Teletrabajo para empresas: ventajas y desventajas

Tras el paso de la pandemia del COVID-19, el mundo laboral le dio la bienvenida a una modalidad de empleo: el teletrabajo. Ya sea conocido como trabajar desde casa, home office, o trabajo a distancia, este concepto ha vuelto no solo una realidad, sino más bien una necesidad para la supervivencia de múltiples organizaciones.

El teletrabajo es uno de las tendencias más importantes de los últimos años, y se presenta como una herramienta indispensable para luchar contra fenómenos como el absentismo laboral, fuga de talento o bienestar laboral en general.

Qué es el teletrabajo

Antes que nada, no debe confundirse este concepto con el trabajo freelance. Aunque ambos puedan parecer ideas intercambiables, lo cierto es que son diametralmente opuestas. Mientras que el trabajo freelance hace referencia al trabajo remoto por parte de autónomos (que puede o no colaborar con una empresa), la definición de teletrabajo puede resumirse en  una modalidad de empleo asociada a roles en relación de dependencia.

El teletrabajo puede darse:

• De forma orgánica, es decir incentivado desde la misma organización.
• Como plan de contingencia, si hubiera un rebrote.
• En forma total, es decir, se teletrabaja de lunes a viernes replicando la rutina clásica.
• En manera parcial, se recurre al trabajo remoto en días seleccionados o de libre elección.

¿Por qué apostar por el teletrabajo?

En un artículo David Bonilla, la voz detrás del newsletter semanal La Bonillista, alentaba a las empresas españolas a experimentar con el trabajo remoto. El trabajo remoto, seguía David, no implica simplemente estar en otro lugar, sino que representa un cambio radical de paradigma laboral.

Según David, la mayoría de las ventajas del trabajo remoto tienen que ver con el ahorro de costes que significa tener un colaborador externo en lugar de en nómina. “Para mi la principal ventaja es la posibilidad de encontrar y contratar talento en todo el mundo al que, de otra forma, no podrías llegar. Sobre todo en un mercado donde la demanda de trabajadores cualificados supera con mucho la oferta disponible», asegura.

Compromiso, procesos y herramientas para la colaboración

Cuando hablamos de flexibilidad horaria y políticas de vacaciones innovadoras, nos referimos a visiones del trabajo ancladas en la libertad del trabajador, y el compromiso (tanto de él como de la organización).

Las empresas que funcionan de esta manera, son organizaciones en las es prácticamente irrelevante estar o no en la oficina. Da igual si uno está en Madrid, Buenos Aires o Timbuktu, la verdadera cuestión es cuáles son los procesos necesarios para asegurar que los equipos logren comunicarse de manera efectiva y coordinar el trabajo.

Si visitas alguna startup tecnológica te sorprenderás que incluso con todo el equipo en la oficina, la mayor parte de la comunicación ocurre por chat. A menos que haya un equipo de ventas, claro.

“No hay que intentarlo, hay que hacerlo. Da igual que sólo una parte del equipo trabaje en remoto unos pocos días a la semana. Para que funcione, se debe trabajar siempre como si se hiciera en remoto” explicó David. “Se debe trabajar siempre como si se hiciera en remoto. Es decir, intentando identificar e ir eliminando gradualmente cualquier proceso o interacción laboral que no pudiera hacerse en remoto, aunque luego todo el mundo esté en la misma oficina”.

▶️ Vídeo: Todo lo que deben saber las empresas sobre teletrabajo

Panorama de teletrabajo en España en 2022

Según un estudio de Infojobs, en España, entre los meses de enero y abril, se registraron alrededor de 300.000 ofertas de trabajo que permitían trabajar de manera remota. De acuerdo con datos del porta, la cifra presentada duplica las casi 150.000 vacantes que habían durante el primer cuatrimestre del 2021.

En cuanto a beneficios, el HR Study de Factorial recogía en 2021 que alrededor del 78% de las empresas entrevistados percibían una mejor conciliación entre la vida personal y profesional, tras la implementación del teletrabajo. Por otra parte, un 46% reconocía una reducción de gastos tras integrar esta modalidad de trabajo.

Ventajas del teletrabajo para empresas

Las bondades del teletrabajo no son pocas, pero en líneas generales y en lo que refiere a la gestión de talento y RRHH de cualquier empresa, podemos mencionar al menos cinco grandes beneficios:

1. Dinamiza procesos

Desde la búsqueda hasta la selección de empleados, pasando por el proceso de onboarding y reuniones periódicas. La virtualidad permite concentrarse en aspectos fundamentales de cada tarea, centralizar materiales de trabajo, colaborar sobre archivos en forma simultánea y conectar con cualquier miembro de cualquier equipo en manera inmediata.

En lugar de reuniones personales tediosas, interacciones necesarias, o inclusive rumores que puedan darse en la oficina, al momento de comunicar novedades o tareas, el teletrabajo es más eficiente. Existen plataformas que facilitan la circulación de información y el seguimiento de resultados de tareas mediantes KPIs específicas. Todas cuestiones que son al menos hasta el momento, muy difíciles de aplicar en “la vida real”.

2. Optimiza el control horario y los fichajes

Los horarios de entrada o de log-in log-out pueden observarse, medirse, controlarse y volcarse a la nómica con el uso de software, plataformas en línea e incluso aplicaciones. Sin soporte físico, el ingreso a la “oficina” puede hacerse directamente desde el móvil.

Al existir menores distracciones por encontrarse el trabajador en la comodidad de su casa, resulta más fácil que este pueda dedicarse con mayor intensidad a sus labores. Aprovechar mejor el tiempo y al mismo tiempo contar con herramientas que faciliten el time-tracking, es una gran virtud del trabajo remoto.

3. Disminuye el estrés y aumenta la productividad

El teletrabajo impacta de manera directa en la salud. De acuerdo con un estudio de Staples, compañía líder en suplementos de oficina, el 75% de los jefes y jefas que implementan el teletrabajo notan a sus empleados más felices. En el mismo sentido, reportan un 37% menos de absentismo y un 48% aseguran encontrarse de mejor ánimo.

La causa principal sería evitar los largos trayectos hacia la oficina, la posibilidad de compartir tiempo con convivientes y familia, y también, de poder tener dietas balanceadas y sanas al comer en casa.

4. Contribuye al control de gastos

El volumen de ahorro es significativo al prescindir de una oficina tradicional. No solamente desaparecen los costes de alquiler, servicios, mobiliario y alimentos, sino además el riesgo de accidente laboral y todo lo que esto implica.

El trabajador trabaja con sus propias herramientas e inclusive, si la ley de teletrabajo estableciera que estas deben ser provistas por la empresa, aun así los costes son menores en relación a la modalidad de empleo presencial.

5. Es ideal para la captación de profesionales calificados

Según un reporte de la plataforma Buffer sobre una muestra de 2.500 trabajadores altamente calificados del sector de tecnología e informática, el 99% indicó que prefiere el teletrabajo al trabajo tradicional. En el mismo sentido lo consideran uno de los grandes beneficios de su puesto laboral actual y un factor definitorio al momento de desarrollar sus capacidades profesionales dentro de una organización y mejorar la experiencia laboral en general.

De esta manera el trabajo remoto constituye, además de naturalmente el salario percibido y lo que se conoce como “salario emocional”, uno de los atractivos más interesantes mientras mayor especificidad, expertise y trayectoria en un campo determinado tiene el trabajador.

¿Cómo se logra el bienestar laboral en teletrabajo?

De por sí, el teletrabajo tiene cuantiosos beneficios sobre los trabajadores y las empresas, gracias a la flexibilidad y a la libertad en lo que respecta a horarios. Los problemas sin embargo, emergen cuando el teletrabajo se convierte en casi una obligación por no disponer de las oficinas tradicionales ni contar con espacios de recreación fuera de casa.

En este escenario el riesgo de burnout es alto, ya que todos los miembros de una organización pasan demasiadas horas frente al ordenador. Sin autodisciplina, es muy fácil que se desdibujen los límites entre la vida personal y la vida laboral, por lo que promover la desconexión digital será primordial.

Afortunadamente existen maneras en las cuales desde las empresas es posible incentivar a los trabajadores para que tengan una correcta “higiene mental”.

• Desalentar las comunicaciones fuera de hora.
  No solamente se trata de no conectar con los empleados una vez que se han desconectado, sino de no responder a mensajes que se reciban por parte de ellos en horario no laboral. Esto contribuye a generar un hábito y por lo tanto una cultura donde la rutina laboral ordena y organiza la vida personal.
• Incentivar los breaks para almorzar bien definidos.
  Por falta de costumbre o por comodidad, existen quienes desde casa pierden valiosas horas de trabajo en la cocina que luego deben compensar y otros que directamente no incurren en almorzar. Ambos comportamientos afectan no solo el desempeño sino la salud, por eso una buena idea es fijar un horario de corte de común acuerdo para incentivar este aspecto.
• Controlar las tareas sin invadir la privacidad.
  Las empresas están en derecho de poner monitorear las actividades de sus trabajadores, saber si cumplimentan sus objetivos y cómo gestionan su tiempo, pero esto nunca debe sobrepasar los límities de su privacidad ni vida personal y de hecho así lo establece la ley de teletrabajo.

Bienestar laboral y productividad en teletrabajo

El bienestar laboral en el teletrabajo y la productividad en teletrabajo son dos elementos que no pueden entenderse por separado. Trabajar dentro de casa, sobre todo para aquellos que no tienen el hábito o se encuentran en empresas en proceso de digitalización, puede ser un verdadero desafío.

La falta de una rutina que se sienta rigurosa, como sucede cuando debemos trasladarnos a la oficina, de contacto humano, y la posibilidad de distraernos con nuestros convivientes, afectan al bienestar laboral y por lo tanto a la productividad.

En el sentido contrario, el sentimiento de pertenencia, contención, sentir que no solo se trabaja para percibir un salario sino  que se forma parte de algo “más grande”, en trabajao tradicional y en teletrabajo se traducen directamente en el aumento de la performance de los empleados.

Mira este vídeo sobre bienestar laboral en teletrabajo

No te preocupes si no tienes tiempo de leer, hemos resumido lo más importante que debe saber en esta píldora de recursos humanos, solo para ti.

Desventajas del teletrabajo para empresa

Aunque los beneficios del teletrabajo para empresas son múltiples, lo cierto es que también existen una serie de factores que pueden operar en el sentido opuesto. Esto sobre todo, cuando la implementación del trabajo remoto no se ejecuta apropiadamente o no logra coincidir con la cultura de la empresa.

• Es difícil de regular al no existir legislación al respecto

A pesar de la pandemia y de que la gran mayoría de las organizaciones se han volcado a esta modalidad, lo cierto es que (como suele suceder) la realidad va por encima de la legislación. Es por este motivo que varios aspectos de la vida laboral a distancia quedan sin supervisión.

Desde la gestión de horarios, hasta la desconexión por parte del empleado, pasando por los “accidentes laborales” en casa, mucho de esto debe improvisarse sobre la marcha y puede generar serios inconvenientes.

