Todo sobre el control horario en 2020

El Real Decreto-Ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo estableció la obligatoriedad de que a partir del 12 de mayo de 2019 todas las empresas deben registrar las jornadas laborales de sus trabajadores. Este registro deberán conservarlo durante al menos 4 años a disposición de los propios trabajadores, de sus representantes legales, y de la Inspección de trabajo.

Con esta normativa se persigue que los trabajadores coticen y cobren por todas las horas extraordinarias que realicen.

La consecuencia más inmediata de esta nueva ley es que las empresas, para poder cumplir con la normativa, deberán establecer formas de control horario que les permitan llevar el registro de la entrada y de la salida de cada uno de sus empleados. Existen una variedad de sistemas para poder hacer el registro de los horarios laborales, cada empresa deberá analizar las ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos para poder elegir el que mejor se adapte a su actividad laboral.

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¿Te gustaría saber cuales son los sistemas disponibles para realizar el control horario?

Si trabajas como responsable de recursos humanos estás obligado a conocer la nueva normativa sobre control horario y qué sistemas dispones para cumplir con esta obligación. Estate atento a toda la información que te voy a proporcionar en este post porque vas a resolver estas cuestiones y muchas más.

¡Vamos a empezar! 😉

 

¿En qué consiste la nueva normativa de control horario?

La nueva ley establece la obligación de registrar la jornada laboral tanto a empresas como a trabajadores, pero no indica con qué formas de control horario se debe realizar. Indica que como mínimo han de quedar registradas las horas de inicio y final de la jornada laboral. No obstante, es conveniente que se registren también las paradas que se realizan durante la jornada laboral, porque así se obtiene una información más detallada sobre el cómputo de horas realizadas diariamente por los trabajadores.

👉 El incumplimiento de esta obligación podría derivar en multas de carácter económico cuya cuantía vendrá determinada en función de la gravedad de la infracción.

Quién está obligado a fichar

La nueva ley de control horario establece que deben de fichar todos los trabajadores por cuenta ajena contratados por otras personas físicas o por personas jurídicas, salvo el personal de alta dirección. Su alcance es para todas las categorías y grupos profesionales, y afecta a todos los sectores de actividad. Vincula a todas las empresas independientemente de su tamaño

Otros perfiles que no están obligados a registrar su jornada laboral siempre que no esté establecido en su normativa específica son :

  • Empleados del hogar
  • Deportistas profesionales
  • Artistas en espectáculos públicos
  • Penados en las instituciones penitenciarias
  • Trabajadores con discapacidad de centros especiales de empleo
  • Y abogados que ejercen para otros abogados

Las formas de control horario deben adaptarse a las siguientes situaciones:

Para los casos especiales de teletrabajo y jornadas de trabajo flexibles, el control se realizará en secuencias temporales superiores al día, así que si en el registro aparecen excesos de jornada, éstos no contarán como horas extras siempre y cuando en el cómputo de horas mensuales se cumple con la jornada.

En aquellas situaciones en las que los trabajadores proceden de empresas de trabajo temporal (ETT), será la empresa usuaria la que tendrá que llevar este control horario e igualmente deberá guardarlo durante cuatro años.

Si se subcontrata una actividad, será la empresa contratista o subcontratista la que esté obligada a realizar este registro de las jornadas laborales.

En el supuesto de trabajadores que han pactado un régimen de plena disposición horaria, se dará por bueno que su retribución compense una mayor exigencia en tiempo de trabajo.

Cómo debe de realizarse el registro de la jornada laboral

El registro deberá reflejar la hora concreta de inicio y fin de la jornada laboral, y eso para cada día y por cada trabajador. No se especifican qué formas de control horario se deben utilizar para llevar el registro. No es obligatorio que se registren las interrupciones de la jornada laboral cuando su expresión legal esté clara, y tampoco los intervalos de puesta a disposición de la empresa de los empleados desplazados fuera del centro de trabajo habitual.

👉 Hay que tener mucho cuidado si los sistemas de control horario incluyen dispositivos digitales, sistemas de videovigilancia o geolocalización, porque se tiene que cumplir inexcusablemente con la Ley de Protección de Datos Personales.

¿Qué es un sistema de control horario?

