hizo necesaria una actualización de la ley. La regulación de los instrumentos de trabajo y control está dictada por el D. Lgs n. 151 del 14 de septiembre de 2015 (conocido como la Ley de Empleo), que reescribió el art. 4 del Statuto dei Lavoratori. La Ley de Empleo establece dos regulaciones diferentes, basadas en los instrumentos:

  1. Instrumentos que permiten el control del trabajador (como cámaras de video).
    La instalación de sistemas audiovisuales y otros tipos de instrumentos que permiten el control remoto de los empleados generalmente están prohibidos, excepto por dos condiciones:

    • Seguridad laboral, protección de activos laborales, exigencias organizativas y productivas;
    • Acuerdo sindical previo o autorización administrativa.
  2. Instrumentos de trabajo (ordenadores personales, móviles inteligentes…) y sistemas de control horario y presencia.

En ambos casos, los instrumentos se pueden utilizar para todos los propósitos que tienen que ver con la relación de trabajo. ¿Cuál es la única condición? Es importante que exista información adecuada sobre la modalidad de uso y control de los instrumentos (respetando la privacidad del empleado).

Transparencia en el control horario holandés

En Holanda, se estableció la Ley de Horas de Trabajo para determinar las horas de trabajo y las interrupciones de los empleados. Estas regulaciones protegen a los empleados que tienen dieciocho años o más. Reglas separadas se aplican a los empleados menores, de 16 y 17 años de edad. Un empleado tiene permitido trabajar un máximo de 60 horas por semana. Un turno no puede durar más de doce horas. Después del trabajo, los empleados deben tener once horas de tiempo libre. Este tiempo puede acortarse dependiendo de la circunstancia.

Si bien las regulaciones varían entre los diferentes sectores, una regla sigue siendo la misma. Todos los empleadores en Holanda están obligados a mantener un registro del tiempo y la asistencia de sus empleados. Estos registros deben incluir todas las horas de trabajo, descansos, días de vacaciones y bajas por enfermedad. No hay requisitos específicos cuando se trata de la documentación de tiempo y asistencia. Los empleadores pueden elegir su propio método de registro siempre que la inspección de trabajo pueda controlar si el empleador cumple con las regulaciones de tiempo de trabajo. Además, todos los empleados deben tener conocimiento de sus propios registros de tiempo.

Los registros de control horario y presencia de los empleados deben mantenerse por un mínimo de 52 semanas. Las empresas que no registren horario y presencia serán multadas. Estas multas pueden variar de 100 euros a 10.000 euros por empleado. La mayoría de los empleadores permiten a los empleados realizar un seguimiento de sus horas de trabajo. Sin embargo, las investigaciones han demostrado que los empleados ven esto como una tarea adicional y, por lo tanto, la postergan. Una vez que los empleados se toman su tiempo para actualizar sus horas de trabajo, a menudo dependen de su memoria, planificador, historial de correo electrónico y notas. Este sistema no es confiable. De hecho, aumenta la posibilidad de cometer errores. Las empresas que tienen un sistema implementado, a menudo usan software que está desactualizado o no es adecuado para registrar el horario y la presencia. Esto hace que el proceso se vuelva ineficiente y engorroso. Además, el uso de software inadecuado reduce los beneficios del control horario.

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Noruega, un caso de éxito en fichaje

En Noruega, muchas empresas y empleados acordaron que el sistema de control horario ha ayudado a definir la línea entre la vida laboral y la personal, lo que le permite concentrarse mejor al comenzar a trabajar con el clic físico de un botón y saber que en ese momento ha comenzado su día de trabajo. Lo mismo, pero revertido, sucedió al cerrar sesión. Un reconocimiento de que ahora he terminado de trabajar y puede relajarse, sin la obligación de responder llamadas de trabajo o correos electrónicos ayudó a las personas a disfrutar más de su tiempo libre.

Los empleados también apreciaron que el sistema de registro de entrada y salida garantizaría que todos recibieran el pago correctamente, en particular con respecto a los salarios por hora y las horas extraordinarias. Y hablando de pago, las regulaciones de control horario y presencia han mejorado y facilitado el procesamiento de salarios. Especialmente con la firma digital, ya que las horas trabajadas son siempre correctas y, a su vez, hace que los salarios sean correctos. Con un sistema digital de control horario y presencia, pueden exportar fácilmente las horas trabajadas para cada miembro del personal a su sistema de salario. No es necesario mencionar que esto les ha ahorrado a los dueños de negocios mucho tiempo, dinero y problemas para pagar los salarios. Se sabe que los escandinavos son apasionados por el entorno laboral, la igualdad y los derechos de las personas, por lo que, desde el punto de vista de Recursos Humanos, el sistema de control horario y asistencia también le permite asegurarse de que nadie trabaje de más o demasiado tiempo sin descansar lo suficiente. Los encargados de recursos humanos viven para estos datos cuando se trata de evaluaciones, ya que mostrará si un empleado siempre comienza a trabajar 5 minutos tarde, mientras que otro siempre se quedará y ayudará con tareas adicionales cuando sea necesario. El departamento de recursos humanos puede entonces ajustarse y actuar en consecuencia, con datos sólidos y, por lo tanto, ayudar a evitar disputas.

