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Cómo elegir el mejor software de gestión de contratos

Como ha quedado claro en nuestros últimos artículos, los contratos laborales son una de las piezas claves del buen funcionamiento de una empresa y, junto a las nóminas, una de las tareas más complejas a las que debe hacer frente el responsable de recursos humanos.

La gestión de contratos es una parte vital de los procesos del área de recursos humanos. Tanto así que es una parte clave cuando se lleva a cabo una auditoría de recursos humanos y esto debido a un factor importante: rever los términos de contratatación puede hacer la diferencia al momento de maximizar nuestros recursos.

Por otra parte, hoy en día existe cada vez más flexibilidad respecto de los vínculos laborales. Desde el contrato en prácticas al contrato en teletrabajo, gestionar este aspecto en nuestra empresa es menester.

 

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Para qué sirve un software de gestión de contratos

Un programa para la gestión de contratos ayuda a las empresas en su proceso de digitalización. Sirve para traducir a un lenguaje virtual y almacenar todos los contratos y documentos de similar naturaleza, en una misma base de datos.

Esto facilita que las partes interesadas (como el departamentos legal) pueda tener fácil acceso para trabajar sobre este tipo de gestión documental. Debido a esto, se elimina el innecesario gasto de tiempo y dinero en buscar manualmente entre pilas de papel.

El software de gestión de contratos también gestiona el acceso a los mismos, garantizando la máxima seguridad y privacidad, ya que solo las personas autorizadas de una organización puedan ver este tipo de archivos.

La gestión de contratos hecha en forma digital hace que sea más sencillo:

  • Modificar términos de contratación.
  • Negociar cláusulas.
  • Corregir errores.
  • Rubricar un acuerdo.
  • Compartir información con las partes interesadas.

Cómo escoger el software ideal para gestionar los contratos en tu empresa

Afortunadamente en la actualidad, son múltiples las plataformas que facilitan la vida de los y las mánagers de recursos humanos. Pero paradójicamente, surge el inconveniente de que muchas veces, puede ser tan abrumadora la oferta que no sabemos por qué opción decantarnos.

Para asegurarnos de que hagas la mejor elección posible, estas son las cinco caractarísticas que debes exigirle a un sistema de getsión de contratos:

Almacenaje de documentos en la nube

Este es uno de los puntos clave que debe cumplir todo software de contratos; la posibilidad de almacenar en él todos los contratos de los empleados para que podamos acceder fácilmente a ellos cuando sea necesario y allí donde sea que estemos.


De nada sirve esforzarnos por digitalizar la empresa si luego los documentos solo existen en papel.  Además, es importante que, a la hora de escoger el programa nos informemos de posibles cuotas máximas de almacenamiento para que se adecúen a nuestras necesidades.

Recuerda que la empresa debe guardar todos los contratos de un empleado y sus novaciones, por lo que el almacenaje debe ser amplio o ofrecer la posibilidad de aumentarse. 

Intuitivo y fácil de usar

El derecho laboral es ya de por sí un tema complejo, por eso mejor eligir un software de rrhh que sea fácil de usar, con el que puedas crear y actualizar contratos de trabajo en pocos minutos y con el que sepas en todo momento los posibles cambios que se han realizado o cuál es su fecha de finalización.

La finalidad del software debe ser ayudarte en tus tareas y optimizar al máximo el tiempo que dedicas a los documentos de tus empleados, por lo que su modo de uso debe ser también eficaz.

Al día con la legislación

Si estamos hablando de contratos hablamos de muchísimas leyes a tener en cuenta y es fácil que alguna se nos pase por alto, además de tener en cuenta también las legislaciones relativas a los convenios que se apliquen en cada caso.

Por eso es conveniente que el software esté actualizado y se mantenga al día con las nuevas leyes que puedan surgir y afectar a los documentos creados con él. Simplemente recibiendo un aviso en el correo avisándote de los cambios que el departamento de recursos humanos debe hacer puede ahorrarte muchos dolores de cabeza.

Sincronización automática

No hay nada más importante para la optimización de tareas que la automatización de procesos. Ya hemos comentado que el software de contratos debe ser fácil de usar y avisarnos de cualquier incidencia legal que pueda surgir, pero si además se encarga de avisar a las autoridades de todas las altas y bajas que le afectan de manera automática, el programa habrá logrado ahorrarte varias horas de trabajo. Suena genial ¿verdad?

