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¿Cómo fichar en 2021 con o sin teletrabajo?

Hace solamente dos años que entró en vigor la Ley del Control Horario de los trabajadores, y los departamentos de Recursos Humanos ya tuvieron que acostumbrarse a la rutina del registro de jornada, tal y como se hacía antiguamente con las tarjetas de fichar…pero con tecnología más puntera y más sencilla de utilizar.

La gran incógnita del 2019 fue ¿de qué manera afectaría la Ley del Control Horario a las empresas con jornada flexible? La flexibilidad horaria es una tendencia que cada vez más empresas ofrecen a sus empleados, ya que ayuda a la conciliación familiar y retiene al mejor talento. Y cuando pensábamos que ya sabíamos de qué manera tiene que hacerse el Control Horario para no incurrir multas…sucedió el 2020 con todo lo que conlleva: la crisis del Covid-19 y el teletrabajo como única alternativa.

Al tratarse de una situación excepcional, algo que no se ha visto previamente en mucho tiempo, las empresas no han sabido cómo reaccionar y han tenido que hacerlo sobre la marcha, siempre siguiendo las nuevas normativas de carácter temporal que solamente se aplican mientras dure esta situación. ¿Es el Control Horario una de ellas?

Pues, bien; no. La Ley del Control Horario sigue siendo obligatoria con o sin teletrabajo forzado y Estado de Alarma. No obstante, no puede hacerse del mismo modo que antes. ¿Cómo hay que fichar en el trabajo, entonces, este año 2021? Te lo explicamos.

¿Fichar en el trabajo es obligatorio? Ley del Control Horario

Fue el 12 de marzo del 2019 el día en que se publicó en el BOE cómo sería el registro horario, cuya reforma modificó cuatro artículos del Estatuto de los Trabajadores, específicamente los que hacen referencia al control por parte de los propios trabajadores de su propia jornada y sus horas extra (el 4, el 12, el 34 y el 35).

La propuesta de Ley fue llevada a cabo por el gobierno de Pedro Sánchez con el objetivo de regular las horas extraordinarias y proteger a los trabajadores de las malas prácticas y las prácticas fraudulentas en torno a estas. Es decir, querían acabar con las horas extraordinarias no remuneradas. Esta propuesta fue más tarde apoyada por los sindicatos de CCOO y UGT, pero no por la CEOE, ya que el efecto de esta normativa en la flexibilidad horaria podía ser negativo.

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Cuando entró en vigor la ley, se hizo obligatorio fichar en el trabajo, fuese cual fuese tu empresa.

Requerimientos de la Ley del Control Horario

Para evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extraordinarias, la Ley del Control Horario pide a empresas una serie de puntos que se convierten, entonces, en obligaciones:

  • Llevar el registro horario de los empleados independientemente del tipo de jornada que estos tengan.
  • Guardar el registro de horario durante cuatro años, y tenerlo a disposición de cualquier Inspección de Trabajo.
  • Tener este registro horario disponible y accesible tanto para empleados como para sindicatos.
  • Informar a los empleados de la distribución y la duración de la jornada laboral ordinaria.
  • Dar conocimiento a los sindicatos de las horas extraordinarias realizadas por los empleados, de manera mensual.

Estos cinco puntos son los principales y más importantes. Sin embargo, el Control Horario también debe llevarse a cabo mediante un sistema que sea fiable ante la Inspección de Trabajo. Es por esto que en los siguientes apartados vamos a repasar cinco formas de fichar y su nivel de fiabilidad.

Modificaciones en la Ley del Control Horario

Durante el primer año de aplicación de esta ley, se fueron viendo otros aspectos que se tenían que regular, como por ejemplo acerca de los descansos cortos o de los viajes de empresa.

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Y es que fue la Audiencia Nacional la que se pronunció al respecto, resultando en los siguientes cambios:

  • Los descansos se tienen que registrar como pausa si es que la empresa lo decide unilateralmente.
  • Las horas extraordinarias deberán ser previamente autorizadas por el responsable directo del trabajador.
  • En los viajes de empresa, el regreso al país o ciudad de origen no contará como tiempo efectivo de trabajo; solo se contabilizarán 7,45 horas.

6 formas de fichar en el trabajo y cómo hacerlo

Es importante que cada empresa elija el sistema de fichaje que más se adapte a sus necesidades y a las de la plantilla. Y ¡estás de suerte! La tecnología en este ámbito ha avanzado muchísimo en estos dos años, así que la solución que necesitas seguramente ya existe.

¿Cómo fichar con hojas de cálculo para el registro de jornada?

Este método es el único completamente gratuito, pues se trata de introducir manualmente los horarios de entrada y salida de los trabajadores en una hoja de cálculo, que puede ser física o digital (en ordenador).

Puede que esta opción parezca la mejor para aquellas empresas con poco personal, por la facilidad que supone rellenar un papel que está físicamente disponible y lo poco costoso que resulta. Sin embargo, es el método menos fiable y seguro de todos.

Para empezar, si se trata de un papel físico, se puede romper o perder, con lo que eso supondría de cara a una Inspección de Trabajo. Tampoco se puede demostrar que esos registros hayan sido introducidos por el trabajador en cuestión, y que no hayan sido modificados por nadie después.

Hay muchas alternativas cuyo precio depende del número de trabajadores que tenga la empresa, de modo que esta no tenga que pagar un plan similar al de un negocio de setenta trabajadores en plantilla.

👉 Si, de todos modos, quieres probar este sistema, puedes descargarte nuestra Plantilla para el Control Horario de los trabajadores aquí.

¿Cómo fichar con una app móvil?

Existen sistemas de asistencia móvil, softwares o aplicaciones, que permiten a los trabajadores fichar desde la comodidad de sus teléfonos móviles.