• Obliga a implementar medidas de ciberseguridad estrictas

El hecho de que cada trabajador utilice su equipamiento personal (ordenadores y móviles) para sus tareas, sin duda significa una importante reducción de costes. Pero al mismo tiempo significa que potencialmente, información y datos sensibles de la empresa estarán transitando espacios no tan seguros como los servidores y equipos propios.

Una buena idea es optar por un soporte virtual y software de seguridad que sean útiles para evitar cualquier tipo de pérdida o filtración de datos. Aunque lo ideal es siempre aportar las herramientas de trabajo para evitar correr este tipo de riesgos.

• Puede afectar el engagement laboral

Aunque la tecnología pueda acortar distancias, lo cierto es que probablemente nunca puedan las interacciones virtuales equipararse a las reales. Sobre todo teniendo en cuenta que la mayor parte de la información que compartimos al comunicarnos es no verbal.

Estar lejos de colegas y supervisores, o quizás nunca llegar a conocerlos en persona, puede generar una sensación de desconexión con el entorno y sumar un gran obstáculo al momento de sentir pertenencia a la empresa por parte del trabajador. Todo esto se traduce en menor vinculación con los objetivos de la organización.

• Dificulta el aprendizaje

Conocer, recibir, incorporar y aplicar información nueva no es un proceso pasivo. Al momento de adoptar nuevos conocimientos, la interacción social juega un rol fundamental. Desde la observación hasta la capacidad de conocer diferentes perspectivas sobre un mismo proceso, no existe un proceso de aprendizaje sin vínculos humanos de por medio.

A pesar de que la virtualidad facilita los lazos, lo cierto es que limita otros aspectos asociados a compartir el mismo espacio-tiempo con otros pares. Esto puede dificultar tanto la adopción de la cultura de la empresa durante el onboarding como la implementación de nuevas formas de trabajo.

• Puede afectar el trabajo en equipo

Retomando los puntos anteriores, es decir teniendo en cuenta cómo puede limitarse el aprendizaje y restringirse el engagement, el teletrabajo puede reforzar altamente la individualidad y el ownership de las tareas. Pero no sin quitarle algo de valor al trabajo en equipo.

Si bien esto puede subsanarse con el uso de plataformas específicas y desarrollando un plan de integración en este sentido, lo cierto es que esta puede ser una de las mayores desventajas del teletrabajo.

Cómo evitar la fuga de talento si tu empresa no puede ofrecer el teletrabajo

Puede haber trabajadores a los que les desmotive la imposibilidad de ofrecer teletrabajo. Y, en un entorno cada vez más competitivo para atraer talento, es clave posicionarse en la vanguardia de las tendencias laborales, sobre todo para evitar la fuga de talento a otras empresas que sí ofrecen este tipo de motivaciones e incentivos.

• Formación online y personalizada

Sobre todo para motivar al trabajador es necesario un plan de carrera donde vea que puede progresar dentro de la empresa. Además, la adopción de nuevas tecnologías da lugar a nuevas necesidades formativas, por ejemplo, a través del microlearning. Por ello los departamentos de Recursos Humanos deben diseñar planes de formación online según las necesidades de cada puesto.

• Políticas de conciliación

Las políticas de conciliación laboral pueden suponer razones de peso para retener a los empleados. La empresa tiene que estar abierta a flexibilizar horarios para que sus trabajadores puedan atender a sus hijos o a personas dependientes o mayores. Todas estas necesitarán al trabajador para que les cuide y además con los niños está la posibilidad de cierre de colegios y guarderías.

Por ello, tener a mano una estrategia de retribución flexible que facilite estos aspectos podría ser fundamental a la hora de prepararnos ante la integración de este concepto en nuestros equipos.

• Fomento de la comunicación

Los departamentos de Recursos Humanos deben fomentar la comunicación para transmitir seguridad a la plantilla, que se sientan valorados y parte de la empresa. De esta forma se sentirán más comprometidos. Una manera clara de trabajar este aspecto es a través de un plan de comunicación interna en una empresa.

Sin embargo, trabajar con herramientas que nos permitan comunicarnos entre equipos de manera instantánea será un factor primordial a la hora de prepararnos para trabajar en remoto.

• Compensaciones y beneficios

En esta época de pandemia es posible que se requiera más esfuerzo por parte de los trabajadores, de tal forma que es importante que vean valorada esa dedicación. Los empleados que ven su trabajo reconocido se comprometen más que los empleados de las empresas que no les ofrecen ninguna recompensa.

Por ello, es importante tener claro que el teletrabajo no es la única herramienta para alcanzar el bienestar laboral. Más aún en un escenario donde cada vez más florecen beneficios que mejoran la marca de un proyecto y cautivan más a los profesionales.

Consejos para implementar el teletrabajo

Con sus ventajas y desventajas, lo cierto es que el teletrabajo ha dejado de ser una “tendencia” en recursos humanos para convertirse en una realidad. Es por eso que si estás pensando en la posibilidad de adoptar esta modalidad (ya sea parcial o totalmente), te damos consejos que no deberías pasar por alto.

Equilibra la vida personal y profesional

• #1 – Crea una rutina: no debemos olvidar el aseo y arreglarnos, por ello es importante ducharnos y cambiarnos el pijama (y no trabajar con él puesto). A la hora de desayunar o comer es recomendable no hacerlo delante del portátil y tomar los descansos necesarios, que también se puede hacer de manera virtual con los compañeros.
• #2 – Crea horarios de inicio y fin de la jornada laboral: el hecho de trabajar desde casa no debe significar que estemos más horas de las que tocan. Si no definimos una hora de inicio y fin, alargaremos mucho la jornada laboral.
• #3 – Establece buenos hábitos alimentarios y de ejercicio: hay muchas aplicaciones y vídeos en Youtube que pueden ayudar a comer bien y a mantenerte en forma en casa. Es necesario variar las actividades y mantenernos en forma para evitar los efectos psicológicos del confinamiento.

Apaga el sentimiento de soledad

• #1 – Utiliza canales de trabajo como Slack: ahora no tenemos a nuestros compañeros cerca para hacerles una consulta, pero podemos hacerlo a través de herramientas de trabajo online.
• #2 – Organiza reuniones más a menudo: si crees que la comunicación no es fluida mediante mensajes, aprovecha las aplicaciones para hacer videollamadas y programa más reuniones online.

Elimina la sensación de improductividad

• #1 – Establece un buen lugar de trabajo: si nunca hemos realizado el teletrabajo es posible que tengamos que improvisar una oficina. Para ello, es importante encontrar una habitación tranquila, sin distracciones y con una estructura adecuada (mesa, silla y buen Internet). Si es posible, se debe evitar usar el dormitorio y, mucho menos, la cama.
• #2 – Distribuye tu tiempo en bloques: cada caso es un mundo, pero si sabemos que por la mañana somos más productivos que al final del día, es mejor centrar gran parte del trabajo durante esas horas y por la tarde dejarnos las tareas que sean más mecánicas.
• #3 – Lucha por una buena convivencia: puede llegar a ser difícil decir “no” a las personas con las que compartimos casa, como nuestros hijos, padres, mascotas o pareja, pero es muy importante establecer límites para una buena relación.

Centraliza procesos con un Software de RRHH.

Una parte esencial del teletrabajo, como ya hemos mencionado, es la virtualidad. Prescindir del papel no solo es fundamental sino que ni siquiera es una posibilidad en el homeoffice, ya sea optativo o por reconfinamiento. Es por esto que es vital contar con una plataforma donde se pueda concentrar tanto la documentación como las informaciones sobre nóminas, vacaciones, fichajes, absentismos, etc.

Podcast: ¿Cómo la tecnología mejora el employee experience en el teletrabajo?

¿Por qué apostar por el teletrabajo?

En un artículo David Bonilla, la voz detrás del newsletter semanal La Bonillista, alentaba a las empresas españolas a experimentar con el trabajo remoto. El trabajo remoto, seguía David, no implica simplemente estar en otro lugar, sino que representa un cambio radical de paradigma laboral.

Según David, la mayoría de las ventajas del trabajo remoto tienen que ver con el ahorro de costes que significa tener un colaborador externo en lugar de en nómina. “Pero para mi la principal ventaja en un mercado donde la demanda de trabajadores cualificados supera con mucho la oferta disponible es la posibilidad de encontrar y contratar talento en todo el mundo al que, de otra forma, no podrías llegar”.

Compromiso, procesos y herramientas para la colaboración

Cuando hablamos de flexibilidad horaria y políticas de vacaciones innovadoras, nos referimos a visiones del trabajo ancladas en la libertad del trabajador, y el compromiso (tanto de él como de la organización).

Las empresas que funcionan de esta manera, son organizaciones en las que estar en la oficina o no estar, es prácticamente irrelevante. Da igual si uno está en Madrid, Buenos Aires o Timbuktu. La verdadera cuestión es cuáles son los procesos necesarios para asegurar que los equipos logren comunicarse de manera efectiva y coordinar el trabajo.

Si visitas alguna startup tecnológica te sorprenderás que incluso con todo el equipo en la oficina, la mayor parte de la comunicación ocurre por chat. A menos que haya un equipo de ventas, claro.

“No hay que intentarlo, hay que hacerlo. Da igual que sólo una parte del equipo trabaje en remoto unos pocos días a la semana. Para que funcione, se debe trabajar siempre como si se hiciera en remoto” me explicó David cuando me enteré de su nuevo rol: CEO en Comalatech, una empresa 100% remota.

“Se debe trabajar siempre como si se hiciera en remoto. Es decir, intentando identificar e ir eliminando gradualmente cualquier proceso o interacción laboral que no pudiera hacerse en remoto, aunque luego todo el mundo esté en la misma oficina”.

Cómo digitalizar una empresa para implantar teletrabajo

1. Ten una política de teletrabajo bien articulada

Asegúrate de tener una política de teletrabajo claramente articulada junto con un plan y un programa de comunicaciones, presupuesto, capacitación y soporte para garantizar un acceso a internet suficiente donde que el trabajador trabaje de forma remota.

La preparación de guías de inicio rápido, como las que se usan con las tecnologías de consumo, son de gran ayuda para eliminar la curva de aprendizaje inicial de cualquier herramienta o tecnología nueva. 

Organizar a los usuarios avanzados para apoyar a los nuevos trabajadores remotos, responder preguntas y compartir técnicas también es de gran ayuda. Normalmente, todo esto es parte de un programa general de trabajo remoto, pero puede estar separado según quién sea responsable de proporcionar diferentes servicios dentro de tu organización.

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2. Crea una base segura y efectiva para el acceso digital remoto

Ya tienes creada una política para teletrabajar, así que lo siguiente es proporcionar acceso seguro a los recursos de IT dentro de la empresa, así como a internet, generalmente a través de un proveedor de internet y una red privada virtual.