Seguridad y privacidad

Por supuesto, cuando se habla de datos personales tan delicados, no podemos olvidar la seguridad y la privacidad. Un software de estas características debe cumplir con los estándares de seguridad más estrictos para garantizar la privacidad de sus usuarios y la seguridad de los datos almacenados. Ten en cuenta que la información que se incluye en un contrato de trabajo es muy delicada y por lo tanto debe estar muy bien protegida.

Creación de contratos

Una plataforma de gestión debe además, permitirte crear tus contratos a la medida de tus necesidas en apenas algunos minutos. Una de las opciones que debe tener es quella que ofrece el software de Factorial, que es la de la función de autocompletar campos automáticamente según la información que ya hayas completado.

Además, el software debe avisar a las administraciones automáticamente cada vez que se crea un contrao para que el empleado sea dado de alta y lo mismo cuando el contrato vence. Con el acceso a la información que contienen, la creación de nóminas también se convertirá en algo sencillo y rápido ya que el programa tomará la información necesaria para realizar las cotizaciones, etc. de los datos de cada empleado, haciendo así que la gestión de nóminas pase a ser una tarea de pocas horas cuando anteriormente podías perder varios días.

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Gestión de contratos paso a paso

Para realizar una correcta gestión de documentación contractual, es importante seguir con una serie de procedimientos que resultan de gran importancia para asegurarnos que esta tarea administrativa llegue a buen puerto.

Los principales pasos en esta gestión son:

Etapa de creación.

Aquí pueden darse dos escenarios. Primero se establece la solicitud inicial. Se trata del proceso que comienza con la identificación de los contratos y los documentos pertinentes para respaldar un vínculo entre partes. En la siguiente etapa se procede a escribir el contrato propiamente dicho o bien, modificar una plantilla existente.

Etapa colaborativa.

En este momento sucede la negociación de los términos de contratación. Después de redactar el contrato, los empleados deben poder comparar versiones del contrato y anotar cualquier discrepancia para reducir el tiempo de debate entre las partes.

Etapa de aprobación.
Esta es por lo general la etapa más compleja y donde se generan mayores retrasos, por lo que es fundamental contar con flujos de trabajo adecuados. Solo superada esta instancia puede darse la efectivización del contrato, es decir, su firma.

Etapa de monitoreo.

Aquí pueden darse algunas revisiones, modificaciones y enmiendas. Mientras se prolongue el contrato, será importante garantizar que se está dando el correcto cumplimiento de cada una de sus cláusulas. Más adelante se ejecutará una auditoría y elaboración de informes donde se determina si de hecho existió o no el cumplimiento de ambas partes.

Etapa de renovación.

Si el vínculo contractual se mantiene, entonces el documento puede renovarse por un nuevo período equivalente o de mayor duración. Caso contrario, este finaliza y la relación entre las partes queda ya sin efecto.

Beneficios de un software de gestión de contratos

Además del ahorro de recursos valiosos, como el tiempo y el dinero, gestionar los contratos desde un software reporta otras ventajas tales como:

  • Estandarizar la creación de contratos utilizando un conjunto de términos, condiciones y lenguaje legal que se aplica a un gran subconjunto de contratos.
  • Establecer KPI de gestión de contratos y haga que sus objetivos sean transparentes para toda la empresa.
  • Realizar un seguimiento del tiempo de aprobación del contrato. Esto permite que una organización tenga la ventaja de recibir los bienes y servicios contratados antes.
  • Establecer recordatorios automáticos para alertar a las que revisen o firmen el documento.
  • Realizar revisiones periódicas de cumplimiento. Gracias a esto es posible cubrir a la empresa de correr el riesgo de incumplir con sus deberes legales.

En el mismo sentido, al no tener que cargar con tareas tediosos y burocráticas, las personas a cargo del área de recursos humanos pueden enfocarse en otro tipo de procesos que aportan valor a la empresa. Esto significa poder monitorear el desempeño laboral, mejorar la comunicación interna, optimizar la productividad y trabajar en pos de disminuir la tasa de rotación, entre otras cosas.

 

La gestión de contratos es por demás importante en las empresas, no solamente evita inconvenientes legales sino que es fundamental para alinear presupuestos y objetivos de negocios.

 

Deja de perder tiempo con procesos repetitivos. Confía tus actividades del día a día a un software de rrhh desarrollado a la medida de tus necesidades.

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