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El satélite de posicionamiento global (es decir, el GPS) es lo que hace que los datos del registro de jornada recopilados sean rastreados y legales.

¿Cómo fichar con tarjetas deslizables?

Con un montaje de pared situado en la entrada de las oficinas, y que conste de pantallas para escanear códigos QR. Es como las tarjetas de fichar de toda la vida, pero mejor.

Este código QR puede tenerlo el trabajador en su dispositivo móvil, por ejemplo. Incluso puedes hacer que, sin este, la puerta no pueda abrirse. De este modo, todas las entradas y salidas de los trabajadores quedarán registradas.

¿Cómo fichar con un software instalado en un ordenador?

Hay muchas opciones, y cada día aparecen más, pues el registro horario se ha vuelto una gran necesidad de las empresas en España (y otras partes del mundo, en realidad).

Este tipo de programa suele ser intuitivo, lo que significa que tus trabajadores podrán utilizarlo fácilmente y revisar así sus horas trabajadas, el balance de horas y las ausencias disponibles. Esto es porque, muchas veces, estos softwares no solo dan solución al problema del control horario sino que también gestionan otros aspectos del departamento de Recursos Humanos, como por ejemplo el seguimiento de las ausencias y las vacaciones.

¿Cómo fichar con un software por internet (alojado en la nube)?

Es lo mismo que hemos explicado en el apartado anterior, pero sin necesidad de instalar nada en ningún ordenador. Esto significa tres cosas:

  • No dependes de un soporte físico que pueda estropearse o funcionar mal. Además, cada trabajador puede acceder a su cuenta desde cualquier sitio, esto también facilita el trabajo remoto y no requiere de usar siempre el mismo ordenador.
  • No hay que instalar nada, con lo que eso supone y los conocimientos (o, si no hay, formación) que requiere.
  • No dependes de un archivo o programa que puede perderse o borrarse por error.

Estas opciones suelen ser más fáciles de utilizar para los trabajadores, y también requieren menos tiempo de gestión para los departamentos de Recursos Humanos.

¿Cómo fichar con sistemas de detección de huella?

Las últimas tecnologías en control horario incluyen la detección de huellas digitales y, sí, esto es el futuro, escaneo de retina. Así, también existen los métodos de reconocimiento de voz.

Obviamente, estos sistemas son los más costosos, y tienen otra desventaja: las implicaciones de privacidad, ya que los empleados deberán proporcionar información altamente confidencial, y tú como responsable de Recursos Humanos serás responsable de ella.

El Control Horario, 2021 y cómo fichar en el teletrabajo

¿Cómo funciona el control horario durante el teletrabajo?

En el 2021, igual que ha estado sucediendo en el 2020, muchísimas empresas tienen que tener a sus empleados trabajando desde casa siempre que eso sea posible y no tengan la necesidad de trabajar de un modo presencial para desarrollar sus funciones.

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La Ley del Control Horario sigue estando en vigor cuando el teletrabajo ha pasado a ser la realidad de las empresas. Entonces, ¿cómo se hace?

Habla con tus trabajadores

Como responsable del departamento de Recursos Humanos debes hacer entender a tus trabajadores que el registro de la jornada es beneficioso para ellos, no solo para que las horas extraordinarias sean remuneradas sino para detectar si hay sobrecarga de trabajo y arreglarlo. Además, es una manera de justificar sus horas de trabajo, ahora que nadie puede ver a nadie trabajando.

Para motivar a tus empleados a que hagan el registro horario por su cuenta, puedes ofrecer incentivos o implementar proyectos de gamificación. También puedes crear recordatorios, crear un manual para fichar correctamente y, en caso de que nada de esto funcione, tomar medidas disciplinarias.

Digitaliza tu empresa

Si eras de los que contaba con un sistema físico de fichaje, como las hojas de cálculo, te habrás dado cuenta de que ya no te sirve.

Si todavía no lo has hecho, es el momento de digitalizar la gestión de tus empleados para que tu empresa pueda adaptarse a las circunstancias del 2021. Esto significa digitalizar procesos que antes se hacían de manera presencial. La buena noticia es que cuando haces esto también estás automatizando tareas que antes eran repetitivas.

Protege a los que no pueden teletrabajar

¿No todos tus empleados pueden trabajar desde casa y necesitan hacerlo de manera presencial? Evita los sistemas que deban pasar de mano en mano, como las hojas de cálculo o los detectores de huella dactilar. Opta por sistemas como el fichaje por móvil o desde el ordenador o equipo que sea solamente de ese trabajador.

Cómo NO fichar en el trabajo este 2021

Además de modificar el Estatuto de los Trabajadores, la reforma del Control Horario también cambió algunos aspectos de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden social, que adjudica sanciones a las empresas que no la cumplan.

A continuación, las multas en las que puede incurrir una empresa si comete incumplimiento:

  • Infracciones leves. Multas desde 60 hasta 625 euros. Suceden cuando la empresa no deja que los trabajadores accedan a sus informes de control horario o no los informa sobre las condiciones laborales que les afectan.
  • Infracciones graves. Multas desde 625 a 6.250 euros. Desde no remunerar horas extra hasta la detección de irregularidades en el registro de jornada.
  • Infracciones muy graves. Multas desde 6.250 a 187.515 euros. Suceden cuando son trabajadores menores de edad quienes han realizado horas extraordinarias, y haya impago o retrasos en el pago que se repitan.

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Marina Camacho es Content Manager del mercado español en Factorial. Lleva más de ocho años generando contenido dedicando tres de ellos específicamente al sector de los Recursos Humanos. Ha trabajado para distintas empresas, canales, plataformas y mercados.

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