No asumas que los trabajadores tienen un acceso online adecuado en el hogar o en otro lugar. Si bien muchos lo harán, algunos no tendrán un servicio fiable o lo suficientemente rápido o solo un dispositivo móvil. Examina rápidamente o recopila datos de los trabajadores incluidos en tu estrategia de trabajo remoto y determina dónde están las brechas. Esto puede ser especialmente importante para los trabajadores que viven en áreas más rurales.

Uno de los puntos ciegos más grandes es saber cuánto ancho de banda necesitarán los trabajadores para ser productivos de manera óptima. Lo rápido que vaya determinará la productividad del trabajo en remoto. Más significativamente, los tipos de aplicaciones que se usan regularmente, especialmente las conferencias web y de vídeo, también pueden determinar las necesidades de ancho de banda.

3. Utiliza dispositivos remotos de trabajo

Hay dos bifurcaciones principales en el camino cuando se trata de dispositivos.

a) Los trabajadores pueden usar el suyo, lo cual es un riesgo de seguridad mayor, pero bastante más barato y más rápido de implementar si sus dispositivos están a la altura de la tarea

b) Una empresa puede proporcionar los dispositivos que se necesitan para teletrabajar. Las organizaciones pueden alquilar, arrendar o comprar dispositivos según corresponda para aquellos que no los tienen o si estos no son adecuados.

¿Qué dispositivos se necesitan?

Presumiblemente un smartphone y un ordenador o tablet, además de cualquier hardware de acceso a Internet. Pero serán tus requisitos comerciales específicos los que dictarán lo que se necesita. Además, al proporcionar una estrategia de trabajo remota superior, hay una serie de accesorios que pueden mejorar enormemente la experiencia, con un coste mínimo. Éstas incluyen:

• Una cámara web para conferencias web. Si el dispositivo informático base del trabajador no tiene una, 720P es la resolución mínima aceptable para obtener resultados de calidad, pero eso generalmente es el estándar hoy en día en la mayoría de las cámaras web.
• Unos auriculares de alta calidad o auriculares con micrófono. Si bien los trabajadores casi siempre tienen auriculares, te sorprenderías de cuántos no tienen micrófonos lo suficientemente buenos en sus auriculares para conferencias telefónicas o web.

4. Utiliza programas que faciliten teletrabajar

Aprovecha tecnologías como Zoom, Slack, Microsoft Teams, GoToMeeting, todas las herramientas que provee Google, etc. Todo ello para mejorar y enriquecer la colaboración desde casa.

Como responsable de Recursos Humanos, además, necesitarás un buen programa de gestión documental y control horario que te permita seguir realizando tus labores fuera de la oficina, y que permita fichar a los teletrabajadores. Además, también necesitarás tener habilitada la firma digital para poder hacer cualquier proceso desde la distancia y solo con necesidad de un dispositivo conectado a internet.

Acceso remoto seguro a activos empresariales y servicios online

Por lo general, esto es proporcionado por una solución de red privada virtual (VPN), que se encuentra en el PC, portátil o dispositivo móvil y crea una conexión de red encriptada que hace que sea seguro para el trabajador acceder a los recursos de IT dentro de la organización y en cualquier otro lugar de Internet u otras redes.

En general, el trabajador nunca debe hacer ningún trabajo para la organización sin que la VPN en sus dispositivos esté encendida. Esto incluye servicios online en Internet. La VPN garantiza un mayor nivel de seguridad entre el trabajador remoto y el servicio, por lo tanto, tu política de uso de VPN debe ser clara sobre lo que los trabajadores pueden hacer con la VPN encendida y apagada.

Tecnoestrés y teletrabajo: cómo evitarlo

En sí, el concepto de tecnoestrés fue adoptado por diferentes especialistas de la salud mental y psicología social. Pone de manifiesto las consecuencias negativas sobre el bienestar personal pero sobre todo el bienestar laboral de las personas.

Tanto la invasión de la tecnología de la información así como en la falta de conocimiento para gestionarla, se combinan en detrimento del desempeño laboral, perjudicando los niveles de productividad en el trabajo.

 Tecnoestrés laboral, definición

En general existen consenso entre especialistas en definir el tecnoestrés como un fenómeno sobre la salud experimentando por los usuarios de instrumentos y plataformas de tecnología de la información y comunicación (TICs).

En el mismo sentido, existen dos variantes del tecnoestrés que a lo sumos pueden combinarse. Por un lado tenemos la poca capacidad o conocimiento sobre herramientas tecnológicas que puedan generar frustración en el ámbito profesional.

Por otra parte y, lo que sucede con mayor frecuencia, es que la sobreexposición con la tecnología pueda resultar invasiva de todos los aspectos de la vida. Esto último es lo más usual y lo que se observa desde la aparición de las redes sociales.

Asimismo, dentro del fenómeno del tecnoestrés existen lo que se conocen como factores estresores. Es decir, fuentes de estrés asociadas que hacen que emerja esta problemática en la vida de quienes la padecen. De acuerdo a un informe de la publicación especializada, Frontiers in Psychology, se pueden enumerar en:

1. Sobre uso: la sobre carga de estímulos y exigencias para trabajar aportando más y mejores resultados en el menor tiempo posible.
2. Invasión: cuando no existe una división entre la vida personal y la vida profesional debido a la accesibilidad de la tecnología.
3. Complejidad: el uso de tecnologías nuevas o sobre las que se tiene poco entrenamiento, genera sentimientos de incompetencia.
4. Inseguridad: el auge de la automatización, robotización y uso de la inteligencia artificial, hace que los trabajadores teman por su continuidad laboral.
5. Incertidumbre: la constante actualización y nuevas exigencias asociadas a la tecnología, perturba a los usuarios.

Qué síntomas provoca el tecnoestrés

Como no estamos hablando de una “enfermedad” o un padecimiento específico sobre la salud, no existe tal como como un cuadro de sintomatología. Pero sí, podemos diferenciar los efectos y en el corto, mediano y largo plazo que ocasiona el tecnoestrés.

En general, el principal diferenciador es lo que se conoce como “intoxicación” por exceso de información. Se trata del malestar frecuentemente asociado con el padecimiento de altos niveles de ansiedad sobre la realidad y el futuro, producto de consumir o estar expuestos a altos niveles de información que sobrepasan la capacidad de la persona de procesarla.

Esta información puede provenir de fuentes externas no relacionadas con el trabajo, como las redes sociales, o bien puede tratarse de la combinación entre la sobre carga de tareas laborales las cuales se deben ejecutar o se comunican mediante plataformas digitales.

Tipos de tecnoestrés

Existen tres clasificaciones diferentes al momento de considerar el padecimiento del tecnoestrés que puede clasificarse en tres grande ramificaciones las cuales inclusive, son susceptibles de ser medidas en términos de medicina laboral.

• Tecnoansiedad: se trata de una activación nerviosa no placentera asociada con la resistencia o incluso aversión a utilizar tecnología o inclusive hablar de ello.
• Tecnofatiga: afecta la capacidad de las personas de tomar decisiones sin depender de herramientas informáticas. Está íntimamente relacionada con el uso de Internet y redes sociales. Puede provocar irritabilidad y enojo, e inclusive dolores musculares.
• Tecnoadicción: asociada a la necesidad imperiosa e incontrolable de utilizar herramientas o tecnología para recibir información. Es lo que comúnmente se conoce como FOMO (fear of missing out) o “miedo a perderse de algo”, en castellano.

Causas del tecnoestrés

El tecnoestrés considerado un padecimiento moderno, propio de nuestros tiempos. Se le atribuye su aparición a la baja capacidad de respuesta humana ante el volumen de estimulación que generan las TICs, especialmente el Internet.

La principal causa del tecnoestrés es la constante evolución y actualización de las plataformas de comunicación e informática, que abruman la capacidad de las personas de asimilar (desde un punto biológico) lo que sucede a nivel de actividad neuronal.

Todo esto partiendo de la base de que los seres humanos no estamos “diseñados” para tal fin y debido a esto, se originan respuestas fisiológicas poco satisfactorias frente al uso intensivo de estas herramientas. Esto se traduce directamente en la falta de un entrenamiento específico para (en el caso de las generaciones mayores) aprender a utilizar dichos instrumentos.

Si a todo eso el significativo aumento de la carga laboral generalizada en todos los trabajos independientemente del rango o industria, la combinación ocasiona el tecnoestrés que en el largo plazo, puede traducirse en lo que se conoce como “burnout” o fatiga profesional, que se traducen en bajo rendimiento laboral.

Tecnoestrés en el teletrabajo

Una de las principales causas del tecnoestrés en el teletrabajo es la invasión a la privacidad de los trabajadores o a su tiempo fuera del horario laboral, bajo la errada filosofía de que los empleados deben estar “siempre disponibles.”

Precisamente esto último se ha hecho más palpable durante los últimos meses debido a la crisis que supuso el Covid-19, la cual obligó a la digitalización de las empresas, sin una preparación o protocolo apropiado.  Sin un liderazgo apropiado que pueda anteponer el bienestar y satisfacción de los trabajadores, es muy fácil que las tecnologías de la información en función del trabajo se convierten en “agentes invasores” de la cotidianeidad.

Tanto así que la recientemente sancionada ley de teletrabajo, establece en uno de sus artículos la obligatoriedad para las empresas, de garantizar a sus empleados el llamado “derecho a la desconexión”. En pocas palabras, poder separar la vida profesional del teletrabajo a pesar de estar a unos clicks de distancia.

Tecnoestrés y productividad

La productividad se puede entender como el resultado entre la ecuación en la que se miden resultados que surgen de una labor determinada, comparados con el tiempo, esfuerzo y recursos que demanda un empleado.

Para establecer en qué situación se encuentra la productividad de un trabajador, desde recursos humanos se implementan evaluaciones de desempeño. Naturalmente a mayor productividad, más probabilidades de que la evaluación arroje resultados positivos.

Unas de las áreas donde más afecta el tecnoestrés es precisamente la productividad laboral. Pero esto sucede siempre y cuando, como mencionamos anteriormente, la interacción con la tecnología supere o abrume la capacidad de autogestión emocional y cognitiva de los trabajadores. Y además, cuando esta logra romper las barreras que separan el ámbito laboral del personal.

Otro aspecto a tener en cuenta es la manera en la que, independientemente de lo profesional, los trabajadores se vinculan con la tecnología. En un estudio de la Universidad de Walden se expone un 46% de encuestados sobre los efectos del tecnoestrés en la productividad se consideran adictos al móvil.

Como evitar el tecnoestrés

Esta debería ser una tarea prioritaria en cualquier empresa, independiente de si se aplica una modalidad de trabajo presencial, a distancia o mixta. Salvaguardar la salud de los trabajadores y desarrollar planes que prevengan cualquier tipo de fenómeno que pueda afectar su satisfacción y desempeño, es algo que no podemos dejar de tener en cuenta.