Un sistema de control horario es aquel que sirve para registrar las horas de entrada y de salida de los trabajadores de una empresa. Su finalidad es saber el número de horas trabajadas por cada empleado, la puntualidad y las posibles incidencias.

Existen varias maneras de realizar el registro de la jornada laboral, que van desde las tradicionales como firmar en una plantilla hasta las más modernas que son las digitales. Para elegir un método u otro hay que valorar cual es el sistema que mejor cumple con la nueva ley y que a la vez resulte cómodo y sencillo de utilizar por parte de empresarios, trabajadores y de la inspección de trabajo.

Tipos de Control Horario

En el mercado actual las empresas tienen disponibles las siguientes formas de control horario:

📌 Métodos tradicionales o manuales

El método más tradicional consiste en que cada trabajador tenga una plantilla en la que tiene que firmar, diariamente, al entrar y salir de su centro de trabajo.

Sus ventajas e inconvenientes son :

  • Su coste es muy bajo porque no precisa de tecnología.
  • Es muy fácil que se pierda la plantilla
  • A menudo no ofrece la posibilidad de que se registren las paradas durante la jornada laboral.
  • Es un sistema incómodo.

📌 Sistemas de fichaje electrónicos

Son dispositivos electrónicos que se cuelgan en la pared, cerca de la puerta de entrada de la empresa, para que los trabajadores fichen cada vez que entren o salgan del centro de trabajo. Podemos distinguir las siguientes formas de control horario:

  • Tarjetas con banda magnética o código de barras: cada empleado contará con una tarjeta que deberá de pasar por el lector cuando entren y salgan de la empresa. La tarjeta dispone de una banda magnética o un código de barras, y de esta forma puede ser leída por el dispositivo electrónico.
  • Tarjetas de proximidad: son tarjetas que utilizan la tecnología RFID (siglas de Radio Frequency IDentification, en español, identificación por radiofrecuencia). Las tarjetas de proximidad son capaces de transmitir cuando un código único, de más de 1 billón de combinaciones posibles, es acercado al lector adecuado. Duran más que las de banda porque la lectura se realiza sin contacto físico y de esta forma se estropean menos.

Sus Ventajas e inconvenientes son:

  • Su coste no es muy elevado y es más bajo que los sistemas digitales.
  • No se adaptan a las nuevas formas de trabajo como el teletrabajo o empleos con horarios flexibles.
  • Es un sistema muy cómodo.

📌Métodos de control biométricos

Son formas de control horario que utilizan alta tecnología y aplican técnicas matemáticas o estadísticas a las características físicas de los trabajadores para comprobar su identidad. Estos métodos son:

  • Identificación por huellas dactilares: reconoce la huella digital de algún dedo de la mano del trabajador.
  • Identificación por biometría vascular: identifica el patrón de las venas de las manos.
  • Identificación por biometría facial: reconoce la fisonomía de la cara.
  • Identificación por escáner de iris u ojos de los trabajadores.
  • Biometría de perfil de mano: reconoce la morfología de la mano del empleado.

Sus ventajas e inconvenientes son:

  • Son de coste muy elevado.
  • Son muy seguros.
  • Pueden afectar a su rendimiento determinadas características ambientales.

📌 Métodos online

Los empleados acceden a un entorno web para registrar su entrada y su salida de la empresa. Los métodos digitales para realizar el registro de la jornada laboral son:

  • App en dispositivos móviles: Los trabajadores pueden registrar sus entradas y salidas desde una aplicación en un dispositivo móvil, es decir, tanto en ordenadores como en teléfonos móviles.
  • Software en la nube: es un software que no está instalado en el ordenador, pero lo puedes usar desde tu navegador mediante una suscripción de pago mensual o anual. Permiten ahorrar más espacio que las app.

Sus ventajas e inconvenientes son:

  • Son sistemas ágiles y flexibles, ya que se pueden usar tanto desde un teléfono móvil como en un ordenador.
  • Se adaptan a todas las situaciones laborales y a todo tipo de trabajador como el teletrabajo, horarios flexibles, trabajadores que se desplazan a la sede de sus clientes, etc.
  • Permiten llevar un control máximo de la jornada laboral como obliga la nueva normativa.
  • Permiten registrar todas las interrupciones que se produzcan durante la jornada de trabajo.
  • Su coste es asequible para las empresas.
  • Posibilita que sean los propios empleados los que registren su propia jornada laboral en tiempo real.