En el resto de los países escandinavos (Noruega, Dinamarca, Finlandia e Islandia) el gobierno ha implementado métodos similares, sin embargo, no es tan extenso como el requisito legal de Suecia. Por otro lado, como propietario o gerente de una empresa es muy importante cumplir con la ley de control horario, descansos y tiempo de descanso, que es similar en todos los países escandinavos, ya que un abuso de esta ley podría llevar a multas e incluso a prisión. Otro denominador común para estos países es la visión general sobre las horas de trabajo, ya sea que se registre o no el tiempo trabajado, los empleados tienden a presentarse a tiempo y salen a tiempo sin hacer más o menos horas de lo que establece su contrato. Algunas empresas en Noruega y Dinamarca han implementado un sistema de reporte de tiempo, no para asegurar que el personal llegue a tiempo, sino para poder administrar las horas de trabajo y facilitar el proceso de pago de salarios.

Un caso sencillo de fichaje y presencia

En el caso de Portugal, es sumamente sencillo y no hay sido una complicación en lo absoluto. La legislación portuguesa establece la obligación de controlar las horas de trabajo de los empleados para una organización con más de 50 trabajadores, con sistemas automáticos o mecánicos. (Legislación Nacional, Ley 59, Sección 08, Capítulo II, Sección II, art. 125 – Registro).

Control horario como obligación legal particular en Suecia

En Suecia, ha sido una obligación legal para las empresas de hostelería y belleza informar el control horario y presencia en una llamada personalliggare, desde el 1 de enero de 2007. La personalliggare es un libro en el que todo el personal debe ‘iniciar y cerrar’ sesión cuando comienzan a trabajar y cuando se van. Esta ley se estableció inicialmente con el propósito de garantizar que todas las empresas paguen impuestos correctos por el trabajo, registren a todos sus empleados y que no se abuse de la ley relativa a las horas de trabajo. Cuando los empresarios fueron notificados por primera vez de esta nueva legislación, se mostraron reacios a este cambio, ya que la mayoría ya estaba usando una forma de informar el tiempo que consideraban adecuada para su propio negocio. Sin embargo, ha llegado a demostrar que esta ley ayudó a todos a tener un mejor control sobre sus horas de trabajo, a reducir el estrés relacionado con el trabajo y a garantizar que todos recibieran el salario correcto. Desde el momento en que la legislación de presentación de informes llegó a su lugar, han aparecido en el mercado muchos software de control horario y presencia con el objetivo de facilitar este proceso para las empresas.

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La ley no define qué instrumentos deben utilizarse para documentar las horas de trabajo, pero les ofrecen varias opciones.

Un control horario deficiente puede cerrar tu empresa en Suiza

Cada empleador tiene la obligación legal de documentar las horas de trabajo de sus empleados. El fundamento jurídico puede encontrarse en el art. 46 de la Ley de Empleo. (LTr) y el artículo 73 de la Orden 1 sobre la Ley de Empleo. Las empresas deben documentar las horas de trabajo diarias y semanales de sus empleados. El empleador también debe calcular los días libres del trabajador, junto con descansos de media hora o más. El desglose de las horas trabajadas por los empleados debe ser retenido por la empresa por un período de cinco años. Infringir esta regla, son posibles varias sanciones, que van desde una advertencia hasta una multa. En los casos más extremos de infracciones a la ley de empleo, es decir, cuando la vida o la salud de los empleados están en riesgo, la ley incluso establece el cierre de la empresa.

La ley no define qué instrumentos deben utilizarse para documentar las horas de trabajo, pero les ofrecen varias opciones. Las empresas pueden utilizar:
– Sistemas de entrada y salida electrónicos o mecánicos
– Documentos de Excel
Software especializado
– Aplicaciones móviles

Los sistemas de control horario y presencia no son los enemigos

Si bien es un gran cambio para el propietario de un negocio pasar del tiempo de seguimiento manual para que todos dejen que los empleados realicen este rastreo por sí mismos, se ha demostrado en Escandinavia que la implementación de esta legislación ha sido un cambio positivo. Beneficia a los empleadores en cuanto a ahorrar tiempo y dinero, ya que ya contarán con toda la información necesaria para calcular los salarios sin tener que verificar todos los días que los empleados llegan a tiempo o que se les recuerde horas extras. Beneficia a los empleados, ya que les ayuda a hacer un seguimiento de cuánto tiempo han trabajado y garantizar que se les pague por las horas extra. Créenos, 5 minutos adicionales cada día durante un mes pueden sumar mucho dinero. Además, muchos empleados con salario fijo sienten que el lugar de trabajo se vuelve más igualitario, ya que mostrará si un compañero de trabajo con el mismo salario trabaja menos que ellos y da un buen motivo para solicitar un aumento de sueldo. Y al final de todo, beneficia a los Recursos Humanos, ya que brinda una visión precisa de las horas trabajadas por el personal si alguien llega tarde o si alguien más siempre es el que acepta el exceso de tiempo. También ha ayudado a reducir las bajas por enfermedad relacionadas con el estrés, ya que este patrón se puede detener a tiempo y trabajar todo con datos reales.

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