Algunas ideas que puedes comenzar a implementar hoy mismo, son:

• Optimizar la comunicación interna
  Evitar por completo conectar con nuestros trabajadores fuera de horario es vital para prevenir el tecnoestrés. Para que esto suceda, todos los empleados y equipos deben estar al tanto de las últimas novedades, lo que significa apostar por un plan de comunicación interna pertinente para tal fin.
• Apostar por programas de capacitación
  Dependiendo del tipo de empresa pero sobre todo en aquellas que se insertan en el ámbito de la tecnología, es habitual introducir nuevas plataformas, herramientas y prácticas. Generar espacios para que los trabajadores sean debidamente introducidos a ellas puedan aprender apropiadamente acerca de su uso es siempre una buena idea.
• Actualiza las políticas de empresa
  Es ideal optar por medidas de seguridad e higiene en el trabajo que, además de aquellos ítems obligatorios por ley, incluyan el uso de las tecnologías de la información con el fin de contar con una cultura de empresa a favor de la integridad física, emocional y psicológica de los trabajadores, donde el uso de TICs esté debidamente estandarizado.

Cómo afrontar el tecnoestrés

Lo primero y fundamental que deberás tener en consideración al momento de combatir el tecnoestrés, es que debes saber si realmente es un problema en tu plantilla. Para eso, es primordial que realices una encuesta de motivación, la cual puedes realizar desde tu software de rrhh o bien, cara a cara con tus trabajadores.

Una vez hecho esto y si, efectivamente, tus empleados padecen de tecnoestrés, puedes promover las siguientes medidas en tu empresa:

• Elimina el multitasking.
  Aunque goza de buena reputación, está comprobado que no es posible enfocarse en varias tareas a la vez y obtener buenos resultados. Es preferible incentivar lo que se conoce como “Deep focus” o concentración profunda, en una tarea en particular que sea terminada en su debido tiempo y con los resultados esperados.
• Aplica y estimula el time blocking.
  Relacionado con lo anterior, es una excelente iniciativa evitar reuniones innecesarias para despejar las agendas de tus trabajadores y que, de esta manera, puedan realizar tareas en “time blocking” o bloqueando horas. Esto significa destinar 2, 3 o 4 horas de la jornada para un proyecto o fin particular, sin interrupciones.
• Monitorea el uso de pantallas.
  No se trata de invadir la privacidad de los trabajadores sino sondear en qué plataformas pasan más tiempo y cuánto de ese tiempo puede aprovecharse de maneras más eficientes, no solo para la empresa, sino para ellos mismos.

El tecnoestrés es potencialmente una enorme fuente de insatisfacción laboral y frustración laboral en el ambiente de trabajo. Sin embargo, existen múltiples métodos para poder evitarla y desarrollar mecanismos que nos ayuden a desarrollar nuestras tareas con la tecnología y no supeditados por ella.

Cómo adaptar un espacio de trabajo de oficina

Por supuesto, hay tantas oficinas como empresas y cada una tendrá una forma única de resolver y adaptar sus espacios de trabajo. Pero en líneas generales, algunas recomendaciones interesantes incluyen:

• Incluir una estación desinfectante.
  En el ingreso del edificio o las instalaciones, es importante contar con uno o varios dispensers de gel o lociones sanitizantes, toallas que húmedas que puedan servir para desinfectar objetos e inclusive, cobertores o fundas para el calzado. Este tipo de estaciones deben replicarse en áreas comunes. Ofrecer mascarillas a todos los empleados y visitantes, debe ser prioridad.
• Ser estrictos con el aforo limitado.
  Controlar la cantidad de personas en un mismo espacio, plantear reglamentos claros al respecto y comunicarlos internamente en forma concisa es fundamental. Del mismo modo es interesante pensar en turnos rotativos y en la implementación de señalética para garantizar la distancia social en pasillos y sitios de tránsito.
• Flexibiliza tus instalaciones.
  Si a las limitaciones establecidas sumamos la obligación de usar formas de trabajo tradicionales, esto operará en detrimento de la calidad de vida y por tanto la productividad del empleado. Optar por mobiliarios cómodos que sirvan para relajarse y distenderse, contribuye al bienestar laboral.
• Prioriza la calidad del aire.
  Además de espacios ventilados y bien refrigerados es fundamental considerar la opción de adquirir dispositivos para la purificación y humificación de los ambientes.

El espacio de trabajo híbrido

Ni 100% remoto, ni 100% presencial. A pesar de que el teletrabajo fue el protagonista en 2020, con el retorno a la nueva normalidad y el advenimiento del mundo post-pandemia, la recuperación de la cotideaneidad puso de manifiesto dos nociones radicales.

La primera, que claramente contamos con tecnologías lo sufiecientemente capaces como para coordinar tareas, equipos y empresas enteras desde un solo lugar. La segunda, que el aislamiento social y la falta de contacto humano, afectan la psiquis y la performance de los trabajadores. De aquí que muchos hayan comenzado a retornar las oficinas pero manteniendo algunos días de trabajo remoto.

Esto dio como resultado el nacimiento del trabajo «híbrido» que, básicamente, se trata de desarrollar un modelo de jornada laboral mixto donde días de presencialidad se intercalan con días en romoto.

De acuerdo con un reporte de la consultora estratégica internacional, McKinsey and Company, sobre una muestra de 800 ejecutivos de empresas un 38% aseguró que implementará el trabajo híbrido después de la pandemia.

De hecho, el mismo informe recopila datos tales como que la entidad financiera JP Morgan, ya anunció que pondrá en marcha un plan de trabajo híbrido de 3 días por semana en remoto y 2 presenciales, para sus más de 60 mil empleados en todo el mundo.

Problemas en la gestión documental durante el teletrabajo

La dependencia excesiva del papel en las empresas tiene los siguientes problemas:

1. El teletrabajo imposibilita la gestión documental con archivos físicos

En la situación actual, muchos empleados están en sus casas trabajando. Si ellos necesitan que les emitas un documento, no pueden ir a tu despacho a pedirlo. Lo mismo ocurre si desde Recursos Humanos necesitáis algo de ellos.

Es muy frecuente que Recursos Humanos pida a la plantilla que firme documentos como contratos, abandonos voluntarios de la empresa o despidos, entre otros. Esto se puede hacer cuando está implantado el teletrabajo con la firma digital.

2. Disminución de la productividad y pérdida de tiempo

Tener gran cantidad de documentos en papel es un enemigo de la productividad por dos razones:

• Se ocupa demasiado espacio almacenando y, si nos ponemos a revisar, muchos de esos documentos no sirven, bien por ser demasiado antiguos o bien por estar duplicados.
• Cuanta más cantidad de papel hay, más difícil es buscar lo que sea y más tiempo se emplea buscando.

En definitiva, la ausencia de papel mejora la productividad porque es más fácil tanto ordenar como buscar en formatos digitales. Por tanto, el tiempo que se ahorra buscando sirve para adelantar más trabajo.

Ahora bien, no siempre los formatos digitales ayudan a ahorrar tiempo de búsqueda.

Si en tu ordenador tienes instalado Microsoft Office seguro que creas y almacenas todos los días muchos archivos en Word y Excel. Hay que ir nombrando y almacenando con mucho orden todos los archivos para que sean fáciles de encontrar cuando los necesites.

Si antes tenías muchos papeles, ahora tienes muchas carpetas y archivos. Aquí insistimos, cuidado con el orden porque cuando hay muchos archivos en un ordenador es posible que se te olvide qué nombre les pusiste y entonces la búsqueda se complica.

Esto mismo ocurre cuando se almacenan archivos en la nube (OneDrive, Google Drive o Dropbox).

3. Daño al medioambiente

Todo el papel que se utiliza se acaba desechando. Cuanto menos papel gastes, menos árboles se talarán. Hace tiempo esto no tenía importancia, pero ahora la Responsabilidad Social Empresarial se está aplicando en muchas empresas, lo cual lleva consigo el análisis del impacto ambiental que las compañías tienen sobre sus entornos.

Tanto para reducir la cantidad de papel como para intercambiar información y documentación entre el departamento de Recursos Humanos y el resto de la plantilla, la mejor solución es un software de gestión de Recursos Humanos que ofrezca las opciones que necesitas.

La elección del software adecuado requiere el siguiente análisis por parte del departamento de Recursos Humanos:

• #1 – En primer lugar, se trata de saber qué queremos que haga el software.
• #2 – Una vez hecho esto, hay que conocer las posibilidades que ofrece el mercado y comparar funciones y precios.

Cómo gestionar empleados en remoto

Ya desde casa, en un coworking de la ciudad o en otro continente, hay varios factores que hacen posible que los empleados puedan trabajar como si estuvieran en una misma oficina. Cuando los equipos y las personas tienen flexibilidad en cuanto a cuándo y dónde trabajar, pueden reducir el estrés, las distracciones y adaptar su vida laboral a su situación personal y familiar.

El reto surge al intentar mantener un equipo robusto, que sea capaz de comunicarse eficientemente y preservar la cultura de la empresa cuando gran parte de las personas no coinciden en un mismo espacio. La buena noticia, tu empresa no es la primera en pasar por esto y hay muchas soluciones a este inconveniente.

1. Intégralo en el ADN de tu empresa

Si tomáis la decisión de permitir trabajo remoto o contratar empleados que trabajen fuera de la oficina es imprescindible crear una estrategia de comunicación y unas reglas claras para que los empleados entiendan las ventajas y retos del teletrabajo.

Un ejemplo sería que el teletrabajo ocasional esté permitido siempre y cuando se haya notificado con antelación a través de Factorial y previa aprobación de un responsable.

Si es la primera vez que se habilita esta opción en la empresa, lo ideal sería ofrecer una breve introducción a todo el equipo en la que además de explicar cómo solicitarlo y que se den pautas de cómo trabajar cuando parte del equipo no coincide en una misma franja horaria.

La clave para una estrategia de empleados remotos exitosa es crear una cultura donde todos los empleados reconozcan los desafíos y ventajas del trabajo remoto.

Si los empleados que trabajan en la misma oficina no entienden el valor del trabajo remoto, o cómo manejar los desafíos de colaborar con compañeros trabajando en remoto, ambos grupos y su trabajo pueden sufrir. Este punto suele ser decisivo para las empresas que intentan establecer este nuevo tipo de trabajo.

2. Predica con el ejemplo

Puede que no sea fácil perder la pista del desempeño, los desafíos o las necesidades cotidianas de los trabajadores remotos. Pero debes trabajar para que los trabajadores remotos sean siempre una prioridad en la empresa».

Los líderes deben velar por las necesidades de los empleados remotos. Entre otras cosas es importante que llamen a los empleados remotos para que hablen durante las reuniones y que les proporcionen las herramientas y la tecnología para que puedan participar. Un espacio silencioso, pantallas y un excelente equipo de sonido son imprescindibles. Una vez que se establece el precedente, el resto de la empresa debe seguir su ejemplo.

3. Adapta los “office perks”

Los trabajadores remotos tienden a perderse las pequeñas ventajas de estar en la oficina, como los desayunos, la fruta y otras actividades divertidas. Dado que las ventajas contribuyen a la moral de los empleados, deben poder replicarse estos beneficios para los trabajadores remotos. Es cuestión de echarle imaginación.

