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¿Cómo se hace un cierre e inicio de año empresarial?

Llega enero y sabemos que en muchos departamentos están desbordados por todo lo que hay que hacer tanto del año anterior como para el siguiente. Las gestiones que tienen que cerrarse y preverse en enero son de vital importancia, tanto para la organización de la empresa y su departamento de Recursos Humanos como por temas legales. Se trata de hacer el cierre empresarial de un año e iniciar uno nuevo.

Las gestorías, por ejemplo, pasan el mes de enero ocupadas con el cierre del ejercicio, presentando las retenciones del último trimestre y cuadrándolas con el resto del año para poder realizar el modelo 190. El tipo de tareas y responsabilidades de los departamentos de Recursos Humanos de las empresas tampoco dista mucho de esto.

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¿Quieres saber qué obligaciones tiene una empresa de cara al mes de enero? Te lo explicamos a continuación.

Cierre del año anterior: Cómo hacerlo

En el cierre del año tenemos que mirar el ejercicio y poner especial atención en dos aspectos; las vacaciones de los trabajadores y las horas que estos han trabajado. Si hay algún descuadre, se tendrá que arreglar para acabar con el año “limpio” y no ocurrir en sanciones.

¿Todos tus empleados han disfrutado de sus vacaciones?

Tendremos que hacer un balance y ver si todos tus trabajadores han utilizado todas las vacaciones que según la Ley y el convenio que se les aplica les correspondían. Esto tiene que hacerse porque muchas veces quedan días sueltos que no se han utilizado, por el motivo que sea. Teniendo en cuenta que las vacaciones son obligatorias por ley (es un tema de salud) y la empresa tiene prohibido pagarlas (salvo en casos de despido, liquidación, desvinculación previa, etc.), lo ideal es que se disfruten en el año natural que corresponde. Sin embargo, si eso no ocurre, se pueden acumular y arrastrar de un año al otro.

En este momento la empresa se tiene que preguntar qué política de vacaciones aplica, qué permite, qué plazos hay para que esas personas puedan disfrutar de estas vacaciones, etc. Es importante establecer esta política de vacaciones “atrasadas” si no se cuenta con una, pues si no lo hacemos puede haber solapamientos de ausencias entre los trabajadores y suponer un problema para la empresa.

Entonces, tendremos que:

  • Hacer un cómputo para poder saber quién tiene vacaciones pendientes.
  • Dar un plazo máximo para que estas puedan disfrutarse, y lo ideal es que este plazo sea el primer trimestre del año.
  • Dar un plazo para que quede cerrada la solicitud de estas “vacaciones atrasadas”, para poder planificarlas y que, de nuevo, no haya solapamientos.

¿Tus empleados han trabajado más horas?

También hay que hacer un cómputo de las horas que tus empleados han trabajado, para saber si hay alguno que ha realizado más horas de las que se establecen en el contrato. Con el control horario integrado en las empresas, esto es mucho más fácil y no comportará los dolores de cabeza que daba en el pasado.

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¿Qué pasa si hay empleados con horas extra? Tenemos que compensarlas con un descanso o bien pagarlas, pero aquí ya entran las opciones que se especifiquen en el convenio colectivo que tenga nuestra empresa.

Recopilar todos estos datos puede ser algo tedioso y llevar mucho tiempo al departamento de Recursos Humanos, a menos que este cuente con una herramienta que gestione los datos de los trabajadores, sobre todo de este tipo. El software de Factorial te permite obtener los resultados sobre vacaciones y horas trabajadas en tiempo real, así puedes hacer una previsión de lo que tendrás que hacer durante el cierre del año.

Inicio de un nuevo año

Cuando iniciamos un nuevo año empresarial, nos tenemos que hacer la siguiente pregunta: ¿Qué objetivos tenemos este año? Algunos serán para enero, otros para febrero, otros para marzo, etc. Sin embargo, ¿qué otras cuestiones tenemos que tener en cuenta?

Nuevos (o no) salarios

De hecho, esta parte tiene que empezar a hacerse en diciembre, y es que el último mes del año anterior el departamento de Recursos Humanos, junto con el departamento fiscal, contable y financiero de la empresa, tiene que planificar lo que pasará con los salarios de los trabajadores.

En la mayoría de los casos se quiere actualizar los salarios, pero hay que averiguar si este cambio sería voluntario por parte de la empresa o si el convenio colectivo lo obliga (muchas veces lo es). Si estas modificaciones están ligadas a un convenio colectivo, no tienen por qué sucederse en enero, ya que puede ser que las nuevas tablas salariales lleguen en abril con efectos retroactivos. En caso de que el convenio colectivo apruebe las nuevas tablas en distintos ejercicios, sí que se podría hacer esta planificación para la entrada de año. En definitiva, este punto es importante, pero su planificación está muchas veces fuera del alcance de la empresa. Lo que sí que puedes ir averiguando es qué coste suponen los trabajadores en la actualidad, qué masa salarial hay y consultar con un gestor qué costaría actualizar los salarios.

Previsión del IRPF

Las modificaciones salariales también afectan a la nueva previsión del IRPF, así que ten en cuenta que siempre irán ligadas.