👉 Si comparas entre las distintas formas de control horario que hemos visto, habrás podido comprobar que son los métodos digitales los que realmente merecen la pena aplicar, porque son los que mejor cumplen con la nueva ley y su coste es bastante asequible. Y entre los métodos digitales son muy recomendables los software en la nube porque permiten ahorrar espacio en el ordenador.

Factorial HR: La solución ideal para registrar la jornada laboral

Ya hemos comprobado en el apartado anterior que los software en la nube son los mejores sistemas para llevar el registro de la jornada laboral. Si empleas estos sistemas no tengas miedo a pasar por una inspección laboral porque estás cumpliendo al 100% con la ley.

De entre los software en la nube podemos destacar Factorial HR porque es un programa muy completo que ayuda a optimizar la gestión de los recursos humanos. Dispone de muchas funcionalidades, y entre ellas ha introducido recientemente el control horario para que las empresas puedan cumplir con la nueva ley.

Las funcionalidades de Factorial HR son:

  • Gestión de vacaciones y ausencias de los trabajadores de forma sencilla y rápida.
  • Control horario para conocer las horas que trabajan los empleados.
  • Gestión documental de la empresa y de los empleados.
  • Firma electrónica de los trabajadores.
  • Registro de incidencias en la nómina.
  • Portal del empleado para que los trabajadores puedan gestionar su información personal.
  • Generación del organigrama de la empresa de forma automática.

De todas estas funcionalidades vamos a centrarnos más en el control horario, porque es el tema que estamos tratando en este post.

Con la nueva funcionalidad de control horario podrás:

  • Conocer la productividad por horario: comprobarás las horas de trabajo que han realizado diariamente tus trabajadores. Además, podrás facilitar el procesamiento de la nómina mediante el seguimiento de los costos en múltiples proyectos.
  • Simplificar la gestión de horario y presencia: podrás revisar y aprobar las planillas horarias, descargar un resumen mensual y seleccionar empleados excluidos de fichaje.
  • Reducir la pérdida de tiempo o los cálculos basados en errores a la vez.

👉 En definitiva, Factorial HR cubre perfectamente las necesidades que puedas tener para cumplir con la nueva ley del control horario. Los trabajadores podrán reflejar su jornada laboral en su propia plantilla, y podrán hacerlo cada vez que entren a trabajar.

Conclusión Final

Desde que entró en vigor el Real Decreto-Ley 8/2019 que establece la obligación para todas las empresas de registrar la jornada laboral de todos sus trabajadores, ha surgido la necesidad empresarial de instalar algún sistema que permita registrar la jornada laboral para cumplir con tal obligación.

Existen muchas formas de control horario: métodos tradicionales como firmar en una plantilla creada en excel, dispositivos electrónicos para fichar que poseen un lector para leer las tarjetas que tienen barra magnética o código de barras, sistemas biométricos de alta tecnología que identifican determinados rasgos físicos de los trabajadores, y por último los sistemas digitales, que son las app y los software en la nube.

Los métodos digitales son los que proporcionan mayores beneficios a las empresas, ya que se adaptan a las nuevas formas de trabajo, son de coste asequible y cubren perfectamente las necesidades que surgen para cumplir con la nueva normativa.

Destacar Factorial HR porque es un completísimo programa en la nube para gestionar los recursos humanos de forma óptima. De entre sus muchas funcionalidades ya se encuentra el control horario para facilitar a las empresas el cumplimiento de la ley de forma sencilla y eficaz.

Si has leído con atención este post, ahora ya conoces qué formas de control horario hay disponibles en el mercado, cuales son los beneficios e inconvenientes de cada una de ellas, y cuales son las más recomendables para poder cumplir con la obligación del registro de la jornada laboral. Así que ya puedes como responsable de recursos humanos decidir cuál es el sistema que más le interesa a tu empresa.

¡Aprovecha las ventajas de los sistemas de control horario digitales! 😊

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