En realidad no sólo son perks materiales. Los empleados que no están presentes en la oficina pueden echar de menos también pequeñas conversaciones con los compañeros que les permitan entablar una amistad o intercambiar información sobre el trabajo.

En muchas empresas se han empezado a enviar pequeñas notas o newsletters internas con información relativa al equipo para que todos los empleados puedan saber qué sucede y se pueda construir una conciencia de grupo dentro del equipo.

4. Herramientas que mejoran la experiencia de trabajar en remoto

La comunicación cara a cara y las herramientas de colaboración en tiempo real son necesarias para que los empleados remotos y en la oficina sean más eficientes y productivos. «Tener las herramientas adecuadas permite a las personas comprometerse con la experiencia remota».

Aquí algunas de las herramientas más populares que los expertos recomiendan invertir:

• Ordenadores portátiles equipados con cámaras web o cámaras web separadas para ordenadores de escritorio
• Wifi de gran velocidad o conexión a internet por cable para evitar retrasos y llamadas perdidas
• Pantallas grandes y cámaras en salas de reuniones más grandes para que todos puedan ser vistos
• Auriculares / micrófonos para mejorar la calidad del sonido
• Un chat o comunidad interna, como Slack, Flowdock, etc.
• Unidades compartidas y almacenamiento en la nube para trabajar en documentos y evitar problemas de versión como Google drive
• Un sistema basado en la web como Factorial para facilitar las solicitudes de tiempo libre, vacaciones, bajas y comunicarse con todo el equipo.

Cómo realizar un proceso de selección en modalidad remoto

En una nueva píldora de recursos humanos comprimimos todo lo que necesitas saber acerca del proceso de selección a la distancia. No te lo pierdas y recuerda suscribirte a nuestro canal de YouTube!

Proceso de selección remoto, ventajas y desventajas. 

Es sabido: aproximadamente el 93% del lenguaje es no verbal. Por lo tanto, cuando interactuamos con alguien más, su comportamiento físico, la entonación al hablar y sus gestos, aportan mucha más información que las palabras. 

Durante un proceso de reclutamiento presencial todos estos datos que revelan los candidatos, son vitales para evaluar su posible integración a la compañía. La actitud, predisposición, ánimo y/o sentido del humor, son valores personales que no pueden volcarse por escrito en un CV y que llegado el momento, hacen la diferencia en las dinámicas grupales.

Naturalmente este es uno de los grandes beneficios que aporta realizar el proceso de selección en forma personal: el contacto de primera mano con nuestro potencial empleado. Sin embargo, esto acarrea otros inconvenientes, ya que a menudo los plazos suelen prolongarse debido a exigencias de formalidades propias como:

• Firma de documentación necesaria para el alta laboral.
• El tiempo requerido para trasladarse a la oficina.
• Las exigencias propias del proceso de inducción.

El proceso de selección remoto, por su parte, naturalmente limita el contacto físico y la forma en la que podamos percibir nuestro candidato. Pero al mismo tiempo, permite que nos enfoquemos en forma más eficiente y dinámica en lo que de verdad importa sin rodeos.

Tanto así que según un informe de la consultora GFK (Growth From Knowledge), el 22% de las personas consultadas en España sobre una base de 27.000 personas, consideran que las interacciones virtuales son iguales de buenas que las reales. 

Plataformas de gestión de RRHH como Factorial posibilitan concentrar toda la gestión de altas de personal en un solo lugar. El envío, recepción y firma de documentos se puede realizar en minutos sin moverse de casa y además, conforme a la legislación vigente. Y esto acelera los plazos en forma notoria.

Por otra parte, las múltiples herramientas de mensajería y comunicación, resultan clave para acortar distancias. Nos ayudan a poder conectar con nuestro candidato como si estuviera en el mismo espacio físico.

Selección y contratación en modalidad teletrabajo, cómo hacerlo.

Sí, “para gustos hay colores” y las herramientas digitales permiten una enorme libertad al momento de seleccionar talento a la distancia. Pero cuando se trata de elegir a nuestro o nuestra próxima empleada, desde la experiencia podemos recomendar algunas ideas para garantizar un proceso eficiente y fluido para ambas partes.

Dónde y cómo encontrar talento.

El primer paso para poder conectar con nuestro candidato ideal en un proceso de selección remoto al 100%, es buscar en el lugar correcto. Los portales de empleo digitales pueden ser la opción más popular y tradicional, pero en tiempos de virtualidad plena no alcanzan para cubrir nuestras exigencias.

Lo ideal es enfocarse en redes sociales dedicadas a negocios y empleo, como LinkedIn, por una serie de razones.

• Puedes navegar por miles de perfiles (literalmente) en forma gratuita.
• Las redes permiten ver el lado profesional del candidato así como el personal.
• Es más sencillo corroborar su experiencia chequeando sus conexiones con otros usuarios.
• Puedes publicar tanto anuncios de empleo como vacantes abiertas desde el propio perfil de empresa.
• Es posible filtrar candidatos sin necesariamente llegar a una instancia de entrevista virtual.
  

Selección de personal con inteligencia artificial.

Una vez que hemos hecho la preselección y con la finalidad de optimizar nuestros recursos y optar por el mejor talento posible, obligadamente debemos apoyarnos en un software de selección de personal o ATS (Applicant Tracking Systems).  

Su principal función: filtrar a los candidatos según los parámetros que hayamos seleccionado. Este paso es fundamental para realizar una criba curricular en manera dinámica, eficiente y sin margen de error.

Cómo concretar una entrevista virtual para teletrabajo.  

Ya seleccionados los CVs del potencial talento que sumaremos a la empresa, llega el momento de pasar a la acción de la mano de un aliado indispensable: la videollamada. Como ya hemos establecido, esta herramienta no sustituye un encuentro personal, pero se acerca bastante.

Al momento de garantizarnos poder replicar la experiencia presencial en la virtualidad, hay algunas cosas que no podemos pasar por alto:

• Tiempo de respuesta.
  Idealmente el o la candidata debería ser fácil de localizar vía e-mail o llamada telefónica. En el mismo sentido, concertar una cita para una entrevista virtual, también. Esto habla no solamente de su interés por sumarse al equipo sino de sus habilidades organizativas en general.
• Uso de herramientas informáticas.
  HangOuts, Zoom, Jitsi, Skype, Cisco. Las plataformas de videoconferencia vigentes en 2020 son incontables, y nuestro candidato debería no solo conocerlas sino poder utilizarlas con facilidad y soltura. Es decir, estar habituado a desempeñarse en un ecosistema 4.0.
• Puntualidad y presentación.
  No, no podemos ver al candidato cara a cara y tener registro de sus microexpresiones y “verlo en persona”. Aún así, mucho de la personalidad del talento se traduce a través de la pantalla. Si se conectó a tiempo, si puede manejar la frustración en caso de problemas técnicos, la forma en la que se vistió para la cita e inclusive dónde eligió ubicarse para la entrevista virtual (su casa, un jardín o un café), aportan información acerca de la persona.

Contratación de empleados para teletrabajo.

El paso siguiente, al igual que sucede trabajando de manera presencial, luego de dar con nuestro candidato ideal, será el de sumarlo a la plantilla de la empresa. Habitualmente esto requiere de un procedimiento que puede resultar tedioso, de firma de papeles, contratos de teletrabajo, seguros, y demás asuntos burocráticos.

Afortunadamente la modalidad de trabajo remoto junto con la plataformas de gestión de RRHH en línea, permiten no solamente agilizar esto sino prescindir por completo del soporte físico. Es decir ¡despedirse del papel!

Altas, cargas de documentación, firmas digitales con validez 100% legal, fichajes, gestión de vacaciones y absentismo. Todo esto y más puede delegarse por completo al uso de herramientas digitales diseñadas para ese propósito.

¿Cómo hacer un plan de acogida durante el teletrabajo?

¿Tienes un nuevo empleado y no sabes cómo hacer el plan de acogida durante el teletrabajo en tiempos de Coronavirus? Aquí te damos las claves para poder hacer un proceso de onboarding exitoso en el que podamos ofrecer a nuestro nuevo trabajador las herramientas y la motivación necesaria, dado el difícil momento que atravesamos a causa del COVID-19.

Tengo un nuevo empleado: ¿cómo debería ser el plan de acogida durante el teletrabajo?

Aunque nos parezca que el mundo se ha parado, hay personas que están cambiando de trabajo durante la crisis del Coronavirus, ya sea por el trabajo que realizan o porque así lo tenían acordado con la nueva compañía. Sabemos que esta situación en la que todo se tiene que hacer de manera online no es la mejor para según que casos, pero debemos procurar hacer un buen plan de acogida o onboarding durante el COVID-19.

Agregar al nuevo empleado a un grupo de trabajo online

Para poder gestionar toda la comunicación interna se puede crear un grupo en WhatsApp o crear uno en una herramienta de colaboración que sustituya al correo electrónico como Slack.

Una buena práctica es presentar a este nuevo empleado al resto del equipo; así ya empezará a tener ese sentimiento de pertenencia e iniciará la relación con sus compañeros.

Enviar el kit de onboarding a casa

Es indispensable que se haga llegar el equipo de trabajo al nuevo empleado a su domicilio. Para ello, deberemos contratar un servicio de envío que lleve los dispositivos desde nuestro domicilio hasta el del trabajador o bien hacer una compra y que el lugar de envío sea la casa de nuestro empleado.

Después de recibir todo el material, es recomendable que el trabajador haga una foto a todo el kit para que pueda demostrar que todo ha llegado bien y que ya está en perfectas condiciones para teletrabajar. Esta foto la puede compartir en el grupo de WhatsApp o el que se haya decidido.

Preparar la agenda para una reunión de onboarding

Como responsable del Departamento de Recursos Humanos, puedes preparar un plan de acogida en remoto u onboarding para explicar en detalle el funcionamiento de la empresa. Para ello, puedes programar una reunión en Zoom y preparar una agenda con 3 bloques diferentes.

• #1. Cultura: lo primero será explicar la cultura y filosofía de la empresa. Seguidamente, detallar qué actividades se desarrollan. Finalmente, aunque sea en la distancia, se deberá firmar el contrato. Para ello, si tienes un software específico de Recursos Humanos podrás hacerlo perfectamente mediante la firma digital.
• #2: Empresa: aquí deberás explicar las razones por las que la compañía desarrolla sus actividades y qué se espera de él o ella en la empresa. En este punto se deberían detallar todas las actividades que deberá realizar y cuáles son sus compañeros de equipo, y para ello es recomendable utilizar un organigrama. Puedes descargarte nuestra plantilla para hacer un organigrama en Power Point.
• #3. Práctica: después de explicar cuáles serán sus tareas dentro de la compañía, dentro de nuestro plan de acogida en remoto durante el Estado de Alarma podemos hacer una prueba práctica con alguno de sus próximos proyectos para explicar cómo se deberían llevar a cabo. Después de eso, se podrían establecer los próximos pasos a seguir en alguna plataforma para gestionar tareas de forma online, como Asana o Trello. Además, tendrás que hacerle una pequeña formación con las nuevas herramientas a las que tendrá que acostumbrarse.