Para llevar a cabo una previsión del IRPF para el año que entra, es muy importante recordar a los trabajadores que deben completar el modelo 145 de manera obligatoria (este puede ser el mismo del año pasado si no se ha producido ningún cambio familiar). También hay que saber qué trabajadores querrán retener el 15% y no el 10%, y esta solicitud tiene que estar firmada por dichos trabajadores. Estas dos consideraciones junto a las modificaciones salariales nos permitirán hacer una buena previsión del IRPF.

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En enero ya sabremos qué variables y cifras vamos a tener, así que podemos hacer esta previsión (que es, en realidad, la más importante de este primer trimestre). Si no contamos con esta información, se pueden utilizar los datos del año anterior para orientarnos, hacer un cálculo inicial y luego ir haciendo nuevos cálculos del IRPF. De hecho, lo que haremos en enero es importante porque será el nuevo cálculo del IRPF, y lo que haremos a lo largo del año no serán más que regularizaciones de este.

Certificado de retención de los trabajadores

El 1 de febrero, para ser más exactos, tenemos que empezar a entregar el certificado de retención de los trabajadores, tanto los que están todavía en la empresa como los que no. Esto será de lo que han percibido durante el ejercicio anterior, y servirá para que puedan hacer su renta.

Servicio de prevención

La empresa tiene que contactar con su servicio de prevención por un simple motivo; ver si todo está en regla y actualizado, sobre todo los reconocimientos médicos. Luego, hay que empezar a organizarlos, tanto para aquellos trabajadores que quieran realizarlo como aquellos que se niegan.

Crédito para formación

Cada año las empresas cuentan con un crédito para formación que se les aprueba para que puedan ofrecérselo a sus trabajadores. Este crédito depende de los trabajadores que hayamos tenido el ejercicio anterior, de lo que estos hayan contribuido en materia de formación, lo que ha contribuido la empresa propiamente dicha, etc.

Este crédito no se va acumulando con los años, sino que desaparece el último día de diciembre. Para que no te pase como a muchas otras empresas, que se acuerdan de esto cuando ya es demasiado tarde, tenlo presente. Entonces, lo ideal es que preguntes a tus trabajadores este mes de enero en qué cursos podrían estar interesados, qué formación quieren, y así empezar a asignar ese crédito durante el primer trimestre, echar un vistazo a las entidades colaboradoras y, en definitiva, adelantar en esta materia antes de que este crédito no se pueda aprovechar.

Calendario laboral

El calendario laboral no es el registro que tenemos que llevar a cabo de cada trabajador, sino aquel en el que reflejaremos la jornada, los turnos de trabajo, el horario, las vacaciones los festivos del año (obligatorios por ley) y los días de descanso (si este es un puente, si es un día entero o medio, si cae en fin de semana). Además, no hablamos del calendario laboral de empresa, sino del centro de trabajo.

¿Cómo? Este calendario laboral debe estar expuesto públicamente, visible y accesible para todos los empleados, tal y como dice la ley. En su elaboración debe participar la representación de los trabajadores pero también hay que quedarse dentro de los límites que establece la normativa y el convenio colectivo que se aplique.

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¿Cuándo? Casi todos los convenios colectivos obligan a que este calendario laboral se realice durante el primer trimestre del año.

¿Qué criterio hay que seguir? Puede ocurrir que haya distintos centros en, por ejemplo, provincias diferentes, y en este caso, la empresa deberá decidir si quiere que cada centro siga los festivos de su provincia o que todos se adapten a los de la empresa matriz. En otros supuestos, el ciclo productivo de la empresa será lo que determine la elección de unos festivos u otros (siempre que se establezca así en el contrato), para que sea lo más eficiente organizativamente hablando. Por ejemplo, una empresa de servicios española que tiene como cliente principal Alemania puede decidir adoptar los festivos de ese otro país. Y lo mismo sucede con las vacaciones y el horario de los trabajadores; si la empresa cierra en agosto, ese será el mes en el que los trabajadores también tendrán que disfrutar de sus vacaciones, o si una empresa de ventas española trabaja con América Latina, podría replantearse el adaptarse a su horario.

¿Qué cálculo se emplea? Cuando se quiere elaborar un calendario laboral, se cogen los días naturales que hay en el año y restar las vacaciones para quedarnos así con los días efectivos. Estos los dividimos entre 7 (días que tiene la semana), y sabremos cuántas semanas tenemos al año. Estas las multiplicaremos por las horas que se trabajan a la semana, y obtendremos las horas naturales, a las que tendremos que restar las de 14 días festivos y lo que quede. Hay que llegar a las 1.786 horas, así que si salen más, podemos dar horas de libre disposición a los trabajadores.

Por último, es recomendable tener, desde que este calendario laboral se hace público para los trabajadores, unos plazos para que los empleados se cojan las vacaciones, así como un criterio de prioridad si no los establece el convenio (que antes solía ser por antigüedad pero ahora casi nadie lo utiliza; es mejor dar prioridad a aquellos trabajadores que, por ejemplo, tienen hijos y necesitan conciliar la vida laboral con la familiar).

Tanto cerrar el año y pasar al siguiente con todo en regla como iniciar el nuevo año poniendo atención a lo que hay que hacer en el primer trimestre no solo es bueno para la organización de la empresa, sino que también es obligatorio por ley y, si no se lleva a cabo, se pueden recibir sanciones.

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