Consejos para que tus reuniones durante el teletrabajo sean productivas

Las reuniones durante el Estado de Alarma pueden ser una parte “normal” del flujo de trabajo, pero la forma de hacer que sean lo más eficientes puede ser un reto: ¿cuál es la mejor herramienta para las reuniones virtuales? ¿Cómo te aseguras de cubrir todo lo que necesitas cubrir antes de que todos cuelguen o se desconecten? 

1. Elegir la mejor herramienta para las reuniones

Existe una gran cantidad de tecnología y aplicaciones que hacen que el proceso de organizar una reunión durante el covid-19 sea más fácil, más rápido y más colaborativo: la clave es descubrir cuál de estas herramientas es la adecuada para tu equipo. Así, al elegir herramientas de reuniones remotas, pregúntate:

¿Cuál es la funcionalidad clave que necesito para que las reuniones de teletrabajo de equipo sean exitosas? ¿Necesitas poder ver las reacciones de todos al compartir nuevas ideas de productos? Prueba un software de videoconferencia. ¿Necesitas que todos puedan trabajar en un comunicado de prensa en colaboración? Es probable que desees utilizar algo como Google Docs. ¿Necesitas que todos vean una presentación o demostración en tiempo real? Entonces el software para compartir pantalla es imprescindible.

Nosotros, en Factorial, utilizamos Zoom y cada viernes nos reunimos con todo el equipo (más de 50 personas). ¿Por qué Zoom? Por todas las funcionalidades que trae consigo: la posibilidad de compartir pantalla, contar con una pizarra virtual, tener un fondo virtual donde colocar imágenes, integración con el calendario de Google y la posibilidad de transmitir en directo a través de Facebook Live o YouTube.

2. Sentar las bases para reuniones virtuales exitosas durante el teletrabajo

Si la mayoría de los miembros del equipo no han hablado ni se han reunido antes, es probable que sean reacios a compartir o debatir ideas frente a otros. Por lo tanto, antes de hacer que las reuniones virtuales sean una parte regular del flujo de trabajo de tu equipo, es importante que todos se sientan cómodos comunicándose entre sí.

¿Una buena manera de hacer eso? Crea un lugar comunitario online donde los miembros del equipo puedan conocerse y conectarse fuera de las reuniones estructuradas.

Este puede ser un lugar específico (como un canal Slack) o un conjunto de tradiciones compartidas (como verificaciones diarias de vídeo o una hora feliz virtual semanal). Siempre que conectes a tu equipo y lo familiarices entre sí antes de que ocurran las reuniones, ayudarás a sentar las bases para reuniones productivas y exitosas online.

3. No poner reuniones de equipo en horarios conflictivos

Las reuniones virtuales permiten a todos estar donde necesitan estar en su propio contexto, pero descubrir cómo llevar a todos a donde los necesitas en el contexto de la reunión puede ser difícil, especialmente si estás trabajando con un equipo remoto que se extiende a través de múltiples zonas horarias.

Para que todos estén en la misma página de programación, busca marcos de tiempo que funcionen para la zona horaria de la reunión. Existen muchas herramientas que te ayudan a elegir el marco de tiempo adecuado, como por ejemplo The World Clock Meeting Planner, que te permite añadir las diferentes ubicaciones de los miembros de tu equipo y luego crea una tabla de horarios de reunión sugeridos.

Si es posible, siempre es mejor programar reuniones con anticipación: cuanto más tiempo de aviso tengan todos, menos probable es que las personas tengan conflictos de programación. Pero en caso de reuniones de último minuto, asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan bloques de tiempo abiertos superpuestos.

4. Establecer una agenda y acordar pautas para reuniones virtuales

Si deseas que tus reuniones de teletrabajo programadas sean eficientes, debes planificar la agenda. Así, para cada reunión virtual, es importante crear una agenda de reunión clara que incluya:

• Puntos clave de conversación.
• Estructura de la reunión. Por ejemplo, cuándo y durante cuánto tiempo planeas discutir cada punto de conversación.
• Miembros del equipo/equipos que asistirán.
• Lo que cada miembro del equipo es responsable de traer a la reunión.
• Cualquier documento, archivo o investigación relevante.

Tan importantes como la agenda de la reunión son las pautas de la reunión: las reglas y expectativas de cómo se quiere que el equipo contribuya a la reunión virtual.

5. Mantener a los miembros del equipo en remoto involucrados durante las reuniones virtuales

Todos los puntos que hemos cubierto, desde la programación hasta el establecimiento de una agenda, son importantes para que las reuniones durante el coronavirus funcionen. Pero todo eso es discutible si el equipo no está comprometido cuando llega el momento de la reunión real.

Así, unas buenas prácticas para mantener a todo el equipo presente en las reuniones virtuales, de principio a fin:

• Tómate un tiempo para una conversación informal.
• Haz que todos se presenten.
• Dales a todos una tarea. Los mejores tareas para mantener a los teletrabajadores comprometidos durante las reuniones son:
  • Interactivas. El trabajo debe requerir que cada persona contribuya en tiempo real e interactúe con la reunión y otros miembros del equipo.
  • Sencillas. Si la tarea es demasiado compleja, tu equipo puede pasar más tiempo tratando de averiguar qué hacer más que participando en la reunión.
  • Frecuentes. Idealmente, el trabajo de cada miembro del equipo es algo que deben hacer a lo largo de la reunión para que se involucren de principio a fin, en lugar de que se les asigne una única tarea.

Cómo funciona el control horario en el teletrabajo

El fichaje durante el teletrabajo no tiene que ser un problema si, por un lado, cumplimos con las obligaciones de la Ley de control horario y, por otro, contamos con las herramientas adecuadas para hacerlo.

¿El registro de jornada es obligatorio durante el teletrabajo?

El registro de la jornada durante el trabajo a distancia es obligatorio en España. En el artículo 14 de la nueva Ley del Teletrabajo, que entró en vigor el 13 de octubre de 2020, se expresa esta necesidad:

“El sistema de registro horario que se regula en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, de conformidad con lo establecido en la negociación colectiva, deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad laboral, sin perjuicio de la flexibilidad horaria, y deberá incluir, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada”.

El artículo 34.9, al que se hace referencia, se incluyó al Estatuto de los Trabajadores en mayo de 2019 para “luchar contra la precariedad laboral” y las horas extra no pagadas. Este Real Decreto, también conocido como Ley de control horario, obliga a las empresas a llevar un registro de la hora de inicio y fin de la jornada de cada uno de los empleados. Además, deberá guardarse durante al menos cuatro años, por si se realiza una inspección de Trabajo, y ha de estar a disposición de la plantilla y los sindicatos.

Aunque en este artículo no se hablaba del trabajo a distancia de manera explícita se entendía que esta obligación se extendía a cualquier ámbito al no dar lugar a excepciones:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Por lo tanto, desde 2019 los teletrabajadores también tenían que registrar el inicio y fin de la jornada. Sin embargo, era una práctica tan residual (apenas un 4,3% de los profesionales según datos de Eurostat) que no había surgido la necesidad de ir más allá y regular. Pero con la crisis sanitarias provocada por la Covid-19 y el auge del trabajo a distancia, se decidió publicar una Ley sobre Teletrabajo que recogiera todos los detalles y entre ellos, por supuesto, la obligación explícita de mantener el registro de horario en estos casos.

Excepciones al control horario durante el teletrabajo

Aún así, hay que aclarar que dentro del Estatuto de los Trabajadores se recoge, en el artículo 2, un listado de profesionales que están exentos de fichar ya sea trabajando desde casa o desde la oficina:

• Alta dirección.
• Empleados domésticos.
• Penados en instituciones penitenciarias.
• Deportistas profesionales.
• Artistas en espectáculos públicos.
• Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
• Abogados que prestan servicio en despachos (individuales o colectivos).
• Empleados que se dedican al transporte por carretera, marina mercante o similares.
• Trabajadores autónomos y asociados a cooperativas.
• Cualquier trabajo declarado como relación laboral de carácter especial.

Por tanto, ninguno de ellos, a no ser que exista una normativa o convenio colectivo específico, tiene la obligación de compartir con la empresa un registro de su horario laboral.

Obligaciones durante la pandemia del Coronavirus

La pandemia provocada por la Covid-19 ha empujado a muchas empresas al teletrabajo sin, en muchos casos, tener los medios disponibles ni los procesos definidos para ello. Esto ha provocado, especialmente al principio, cierto caos e incertidumbre en la gestión de la situación.

La necesidad de fichar, para cumplir con las obligaciones sobre el control horario, fue una de las dudas que surgió en los primeros momentos. Tal y como hemos dicho más arriba, la ley vigente en los primeros meses de la pandemia no mencionaba específicamente la obligatoriedad de anotar el inicio y el fin de la jornada durante el teletrabajo; sin embargo, se entendía que seguía siendo necesario mantener el registro.

Desde octubre, y cuando todavía muchas empresas siguen trabajando a distancia, existe la Ley del teletrabajo que, como vimos más arriba, deja claro que aunque la plantilla esté en su casa es importante llevar un control para evitar horas extras.

Por lo tanto, como podemos ver, las obligaciones para las empresas durante la pandemia son las mismas: control de horario para los empleados que teletrabajan y para los que acuden a la oficina.

Multas y sanciones por la mala aplicación del control horario

Las multas por incumplimiento del control horario están a la orden del día desde la entrada en vigor de la norma. Este es, sin duda, uno de los aspectos que se miran con lupa en cualquier Inspección de Trabajo desde mayo de 2019.

Y es que la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social aclara, en su artículo 7.5, que incumplir la obligación de registrar la jornada laboral constituirá una infracción grave en materia laboral.

Las sanciones varían en función del tamaño de la empresa, su facturación y la “gravedad” del asunto. Así, se establecen tres rangos:

• Leves: entre 626€ y 1.250€.
• Graves: entre 1.251€ y 3.125€.
• Muy graves: entre 3.126€ y 6.250€

Las leves se correspondería con, por ejemplo, no poner a disposición de los empleados los registros. Las graves con errores en el control de horas y las muy graves con la acumulación de horas extra impagadas.

Ejemplos de empresas multadas

Aunque no se han hecho públicos los nombres de empresas multadas por el incumplimiento del registro horario, sí se sabe que en los primeros seis meses de la entrada en vigor de la ley los inspectores de Trabajo abrieron 2.000 expedientes (según publicó el diario El País en noviembre de 2019). De estas, se han cerrado 505 y 107 se han resuelto como infracción. Es decir, un 21% de las compañías expedientadas infringió alguna de las normas del registro.

Tipos de teletrabajo y aplicación del control horario

Se puede decir que existen tres tipos de teletrabajo según el lugar en el que se desarrolle:

• En el domicilio del trabajador o en una segunda vivienda.
• En centros de trabajo o coworkings, donde comparte oficina con otros profesionales que no pertenecen a su empresa.
• Itinerante, en el que se producen desplazamientos continuos por exigencias de la actividad en sí misma o por preferencia propia.

En todos estos casos, el profesional no acude a las oficinas de la empresa por lo que necesita un sistema de fichaje remoto.

La ley de control horario no hace referencia al tipo de sistema que se debe utilizar, por lo que queda a elección de cada empresa elegir el que mejor se adapta a sus necesidades. Más adelante hablaremos de cuáles son las herramientas más útiles para fichar a distancia.

¿Cuál es la jornada laboral o el horario de trabajo durante el teletrabajo?

La jornada laboral no varía durante el teletrabajo (a no ser que la empresa así lo decida) ni tampoco la flexibilidad horaria. De hecho, el artículo 13 de la Ley de Teletrabajo reconoce el derecho al horario flexible en función del acuerdo al que lleguen empleado y empresario:

“De conformidad con los términos establecidos en el acuerdo de trabajo a distancia y la negociación colectiva, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso, la persona que desarrolla trabajo a distancia podrá flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido”.

Esto quiere decir, por tanto, que los empleados pueden ajustar su hora de entrada y salida en función de sus preferencias o para, por ejemplo, conciliar su vida familiar.

Sin embargo, amparadas por la ley, algunas empresas han establecido franjas horarias de disponibilidad obligatoria en las que toda la plantilla ha de estar conectada para, sobre todo, poder fijar y celebrar reuniones entre los equipos. De este modo, se aseguran de que durante determinadas horas del día no habrá problemas para cuadrar agendas.

Cómo fichar si se trabaja desde casa

Para el control horario durante el teletrabajo existen muchas posibilidades diferentes, aunque no todas ofrecen las mismas ventajas. Analizamos una por una:

Hoja de Excel

Cada uno de los empleados rellena un documento de Excel en el que incluye la fecha así como la hora de inicio y fin de la jornada. Dependiendo de la empresa, se lo hará llegar al departamento de Recursos Humanos cada semana, cada quince días o cada mes.

👉 Puedes descargarte la plantilla gratuita creada por Factorial aquí.

La principal desventaja de este sistema es que el equipo de RR. HH. tendrá que recibir, analizar cada uno de los archivos y, probablemente, volcarlo en un documento común. Esto es, sin duda alguna, un trabajo que roba mucho tiempo y en el que, además, es muy fácil cometer errores.

Hoja de cálculo compartida

Esta es una versión más moderna que la anterior, ya que el archivo en el que se registran las horas se encuentra alojado en la nube y está compartido con todos los empleados de la empresa. Por lo general, los trabajadores deben rellenar la información que se les requiere para que el equipo de RR. HH. disponga de ella inmediatamente.

¿El problema? Cuando muchas personas tienen acceso al documento es muy fácil que alguna borre algo sin querer, se equivoque de fila o columna al introducir sus datos, etc. Los responsables de RR. HH. tendrán que estar constantemente revisando que todo esté correcto y no se pierde información que luego pueda ser requerida en una inspección de Trabajo.

Software de control horario

El mejor sistema para fichar durante el teletrabajo es un software de control horario que se aloje en la nube y que permite a los empleados conectarse a él desde cualquier lugar o dispositivo. Así podrán anotar diariamente de inicio y fin de la jornada con facilidad tanto si están trabajando desde la oficina o desde sus casas.

RR. HH. tendrá, además, a disposición la información de los trabajadores y podrá ver informes completos de horas extra realizadas, tendencias por departamentos, etc. El programa, automáticamente, recopila la información y la muestra a través de dashboards para que sea muy fácil llevar un control y extraer conclusiones. Cumplir con las obligaciones del control horario no les llevará demasiado tiempo.

La gran ventaja de un software de control horario es que, al estar alojado en la nube, no hace falta descargarse un programa. Solo son necesarias una clave y una conexión a Internet para poder acceder y realizar todas las gestiones.

Consejos para ayudar a tus empleados a fichar desde casa

Cuando el teletrabajo viene impuesto por una emergencia sanitaria, como es el caso actual, puede darse la situación de que haya empleados a los que les cueste adaptarse a las nuevas circunstancias o echen de menos ir cada día a la oficina.

La problemática puede ser muy diferente dependiendo de la persona por eso, durante estos momentos, es más importante que nunca mantenerse conectados y comunicarse para poder intervenir cuando sea necesario. El equipo de RR. HH debe de estar ahí para ayudar a los empleados a sobrellevar la situación y ser productivos.

Algunos consejos para lograrlo:

• #1 – Reforzar la comunicación. Ahora, más que nunca, es importante hablar y saber escuchar. El equipo de RR. HH. debe hacer un esfuerzo extra por mantener el contacto con todos los empleados, organizar charlas informales para saber qué tal les va, cuáles son sus preocupaciones… Solo así será posible detectar los problemas que puedan surgir y ponerles solución a tiempo.
• #2 – Establecer una política de teletrabajo clara. Compartir unas normas básicas para el teletrabajo y que toda la plantilla entienda cómo desarrollar esta nueva forma de trabajar ayudará a que los empleados se sientan más confiados y a gusto.
• #3 – Proporcionarles los medios necesarios. Para trabajar cómodamente desde casa, la empresa debe proporcionarles a los empleados todos los medios: ordenadores, pantallas e incluso sillas ergonómicas. Lo ideal es que cuenten con un espacio de trabajo dedicado que les permita centrarse en su actividad a lo largo de la jornada.

Herramientas para cumplir con el registro de jornada a distancia

Arriba hemos hablado de las diferentes herramientas que existen actualmente para cumplir con el registro de la jornada laboral durante el teletrabajo:

• Archivo de Excel.
• Hoja de cálculo compartida.
• Software de control horario.

Cada empresa debe elegir la que mejor se adapte a sus circunstancias aunque, tal y como hemos visto, la más óptima de todas es el software de control horario.

• El registro diario es mucho más rápido y sencillo para los empleados.
• Se puede acceder al sistema desde cualquier lugar y dispositivo.
• El equipo de RR. HH. ahorra tiempo.
• Resulta muy sencillo detectar las horas extras realizadas cada mes.
• El departamento de personas dispone de informes de valor para su día a día.

10 soluciones de Startups europeas que facilitan el teletrabajo

Telegram

Muchos no lo saben, pero Telegram también está en la lista de Startups europeas que facilitan la vida de las empresas durante el teletrabajo. La compañía nacida en el Reino Unido tiene una de las aplicaciones de chat más populares en la actualidad.

Telegram tiene mensajes altamente encriptados, con la opción de autodestruirse, y comunicación masiva para grupos de hasta 200.000 usuarios. Por estas y otras razones, muchas empresas optan por la ya conocida aplicación, y como sustituta del extendido WhatsApp, para establecer una comunicación más informal con sus equipos.

Moloni

Esta startup creada en 2012 tiene oficinas en Lisboa y Madrid y ofrece una solución completa para la gestión financiera de las empresas. Desde control de facturación hasta de existencias, pedidos y gestión de compras y ventas. Moloni está en plena expansión en toda Europa y tiene grandes clientes en distintos sectores, como Loreal y BNP Paribas.

El software de Moloni es especialmente interesante para equipos financieros y de gestión de la información centrales en las empresas, dado que condensa toda la información financiera de aquellas compañías que tengan o no puntos de venta.

Su plataforma está alojada en la nube, y esto permite que los equipos que trabajan de forma remota o los que están divididos en diferentes ciudades puedan acceder a todos los datos en unos segundos.

Hotjar

Hotjar es una startup que nació en la isla de Malta y ha conquistado el mundo con sus soluciones. Su software ofrece un análisis inteligente del comportamiento del consumidor y el feedback de los servicios. Para conseguirlo, utiliza mapas de calor, cuestionarios e incluso graba las sesiones del usuario.

Sí; esto significa que es posible ver en detalle los puntos más relevantes de cada sitio web, en qué parte de las páginas los usuarios permanecieron más tiempo, y otros datos sobre contenido y retención de clientes.

Hotjar, además de ser una de las startups europeas con uno de los servicios más innovadores, también tiene una plataforma que ayuda a los equipos que teletrabajan a tener acceso a todos los datos desde donde se encuentren.

Boardfy

Boardfy es una plataforma española centrada en optimizar el trabajo de los equipos de marketing y desarrollo empresarial. Con su software, Boardfy permite a los profesionales que trabajan tanto en remoto como en oficinas a monitorizar a sus competidores o distribuidores. ¡Además de cambiar los precios automáticamente según estos datos!

Esta solución es muy útil para las empresas minoristas, especialmente en momentos como el que estamos viviendo ahora, ya que es necesario tomar decisiones rápidas y centrar los esfuerzos de las empresas en el comercio electrónico o e-commerce.

Outsystem

Outsystem fue creado en 2001 por el portugués Paulo Rosado con la misión de desarrollar aplicaciones low-code o de poco código; son aplicaciones fáciles de programar incluso para aquellos que no son expertos en programación, ya que no necesita que se escriba ningún código.

La plataforma Outsystems funciona como un «Canva para aplicaciones». Con él, es posible crear aplicaciones simples para empresas a través de diferentes módulos. Además, tiene integraciones y un diseño fácil de usar e intuitivo. Hasta ahora, sus principales soluciones son para la experiencia del cliente o consumidor, la gestión de proyectos y la optimización de operaciones.

Upflow

Upflow es una startup francesa que facilita la gestión de facturas y cobros para empresas B2B. A través de un software alojado en la nube, Upflow ayuda a los equipos de contabilidad y finanzas que teletrabajan. Sus características principales son la programación de cobros, recordatorios personalizados, pagos simplificados y el pronóstico financiero de la empresa.

Factorial

Factorial es una plataforma que ayuda a las empresas, empleados y gerentes a administrar sus Recursos Humanos tanto de forma completamente remota como en persona. Presente en docenas de países de Europa y América, el objetivo principal de su software es automatizar los procesos para que los equipos y gerentes de Recursos Humanos puedan centrarse en lo que realmente importa: las personas.

Además de un gestor de ausencias que muestra de manera dinámica y actualizada si los empleados están de vacaciones, fuera de la oficina o teletrabajando, Factorial también tiene otras características que facilitan el trabajo en remoto.

Para empezar, proporciona un sistema de fichaje de activación rápida (clock-in y clock-out), donde los empleados pueden registrar rápidamente las horas trabajadas por día, estén donde estén. Esta característica también tiene un sistema de geolocalización que permite al departamento de RRHH saber desde dónde está fichando cada empleado. Todos estos datos son recopilados por la plataforma y almacenados en la misma ubicación. Entonces, no es necesario verificar cientos de hojas de cálculo en Excel y correos electrónicos.

Factorial también ofrece soluciones en línea para la incorporación de nuevos empleados y desarrollar evaluaciones de desempeño o productividad, además de la herramienta de firma electrónica, que puede ser especialmente útil para aquellos que necesitan enviar y aprobar documentos de manera virtual.

Toggl

Más que verificar el progreso de cada proyecto, con Toggl es posible ver las tareas más importantes de la empresa en una sola página. Con esta herramienta, verás todos los equipos en la misma línea de tiempo y las tareas que dependen de uno o más de estos equipos.

Toggl nació en Estonia, y tanto sus fundadores como sus empleados tienen una cultura de teletrabajo muy fuerte. Por lo tanto, más que crear un software que ayuda al trabajo remoto dentro de las empresas, Toggl pone en práctica esta filosofía en sus propios equipos. ¡Todos ellos trabajan desde distintos puntos del planeta y sin ir a la oficina!

Sketch

Sketch es una empresa que se creó en los Países Bajos y su misión es la de ser una herramienta de diseño digital. Su programa está construido por diseñadores y va dirigido a diseñadores, alojándose en la nube. Por lo tanto, no es necesario tener su licencia en un dispositivo específico, como en ordenadores de oficina.

Para muchos diseñadores, Sketch es el nuevo Adobe Photoshop, ya que tiene herramientas más simples y fáciles de usar y una interfaz muy intuitiva. La cultura del teletrabajo en su empresa está tan arraigada que todos trabajaban ya de manera remota incluso antes de la explosión del Covid-19.

Doodle

Esta startup de Zurich desarrolla un software para todos los que necesitan encontrar un espacio en la agenda y programar una reunión o evento. ¡Incluidos los que tienen lugar durante el teletrabajo!

Con Doodle es posible alinear la agenda de docenas de participantes, agregar horas sugeridas, invitar a quien se desee y seleccionar el momento que mejor se adapte a las posibilidades y horarios de todos. Doodle ya era una herramienta ampliamente utilizada para eventos informales, pero ahora, con horarios flexibles y el teletrabajo ya implantado, las empresas también recurren a ella cada vez más.

Workations en el teletrabajo

Con el avance de la tecnología surgen nuevas modalidades que llegan para transformar por completo el mundo del trabajo y la manera en la que gestionamos los recursos humanos.

Una de estas nuevas metodologías disruptivas se relaciona directamente con el boom del teletrabajo producto de la crisis del Covid-19, combinada con la recientemente nueva normalidad donde mayor circulación y viajar es posible. Estamos hablando de las workations.

¿Qué es workation? Significado

Aunque la terminología ha sido estrenada recientemente dentro del mundo corporativo, lo cierto es que este concepto se encuentra vigente desde hace tiempo, solo que de la mano de freelancers y los llamados nómades digitales. Pero qué es concretamente una “workation”, cómo puedes implementarla en tu empresa y todavía más importante: ¿realmente beneficia a tu plantilla? 

Como muchos conceptos actuales en recursos humanos, este novedoso término es un anglicismo que combina dos ideas diferentes e incluso, tradicionalmente incompatibles. Por un lado, work o trabajo por el otro vacations o vacaciones.

En castellano podríamos definirlo también como “trabajaciones” aunque por regla general es más usual toparnos con “workations” arrojando millones de resultados en la web.

En definitiva, esta lo que hace es justamente combinar ambos mundos, trabajar mientras estamos de vacaciones al tiempo que también podemos estar de vacaciones mientras trabajamos.

El fin de las ataduras inamovibles a los espacios de trabajo gracias a la entrada masiva de las ideas de trabajo remoto y homeoffice, se traducen en un cambio total de paradigma respecto a la forma en la que concebimos el trabajo en sí mismo. Tanto que ya existen iniciativas privadas y gubernamentales que plantean una jornada laboral de 4 días en lugar de la que ejercemos actualmente.

En este contexto es que surge la idea de desarrollarse profesionalmente sin fronteras físicas para tal fin y, con el regreso de los viajes internacionales y el fin de las restricciones, cada vez son más las personas que eligen salir de casa para trabajar desde otro territorio.

Así lo refleja un reporte publicado por el gigante de viajes, Booking, que asegura que un 37% de sus usuarios extienden sus estadías de vacaciones uno o incluso dos semanas para permancer en su destino, mientras vuelven a sus funciones laborales a la distancia.

Lo que hasta hace unos meses era tan solo una tendencia o moda dentro del sector de los viajes y el turismo, cada vez más está más cerca de trasladarse a una tendencia en rrhh que debemos empezar a contemplar más temprano que tarde.

Mira este vídeo acerca de la gestión de las workations

Cómo implementar las workations

Siempre es válido recordar que, de momento, no existe algo así como una metodología específica o inclusive leyes que regulen la noción de “workations”. Esto no solo porque se trata de una idea relativamente novedosa sino porque, debido a la naturaleza de esta forma de desempeño, sería complejo establecer lineamientos demasiado estricto.

Sin embargo, en general podemos entender que implementar un sistema de workation implica poder desenvolvernos en nuestras tareas fuera de la oficina e incluso desde otro país, teniendo una carga laboral lo suficientemente liviana que permita combinar el ocio y las obligaciones en un marco horario estipulado.

 Un trabajador o trabajadora puede estar oficialmente de baja por vacaciones y mantenerse en línea realizando algunas tareas específicas como si se tratara de las conocidas como “tareas pasivas”.

Al mismo tiempo, un o una empleada puede estar asistiendo a su puesto de trabajo diario con este mismo volumen “light” de trabajo que le permite un alto grado de distensión inclusive dentro de la oficina.

Sea cuál sea la modalidad que elijamos (o sea la más apta y preferida por el trabajador), las gestiones administrativas que debemos realizar se mantienen iguales que hasta el momento en todo lo que se refiere a las vacaciones, control de asistencia, fichaje y control horario.

Cuando una empresa decide apostar por las workation, lo habitual es que los días y gastos asociados deban ser abonados por el empleador. De hecho, se trata de un beneficio o que muchas veces se encuadra dentro de un sistema de premios o reconocimiento laboral. En este caso es necesario que evaluemos en detalle a qué equipos o trabajadores le daremos este beneficio, durante cuánto tiempo, bajo qué términos y todavía más importante, cuál será el destino.

Como empleadores debemos elegir un lugar que sea “trabajo friendly” donde el profesional cuente con suficientes recursos físicos e intangibles (mobiliario de oficina, conectividad, etc.) para poder ejercer sus funciones. Todo esto impactará en nuestra gestión de gastos y es vital considerarlo.

Beneficios de la política de workation

En principio, la principal ventaja que implica apostar por las “trabajaciones”, lógicamente tiene que ver con la comodidad para quien disfruta de estas en relación a la mejoría de su bienestar laboral y la reducción del estrés y, más precisamente, del tecnoestrés asociado al teletrabajo. Sin embargo, existen también otros beneficios que impactan, además, en los objetivos y gestiones internas de la empresa.

• Permite aprovechar períodos comerciales de poca actividad.
  Muchas industrias experimentan drásticas oscilaciones en términos de carga laboral según la época del año debido a la estacionalidad. En este caso, darle un período de workation a los empleados puede contribuir a maximizar su motivación sin que necesariamente disminuya por completo el rendimiento de la compañía.
• Permite extender períodos de descanso.
  Estar de vacaciones y permanecer no se siente como vacaciones reales, ¿verdad? Bueno, lo opuesto sucede cuando nos vamos de nuestro hogar habitual. Cuando un trabajador se toma vacaciones y se aleja de su domicilio habitual, esto tiene un impacto altamente positivo en su salud física y mental. Cuando se apuesta por las workation, es posible que el empleado extienda su estadía ya que, aunque esté trabajando, seguirá sintiendo las repercusiones positivas de estar fuera de su vivienda.
• Fomenta la creatividad.
  El descanso, la desconexión y el aburrimiento no gozan de la mejor reputación, pero son la receta ideal para nutrir nuestra imaginación. Las trabajaciones permiten cortar con el ritmo sobre-estimulante que atravesamos día a día y da lugar a que florezca nuestra propia creatividad al poder mejorar el equilibrio de la vida personal y la profesional en un entorno diferente. Cambiar de entorno ayuda a ver las cosas desde otra perspectiva y poder crear nuevas iniciativas que se trasladen a una mejor performance laboral.
• Es un factor de retención de talento.
  A menudo discutimos la importancia de atraer y conservar a profesionales altamente calificados para mejorar nuestro capital humano como principal ventaja competitiva. Para que esto suceda, existen múltiples iniciativas como contar con planes de formación, reconocimiento y retribución flexible. Las workation pueden ser justamente uno de estos factores. Brindarle a los empleados un período de vacaciones con tareas pasivas en un destino paradisíaco es sin dudas un elemento que puede influir notablemente la decisión de una persona de sumarse y permanecer en nuestra organización.
• Es una excelente oportunidad para el team-building.
  Fortalecer los lazos sociales dentro de una compañía es siempre una prioridad que debemos considerar. Esto no significa forzar amistades (que pueden surgir o no), sino crear un ámbito donde exista un nivel de camaradería que permita contar con equipos de trabajo exitosos que sean altamente productivos y contribuyan a que la empresa alcance sus objetivos de negocios. Un viaje grupal donde los trabajadores puedan disfrutar y desempeñarse en sus funciones es una actividad especialmente auspiciosa para este fin.

Ejemplos y modalidades de workations

Lo bueno de introducirnos o interiorizarnos en conceptos novedosos como este, es el gran abanico de posibilidades y variables que se presentan al momento de diagramar cómo ponerlo en práctica. Las workation, cuando son incluidas dentro del employee journey de nuestra plantilla, estarán íntimamente relacionadas con las políticas y cultura de nuestra organización. Dependiendo de estos factores tendrá una u otra connotación.

Las workation típicas pueden verse simplemente, como ya hemos mencionado, como la extensión de la estadía por parte del trabajador por iniciativa propia. Siempre y cuando contemos con la posibilidad y contratación apta para teletrabajar o hacer trabajo híbrido.

Cuando la iniciativa de las “trabajaciones” es propuesta por la empresa, estas pueden verse como una combinación entre un viaje de trabajo tradicional y las vacaciones de toda la vida. Es importante como mencionamos más arriba, asegurarnos de que las condiciones de trabajo sean aptas para los trabajadores y que el huso horario del destino sea compatible con los horarios donde se ubican nuestras oficinas y que no implique, por ejemplo, que el trabajador tenga que computar horas extraordinarias u horas nocturnas (si su régimen actual no las contempla).

Las workation se asoman en nuestro horizonte laboral como una modalidad de trabajo que, dentro de no demasiado tiempo, se consolidará como la respuesta ideal para lograr balancear con éxito la vida profesional y la vida personal. Disfrutar del trabajo mientras se está fuera de casa y hacer un uso inteligente de la tecnología para permanecer en actividad mientras se combina el placer del ocio, probablemente sea una tendencia que veremos crecer con en los tiempos que se avecinan.

Utilizar un software específico es la opción que permite optimizar mejor el tiempo de trabajo. Desde el propio software se puede acceder a mucha información y opciones sin perderse en miles de archivos y correos electrónicos. Lo tienes todo en el mismo lugar.

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